Машинада оылатын жаттарды пайда болу тарихынан

Мрааттар ызметіні негізгі ережелері (бдан рі - Ереже) азастан Республикасыны «лтты мраат оры жне мрааттар туралы» Заына, азастан Республикасыны «Электронды жат жне электронды цифрлы олтаба туралы» Заына, «азастан Республикасыны лтты апаратты инфрарылымын алыптастыру мен дамытуды 2001-2003 жылдара арналан мемлекеттік бадарламасы туралы» азастан Республикасы Президентіні 2001 жылы 16 наурыздаы № 573 Жарлыына, «азастан Республикасы лтты мраат оры туралы Ережені бекіту туралы» азастан Республикасы кіметіні 1999 жылы 7 азандаы № 1538 аулысына, «азастан Республикасы лтты апаратты инфрарылымын алыптастыруды жне дамытуды мемлекеттік бадарламасын жзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы» азастан Республикасы кіметіні 2001 жылы 21 мамырдаы № 674 аулысына, «азастан Республикасында мраат ісін дамытуды 2001-2005 жылдара арналан бадарламасын бекіту туралы» азастан Республикасы кіметіні 2001 жылы 11 маусымдаы № 797 аулысына жне «жаттар кшірмелеріні мемлекеттік сатандыру оры туралы ережені бекіту туралы» азастан Республикасы кіметіні 2002 жылы 28 мамырдаы № 578 аулысына сйкес зірленген [16].

Кез-келген мраат ааз жне электронды негіздегі жаттарды жинау, уаытша сатау мен пайдалану масатында йымдастырылады. Ведомстволы мраат рамында электронды жаттар мрааты пайда болады. Мраат оны міндеттерін, функцияларын, толытыру кздерін жне абылданатын жаттар рамын айындайтын Ережеге сйкес жмыс жргізеді.

азастан Республикасы мрааттар мен жаттаманы басаруды укілетті мемлекеттік органы, мрааттар мен жаттаманы басаруды жергілікті укілетті мемлекеттік органы (бдан рі - укілетті органдар), азастан Республикасы орталы мемлекеттік мрааттары, азастан Республикасы Президентіні мрааты, республикалы маызы бар алаларды жне азастан Республикасы астанасыны мемлекеттік мрааттары, облыстарды, алаларды, аудандарды мемлекеттік мрааттары жне оларды филиалдары (бдан рі - мемлекеттік мрааттар) осы Ережелерді ведомстволы мрааттар жмысыны іс-тжірибесіне ендіруде дістемелік жне практикалы кмек крсетеді жне оларды орындалуына баылау жасайды [17].

Сонымен ХХ асырды соында компьютерлік технологиялар адам шыармашылыаны барлы салаларына жне мраат мекемелеріне ене бастады. Мраат саласына апаратты технологияларды енгізілуі, жатты апарата ол жеткізу, мраатты апарат секілді байлыа ылыми анализ жасау жне жаа мраатты эвристиканы алыптастыруа ол жеткізеді. CD жне DVD секілді тасымалдаушыларда жаттарды жне анытамаларды жариялай білу жне лемдік киберортаа мраатты апарат деректерін интеграциялауа з серін тигізеді.

Біз мраат ісін апараттандыруды 4 кезедерге блеміз:

1. ХІХ асырды соы – 1950 жылдар;

2. 1950 жылды бірінші ширегі – 1970 жылды бірінші ширегі;

3. 1970 жылды екінші ширегі – 1980 жылды бірінші ширегі;

4. 1980 жылды екінші ширегі – азіргі таа дейін.

Мраат ісін автоматизациялау жне механизациялау электронды есептегіш машиналар, апаратты тасымалдаушылар тарихымен тыыз байланысты. Жоарыда аталан кезедерді зіндік ерекшеліктері бар. Олара наты тоталатын болса;

Бірінші кезе – мраат ісін механизациялау негізінен ведомствалы мрааттарда іс жзіне асты. «Кіші механизация» ралдары сирек боланымен кбіне матрикалы апарат тасымалдаушылармен (перфокарта, перфолента жне кодекс) шектелді, сондай–а халы санаында, ндірісте жобалау мен есептеуде белгілі талаптарды шешуде есептеу–перфокарталы ралдар олданыста табылды.

Екінші кезе – бнда мраат ісін апарттандыру мрааттарда олданылатын техника мен бадарламана дамуымен ана емес, сонымен бірге КСРО–да информатиканы дамуымен оны тарих ылымына соны ішінде мрааттану саласына тигізген серімен ерекшеленді.

шінші кезе – болса жергілікті жне мраат аралы апараттандырылан іздестіру жйелері (АІЖ) пайда болуымен жне тжірибесімен аныталады. Аталмыш кезе негізінен апараттандырылан іздестіру жйелеріні олданылуы апаратты тасымалдаушыларды (микропленкалар, магнитті ленталар, дискілер), техниканы алмасуымен сипатталады. Осы кезеде алаш рет машинада оылатын жаттарды саталу мселесі ктеріле бастады.

Тртінші кезе – з кезегінде е алдымен Мскеу мрааттары кейін баса да мрааттары комьютеризацияланды. Бл рдісті лидерлері атарына ВНИИДАД, РФММ (ГАРФ) болып табылды [18].

Жмысымны бл таруында негізінен жатты пайда болу тарихына тоталуды жн крдім.

