Особенности оформления информационно-справочных документов

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «документационное обеспечение управления»

Вариант №13

Набережные Челны – 2014

Содержание:

1. Особенности оформления информационно-справочных документов………...3

2. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Самарскому производственному кооперативу «Ветерок» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа…19

Список Литературы………………………..……………………………………….20

Приложение…………………………………………………………………………22

Особенности оформления информационно-справочных документов

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки и переписку, а также протоколы, предложения, представления.

1. Протокол – понятие, реквизиты, формы, порядок оформления(образец: приложение 1, 2 стр.22-24).

Деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников отражает протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Различают следующие виды протоколов:

- протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;

- протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;

- протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на общем бланке предприятия, так и на специальном бланке протокола или на листах формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

При оформлении различают два типа (формы) протоколов:

- полный протокол - содержит запись всех выступлений на заседании;

- краткий протокол - содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

- слушали:

- выступили:

- постановили (решили):

В разделе «слушали» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «выступили» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «постановили (решили)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Протокол может также фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Слова «слушали», «выступили», «постановили (решили)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «слушали», «выступили», «постановили (решили)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

1. Предложение и представление как виды справочно-информационной документации (образец: приложение 3, 4 стр. 25,26).

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Такие предложения касаются служебной и административной деятельности.

Коммерческие предложения, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Предложение по служебной (административной) деятельности составляется аналогично докладной записке, где содержание разделяется на две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, оформляются на стандартном листе бумаге, подписываются составителем, представляются руководству.

Кроме того, предложения могут представляться и в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в их компетенции. Оформляются такие предложения на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации, если адресованы в вышестоящую организацию), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (если адресованы в вышестоящую организацию), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако - это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.

Обязательными реквизитами представления являются:

- наименование подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

3. Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления (образец: приложение 5-7 стр. 27-29)

Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

- от работника к руководителю подразделения;

- от руководителя подразделения к руководителю организации;

- от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

- автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);

- адресат (кому направляется документ);

- название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);

- дату составления и номер регистрации;

заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);

- текст;

- подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй раздел - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете - документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

- основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;

- подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

4. Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление (образец: приложение 8-11 стр. 30-33).

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые:

- Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

- Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

- письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

- обычные письма направляются одному получателю;

- циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

- В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

- Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления деловые письма разделяют на:

- традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);

- электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

- регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;

- нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

- информационные, создаваемые с целью передать информацию;

- рекламные письма - документы, призванные повлиять на адресата.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным. Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем:

- Изучение существа вопроса - сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.

- Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.

- Согласование проекта текста письма, редактирование.

- Подписание письма руководителем.

- Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).

- Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:

- Наименование организации.

- Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

- Дата и регистрационный номер.

- Адресат.

- Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).

- Текст письма.

- Подписи составителей письма.

- Отметка об исполнителе.

- Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).

- Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

- Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат - должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.). В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!». Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

- Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

- Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Как известно, деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи фирмы с внешними структурами. Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

Особого рассмотрения в обширной классификации деловых писем заслуживают, так называемые, инициативные письма, которые являются не только разновидностью деловых писем, но и носителями печатной рекламы. К инициативным письмам обычно относят информационные и рекламные письма, коммерческие предложения.

Информационное письмо – это письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте, мероприятии или содержащее конкретное предложение данному корреспонденту. Это может быть перечень предлагаемых к продаже новых товаров, услуг; информация о снижении цен на ранее предлагавшиеся товары и услуги, информация об открытии новых филиалов, расположенных вблизи корреспондента и т.п.

Часто с помощью информационных писем рекламируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Такие письма можно классифицировать и как информационно-рекламные или рекламные.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма - это письмо, содержащее подробное описание рекламируемых товаров (услуг). Цель рекламного письма - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами или приобрести рекламируемый товар.

