Документы, составляемые при обнаружении ошибок
Если ошибка была обнаружена в результате проверки, то в бухгалтерском учете обычно составляют акт или заключение, в котором перечисляются обнаруженные ошибки и способы их исправления.
Если ошибка выявлена не в ходе проверки, а в рабочем порядке, составление акта не требуется. В этом случае составляется бухгалтерская справка, в которой можно указать причины, суть ошибки и порядок ее исправления. В любом случае при обнаружении ошибок в акте должны быть перечислены:
1. Факт обнаружения ошибки в связи с проведенной проверкой
2. Сущность ошибки
3. Причины, приведшие к совершению ошибки
4. Необходимость и порядок внесения исправительных записей в бухгалтерский учет и отчетность
В соответствии с пунктом 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» в бухгалтерской справке или в акте должны быть следующие обязательные реквизиты:
А) Наименование документа
Б) Дата составления документа
В) Наименование организации, от имени которой составлен документ
Г) Содержание хозяйственной операции
Е) Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
Е) Наименование должностей, лиц ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
Ж) Личные подписи указанных лиц
Для удобства можно приложить к бухгалтерской справке ксерокопии первичных документов, связанных с совершением и исправлением ошибки и соответствующие расчеты, чтобы в последующем не тратить время на подтверждение обоснованности исправительных проводок.
(таблица исправление ошибок)
| период обнаружения ошибки | порядок исправления ошибки | |
| в бухгалтерском учете | в налоговом учете | |
| отчетный период в котором допущена ошибка | можно исправить задним числом то есть откорректировать первоначально неверное отражение хозяйственной операции, если технические средства ии иные причины не позволяют это сделать, то отражать исправление ошибки нужно в момент ее обнаружения | |
| после окончания отчнтного периода но до представления налоговых деклараций и до утверждения духгалтерской отчетности | исправления носят в момент обнаружения ошибки и учитываются при составлении отчетности. Исключение годовая отчетность. Выявленные до утверждения годовой отчетности ошибки исправляются заключительными записями декабря | налоговую отчетность необходимо представить с учетов исправлений, тоесть исправления должны быть внесены в период совершения ошибки. Налоговые обязательства отчетного периода, в котором выявлены допущенные ранее ошибки корректируются только в случае невозможности определения конкретного периода которомуданные ошибки относятся |
| после окончания отчнтного периода и представления налоговых деклараций и утверждения бухгалтерской отчетности, но до истечения установленного законодательством срока их представления | после утверждени ябухгелтерской отчетности иправления в него не вносяятсяя. Ошибки допущенные в предыдущем году исправляются в текущем периоде и учитываются в отчетности текущего периода как прибыль или убтки прошлых лет выявленные в отчетном году | необходимо представить уточненную налоговую декларацию, за период в котором была совершена ошибка и уточненная декларация считается поданой в день опдачи соответствующего заявления на уточнение налоговойт декларации. |
| после окончания отчетного периода после истечения сроков представления бухгалтерско отчетности и налоговых деклараций но до истечения срока уплаты налога | см. выше | необходимо представить уточненную налоговую декларацию, за период в котором была совершена ошибка и уплатить иналог в соответствии с уточненной декларацией |
| после окончания отчетного периода после истечения сроков представления бухгалтерско отчетности и налоговых деклараций и после истечения срока уплаты налога | см. выше | необходимо уплатить недоику и пени, атем представить уточненную налоговую декларациюю за период в котором была совершена ошибка и за все предыдущие отчетные периоды в которых использовались недостоверные данные |
Составление и оформление организационно-распорядительной документации (ОРД).
1.Общие требования к составлению ОРД;
2.Организационные документы:
а) положение о структурном подразделении;
б) должностная инструкция.
3.Порядок оформления организационных документов;
4.Распорядительные документы.
-----1----- Общие требования к составлению ОРД ----------
Во многих небольших организациях бухгалтерия, состоящая, как правило, из 2-3 человек зачастую выполняет функции других отделов, в т.ч. секретариата, поэтому нередко от бухгалтера требуется знание не только бухгалтерского и НУ и отчетности, но и основ делопроизводства, в частности составления и формирования ОРД.
