Учет денежных средств организации

Введение

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

В процессе своей деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты как внутри организации, так и вне ее.

К внутрифирменным расчетам относятся расчеты с персоналом по заработной плате, с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям.

Во внешней среде организация рассчитывается с поставщиками за приобретенную у них продукцию, с подрядчиками за выполненные работы и услуги, уплачивает налоги, получает выручку за реализованную продукцию от покупателей и др.

Денежные расчеты между организациями производятся либо наличными деньгами, либо в безналичной форме путем перевода денежных средств с банковских счетов организаций.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами этого учета являются:

— формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

— обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

— контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;

— контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;

— своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

 

 

Учет денежных средств организации

1. 1Учет денежных средств в кассе

Понятие и нормативная регламентация кассовых операций

Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, которые регламентируется следующими нормативными актами:

- Положение Центрального банка Российской Федерации «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» N 14-П от 5 января 1998 г.

- «Порядок ведения кассовых операций в РФ» № 40 от 22 сентября 1993 г.

- Федеральный Закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» №54-ФЗ от 22 мая 2003 г.

- Указание ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» № 1050-У от 14.11.2001

- «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30.12.2001

Каждое предприятие для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (вексельных марок, оплаченных билетов, путевок, акций, облигаций и др.) должно иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств, оснащено сейфом и охранной сигнализацией. Руководитель организации несет ответственность за создание таких условий.

Выполняет кассовые операции кассир, который при принятии на работу должен быть под расписку ознакомлен с правилами ведения кассовых операций, и с ним заключается договор о материальной ответственности. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов).

Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя организации. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником.

При малом объеме кассовых операций обязанности кассира возлагаются на одного из работников в порядке совмещения. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

В соответствии с правилами все организации, независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в банке. Наличные деньги получают в кассу из банка на конкретные цели (выдача заработной платы, операционные или хозяйственные нужды, командировочные расходы).

Предприятие может иметь в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита их остатка. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать в банк. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выплаты заработной платы на срок не свыше трех рабочих дней (в районах крайнего Севера и приравненных к ним - не свыше пяти дней), включая день получения денег в банке.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим их банком могут использовать ее на текущие цели (оплата труда и выплата социально-трудовых льгот, закупка сельскохозяйственной продукции, скупка тары и вещей у населения, командировочные расходы, покупка канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплата срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов и т. п.). При этом также должен соблюдаться лимит наличных денег.

 

 

1.2 Учет денежных средств в кассе организации

В кассу организации наличные денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в виде платежей за материальные ценности и услуги, при возврате авансов и неиспользованных сумм и т.п.

Деньги с расчетного и валютного счетов получает кассир организации. Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, на оборотной стороне - ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием суммы остается у предприятия в чековой книжке.

Прием наличных денег оформляют приходным кассовым ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документом (платежные ведомости, счета, заявления на выдачу денег и др.). При этом предъявляется документ, удостоверяющий личность. Формы приходного и расходного ордеров (КО1 и КО2) утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 18.

Сдача наличных денег в банк совершается по объявлениям на взнос наличными.

Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Все кассовые ордера погашаются штампом «оплачено» или «получено» с указанием суммы.

Порядок проведения кассовых операций следующий:

- оформление первичных документов по приходу и расходу (денежных средств);

- регистрация первичных документов в журнале регистрации;

- записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

- сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 «Касса».

Таблица 1 Счет 50 «Касса»

Дебет Кредит

Поступление денег	Номер счета	Списание денег из кассы	Номер счета
За реализованные основные средства (ОС) За реализацию прочих активов Излишек денег в кассе (по результатам инвентаризации) С расчетного счета С валютного счета С прочих счетов За реализованную продукцию Аванс от покупателя От подотчетных лиц остаток неиспользованного аванса От работников возмещение убытка, погашение займа От учредителей вклад в уставный капитал От прочих дебиторов в погашение задолженности	62-аванс	Оплата производственных и хозяйственных расходов На расчетный счет На оплату производственных, хозяйственных расходов, расходов на продажу На валютный счет На прочие счета Заработная плата работникам Подотчетным лицам аванс и возмещение перерасхода средств Работникам премии, материальная помощь за счет чистой прибыли Недостаток средств в кассе (по результатам инвентаризации)	20,23,26

В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами ограничены установленным минимальным лимитом. ЦБ РФ установил лимит расчета наличными 60 тыс. руб. (Указание Банка России от 14.11.2001 № 1050-У)

Если предприятие осуществляет продажу продукции, товаров населению, то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки за каждый день в книге кассира-операциониста. При этом организации обязаны в момент оплаты выдавать покупателям отпечатанные контрольно-кассовой техникой (ККТ) кассовые чеки. На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться данные об организации, о ККТ, о времени и стоимости покупки.