Ерте орта асырлы кеселерде жат зірлеу мен ресімдеуді белгілі бір тсілдері алыптасты. Бл кезеде аса маызыды жаттар шін негізгі жазба материал пергамент еді. Ал ежелгі ытайда ке тараан жазу материалы бамбук болды. Оан барлы ресми іс жргізу жаттары тсіріліп отырды. нделген бамбук таяшаларын жарып кесу арылы жа рі зын пластинкалар жасалатын да, оан ылаламмен немесе тушьпне жазу жазылатын. Мтін жазылан пластинкалар жіппен оралып, байланатын. Мндай байламны біреуі бір кітап болатын.

Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде айы абыы пайдаланылды. айы абыы пергаментке араанда берік болмаанмен, анарлым арзан еді. Ол топырата пергаменттен жасы саталады. делген айы абыы стінен, астынан жне бйірінен кесілетін. Топыра астынан табылан айы абыты грамоталар содалы ысты суа салынып жуылады, ыртыстары тзетіліп, йнектер арасына ойылып келтіріледі.

Арзан айы абыына ызмет бабындаы жаттар сирек тсіріліп, ол кбінесе трмысты арым–атынас жазбаларына, сауат ашуа, шаруашылы есеп–исаптар жргізуге пайдаланылды. Археологиялы азба материалдары арасында айы абыты грамоталар жиі кездеседі.

XIV асыра дейін жазу шін олданылан негізгі материал пергамент болды. Оны аты Кіші Азияда орналасан Пергаме (азір Бергама) аласы атына байланысты шыан. Пергамент– мал терісін (кбіне бзау терісін) ерекше тсілмен ндеу арылы алынатын материал. Оны дайындау технологиясы бізді заманымыза дейінгі II асыра осы Пергаме аласында жетілдірілген. Пергаментті е жасы сорты жа рі оала тесіп, сона шаып блінбеген таза жаа туан бзау терісінен алынатын. Пергамент ымбат материал боландытан оны р параы кбіне екі, ш мртеден пайдаланылатын. айта олданар алдында брын жазылан жазулар ырып тазартылып, жуылатын. делген пергамент а тсті болатын «Пергамент» сзі XVII асырда поляк тілі арылы олданыса енген.

XIV асырда кесе ісіне ааз пайдаланыла бастады. Ол біртендеп іс жргізу ызметінде олданылып келген пергаменті ыыстырып шыарды. ааз ымындаы «бумага» латыны «bambagia» – мата деген сзінен шыан. ааз е алаш II асырда ытайда пайда болып, Еуропаа IX асырдан Испания арылы ене бастаан. йтсе де оны ке олданыса тсуі XIV асырдан бастау алады. XIX асырдан бері ааз ааштан жасала бастады. азір оны ватман, калька, кшірме ааз секілді 600–ден астам трі бар. Клемі (1 шаршы метр), салмаы (4–250 г), алындыы (4–4000 мкм), тсі, атыы, жылтырлыы, сорыштыы жне зге асиеттері бойынша сипатталады.

Ертеде жазу материалы ретінде ааш татайшалар, жібек маталар, тастар, папирустар, терілер де олданылды [19].

йым мраатында электронды жаттар (бдан былай–Э) есебін жргізуді ааз жаттар есебін жргізуден айырмашылыы аз. рбір есептік бірлікке мраатты шифр белгленеді: мраатты орды мемлекеттік мраат берген нмірі, аапаратты ресурсты (тізімдемені) нмірі, сондай–а есептеу бірлігіні нмірі ойылады. Э есебін йымда бан арнайы блінген маман жргізуі ажет. Мраат жаттары мен есептік базалара ол жеткізу тртібі йым басшысыны бйрыы арылы белгіленеді. Есептік жаттарды рамы мен оларды формалары да йым басшысыны бйрыымен белгіленеді.

Мраатта мынадай жмыстар атарылады:

– Э–ды сипаттамаларын жасау;

– Э–ды олданыса арналан жне резервте тратын нсаларын зірлеу;

– Э–ды сыйымдылыы нерлым молдау негіздерге кшіру;

– Э–ды орын алмастыруы, бл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге блініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинаталуы ммкін;

– Э–ды сатандыру форматындаы нсаларын зірлеу жне сол сатандыру форматында электронды жаттарды тізімдемесін жасау;

– Э–ды орнында бар–жоын жне жай–кйін тексеру;

– Есептеу жаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.

Атарылан жмыстар нтижесінде мынадай жаттар ресімделді:

– Э–ды мраатты тізімдемесі. Бл бес дана етіп жасалды. ш данасы ааз жат трінде зірленсе, екеуі электронды негізге тсіріліп, екі трлі файлмен екі блек дайындалады. Бл файлдар тізімдемеге енген Э нсасы тсірілген негізге де, сондай–а тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады;

– Э–ды олданыса арналан жне резервте болатын нсаларыны жасаландыы туралы акт;

–Э–ды сырты негізге кшіріліп жазыландыы туралы акт;

– Э орын алмасуыны ткізілгендігі туралы;

– Есептеу жаттарында кеткен техникалы ателіктер туралы акт;

– Бл ора атысы жо жаттарды табыландыы туралы акт.

Электронды жаттар тізімдемесі – электронды жаттар есептеу бірліктеріні рамы мен мазмнын ашуа, оларды ор ішіндегі жйеге бекітіп, есебін алуа арналан мраатты анытамалы.

Тізімдемеге анытамалы аппарат беріледі. Тізімдемені анытамалы аппаратына мынлар енеді: титулды пара; мазмны (таырыбы); алысз; Э кешеніні апаратты–технологиялы сипаттамасы (АТС); ысаран сздер тізімі; компьютерлік файлдарды кеейтілген тізімі; шифрларды ауыспалы кестелері (тізімдемені айта жасау кезінде олдану шін); крсеткіштер; Э есептеу бірліктеріні адатпалы тсініктемелері (аннотациялар) берілген анытамалы т.б.