ОРД – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.
Подобного рода документы составляются во всех организациях независимо от формы собственности и видов деятельности.
В состав данной системы документации включаются следующие виды документов:
- положения;
- правила;
- инструкции;
- приказы;
- распоряжения;
- протоколы;
- постановления;
- акты;
- письма;
- служебные записки;
- справки-заявления и другие документы, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации.
Требования к формированию перечисленных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов." Введен в действие с 1 июля 2003 года.
Требования настоящего стандарта носят рекомендационный характер, однако, несмотря на то, что составление ОРД с нарушением установленных требований в настоящее время не влечет за собой ответственности, следует отметить, что неправильное оформление документа, в частности, отсутствие в нем некоторых реквизитов, н-р, подписи, даты, места состояния и т.д. может привести к потере обязательной силы документа.
Подготовка любого ОРД состоит из 2-х стадий:
- Разработка содержательной части, т.е. составление документа и его;
- Оформление.
При составлении документа должны использоваться общепринятые формулировки.
Сам текст должен быть связан с видом и назначением документа.
Общие требования к текстам служебных документов:
1.Краткость, ясность и точность изложения информации, исключение ее двоякого толкования;
2. Объективность и достоверность излагаемого текста;
3. Структурирование текста, деление его на смысловые части, н-р, введение в суть дела, обоснование просьбы или решения и заключение.
Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов.
Составляя текст, следует использовать деловой стиль изложения, характеризующийся следующими признаками:
1.Нейтральный, без эмоциональной окраски тон изложения;
2. Исключение повторов, излишних подробностей;
3. Употребление устойчивых шаблонных словосочетаний;
4. Сочетаемость слов;
5. Безличный характер текста;
6. Употребление специальных терминов;
7. Использование сокращений.
Если текст документа занимает две и более страницы, то вторую и последующие страницы следует пронумеровать.
Когда текст составлен необходимо правильно оформить документ, т.е. поставить реквизиты, предусмотренные правилами документирования.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Любой ОРД должен содержать определенный набор реквизитов, которые позволяют его идентифицировать и воспринимать как документ, имеющий обязательную силу.
Правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов ОРД.
Вместе с тем, каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающих его особенности и назначения в управленческом процессе.
ГОСТ Устанавливает состав реквизитов ОРД, требования к оформлению документов, к формированию реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с государственным гербом РФ.
ОРД оформляются на бланках организации установленной формы, как правило, формата А4, с полями 20 мм верхнее, левое и нижнее и 10 мм – правое.
ОРД можно разделить на следующие категории:
1. Организационные (Положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника и т.д.);
2. Распорядительные (Приказ, Распоряжение, Указ и т.д.);
3. Справочно-информационные (служебные письма, справки и т.д.).
-----2----- Организационные документы ----------
а) Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении – документ, определяющий процесс образования, деятельность подразделений, а также права и обязанности работников данного подразделения в организации.
Он не должен противоречить общему и специальному законодательству РФ.
Если бухучетом в организации занимается самостоятельное структурное подразделение (бухгалтерия), то необходимы составить и утвердить Положение о бухгалтерии, а также должностные инструкции для каждого работника данного структурного подразделения.
В положение целесообразно включить следующие разделы:
- Общие положения;
- Основные задачи (цели);
- Функции Бухгалтерии;
- Права бухгалтерии;
- Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями.
1). В раздел "Общие положения", как правило, включаются следующие пункты:
- Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.
- В своей деятельности бухгалтерия руководствуется законодательством РФ, Постановлениями и Распоряжениями Правительства РФ, нормативными актами органов государственной власти и местного СУ, учредительными документами организации, Приказами, Распоряжениями, Указаниями руководства организации, а также настоящим Положением.
- Штат и численность бухгалтерии определяется штатным расписанием организации.
- Бухгалтерия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями организации в соответствии с установленным распределением между ними прав и обязанностей, закрепленных в соответствующих положениях.
