Атаулар жне істер номенклатурасында оларды растыру
Номенклатурада жмысты барлы жаттандырылатын учаскесін бейнелейтін жаттарды топтастыруа арналан істер атаулары, оны ішінде оамды йымдар (ксіподатар, ерікті оамдар) рекеті барысында пайда болан жне оамды бастамамен рекет ететін (комитеттер, комиссиялар, Кеестер) жаттарын топтастыру шін іс атаулары арастырылуы керек.
Істер номенклатурасына «ызмет бабында пайдалану шін» (ДСП) белгісі бар жаттарды топтастыруа арналан атаулар, анытамалы жне баылау картотекалары, істер номенклатурасы, жеке істер, «ДСП» белгісі бар жаттарды есепке алу журналы енгізіледі.
Бір жыл ішінде шешілмеген мселелер бойынша істерді атауы ауыспалы болып табылады жне сол индекспен келесі жылды істер номенклатурасына ауысады.
Істер номенклатурасына ыты мрагері йым болып табылатын, жойылан йымдарды іс жргізуінде аяталмаан істерді атауы енгізіледі.
Істер номенклатурасына баспа басылымдарыны (кітапшаларды, анытамалытарды, бюллетеньдерді жне т.б.) атаулары кіргізілмейді.
Іс атауы істегі жаттарды негізгі мазмнын жне рамын аны бейнелеуі ажет.
Іс атаулары келесі ретпен орналасан элементтерден трады:
- жат тріні атауы (бйрытар, хаттамалар, т.б.), басталан істі тегі (хат алмасу, жаттар, істер);
- жат авторы (йымны немесе рамдас блімшені атауы);
- хат алушы жне хат жіберуші (хат-хабар жіберлген йымны жне хат-хабарды алатын йымны атауы);
- іс жатыны ысаша мазмны;
- істегі жатты мазмнына атысты мекенні (ауматы) атауы;
- істегі жатты датасы (кезеі);
- істегі жатты кшімесіні бар-жоы туралы.
Іс атауында наты емес мліметтерді крсетуге жол берілмейді («р трлі материалдар», «жалпы хат алмасу», «кірісі жаттары», «шыыс жаттары» жне т.б.).
Іс атауында жат атауы жеке немесе кпше трде крсетіледі (бір аттас жаттарды іске топтастыранда), мысалы:
«Диплом беруді есепке алу журналы».
«Ксіпорын акционерлері жиналысыны хаттамалары».
«жаттарды орынуды баылау бойынша мліметтер».
Істе бірнеше атауы бар жат болан жадайда олар атауда тізіліп жазылады, мысалы:
« . . . жіберілген ылыми жмыстара пікірлер жне орытынды»
« . . . ылыми кеес мжілістеріні стенограммалары мен хаттамалары».
Бір сра бойынша, біра іс жргізуде реттік тртіптегі байланысы жо жаттары бар іс атауында іс трі ретінде «жаттар» термині олданылады, ал атау соында жатты негізгі трлері крсетіледі.
Мысалы: «Сала аралы жне салалы таырыпты крмелерді ткізу бойынша жаттар (жоспарлар, тізімдемер, бяндамалар, экспонаттар сипаттамалары).
«жатар» термині бір жата осымша-жаттары бар істер атауында олданылады.
Мысалы: «дістемелік кеес мжілісіні хаттамаларына осымша жаттар».
жат авторы ретінде йымны атауы ыса болып крсетіледі немесе орта трлік атауы беріледі.
Мысалы: «Институтты ылыми кеесі мжілісіні хаттамалары».
Хат алмасулар кіргізілген істер атауларында оны кіммен жне андай сратармен жргізілгені крсетіледі.
Егер хат алмасу бір тектес хат алушылармен бір сра жнінде жргізілсе, онда іс атауында наты атау крсетілмейді, оларды жалпы атауы беріледі:
«Ауданды мрааттармен ылыми-практикалы конференциялар ткізу туралы хаттар»
«Трестермен рылыс жмыстарын механикаландыру туралы хаттар».
Егер хаттарды р тектес хат алушылармен бір сра бойынша жазысса, онда оны іс атауында тізіп жазбауа болады.
Мысалы: «ылыми-йымдастыру сратары бойынша хат алмасу».
Егер тек бір хат алушымен хат жазылу жргізілсе, іс атауында тек бір наты хат алушы крсетіледі.
Мысалы: «Топаз» ндірістік бірлестігімен шикізатпен амтамасыз ету бойынша келісім шартты орындау туралы хат алмасу».
Іс атауында ажет болса жатты кшірмесі бар-жоы крсетіледі.
Мысалы: «Ректорды жеке рамды жинатау жне згерту бойынша бйрытар. Кшірме».
Жоспарлы немесе есептік жаттамалары бар істер атауында жоспарды (есепті) жасалан кезеі (айы, тосаны, жылы) крсетіледі.
Егер іске белгі бір формадаы статистикалы есеп крсетілсе, іс атауында оны формасы, оны номері немесе шартты белгісі (шифрі) крсетіледі. Форманы номері негізгі элемент ретінде емес, атауа осымша ретінде жашаны ішінде крсетіледі.
Мысалы: «Ебек жне ызметкерлерді жмыстан шыуы туралы болжау бойынша тосанды жне айлы статистикалы есептер (ф. 1-ТВ)».
Егер іс бірнеше томнан немесе блімнен тратын болса, онда істі жалпы атауы жасалады, содан со ажетінше орта атауды мазмнын натыландырушы болып табылатын р томны (блімні) з атауы жасалады.