Вимоги до функціональних характеристик
ВСТУП
Юриспруденція – це достатньо стародавня наука, що існує ще з часів Римської держави. Століттями юристи намагаються все більше та більше вдосконалювати правознавство, синхронізувати його з іншими науками та галузями. Зараз на вулиці час розвитку інформаційних технологій. Усі ходять з ґаджетами, підключені до мережі інтернет, дистанційно керують автомобілями, створюються різноманітні системи, про які ще навіть 10 років тому ніхто й не думав. Людство починає розуміти, що усі ресурси вичерпні та ставиться до них більш економно. Інформаційні технології допомагають в цьому значною мірою.
Саме тому я вирішив створити інформаційну систему обліку юридичних договорів. Систему, яка допомагатиме людям, не залежно від того чи знають вони правознавство чи ні, оптимізувати правову роботу, економити такі ресурси як час, гроші, матеріали тощо.
Договір - це домовленість двох або більше осіб про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Іншими словами, договір – це правовий інструмент. З його допомогою сторони самі встановлюють для себе права та обов'язки, борються з недоліками та прогалинами законодавства.
Слід привести коротку класифікацію юридичних договорів.
Юридичні договори класифікують за різними ознаками:
1. За юридичною природою договори є консесуальними і реальними. (наприклад, договір купівлі – продажу, договір позики).
2. У залежності від впливу на дійсність договору підстави його виникнення договори є абстрактні і каузальні (договір банківської гарантії в міжнародному приватному праві, практично всі договори: купівлі - продажу, дарування, підряду, страхування оренди і т. д.).
3. У залежності від впливу тих чи інших умов (фактів) на дію договору договори є:
- умовні (наприклад, договір оренди приміщення за умови закінчення його будівництва до певного терміну);
(наприклад, договір оренди транспортного засобу з умовою його розірвання за умови його поломки)
- безумовні (дія договору не залежить від настання будь - яких умов (фактів) (це може бути будь-який договір).
4. У залежності від можливості оцінки ризику при укладанні договору розрізняють комутативні (мінові) і алеаторних (ризикові) договори. У момент виникнення комутативне договору вигода або втрата кожної сторони може бути оцінена (більшість договорів: купівлі - продажу, міни, дарування, оренди і т. д.). У момент укладання алеаторного договору вигода або втрата сторін не може бути визначена і залежить від настання або ненастання тих чи інших обставин (наприклад, договір страхування).
5. У залежності від об'єкта обмови діляться на речові та зобов'язальні. Об'єктом речових договорів є певна річ (речі). Об'єктом ж зобов'язального договору є певні дії (або бездіяльність) певної особи (кола осіб).
6. Також залежно від об'єкта можна договори підрозділити на такі типи (види): договори про передачу майна (купівля - продаж, дарування, оренда тощо), договори про надання послуг (договір перевезення, договір про надання платних медичних послуг та ін .), договори на виконання робіт (договір підряду, договір про виконання науково - технічних робіт і т. д.), договори про заснування різних утворень (установчі договори, договір простого товариства).
Серед організаційних договорів також можна виділити три основні види:
а) установчі договори (наприклад, про освіту юридичних осіб);
б) договори - угоди (наприклад, між юридичними особами та органами місцевого самоврядування);
в) генеральні (в них визначаються найбільш загальні умови майбутньої діяльності, які потім деталізуються або доповнюються в майнових договорах).
7. У торговій сфері (комерційному праві) виділяють реалізаційні договори, посередницькі, договори, що сприяють торгівлі, і організаційні договори. договори на виконання маркетингових досліджень, створення рекламної продукції, зберігання товарів, страхування товарів і комерційних ризиків, траснпортної експедиції та ін До групи організаційних договорів входять угоди про виняткову продажу товарів, договори про організацію взаємопов'язаної діяльності з реалізації товарів, договори органів виконавчої влади про міжрегіональні поставки товарів, договори органів влади та місцевого самоврядування з виробничими і торговими фірмами з питань здійснення торгівлі та ін [3]
(Коментар частини першої Цивільного кодексу / Під ред. Брагінського М.І. - М., 1996. С. 214.)
Як можна побачити різноманіття договорів в юриспруденції вражає, а отже потребує значного людського і, відповідно, фінансового ресурсу на опрацювання данних та ведення кваліфікованого документообігу.
Отже, задача створення інформаційної системи обліку юридичних договорів є актуальною.