Кроме того, сюда же могут включаться Положения о том, кто возглавляет бухгалтерию, кем он назначается на должность и освобождается от должности, требования к его образованию, опыту работы, а также информация о том, кто координирует работу бухгалтерии.
2). В раздел "Основные задачи" включаются следующие положения:
- Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, финансовых результатах деятельности и имущественном положении организации, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.
- Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям БО и НО для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
- Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
При наличии у организации обособленных подразделений в раздел "Основные задачи" следует также включить такое положение как "обеспечение единой методологии ведения бухгалтерского и НУ в организации и ее обособленных подразделениях".
3). В разделе "Функции бухгалтерии" конкретизируются направления деятельности бухгалтерии и перечисляются выполняемые ею работы.
Именно этот раздел отражает специфику работы бухгалтерии отдельно взятой организации, но в этом разделе есть и такие общие для любой бухгалтерии позиции:
- Ведение БУ имущества, обязательств и хозяйственных операций;
- Ведение НУ;
Исчисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местные бюджеты.
Исчисление и перечисление страховых взносов в государственные фонды.
- Составление бухгалтерской и налоговой отчетности, своевременное предоставление ее в соответствующие органы государственного управления;
- Начисление и перечисление ЗП, других выплат и платежей работникам, а также средств на материальное стимулирование работников организации;
- Разработка и осуществление мероприятий направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов;
- Прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам БУ и подготовка их к счетной обработке;
- Контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации;
- Обеспечение сохранности бухгалтерских документов, оформление их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив организации;
- Подготовка документации, необходимой для проведения налоговых и аудиторских проверок деятельности организации;
- Выполнение работ по оформлению, формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации.
4). В разделе "Права бухгалтерии" в обобщенной форме перечисляются права работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций.
В данный раздел целесообразно включить следующие права:
- Требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного предоставления необходимых документов, а от отдела кадров своевременное представление экземпляров приказов по личному составу.
- Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, нарушающим действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходования, хранения и расходования денежных средств и имущества, а также неправильно оформленные документы, за исключением случаев, когда принятие соответствующих документов к исполнению предписано письменным распоряжением руководителя организации, несущего всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций;
- Участвовать в проводимых организацией заседаниях и совещаниях по вопросам, относящимся к компетенции бухгалтерии;
- Вести переписку по вопросам методологии бухгалтерского и налогового учета и отчетности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии.
- Давать обязательные для исполнения подразделениями организации указания по вопросам оформления первичных документов учета и отчетности.
Кроме того, в данном разделе положения имеет место перечисление наименование документов, недействительных без подписи гл. бухгалтера, а также тех документов, которые он обязан завизировать до подписи их руководителем организации.
5). В раздел "Взаимодействие с другими подразделениями" могут быть включены следующие положения:
- В целях своевременного и оперативного выполнения возложенных на бухгалтерию задач работники бухгалтерии в рабочем порядке осуществляют взаимодействие со всеми структурными подразделениями организации по вопросам, связанным с ведением бухгалтерского и налогового учета, с юридической службой по вопросам, связанным с подготовкой документов и другими вопросами, требующими совместного рассмотрения и с кадровой службой по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, а также расчетов с работниками организации;
- Работники других структурных подразделений обеспечивают своевременное и качественное оформление первичных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в БУ и НУ, а также достоверность содержащихся в указанных документах данных по договорам, курирующих??? другими подразделениями.
Положение о бухгалтерии – документ сложный, многопрофильный и чем детальнее он будет разработан, тем легче будет организовать в дальнейшем работу бухгалтерии.