Выдаваемые покупателям счета, квитанции, товарные чеки не освобождают организации от применения ККТ, за исключением случаев, предусмотренных законом. При нарушении условий работы с денежной наличностью и контрольно-кассовыми машинами налоговые органы штрафуют предприятие (Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 25.04.2003 № 54-ФЗ).

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Проверка осуществляется комиссией, назначенной по приказу. По результатам проверки составляется акт. Недостача денег взыскивается с кассира, а излишки приходуются в кассу с зачислением их в доход предприятия. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

- на недостающую сумму-

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 50 «Касса»;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т сч. 94 «Недостачи от потери и порчи ценностей»

- на излишек денег-

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: при учете на компьютере это журнал проводок по кассе и журнал-ордер № 1.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней) вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха, акции АО). Учет денежных документов ведется на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» или на счете 81 «Собственные акции (доли)» по стоимости их приобретения. Стоимость приобретенных документов отражается по дебету счета 50, субсчет 3 или 81 в корреспонденции со счетами учета денежных средств или расчетов (одновременно ведется учет документов на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»). Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

 

Таблица 2 Счет 50-3 «Денежные документы»

Дебет Кредит

Поступление денежных документов	Корреспондирующий счет	Выдача денежных документов	Корреспондирующий счет
Приобретены денежные документы: - за наличный расчет - по безналичному расчету - через подотчетных лиц - в счет кредиторской задолженности	51,52	Работникам за счет фонда социального страхования Подотчетным лицам для производственных и хозяйственных целей Работникам за счет чистой прибыли

После выдачи документов их стоимость списывается:

- по выданным путевкам -

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

Д-т сч. 50 «Касса» или

70 «Расчеты по оплате труда»;

- по использованным маркам -

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»;

- по аннулированным АО собственным акциям -

К-т сч. 81 «Собственные акции (доли)»

Д-т сч. 80 «Уставный капитал».

Пример:

Подотчетным лицом торговой организации приобретены почтовые марки для оплаты почтовой рассылки писем организации ее клиентам (адресатам). Стоимость марок составляет 2000 руб. Все марки израсходованы менеджерами организации в отчетном месяце. Как отразить в бухгалтерском учете данные операции? Какими документами оформляется движение указанных денежных документов?

В данном случае почтовые марки приобретены подотчетным лицом организации. При выдаче под отчет денежных средств счет 71 дебетуется в корреспонденции с кредитом счета 50, субсчет 50-1 "Касса организации".

По истечении срока, на который выданы денежные средства для приобретения марок, работник обязан в трехдневный срок представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. На основании утвержденного руководителем авансового отчета на сумму подтвержденных расходов счет 71 кредитуют в данном случае в корреспонденции со счетом 50, субсчет 50-3. Сумма, израсходованная на приобретение почтовых марок, определяется номинальной стоимостью марок, указанной непосредственно на них. При принятии к учету почтовых марок делается соответствующая запись в журнале учета приема и выдачи денежных документов.

Выдача почтовых марок работникам для осуществления ими рассылки писем клиентам (адресатам) организации отражается по кредиту счета 50, субсчет 50-3, и дебету счета 71. Данная операция оформляется записью в журнале учета приема и выдачи денежных документов.

По израсходованным почтовым маркам работники представляют авансовый отчет с приложением копии списка почтовых отправлений с отметкой почтового отделения, принявшего данные письма по списку. На основании утвержденного авансового отчета стоимость израсходованных марок списывается с подотчета, что отражается по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом учета затрат.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов организациях, осуществляющих торговую деятельность, затраты на услуги почтовой связи отражаются на счете 44 "Расходы на продажу".

Таблица 3

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы под отчет работнику денежные средства из кассы организации		50-1	2 000	Расходный кассовый ордер
Отражена стоимость приобретенных подотчетным лицом почтовых марок	50-3		2 000	Журнал учета приема и выдачи денежных документов, Авансовый отчет
Отражена стоимость выданных подотчетным лицам почтовых марок		50-3	2 000	Журнал учета приема и выдачи денежных документов
Списана с подотчета стоимость почтовых марок, использованных для оплаты почтовых услуг