Метою дипломного проектування є створення інформційної, призначеної для автоматизації обліку юридичних договорів, контролю достовірності та своєчасного виконання істотних умов договору.
Досягнення вищевказаної мети вирішити такі задачі:
- Економія матеріальних і трудових ресурсів.
- Поліпшення якості та мінімізація часових витрат на перевірку документів і оформлення договорів.
- Скорочення часу пошуку необхідної інформації та оформлених договорів.
- Скорочення паперових архівів.
- Забезпечення максимально зручного доступу до БД за допомогою мережі Інтернет та з будь-якого пристрою (комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон)
Все це в цілому, покликане забезпечити більш високий рівень функціональності, гнучкості, надійності та зручності при використанні даної автоматизованої системи.
Об’єктом дослідження є процес обліку цивільно-правових юридичних догорів, процес документообігу дрібних підприємств.
Предметом дослідження системи підтримки прийняття рішень для визначення патології в гематології.
Методи дослідження. Для досягнення поставленої мети використано: структурні та об’єктно-орієнтовані методи програмування – для розроблення системи обліку юридичних договорів.
Практична цінність роботи полянає у розробленні інтелектуальної інформаційної системи обліку юридичних договорів
I АНАЛІТИЧНИЙ ОГЛЯД ЛІТЕРАТУРНИХ ДЖЕРЕЛ
I.1 Поняття інформаційної системи
Багато організацій працюють з великими обсягами даних. Дані являють собою базові цінності або факти, які організовані в базі даних. Багато людей думають, що дані – це синонім інформації. Однак, інформація насправді складається з даних, які були організовані, щоб допомогти відповісти на запитання і вирішити проблеми.
Інформаційна система визначається як програмне забезпечення, яке допомагає організовувати та аналізувати дані. Таким чином, мета інформаційної системи полягає, в свою чергу, в обробленні даних в корисну інформацію, яка може бути використана для прийняття рішень в організації.
Інформаційні системи, як правило, використовуються для кожної галузі окремо. Відповідно й типів інофмаційних систем існує дуже багато. Перераховувати їх усіх змісту немає, але можна вказати базові типи інформаційних систем:
- Економічнi - інформаційнi системи призначенi для виконання функцій управління на підприємстві;
- Медичнi
- Географічнi
- Адміністративнa;
- Виробничa;
- Навчальнa;
- Екологічнa;
- Криміналістичнa;
- Військовa та інші.
Основними перевагами використання системи обліку юридичних договорів є:
- Скорочення термінів підготовки та стандартизація.Використання шаблонів для формування текстів договорів. Зберігання реквізитів в базі даних. Автоматична підстановка реквізитів в текст договору. Обмеження можливості на зміну шаблонів.
- Скорочення термінів узгодження договорів. Можна застосовувати будь-які схеми узгодження, зберігати їх у вигляді шаблонів і використовувати повторно. Система автоматично контролює терміни узгодження і розсилає повідомлення і нагадування. Автоматично ведеться журнал контролю узгодження документів.
- Надійність зберігання документів. Документи не втрачаються. Картка договору об'єднує всі пов'язані з договором документи: додатки, додаткові угоди, первинні документи і т.д. Ведеться облік місць зберігання документів і їх руху. Є швидкий пошук документів в базі даних. Зберігаються як підсумкові скани підписаних документів, так і робочі версії. За кожним договором можна проконтролювати наявність первинних документів (акти, накладні) і наявність їх оригіналів.
- Зниження витрат на папір і витратні матеріали. Не потрібно створювати численні паперові копії. Забезпечується одночасний доступ до договору, ведеться облік версій.
- Важливі зауваження не будуть забуті. Ведеться контроль виданих зауважень. На аркуші погодження автоматично роздруковуються не знято зауваження. Так само можна подивитися всі зауваження і всі версії договору.
- Буде забезпечена конфіденційність. Договір не потрапить "випадково" того, хто не повинен його бачити. Доступ до перегляду договору обмежений. Розмежовуються права на редагування аж до кожного поля картки.
- Важливі дати не будуть забуті. Договір вчасно буде пролонговано. Оплати вчасно будуть зроблені. Ведеться автоматизований контроль термінів дії договору, як в цілому, так і по етапах. Ведеться автоматичний контроль платежів.
Усі ці операції виконуються за лічені секунди, допомагають керівнику тримати «руку на пульсі» та вчасно виправляти небажані ситуації.