Тізімдемеге арналан анытамалы аппаратты рбір элементі мтіндік форматпен дербес компьютерлік файл трінде жасалады.Тізімдемеге арналан анытамалы аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бл папкілер де тізімдемені сипаттамалы маалалары бар файл атымен аттас болады,сатау бірлігіні иерархиялы рылымы бойынша да бірдей дегейде орналасады.

Электронды трде зірленген тізімдемеге куландыру параы жасалады. Ол ааз негізге жазылып, ор ісіне салынып саталады.

Тізімдемеге осымен атар Э кешеніні апаратты–технологиялы сипаттамасы да оса жасалады. Оны рылымды лгісі тменде келтіріп отыр. АТС тізімдемеге андай Э ендірілгенін, оларды андай форматтарда екенін, сатауа берілген кезде андай жмыстар атарыланын, тпнсанын айда саталанын, апаратты ресурсті алыптастыру ісі алай жргізілгенін, апаратты жйе мен апаратты ресурстын иесі кім, апаратты ресурс жасау кезінде андай бадарламалы амтамасыз ету жйесі олданылды, міне, осы секілді сратара жауап алу шін жасалады. Бл апараттар Э–ды за уаыт пайдаланылуын амтамасыз етуге кмектеседі. АТС бкіл ор (коллекция) бойынша зірленген тізімделерге арналып жалпы шолу трінде де, рбір жеке тізмдеме бойынша да жасалуы ммкін. ор жаттарына арналан жалпы АТС бірінші тізімдемеге салынады. Бл сипаттаманы соына растырушылары крсетіледі.

АТС–сы бар файл атауына «ITН» сзі жне тізімдеме мен ор шифрлары осылады [20].

лгіге лыбритания лтты электронды мліметтер базасы мраатындаабылданан апаратты ресурстар сипаттамасы алынып отыр. Оны бірінші блімі мраатты сипаттаулар жнінде ISAD (G) Жалпы халыаралы стандарты сынатын сипаттамалы маалалар–ды амтиды. Мнан кейінгі блімдер рі дерек–танымды, рі технологиялы сипаттамалар болып келеді. Сипаттауды крсетілген стандартын Э–ды йымдастыруды зге де дегейлерінде – орлар, коллекциялар, орларды серияларын руда да олдануа болады.

Электронды жаттарды саталуын амтамасыз ету – бл электронды негіздерді жоалуына жол бермейтін,оларды физикалы жне техникалы жадайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–а Э–ды осымша техникалы ралдарсыз–а ашылуын амтамасыз ететін материалды–техникалы база жасау, нормативтік режимдерді сатау мен тиісті йымдастыру жмыстарыны отайлы дістерін олдану жніндегі шаралар жйесі болып табылады.

Э–ды саталуын йымдастыру жніндегі шаралар жйесіне мыналар енуі тиіс:

– электронды негіздерді (сатау бірліктерін) мраат оймасына, ал Э–ды сатау бірліктерін электронды негіздерге тиімді орналастыру;

– оймадан сатау бірліктерін алып беру тртібін сатау;

– Э–ды бар–жоын жне оларды жай–кйін тексеру;

– Э–ды физикалы жне техникалы жай–кйлерін баылау;

– Э–ды арнайы физикалы жне техникалы деуден ткізу;

– Э–ды жаа (технологиялы трыдан) электронды негізге кшу;

– Э–ды компьютерлік сатандыру форматы мен олданыстаы форматтара осымша даналар зірлеу масатында кшірмелеу;

– Апаратты ауіпсіздікті амтамасыз ету жніндегі шаралар;

– Э–ды залалды компьютерлік баадарламалардан («вирустардан» жне т.б.) орау;

– Э–ды рсатсыз пайдаланудан орау;

Э–ды жедел сатау кезінде жне йымны Э мраатында оларды оуа арналан техникалы жне бадарламалы дістерді тр–трі олданылады: электронды апаратты монитор экранына шыару, олданыса лайыты формада кбейту т.б.

Э–ды за уаыттардан со да (10 жылдан жоары) ашылуын амтамасыз ету масатында апаратты ресурстарды нерлым ке тараан рі арапайым компьютерлік форматтара кшіру шаралары жргізіледі. Апаратты ресурстарды йымны Э мраатына тапсырар алдында, сондай–а мрааттын з ішіндегі Э–ды саталуын амтамасыз ету жмыстары аясында Э–ды сатандыру форматына тсірілген даналары жасалады.

Оптикалы дискілер шін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаны салыстырмалы ылалдылыы 20–дан 50 пайыза дейінгі аралыта болуы тиіс. Э–ды олданыстаы даналары саталатын оймада блме температурасыны крсеткіші + 23°С тірегіне дейін рсат етіледі. Э–ды резервтегі даналары саталатын оймаларда температура млшері + 17°С–дан аспауы ажет рі ауаны салыстырмалы ылалдылыы ммкіндігінше тмен боланы жн. Дискілерді + 32°С–дан жоары жне – 10°С–дан тмен температурада сатауа болмайды. Температура млшері – 5°С–а, салыстьырмалы ылалдылы 50 пайыза дейінгі жадайларда дискілерді тасымалдауа болады. Э–ды жасаушы–фирманы негіздерді сатау барысында температуралы–ылалдылы режимін йымдастыру туралы з сыныстары болса, е алдымен соы басшылыа алу лазым.