б) Должностная инструкция
Должностные инструкции регламентируют должностные обязанности сотрудников подразделения и имеют следующую структуру:
1. Общие положения – этот раздел содержит обобщающие сведения о должности, т.е. подчиненность, требования к образованию, практическому опыту и стажу работы по специальности, порядок назначения на должность и освобождения от должности, перечень законодательных и нормативно-методологических документов, которыми руководствуется в своей работе сотрудник, занимающий данную должность;
2. Должностные или функциональные обязанности – здесь перечисляются конкретные виды работ, которые должен выполнять сотрудник, занимающий данную должность и этот раздел следует расписать как можно детальные, указав при этом не только то, что должен выполнять сотрудник, но и как он это должен делать;
3. Права – раздел составляется на основе соответствующего раздела Положения о бухгалтерии в рамках конкретных должностных обязанностей;
4. Ответственность – данный раздел может быть расписан детально, исходя из содержания обязанностей, либо в обобщенном виде (работник несет ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей возложенных на него данной должностной инструкцией);
5. Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством – здесь четко должно быть расписано от кого, когда, в какой форме и какую информацию получает работник, н-р: если работник занимается начислением ЗП, то указывается порядок представления ему табелей учета рабочего времени, приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении и т.д.
Необходимо учесть, что должностная инструкция – индивидуальный документ, хоть и составляется на базе типовых общеотраслевых квалификационных характеристик должностей работников.
Конкретные должностные инструкции, составляемые под определенную должность, имеют свою специфику, продиктованную спецификой самой организации, направлениями ее деятельности или объемами выполняемых сотрудником работ.
-----3----- Порядок оформления организационных документов ----------
И положения и должностная инструкция утверждаются руководителем организации и вводятся в действие путем издания соответствующего приказа.
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос О чем?; к тексту должностной инструкции – о ком?
Текст организационных документов состоит из разделов, пунктов и подпунктов.
Разделы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты – арабскими.
Каждый раздел рекомендуется озаглавить.
Текст положения или инструкции печатается на общем бланке организации, излагающийся от 3-го лица ед. ч. или множественного числа.
При оформлении организационных документов используются следующие реквизиты:
- Наименование организации;
- Гриф ????? утверждения, состоящий из слова Утверждая без кавычек; наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалы и фамилию и дату утверждения.
- Наименование вида документа;
- Дата (датой документа является дата его подписания или утверждения);
- Регистрационный номер и место составления документа;
- Содержательная часть или текст;
- Подписи должностных лиц;
- Виза согласования.
-----4----- Распорядительные документы ----------
Приказ и распоряжение являются наиболее распространенными видами распорядительных документов. Ими оформляются все значительные вопросы деятельности организации.
Как правило, проект приказа, распоряжения и приложения к ним визируются исполнителем, а также специалистом юридической службы.
Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе согласования излагаются в справке, прилагаемой к проекту и передаются руководителю.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.
Проекты приказов, предоставляемые руководителю на подпись, могут также визироваться заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Приказом присваиваются порядковые номера в пределах календарного года и Приказы по основной деятельности и по личному составу, как правило, нумеруются и прошиваются отдельно друг от друга.
В распорядительных документах текст излагается от первого лица ед. числа.
В первой части приказа указывается основание, причина или цель составления документа; во второй – непосредственно решение руководителя организации.
Если приказ не нуждается в пояснении, то он состоит только из распорядительной части и начинается со слова "Приказываю ... ".
Если исполнение приказа предполагает нескольких исполнителей и выполнения различных по характеру действий, распорядительная часть делится на пункты.
Действия одного характера или действия, порученные одному исполнителю, перечисляются в одном пункте.
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с должности и фамилии исполнителя.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
9.11.2012
Организация работы с документами в бухгалтерии.
Информация, содержащаяся в документах является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщения, а также материала для справочно-поисковой работы.
Многие формы управленческой деятельности выражаются по средствам … документов:
А) Планированием по средствам подготовки различных планов;
Б) Учет в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно технической документации;
В) Инструктирование в виде издания инструкций методических указаний;
Г) Контроль путем сбора сведений в письменном виде.
Документирование используется в качестве способа и средства реализации возложенных на аппарат управления функций; оно во многих случаях является обязательным предписывается законом и актами государственного управления поэтому является одним из средств укрепления законности и контроля
В современной экономике бухгалтерская документация является основной базой используемой пользователями для принятия самых разнообразных решений.