I.2 Класифікація документів
За призначенням, тобто за видами діяльності, документи поділяються на чотири групи:
1. Організаційно-розпорядчі - визначають такі важливі питання, як функції і права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення і зміна оргструктури управління, організації процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження і т. п.);
2. Фінансово-розрахункова документація забезпечує точне і своєчасне виконання фінансових забов 'язань, банківських та інших операцій, пов'язаними з рухом грошових коштів ;;
3. Документація з постачання і збуту супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням підприємницької діяльності.
4. Документація з особового складу відображає всі кадрові питання організації від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу і т.д.
- За місцем складання (виникнення) документи поділяються на внутрішні і зовнішні До внутрішніх відносяться такі, які готуються, оформляються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені До зі овнішніх відносять отримані організацією ззовні (вхідні) або спрямовані ній за свої межі (вихідні ) документті.
- За формою документи бувають індивідуальними, типовими, трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі в кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові - це текст-зразок, на основі якого складаються тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конструкцій і формулювань. У трафаретних документах частина тексту друкується з авчасно - це постійна інформація, а частина вписується від руки при його складанні. Трафаретні тексти, як правило, фіксуються бланками.
- За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії рукописного або машинописного документу, що відображає роботу автора над текстом, тобто обробки документа.
Оригінал - документ, створений індивідуальним або колективним автором.
Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірена в установленому порядку.
За службовими документами, які не підлягають розголошенню, можуть знайомитися тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організаціії.
Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами в Україні є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації і взаємин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українським може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.
I.3 Аналоги систем обліку юридичних договорів
Система ESCOM.BPM
ESCOM.BPM - це автоматизована універсальна програмна платформа (фреймворк), призначена для створення автоматизованих рішень в області електронного документообігу.
Система документообігу - це електронна програма, яка містить в собі методи і алгоритми для зберігання, обробки і управління електронними документами. Система електронного документообігу призначена для автоматизації процесів роботи з документами.
Що входить до складу системи документообігу?
Для комплексного вирішення завдань управління процесами електронного документообігу ESCOM.BPM містить наступні основні рішення:
Система управління договорами. Дозволяє комплексно автоматизувати роботу з договорами і пов'язаними документами, в тому числі проведення електронного узгодження. Забезпечує формування документів по шаблонах, формування реєстраційних номерів, облік місць зберігання, облік наявності оригіналів документів і т.д.
Система автоматизації діловодства. Забезпечує автоматизацію формування та обліку (реєстрація) розпорядчих документів, службових записок, протоколів нарад, вхідної та вихідної кореспонденції.
Система електронного документообігу. Дозволяє автоматизувати узгодження документів, формування розсилок документів для ознайомлення, забезпечує маршрутизацію документів і ін.
Система управління заявками на оплату. Забезпечує автоматизацію процесу узгодження заявок на оплату і видачі готівки під звіт з автоматичним контролем лімітів за статтями бюджету для центрів фінансової відповідальності.
Система контролю виконання документів і доручень. Дозволяє автоматизувати формування доручень з виконання документів. Забезпечує автоматизований контроль термінів виконання.
Електронний архів документів. Вирішує завдання архівного зберігання електронних документів. Дозволяє створювати структуру архіву з простих і модерованих папок. Забезпечує пошук документів в базі даних інформаційного сховища.
Система повідомлень і нагадувань. Забезпечує автоматичне і своєчасне інформування учасників процесів про поточні та майбутні події, а так само дозволяє співробітникам обмінюватися повідомленнями.
Система автоматизації бізнес-процесів. Це ядром програми. Призначена для формування графічних моделей автоматизованих процесів і забезпечує рух документів по маршрутах. Керує динамічною рольовою моделлю доступу до процесів. Взаємодіє з усіма підсистемами
Всі перераховані рішення інтегровані між собою, мають загальну базу даних і можуть бути поставлені як єдине комплексне рішення. Однак можна придбати і використовувати кожне рішення самостійно, окремо від інших.
ESCOM.BPM передбачає встановлення програм на робоче середовише працівників. На мою думку, такий сервіс перш за все передбачений для великих компаній з великою кількістю працівників. Він не зовсім легкий в користуванні, але його можливості та мульти-функціональність є вирішальними при виборі даної системи.
Система Taxer. Онлайн бухгалтерія для малого бізнесу.
Український аналог програми документообігу та обліку.
На відміну від Escom.bpm, Taxer має менш розширений функціонал. Хоча програма виграє на українському ринку завдяки зручності в користуванні, доступності в ціні, україномовності.