Э–ды жедел сатау кезінде оларды толымдылыы негізгі (олданыстаы) даналар бойынша резервтік даналарды жасалуын йымдастыру арылы аматамасыз етіледі. Э–ды тек сырты негіздерге ана жазып сатау кезінде міндетті трде оларды олданыста болатын жне резервке ойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуа тиіс. Э–ды олданыстаы жне резервтегі даналарын ртрлі ндірістік фирмаларлан шыан электронды негіздерге жазан жн.

йымда электронды жаттарды жедел сатау ісі ртрлі электронды негіздер арылы жзеге асырылуы ммкін.

Э–ды олданыстаы даналары мынадай негіздерге тсірілуі ммкін:

– Сервелерге;

– RAID–массивтерге;

– Компьютерлерді атыл дискілеріне («винчестерлерге»);

– Оптикалы дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);

– Магнитті оптикалы дискілерге.

Э–ды резевтегі даналары мына негіздерге тсірілуі ммкін:

– резервтік сервелерге;

– резервтік RAID–массивтерге ;

– компьютерлерді атыл дискілеріне;

– стримерлік (магниттік) ленталара;

– оптикалы дискілерге;

– магнитті оптикалы дискілерге;

– сыйымдылыы ртрлі магниттік дискілерге.

йымны электронды жаттар мрааты сыйымдылыы лкен сырты электронды негіздерге: оптикалы дискілерге; стримерлік (магниттік) ленталара тсірілген электронды жаттарды сатайды.

Э–ды тек сырты электронды негіздерге ана жазып, йымны рылымды блімшелерінде сатау кезінде оларды (негіздерді) райсысына мынадай деректемелер ендіріледі:

– йымны ысаша атауы;

– электронды негіз индексі;

– электронды негізді статусы:

– негізге жазылан апаратты ресурстарды реестрлік нмірлері;

– ажет болан жадайда «А»(айрыша нды жаттар)жне «РШ» (рсаты шектеулі жаттарын) белгілерін ою.

Э сатауа келіп тскенде жне оларды йым мраатында сатау кезінде рбір сатау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:

– Э мраатыны ысаша атауы;

– Сатау бірлігіні есептік нмірі;

– ор нмірі;

– Сатау бірлігінде крсетілген тізімдемені, есептеу бірлігіні нмірлері.

Жазбалар электронды негіздер этикеткасына (оптикалы дискіні сырты бетіне) арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуа шкір ралдарды пайдалануа болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп, сосын ана желімденеді.

Электронды негіз орабына (футляра) да осылайша этикетка жапсырылып, онда мыналар жазылады:

– йымны ысаша атауы;

– электронды жаттар мраатыны ысаша атауы;

– сатау бірлігіні есептік нмірі;

– электронды негізді ндірістік (зауыты) нмірі;

– электронды негізді статусы:

– ор нмірі;

– сатау бірлігінде крсетілген тізімдемені, есептеу бірлігіні нмірлері;

– негізге тсірілген апаратты ресурстарды реестрлік нмірлері;

– Э–ды шектік мерзімдері;

– ажет болан жадайда «А»(айрыша нды жаттар)жне «РШ» (рсаты шектеулі жаттарын) белгілерін ою;

– Э–ды негізге жазылан уаыты.

Электронды негіздерді техникалы параметрлерін, дыбыс–бейнелі Э–ды акустикалы сипатын арнайы аппаратты жне бадарламалы амтамасыз ету жолдары арылы баылайды. Э–ы ашылмайтын немесе залалды компьютерлік бадарламалары бар электронды негіздерді стеллажды жеке сресіне (жшігіне) блектеп ойып, кейін оларды йымны ай рылымды блімшесінен келіп тскен болса, сол жаа айтару ажет.

Э–ды бар–жоын жне жай–кйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай–а оларды мемлекеттік сатауа тапсырар алдында да тексеріп отырады.

Осындай жйелерді Рындин А. з мааласында брін ашып наты крсеткен.

Э мраатындаы апаратты жйені жетілдіру немесе технологиялы платформаны згерту алдында Э–ды технологиялы жай–кйіне сараптама жасалады. Біра бл кем дегенде 5 жылда бір рет жргізілуге тиісті шара болып есептеледі. Ол жне бкіл йым дегейіндегі згерістер барысында да ткізіліп труы шарт. Апаратты ресурстарды мраата сатауа берер алдында оларды сатандыру форматтарына кшірмелеу ісі рылымды блімшелерде де, электронды жаттар мраатыны зінде де жргізіледі [21].

Бл шін, яни біздегі мемлекеттік мраатты рылымы халыаралы стандарта сай болуы жне мемлекетті, оамны, азаматтарды апаратты олжетімділігін арттыру шін еліміз мрааттары материалды-техникалы базасын тбегейлі жаартып, соы лгідегі электронды техника жне автоматтандырылан технологиямен амтамасыз етілуі керек. Сонда ана бірте-бірте ша басан архивтерден тылып, оны орнына Электронды мраата кшіп, бірыай автоматтандырылан апаратты жйеге ол жеткізетін боламыз. Ал азіргідей бірыай мліметтер базасыны жне мемлекеттік мрааттарды автоматтандырылан апаратты жйесіні болмауынан бл саладан зіізге ажетті сранысыыза о жауап алуыыз иын. Осылайша мемлекетті де, сол мемлекетті бір блшегі болып табылатын азаматтарды да здеріне ажетті мраатты апаратты алудаы зады ытары мен мдделері аяасты болып жатыр деуге болады. Мны ары арай азсаыз, жатпен жмыс істейтін шенеуніктерді трлі засыздыы, белден басатыны, жаттарды олдан жоалтып жіберуі, «барма басты, кз ыстылы» секілді трлі жадайларды басы ылтияды.

