Сущность денежных средств и расчётно-кредитных операций
Глава 1. Теоретические основы учёта денежных средств
Деньги представляют собой особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира и ставший всеобщим эквивалентом. С возникновением денег они стали выполнять несколько функций:
меры стоимости, где они выступают как идеальные, счетные деньги для измерения стоимости произведенной готовой продукции, приобретенных товаров, затрат живого и овеществленного труда и т. д.;
средства обращения, где они представлены полноценными деньгами (золотые и серебряные монеты) и их заменителями (неполноценные монеты и бумажные деньги) для осуществления товарного обмена. Функционирование денег как средства обращения представляет непрерывную цепь превращения товаров (Т) в деньги (Д) и денег в товар (Т--Д--Т);
средства платежа, где они выступают как полноценные деньги и их заменители, включая “кредитные деньги” (векселя). В этой функции деньги используются при безналичных расчетах с поставщиками, подрядчиками, покупателями и т.д., а также при расчетах наличными с работниками по оплате труда, выплате пособий, пенсий, выигрышей по облигациям и т. д.;
средства накопления, где они могут накапливаться на счетах юридических лиц, на вкладах физических лиц, но, к сожалению, государство пока полностью не гарантирует их сохранность, так как это накопление производится неполноценными деньгами. Если же это накопление будет производиться полноценными деньгами, то они будут выполнять функцию сокровища;
мировые (всемирные) деньги, где они выступают в виде слитков золота, и в случае необходимости производят их продажу в обмен на иностранную валюту с последующим использованием ее в качестве средств платежа.
Все функции денег являются объектом бухгалтерского учета. Для осуществления организацией любой основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и т. д.) необходимы денежные средства. Денежные средства организации образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т. д.
Организации расходуют денежные средства на развитие основной деятельности, приобретение материальных ценностей, оплату труда работников; осуществляют вложения во внеоборотные активы (строительство производственных и культурно-бытовых объектов, приобретение автомобилей, тракторов и других объектов основных средств, затраты по закладке и выращиванию многолетних насаждений и др.).
Предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли) независимо от их организационно-правовой формы:
обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;
должны производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;
могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций;
обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждением банка;
имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.
Предприятия, организации и учреждения (включая организации торговли), имеющие постоянную денежную выручку и осуществляющие расходование ее для оплаты труда и на другие цели (выплату пенсий, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения), не имеют права задерживать в своих кассах наличные деньги до наступления сроков выплат.
Вся ответственность за обеспечение сохранности и правильного использования денежных средств возлагается на руководителя и главного бухгалтера организации. Они должны строго соблюдать правила кассовых и банковских операций, правильно документально оформлять движение денежных средств.
Для учета денежных средств в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрены следующие главные (синтетические) счета:
50 “Касса”;
51 “Расчетные счета”;
52 “Валютные счета”;
55 “Специальные счета в банках”;
57 “Переводы в пути”.
Все эти счета по отношению к балансу являются активными и размещены во II разделе актива баланса на соответствующих статьях.
При мемориально-ордерной форме синтетический учет осуществляется в Главной книге в обобщенном виде, т.е. без подразделения по субсчетам, а аналитический учет - в контокоррентной книге, записи в которой производятся в течение года.
При журналъно-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещен в соответствующих журналах-ордерах и ведомостях, записи в которых производятся в течение месяца. По окончании месяца дебетовые и кредитовые обороты переносят в Главную книгу.
При механизированной обработке экономической информации применяют таблично-автоматизированную форму учета или автоматизируют учет на базе персональных ЭВМ с использованием АРМ (автоматизированное рабочее место) бухгалтера. При этой форме учета первичные документы перед сдачей на машинную обработку комплектуют в пачки, указывая на сопроводительном ярлыке необходимые сведения. От машинно-счетной станции или от ПЭВМ получают в качестве регистра бухгалтерского учета машинограмму “Ведомость учета денежных средств и расчетов”.
Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка.
Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир.
Денежные средства могут поступать в кассу:
· со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе “К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.;
· в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;
· в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);
· в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) повсеместно введен в практику бухгалтерского учета в 1973 г. и предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один -- для регистрации приходных кассовых ордеров, другой -- расходных кассовых ордеров. По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассир должен производить записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления.
Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на главном счете 50 “Касса”, к которому могут быть открыты следующие субсчета:
50-1 “Касса организации”,
50-2 “Операционная касса”,
50-3 “Денежные документы” и др.
На субсчете 50-1 “Касса организации” учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты (“Касса организации в долларах США”, “Касса организации в евро” и т.д.).
На субсчете 50-2 “Операционная касса” учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п.
На субсчете 50-3 “Денежные документы” учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы.
Счет 50 “Касса” по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье “Касса”. По дебету счета 50 “Касса” учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту -- их расходование и списание.
Например, в ведомости по аналитическому счету 50-1 “Касса организации” записывается сальдо на 1-е число месяца и производятся записи на поступление денег в кассу (по дебету субсчета 50-1 “Касса организации” с кредита различных счетов):
Дебет субсчета 50-1 “Касса организации”.
Кредит счетов:
51 “Расчетные счета” -- при получении наличных денег в кассу для расчетов с работниками как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет и т. д.
62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” -- при поступлении выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;
66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам” -- при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;
67 “Расчеты по долгосрочным кредитам и займам” -- при получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами;
71 “Расчеты с подотчетными лицами” -- при поступлении в кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручки столовых, буфетов, ларьков и т. д.;
73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” -- при получении денег наличными по возмещению материального ущерба;
76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” -- при поступлении в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды, и в других случаях.
В журнале-ордере № 1 производятся записи на расходование (выдачу) денег и денежных документов из кассы (по кредиту субсчета 50 “Касса организации” в дебет различных счетов).
Кредит субсчета 50-1 “Касса организации”.
Дебет счетов:
26 “Общехозяйственные расходы” -- при оплате из кассы купленных канцелярских принадлежностей;
51 “Расчетные счета” -- при взносе наличных денег на расчетный счет в банке;
70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” -- при выдаче из кассы работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.;
71 “Расчеты с подотчетными лицами”-- при выдаче работникам наличных денег под отчет на служебные командировки и хозяйственные расходы;
73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” -- при выдаче работникам наличных денег в виде ссуды на индивидуальные нужды и другие счета.
Ежемесячно эти учетные регистры закрываются путем подсчета итогов на поступление и расходование денег по кассе. В ведомости выводится сальдо на 1-е число следующего месяца, для этого к сальдо на начало месяца прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу-ордеру.