На микро-уровне она используется для оценки бизнеса; на макро-уровне обобщенная буз информация используется для управления макро-экономическими процессами в масштабах государства, разработки и обоснованности экономической политики. Для принятия управленческого решения необходимо полное достоверное и оперативная информация. Информационное обеспечение бизнеса включает в себя данные финансового учета, управленческого учета налоговую и статистическую отчетность.
Данные финансового учета являются наиболее достоверными и составляют основу информационного обеспечение бизнеса, однако, эта информация не является полной, оперативной и достаточной для осуществления оценки бизнеса и в связи с этим должна быть дополнена другими видами информации
Аудит финансовой отчетности также позволяет повысить ее достоверность и обеспечивает проведение более точной оценки бизнеса на основе имеющейся информации.
Оценить финансовое состояние, результаты производственно-хозяйственной деятельности и бизнес в целом можно лишь на основе данных БУ и отчетности, которые в настоящее время является официальными источниками информации.
Единая система статистики коммерческих фирм государственного и муниципального сектора, финансовых институтов основывается, прежде всего, на системы БО.
Разработанные статистические формы и отчеты базируются на трех видах информации:
1. Данные финансового бухгалтерского учета;
2. Данные НУ;
3. Данные статистических опросов и исследований.
При этом третья группа базируется на данных УУ или на данных, полученных в процессе планирования и прогнозирования деятельности фирм.
Причем последние данные зачастую основываются в настоящее время на интуитивном подходе, т.е. на базе изучения предшествующего опыта, ограниченного статистического материала и неглубокого количественного анализа показателей деятельности предприятия.
Из этого следует, следует, что наиболее объективным и достоверным источником информации для бизнеса на макро- и микро-уровне являются данные финансового и планового учета.
Поскольку налоговая и статистическая информация о предприятиях широко используется в экономике для принятия макро- и микроэкономических решений в различных сферах важно определить требования к данной информации.
Можно выделить следующие основные требования:
-полнота;
-достоверность
-оперативность
-последовательность
-сопоставимость.
Полнотой информации характеризуют ее объем, который должен быть достаточным для принятия решений.
Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
С этими требованиями тесно связано требование сопоставимости. Данное требование является достаточно трудно реализуемым, т.к. в зависимости от применяемых методов оценки учетной политики организации данные финансового учета могут существенно различаться. Для его реализации информация должна корректироваться.
Принятие обоснованных управленческих решений на микро-уровне, обоснование экономической политики невозможно без реализации требования сопоставимости информации.
Информация должна быть оперативной, т.е. такой чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.
Сопоставимость данных невозможно реализовать без соблюдения принципа последовательности, т.е. отражения фактов хозяйственной деятельности с помощью одних и тех же методов в рамках каждого отчетного периода.
Важнейшим источником информации для оценки бизнеса на микро- и макро-уровне являются бухгалтерский баланс и другие отчеты. На рабочее место руководителя информация должна поступать в форме облегчающей ее восприятие и обработку. В крупных предприятиях информация поступающая руководителю представляется в сжатом виде как правило наиболее важная и срочная.
Часть информации используемой в управлении предприятием отражается в документах. Документ – это носитель информации. Каждый документ оценивается прежде всего по содержащейся в нем информации. ГОСТ определяет документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Он обеспечивает сохранение, накопление информации, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета и используется как доказательство чего-либо. Ни одна хоз. операция не может быть совершена и отражена в бух. учете без подтверждения ее первичным документом. Оформление производственных, финансовых и хоз. операций называется документированием.
Документирование хозяйственных операций является одним из принципов бухгалтерского учета и представляет собой сплошное первичное отражение объектов учета непрерывно совершающихся операций в первичных документах. Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенности бухгалтерской юридическая сила документов, т.к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. В управленческой деятельности используются документы различные по своей форме представления (рукописные, машинописные, полученные по факсу, по почте и т.д.).
На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними для всех подразделений. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т.д. В связи с резким увеличением объема информации возникла необходимость упорядочения объема информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Появилась потребность в автоматизации обработки документальной информации. Основными направлениями совершенствования документации является унификация и стандартизация. Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации у нас возложено на комитет российской федерации по стандартизации, метрологии, сертификации.