1.2 Мраат жаттарын компьютерге енгізуді азіргі тадаы мселесі

Алматыда 2006 жылды 26 ыркйегінде азастан Мдениет жне апарат министрлігіні Апарат жне мраат комитеті азастан Республикасы Президентіні мраатымен бірігіп «Электронды жат айналымы жне электронды мраат» таырыбына семинар йымдастырды. Мндай шара елімізде республикалы ауымда тыш рет ткізіліп отыр. атысушылар рамында Апараттандыру жне байланыс жніндегі агенттік, «лтты апаратты технологиялар» акционерлік оамы, Р лтты банкі «Банк сервисі» республикалы мемлекеттік ксіпорны, сонымен атар, облыстарды, Алматы мен Астана алаларыны мемлекеттік органдары, йымдары мен лтты компаниялары, мемлекеттік мрааттары кілдері болады.

Семинарды ашылуында азастан Республикасы Президентіні мрааты директоры В.Шепель кіріспе сз сйледі. Содан со сз кезегі Апарат жне мраат комитеті траасыны орынбасары Р.Сариеваа берілді. Ол з сздерінде электронды жат айналымы мен электронды мрааттара атысты ккейкесті мселелерді шешу, жаттамаларды электронды негізде сатау жне осы баыттаы стратегияларды айындау ажеттілігі трасында з ойларын ортаа салды. Мемлекеттік органдарды апараттандыру мен «электронды кімет» инфрарылымын алыптастыру жніндегі мемлекеттік бадарламалар аталмыш мселелерді маздылыын арттыра тсті [22].

азастан Республикасы Премьер–Министрі Кесесіні баылау жне жаттамалы амтамасыз ету блімі мегерушісіні орынбасары А.Слободянюк электронды жат айналымын елдегі мемлекеттік органдар мен мемлекеттік мекемелерге енгізу проблемасына тоталды [23].

Апарат жне мраат комитетіні блім бастыы А.Мустафинаны баяндамасында электронды жат айналымыны жне электронды жаттарды ведомствалы сатауды нормативтік ыты рі дістемелік базаларын дамыту жніндегі ккейкесті мселелер айтылды. «азастан Республикасы лтты банкіні банк бюросы» мемлекеттік ксіпорыны Апаратты жйені жобалау жне зірлеу басармасы бастыы Е.Самойленко, [24] азастан Республикасы Президенті мрааты директорыны орынбасары В.Чупров, азастан Республикасы Президенті мраатыны мраатты технологиялар блім бастыы С.Чернова [25] жне т.б. хабарламаларында Р лтты банкі электронды мраатыны, Мскеу аласы электронды негіздегі жаттар орталы мраатыны электронды негіздегі жаттар бойынша жмыс жргізу тжірибелері жне электронды мраат йымдастыру мен оны іске осу мселелері сз болды. А.ырызбаева электронды жат айналымында жне электронды мраатта электронды цифрлы олтабаны олдану мселесін сз етті [26].

Жоарыда айтылан мселелер бойынша ызу пікір алысулар нтижесінде семинара атысушылар мындай негізгі сыныстарды зірледі. Халыаралы стандарттар мен жмыс тжірибесін ескере отырып, электронды жат айналымыны жне электронды жаттарды мраатта сатауды нормативтік рі дістемелік базаларын одан рі дамыту масатында мыналарды зірлеу керек;

– электронды жаттар форматы жнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сатау істері бойынша республикалы стандарттар; электронды жаттар миграциясын ткізу жніндегі технологиялы регламент; терминдер мен анытамалар;

– электронды жаттарды сатауа атысты ведомстволы жне мемлекеттік мрааттарды жмыс ережелері;

– электронды жаттармен жмыс жне электронды жат айналымын жргізу жніндегі трптты нсаулы;

– траты саталатын электронды жаттар тізімдемесі;

– мемлекеттік сатауа жне за уаыта мраатты сатауа берілетін электронды жаттарды электронды цифрлы олтабаларын сйкестендіру жніндегі нсаулы;

Осымен атар, электронды жаттар бойынша жмыс жргізу барысында олданылатын тсілдерді орта (бірдей) болуын кздейтін шараларды зірлеу ажеттілігі айтылды. Атап айтанда;

– жаттарды ааз жзіндегі тпнсалары мен оларды электронды нсаларын міндетті комплектіде сатау;

– мраатшыларды мліметтер базасын жобалау мен оларды басару жніндегі техникалы тапсырмаларды зірлеуге атысуы;

– ндылытар сараптамасыны негізгі принциптері мен лшемдерін сатау;

– лтты мраат орын толытыру кздері – мекемелерде жне мемлекеттік мрааттарда ылыми–анытамалы аппарат жасау жне сипаттау рі есеп жргізу жніндегі сабатастыты амтамасыз ету;

Электронды жат айналымыны бірыай жйесі ауіпсіздігін амтамасыз ету шін электронды жаттарда электронды цифрлы олтабаларды олдану принциптерін жне электронды жаттарды электронды цифрлы олтаба оюа арналан деректемелер жинаын белгілеу ажет деп танылды.

Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайынды жмыстарын жргізу керек:

– іс номенклатураларында электронды мліметтер базасы жне баса да апаратты жйелер туралы деректер крсетілуі ажет;

– мекемелерде тзілген электронды жаттар тізімдемесін жасау, оларды масаттары мен міндеттерін, рылымы мен хронологиялы кезедерін крсету;

Апараттандыру жне байланыс жніндегі агенттіктен мемлекеттік органдардаы апаратты жйе бойынша жмыс жргізуші кадрлар рамын ныайтуа байланысты кмек срау.