Коммерческое предложение по содержанию близко к информационному письму. Особенность его состоит в том, что оно направляется корреспонденту, который уже знаком с фирмой-отправителем по предыдущим контактам, сделкам, переписке. Содержит обычно одно или несколько коммерческих предложений: купить, заключить договор (контракт). Такое письмо содержит подробное описание объекта коммерческого предложения.

5. Информационно-рекламное и рекламное письмо – оформление, структура, стилистические особенности (образец: приложение 11 стр. 33).

Поскольку целью информационно-рекламного и рекламного письма является стремление побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами или приобрести товар, то составлять и оформлять такие письма следует с учетом конечной цели.

Рекламные письма следует оформлять как и обычные деловые письма – на белой бумаге хорошего качества формата А4. Возможно оформление на бланке организации. Желательно, чтобы рекламное письмо не превышало одной страницы. При необходимости дополнительную информацию можно изложить в материалах, приложенных к письму.

Текст рекламного письма, как и текст любого делового письма, должен быть информативным и убедительным. Но при этом информативность рекламного письма должна отличаться ориентированностью (нацеленностью) на интересы и потребности потенциального заказчика, покупателя, партнера. На это должно быть направлено все содержание письма.

Структура текста рекламного письма: заголовок, обращение, основной рекламный текст и заключение.

Заголовок - очень важная часть рекламного письма. Именно заголовок должен отражать суть рекламного обращения и главный аргумент. Привлечь внимание адресата и вызвать интерес, побудить к дальнейшему чтению письма - основная задача заголовка.

Безусловно, чтобы привлечь внимание, заголовок должен быть оригинальным и содержать информацию, актуальную для потребителя. Если реклама основывается на уникальном торговом предложении товара, его нужно включить в заголовок. Или это может быть основной рекламный аргумент.

Различают заголовки прямого действия и косвенные заголовки:

- Заголовки прямого действия – информативные заголовки - представляют преимущества товара, дают рекламное обещание, определяют категорию товара. Например, «Впервые в России обширная коллекция изделий из меха Gianfranco Ferre» - сообщение о новинке, «Столичный гуманитарный институт - современный уровень образования!» - утверждение (в том числе обещание), «Сделай организм чище!» - команда (просьба).

- Косвенные заголовки - это заголовки-провокации, интриги, двусмысленности. Главная задача таких заголовков - заинтриговать, вызвать любопытство. Например, «Как сделать жизнь Ваших волос блестящей?» заголовок-вопрос, «Перхоть? Какая перхоть?» - заголовок-парадокс, «Спросите профессора Фон Моменталя!» - призыв и интрига.

Оптимальная длина заголовка 7-9 слов. Однако в действительности большинство заголовков длиннее: это связано с тем, что потребители часто ограничиваются прочтением только заголовка и в него рекламодатели стараются вложить максимум информации.

Обращение к адресату - не менее важная часть рекламного письма. Если речь идет о деловом письме, которое направляется конкретному адресату, к нему обращаются по имени, в крайнем случае - по названию должности. Например, «Уважаемый господин Степанов!», «Иван Иванович, добрый день!», «Уважаемый директор по персоналу!».

Хороший психологический эффект дает форма личного обращения к адресату с указанием его должности, степеней и званий, фамилии, имени и отчества.

Если письмо начинается с безличного «Добрый день!», «Здравствуйте!» или «Уважаемый клиент!», то адресат понимает, что пишут не ему, а значит, и читать не обязательно.

Основной рекламный текст должен предоставить адресату важную, исчерпывающую и аргументированную информацию о товаре: что представляет собой продукт, чем он будет полезен, где его можно купить, сколько он стоит.

Основная мысль рекламного письма лучше и полнее воспринимается в том случае, если она четко сформулирована в начале или в конце текста. Это объясняется психологически законом памяти: лучше всего запоминается то, что находится в начале или конце текста.

То, что наиболее важная информация располагается в начале текста, является большим преимуществом рекламы, так как, по мнению специалистов, средний потребитель не склонен читать весь текст, а, как правило, пробегает глазами только его начало.