Сервіс в більшості орієнтований на бухгалтерів та підприємців малого бізнесу.
Taxer був запущений у 2011 р. і зараз нагадує більше автоматизований органайзер для здавання податкових звітів, декларацій, а також порадник щодо здійснення такої діяльності.
Серед переваг Taxer слід виділити такі:
- Зручність
Перш за все це доступ з будь-якої точки світу, за умови наявності інтернету, звісно.
По-друге, на сервісі не має нічого зайвого – інтерфейс зрозумілий та легкий в користуванні, все лаконічно. (Див. Рис.2)
- Доступність
Система пропонуєм підписку для підприємців, всього за 450 грн в рік.
Все вирішується запитанням: Чи готові ви платити 37 грн та 50 коп на місяць, для того, щоб швидко та без черг сплачувати податкові звіти з дому чи офісу?
Необхідне програмне забезпечення для роботи з Taxer – Microsoft Word 2003 р. і новіший.
- Інформативність
Taxer постійно оновлює податкову інформацію. На сервісі присутні такі закладки як «Блог», «База знань», «Податковий календар», «Реквізити», на яких розміщенні відповіді на базові запитання юридичного та податкового характеру, бланки, реквізити, нагадування щодо термінів здачі податкових звітів, зразки заповнення податкових декларацій, актуальні зміни в законодавстів тощо.
- Цілодобова підтримка
Команда юристів та бухгалтерів завжди готові прийти Вам на допомогу та відповісти на усі Ваші запитання по телефону чи онлайн.
Недоліки Taxer:
- Система захисту
До системи може увійти будь-хто, хто має доступ до електронної скриньки користувача. Електронна пошта виступає єдиним ідентифікатором до кабінету користувача.
- Вузькопрофільність
Системі однозначно не вистачає функцій її «старшого брата» ESCOM.BPM
Taxer би не завадило обробляти та зберігати не тільки податкові звіти, а й документи іншого характеру – рахунки, договори; Нагадувати щодо інших зобовязань та фінансових операцій, пов’язаних з ними.
- Відсутність англомовного варіанту
На мою думку, такий сервіс є ідеальним вирішенням усіх проблем з податками для іноземних суб’єктів господарювання. Наявність англомовного варіанту допомогла б Taxer залучити додаткових клієнтів.
Рис. 2. Кабінет системи документообігу TAXER
Таблиця 1. Порівняльна таблиця інформаційних систем
| Характеристика | ESCOM.BPM | TAXER | Розроблювана система |
| Кросплатфоменність | + | + | + |
| Відсутність потреби в додатковому навчанні для роботи з системою | - | + | + |
| Відсутність встановлення додаткового програмного забезпечення | - | + | + |
| Архів договорів | + | - | + |
| Обмін повідомленнями та документами | + | - | - |
| Створення типових договорів та їх редагування в системі | - | + | + |
| Мультифункціонал | + | - | + |
| Модуль «Органайзер» Нагадування щодо майбутніх подій, зустрічей, необхідних виплат чи закінчення договорів | - | - | + |
| Синхронізація з іншими сервісами | - | - | + |
| Модуль «масова розсилка» | + | - | + |
| Онлайн-консультації та база знань | - | + | - |
| Автозаповнення документів | - | + | - |
I.4 Висновок
В розділі було наведено аналіз основних аналогів інформаційних систем документообігу та опрацювання документів. Було наведено такі поняття як інформаційна система та класифікацію документів, а також створено таблицю порівняльних характеристик подібних систем
II СИСТЕМНИЙ АНАЛІЗ ОБ’ЄКТУ ДОСЛІДЖЕННЯ
II.1 Опис предметної області
2.1.1. Струкатура данних, які потрібно зберігати
Для ведення ведення кількох клієнтів, потрібно підключити модуль створення сторінки клієнта. Для зручного опрацювання данних, модуль повинен містити в собі наступну інформацію:
Таблиця 2. Дані модуля створення клієнта
| № | Назва поля | Тип даних |
| 1. | ID | Індивідуальний номер в реєстрі системи |
| 2. | Прізвище | Прізвище клієнта |
| 3. | Ім’я | Ім’я клієнта |
| 4. | По-батькові | По-батькові клієнта |
| 5. | Дата народження | День, місяць та рік народження клієнта |
| 6. | Тип суб’єкту | Фізична чи юридична особа |
| 7. | Юридична особа | Юридична назва особи |
| 8. | ІПН | 10-и значний код платника податків з Державного реєстру фізичних осіб – платників податку АБО 12-и значний код – юридичної особи |
| 9. | К-кість активних документів | Перелік документів, що мають юридичну силу |
| 10. | К-кість архівних документів | Перелік документів, що не мають юридичної сили |
| 11. | Контактний телефон | Контактний телефон клієнта |
| 12. | Фактична адреса | Автономна Республіка Крим, область, район, місто, район у місті з районним поділом, селище, село, селище міського типу, вулиця, будинок, квартира фактичного проживання клієнта |
| 13. | Юридична адреса | Автономна Республіка Крим, область, район, місто, район у місті з районним поділом, селище, село, селище міського типу, вулиця, будинок, офіс реєстрації юридичної особи |
| 14. | Особисті нотатки | Непередбачувана індивідуальна інформація щодо клієнта |
| 15. | Дата створення | Дата початку роботи з клієнтом |
| 16. | Дата закінчення | Дата завершення роботи з клієнтом |
II.2 Змістовна постановка завдання
Розробити інформаційну систему обліку юридичних договорів.