Билік органдары мен йымдарда электронды жаттар мраатын жасатау, йымдастыру жне іске осу мселелеріні ккейкестілік сипаты жыл ткен сайын арты тсуде. Олар ааз жаттармен бірге йымны бірыай жаттамалы орын райды. йым мраатындаы апаратты бл екі трін де (ааз жне электронды) ттас бірлікте арастыру шарт.

Осыан байланысты электронды апарат ресурстарын сатау мен бл істе кездесетін иындытарды жеу жолдары мраатты мндай трін йымдастыру методологиясында маызды мнге ие.

Мраатшылар жаттарды (басару жаттары, фотосуреттер, пошта карточкалры т.б.) дстрлі діспен абылдайды, яни апаратты материалды негіздерін сатауа алады жне оан ол жеткізілуін амтамасыз етеді. азіргі кезде электронды апаратты басару міндеті туындап отыр. йымдарда андай электронды жаттар алыптасады жне саталады? Блар:

– жобаларды зірлеу кезінде пайдаланылан ааз жаттарды мтінді жне баса материалды файлдары;

– бухгалтерия, кадрларды басару, іс ааздарын жргізу жйелеріндегі апаратты–іздестіру баыты бойынша мліметтер базасы;

–апаратты анытамалы жйелер–біріншікезекте, ы пндері бойынша барлы задар жне нормативтік актілерді кшірмелері тріндегі апаратты амтитын ыты жне нормативтік жйелері, т.б.

«Электронды жатты» апаратты табиатына тн бір ерекшелік – ол ааз жаттара араанда лдеайда за саталады жне одан грі сенімдірек. Мнда апарат саталатын негізге емес, сол апаратты зіне баса назар аударылады. Оны материалды негізін сатауа байланысты жмыстар осалы мнге ие болады. йтсе де, бл жаттара атысты нрселерді брін: апаратты (мазмнын), материалды негізді, деректемелер мен жат зірлеу технологиясын жне оны олдану тсілдерін ттас бірлікте алып арау ажет. Апарат жазылатын андай да бір негіз болмаса, жат та болмайды. Электронды жат та сол сияты. Электронды жаттарды сйкестендіруді, е бастысы тпнсаларды мні зор. Электронды жаттарды сйкестендіру мен тпнсаландыруды йлесімді дістемесін жасау – алыс болашата да оларды тпнсалы асиетін сатауа кепіл бола алады. йтсе де бірыай баламалы технологияларды олданбайынша электронды жат з негізіндегі файл кйінде ала береді. Мндай электронды жаттарды мтіні шіп алан ааз жаттармен салыстыруа болады: жат бар боланымен, іс жзінде жоа тн. Яни электронды жатты файлдан шыарып, апаратын монитор экранынан оуа болатын жадайа келтіргеннен кейін ана «жат» деп есептеуге болады.

Бан алыс шетелдерді кітапханалары мен ылыми мекемелерінде жатан нды тарихи жаттарды іздеу мен алуды осыыз. Ендеше, мраат ісі саласында халыаралы ынтыматастыты кеінен дамытпай болмайтыны басы ашы нрсе. Ал бізді апаратты ресурстарды жинатау, жйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыан елдермен атар ою, ешкі мен тйені салыстырандай. Бл шін, яни біздегі мемлекеттік мраатты рылымы халыаралы стандарта сай болуы жне мемлекетті, оамны, азаматтарды апаратты олжетімділігін арттыру шін еліміз мрааттары материалды-техникалы базасын тбегейлі жаартып, соы лгідегі электронды техника жне автоматтандырылан технологиямен амтамасыз етілуі керек. Сонда ана бірте-бірте ша басан мрааттардан тылып, оны орнына Электронды мраата кшіп, бірыай автоматтандырылан апаратты жйеге ол жеткізетін боламыз. Ал азіргідей бірыай мліметтер базасыны жне мемлекеттік мрааттарды автоматтандырылан апаратты жйесіні болмауынан бл саладан зіізге ажетті сранысыыза о жауап алуыыз иын. Осылайша мемлекетті де, сол мемлекетті бір блшегі болып табылатын азаматтарды да здеріне ажетті мраатты апаратты алудаы зады ытары мен мдделері аяасты болып жатыр деуге болады. Мны ары арай азсаыз, жатпен жмыс істейтін шенеуніктерді трлі засыздыы, белден басатыны, жаттарды олдан жоалтып жіберуі, «барма басты, кз ыстылы» секілді трлі жадайларды басы ылтияды.
Мны азсынсаыз, еліміз егемендік алалы бері жоары оу орындары мраатшы мамандар дайындау ісінен шет алып ойыпты. Брыннан бары – жабылан, жабылмааны – ысаран. ысасы, мамандар даярлау мселесіні клденедеуі мен білікті мраатшыларды болмауы мраат ісін ожыратып жіберген. Ендеше, сала ызметкерлері ебегіні тартымдылыын арттыру мен олара жалаы беру жйесін жетілдіру жайы тбегейлі шаралар абылдауды ажетсінетіні аиат [27].

азір электронды жаттар бойынша жмыс жмыс жргізу ісінде мынадай проблемалар бар:

– электронды жаттар бойынша жргізілетін жмыстарды нормативтік–дістемелік ралдармен амтамасыз ету дегейі апаратты–технологиялы трыда амтамасыз ету дегейінен артта алып келеді.