Повышает эффективность рекламного текста и прием амплификации - в начале текста другими словами повторяется мысль, вынесенная в заголовок. Амплификация, с одной стороны, усиливает выразительность, а с другой - увеличивает запоминаемость.

Восприятие длинного текста значительно облегчает его четкое структурирование - введение параграфов (от 3 до 5), каждый из которых может иметь свое название - подзаголовок. Подзаголовки выполняют следующие функции:

- улучшают читаемость текста, разбивая его на фрагменты;

- выражают основную мысль параграфа;

- вызывают интерес и «переводят» просматривание текста в прочитывание.

Подзаголовками могут быть не только отдельные слова или словосочетания. Интересны подзаголовки - вопросы, подзаголовки - предложения. При этом необходимо помнить, что весь текст должен восприниматься как единое целое, а не как собрание отдельных, не связанных между собой частей.

С точки зрения шрифтового оформления подзаголовок может быть набран прописными буквами, выделен жирным шрифтом или набран другим цветом. Кроме того, подзаголовок может быть выделен красной строкой или как первая фраза параграфа.

Заключительная часть рекламного письма, как правило, содержит:

- описание действий для реализации коммерческого предложения. Например: «Для приобретения товара … необходимо заполнить заказ-талон и отослать по адресу: … Срок выполнения заказа …»;

- полный перечень адресных реквизитов фирмы – инициатора письма (адрес, телефон, факс и др.);

- подпись с указанием имени и должности отправителя. Например: «С уважением, Максим Петров, директор компании «Опус».

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «КАМАВТОЗАВ»

(ООО «Камавтозав»)

ул. Автомобилестроительная, 87, г. Набережные Челны, 423800

Телефон: (8552)75-25-93; Факс: (8552)75-25-93; e-mail avtodor@mail.ru

КПО 5 6 9 0 2 5 1 4 3 КЧ, ОГРН 165258361568, ИНН/КПП 7117500569/711701001

18.10.2014	№	03-12/253	Директору производственного управления пассажирских перевозок Самарскому производственному кооперативу «Ветерок» Ф.М. Доденко

На №	04-26/1682 от 07.09.2014

Об обеспечении запасных частей парка для автобусов

Уважаемый Федор Максимович!

Спасибо за Ваш интерес к нашей фирме и приглашение к сотрудничеству по обеспечению вашего автопарка запасными частями для автобусов находящегося по адресу: Промкомзона, Индустриальный проезд, 19. С сожалением вынуждены сообщить, что в связи с наличием уже имеющихся нескольких незавершенных заказами в текущем году, мы не имеем возможности принять ваше предложение.

Надеемся на сотрудничество в будущем.

С уважением,

Генеральный директор К.С. Олешко

исп. С.П. Петренко

тел. 75-22-53

Список литературы

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16;

2. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.;

3. Энциклопедия делопроизводства. Информационный сайт «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела»: edou.ru.

4. Федеральный закон РФ «О рекламе» N 38-ФЗ от 13.03.2006;

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. (утв. Росархивом);

6. Разработка и технологии производства рекламного продукта: учебник /под ред. проф. Л. М. Дмитриевой — М.: Экономисть, 2006;

7. Семь ошибок, из-за которых Ваши письма выбрасывают, не прочитав - режим доступа: http://www.levitas.ru/SP/sp378.htm;

8. Информационный сайт: http://blog.copy-write.ru;

9. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. (утв. Росархивом);

10. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16;

11. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.;

12. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Пенза. 2005.;

13. Характеристики и представления: рекомендации по составлению и оформлению / Журнал «Кадры предприятия» №2, 2005г. – режим доступа: http://www.dis.ru;

14. Энциклопедия делопроизводства. Информационный сайт «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела»: edou.ru.

Приложение 1

Образец оформления полной формы протокола заседания Совета директоров

Приложение 2