Метою дипломного проектування є створення інформаційної системи, призначеної для автоматизації обліку юридичних договорів, контролю достовірності та своєчасного виконання істотних умов договору.
Програма дозволяє оптимізувати роботу з договорами і завдяки цьому уникнути втрати грошей, часу і довіри клієнтів через пропущені терміни або загублені документи.
Дана система повинна включати дані про сторони , об'єкти договорів, відомості про істотні умови договору, а також про номер і серію договору, терміни його укладення, припинення.
Вхідною інформацією будуть відомості і атрибути документів, що необхідні користувачу для взяття на облік та контроль:
а) ПІБ громадянина - підприємця / найменування юридичної особи;
б) ІПН;
в) реквізити свідоцтва про взяття на облік в податковому органі;
г) юридична адреса (місце знаходження),телефон;
д) банківські реквізити
е) Інформація щодо початку та закінчення укладеного договору
є) Інформація щодо фінансових операцій та їх строків передбачених умовами договорів
ж) Короткий опис користувача щодо договору.
До проектованої системи пред'являються наступні загальні вимоги:
1. Система повинна мати набір зручних можливостей щодо введення інформації в систему;
2. Система повинна мати зрозумілий та легкий у сприйнятті інтерфейс.
3. Система повинна бути побудована таким чином, щоб можливо було її конфігурувати, налаштовувати під зміни в законодавстві.
Мета розробки
Метою дипломної роботи є розробка автоматизованої системи обліку договорів.
Головними цілями автоматизованої системи обліку договорів є:
- Економія матеріальних і трудових ресурсів.
- Поліпшення якості та мінімізація часових витрат на перевірку документів і оформлення договорів.
- Скорочення часу пошуку необхідної інформації та оформлених договорів.
- Скорочення паперових архівів.
- Забезпечення максимально зручного доступу до ресурсів програми за допомогою мережі Інтернет та з будь-якого пристрою (комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон)
Все це в цілому, покликане забезпечити більш високий рівень функціональності, гнучкості, надійності та зручності при використанні даної автоматизованої системи.
Вимоги до функціональних характеристик
Проектована автоматизована система обліку договорів має наступні функції:
1. введення відомостей, необхідних для оформлення юридичних договорів.
2. коректування згідно із змінами в законодавстві
3. автоматизований пошук потрібних відомостей,
4. формувати і роздруковувати різні документи, потреба в яких виникає на окремих етапах документообігу.
5. забезпечити взаємодії користувача з інформаційною системою,
6. ведення бази даних і підтримка її в актуальному стані;
7. автоматизований облік і систематизація договорів.
8. пошук інформації з різних аспектів поточного стану і руху договорів,
9. реалізація електронного архіву.
Вимоги до надійності
1.Передбачити надійний захист від несанкціонованого доступу, помилок у процесі експлуатації і зловмисних дій користувача:
- інформація, що зберігається в базі даних системи, повинна бути захищена від несанкціонованого доступу;
- при підключенні до системи користувач повинен пройти обов'язкову авторизацію
- після здійснення деяких критичних операцій з даними система не дозволяє вносити в них довільні зміни;
2.Забезпечити цілісність зберігання в базі даних інформації.
3.Забезпечити самостійне періодичне архівування (BACKUP) даних і відновлення БД з такого архіву.