– атарушы билік органдарындаы электронды жаттар бойынщша жргізілетін жмыстара олданылатын техникалы жабдытарды р тектілігі.

– басару органдарындаы жаттаманы басару ісін автоматтандыру жнінде олданылатын бадарламалы ралдарды р трлілігі.

– жаттарды басаруды автоматтандырылан жйесі мен жаттарды мраатты сатау ісіні штаспауы.

Электронды жат айналымыны ыты базасын алыптастыру – істі жартысы ана. Енді алда келесі кезе – электронды жаттарды за мерзімдік сатауды сенімді жйесін жасау кезеі тр. Бл технологиялы шараларды да, йымдастыру шараларын да амтиды. Бізге млім алашы тжірибелер Беларус мрааттарынан алынды. Сондытан азастан мрааттары да сол шараларды атарды [28].

Потапенко М. з мааласында электронды жаттар мрааты мынадай анытама береді – бл іс ааздарын жргізу ызметі мен жат айналымын автоматтандыруды арнайы бадарламалармен жабдытаушылар ойлайтындай жай ана дербес сервер, компьютер немесе апаратты дерек кздерін сатайтын орын ана емес; бл жне пайдаланушыа керекті электронды апаратты тауып беруге арналан іздестіру жйесі де емес.

Жалпы, масат, міндеті жаынан электронды жаттар мрааты (соны ішінде сіресе мемлекеттік мраат) кдімгі дстрлі мрааттан ешандай айырмашылыы жо. Бл, е уелі, жаттарды ндылыын сараптаудан бастап, оларды пайдалануа дейінгі мраатты сатау ісіні бкіл циклін амтамасыз ететін технологиялар мен ндірістік процестер мен болып табылады. Ол жаттарды есебін алу, сипаттау, саталуын амтамасыз ету жне ылыми–анытамалы аппаратын жетілдіру секілді іс–шаралар арылы жзеге асырылады.

жаттарды есепке алуды зіндік ерекшеліктері болады.

жаттарды есепке алу рбір мраат оймасы бойынша блек жзеге асырылады. Барлы сатаулы жаттар, соны ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бл салаа жатпайтын жаттар да, аса нды жаттарды саты кшірмелері мен пайдалану орынан алынан кшірмелер де есепке алынуы керек. Есепке алу жаттарына, сонымен атар деректерді есепке алу базасына ол жеткізу тртібі йым басшысы бйрыымен (кімімен) реттеледі. Есепке алу жаттары белгіленген лгі бойынша рсімделеді жне олар сатау бірлігіндегі мраатты жаттарды келіп тсуін, шыуын, санын, рамын, жай-кйін жазуа арналады. жаттарды есепке алуды негізгі бірліктері мраатты ор мен сатау бірліктері болып табылады. Электронды негіздегі жаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыай бадарламалы-апаратты нысананы райтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сатау бірліктері жне оан ілеспе жаттама алынады.

Мрааттар атарылан жаттар мен жабы істерді айта пайдалану ісін йымдастыру шін рылады. Мндай ммкіндікке ие болу шін мынадай бірнеше шартты орындалуы ажет:

– за мерзімге арналан жаттама саясатын айындау жне соан сйкес жаттарды топтап, оларды саталу мерзімдерін белгілеу;

– мраатты сатауа арналан жаттарды белгіленген саясата сйкес іріктеу;

– осы жаттар бойынша тиімді анытамалы–іздестіру жйесіні болуы;

– жаттарды бкіл мраатты мерзімде саталуын амтамасыз ету, яни белгіленген уаыта сйкес жйелі трде оларды есебін алып отыру (инвентаризациялау);

– жаттарды пайдаланан кезде оларды жоалу аупін мейлінше азайтатын жмыс тсілдерін ендіру.

жат зірлеуші йымдар жнінде біз не білеміз? Электронды жаттарды сатауды за мерзімдік саясаты зірге жо. Істер номенклатурасына электронды жаттар мен мліметтер базасы енбейді. Электронды жаттар есебі йымдарда не бтіндей жргізілмейді не жеткіліксіз дрежеде ана жргізіледі. Электронды жаттар бойынша іздестіру жйесін жасау – йымда электронды мраат руды негізгі мні болып табылады. йтсе де мраат негізі – электронды жаттарды есебін жргізу. Электронды жаттарды саталу жайы туралы айту шін е алдымен олар жнінде наты мліметтер болуы шарт. Егер электронды жаттар сыртта саталатын негіздерге жазылан болса, онда оларды есебін ретке келтіру оай.

Электронды жаттарды сатау мен пайдалануа байланысты жмыс дістері туралы гімені одан рі жаламас брын сол электронды жаттарды мраатты сатау ісіне байланысты біратар терминдер мен оларды анытамаларына тоталып туге тура келеді.

йым мраатында электронды жаттар (Э) есебін жргізуді ааз жаттар есебін жргізуден айырмашылыы аз. рбір есептік бірлікке мраатты шифр белгленеді: мраатты орды мемлекеттік мраат берген нмірі, аапаратты ресурсты (тізімдемені) нмірі, сондай–а есептеу бірлігіні нмірі ойылады. Э есебін йымда бан арнайы блінген маман жргізуі ажет. Мраат жаттары мен есептік базалара ол жеткізу тртібі йым басшысыны бйрыы арылы белгіленеді. Есептік жаттарды рамы мен оларды формалары да йым басшысыны бйрыымен белгіленеді.

Мраатта мынадай жмыстар атарылады:

– Э–ды сипаттамаларын жасау;

– Э–ды олданыса арналан жне резервте тратын нсаларын зірлеу;

– Э–ды сыйымдылыы нерлым молдау негіздерге кшіру;

– Э–ды орнында бар–жоын жне жай–кйін тексеру;

– Есептеу жаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.

Атарылан жмыстар нтижесінде мынадай жаттар ресімделді:

– Э–ды олданыса арналан жне резервте болатын нсаларыны жасаландыы туралы акт;

–Э–ды сырты негізге кшіріліп жазыландыы туралы акт;

– Э орын алмасуыны ткізілгендігі туралы;

– Есептеу жаттарында кеткен техникалы ателіктер туралы акт;

– Бл ора атысы жо жаттарды табыландыы туралы акт.

Компьютерлік сатандыру форматтарыны тізбе сынылып отыр. Бл жне осымша нормативтік жне дістемелік жаттар арылы толытырылуы ммкін.

Кез–келген мтінді немесе апаратты компьютерге енгізу барысында тмендегі ралдарды ата сатауа тиіспіз;

1. Мтінді электронды жаттар шін:

ASCII (American Standard Code for Information Interchange), осы формат: мтін DOS(.txt)

XML ( eXtensible Markup Language)

2. Электронды кестелер тріндегі мліметтер базасы шін:

ASCII (.txt)

XML ( eXtensible Markup Language)

3. Реляциялы мліметтер базасы шін:

ASCII(.txt)

XML ( eXtensible Markup Language)

4. Графикалы жаттар (жоспарлар, схемалар, суреттер,фотосуреттер) шін:

TIFF(Tag Image File Format),. Tiff

JPEC (Joint Photographic Experts Group),. jpg

5. Дыбысты жаттар шін:

AIFF(Audio Interchange Fike Format),. aif

6. Бейнелі (видео) жаттар шін:

MPEG(Motion Picture Experts Group),.mpg [31]

Мрааттан Э–ды алып беру реті згу негіздегі жаттарды алып беру тртібімен бірдей .

Жеке жне зады тлалар сранысы бойынша мраат йым басшысыны рсатымен олданыстаы занамалара сйкес Э–ды сырты негізге тсірілген даналарын (тпнса Э–ды сатандыру форматына жне олданысты формата тсірілген нсаларын) зірлейді.

Э–ды жеке жне зады тлалар сранысы бойынша зірлеген нсаларына мраат бекіткен кулік параы тіркелді. Онда жаттарды іздестіру мліметтері беріледі. Э–ды нсалары тапсырыс берушілерге немесе оларды сенім білдірген адамдарына олма–ол тапсырылады, крсетілген адрес бойынша поштамен де жіберіледі.

Э–ды тапсырылан нсалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі.

Жмысымды жазу барысында Э тек ана мрааттарда емес, сондай–а мемлекет аппаратында, трлі мекемелерде олдагылатынын атап кеттім. Ал, енді тікелей йымдарда андай тсілмен жзеге асатынын, кейін де андай тртіппен мраата тапсырылатынына тоталса:

йымда апаратты ресурстара арналып тізілім (реестр) жасалады. Бл йымда зірленген апаратты ресурстарды тізімдемелері мен картотекалары жиынтыы сипатында болады. Мнда тізімге енген электронды жаттарды негізгі технологиялы сипаттары крсетіледі жне санды крсеткіштері беріледі. Апаратты ресурстарды номенклатурасы мен тізілімін жасау жауапкершілігі йымны жаттаманы басару ызметіне жктеледі.

Мліметтер базасы жазбаларыны топтары немесе орындалып жатан жне орындалан электронды жаттар файлдары істер номенклатурасына сйкес компьютерлік папкілерге (директорилерге) алапталады. «мбебап» «Іс»–папкаларды номенклатураа ендіргенде бааналар былайша топтырылады:

– істер номенклатурасыны 1–баанасына номенклатураа енген рбір компьютерлік «іс» – папка мен мліметтік база индекстері ойылады. ааз негізге де, электронды негізге де, тскен бірдей жаттара цифрлы бліктері бірдей индекстер ойылуы керек. Тек электронды жаттар шін «Э» (электронды жат) белгісі осымша белгіленеді.

– 2 баанада компьютерлік папкі– «істерді» таырыптары мен мліметтік базаларды таырыптары (атаулары) жазылады. Мліметтік базалар істер номенклатурасына дербес жеке папкілер ретінде ендіріледі. Мліметтер базасыны таырыбы оны толы жне ысаша атын, оны рылымды жне технологиялы сипатын (мліметтер базасыны жатты бадары, реляциялы мліметтер базасы, мліметтер базасыны нысанды бадары, геоапаратты жйе т.б.) амтуы тиіс.

– 3–ші баанада папкі – «істерді» саны мен мліметтер базасыны файлдары ендірілген компьютерлік папкілер саны крсетіледі.

– 4 баанадаэлектронды жаттарды тізімдеме бойынша саталу мерзімдері жазылады..

– Мліметтер базасына арналан 5 баанада компьютерлік папкі – «істер» шін тізілімдегі (реестрдегі) апаратты ресурстар нмірі крсетіледі. Тізілім нміріне осымша « Э »белгісі ойылады.

Кнтізбелік жылды аяталуына байланысты орытынды жазба ааз негіздегі жне электронды негіздегі жаттара жеке–жеке блек жазылады.

Істер номенклатурасыны орытынды жазбасындаы мліметтер міндетті трде йым мраатына жауапты тлаа хабарланады. Бл жнінде номенклатураа белгі соылады жне белгі соан адамны лауазымы крсетіліп, олы ойылады.