Charakterystyka metodyki Prince 2
Historia Prince2................................................................................4
Charakterystyka metodyki Prince2................................................5
Pryncypia Prince2............................................................................6
3. Struktura Projektu Prince2…………………………….…….…..9
Etapy (procesy)...............................................................................10
Elementy.........................................................................................16
Techniki..........................................................................................19
4. Porównanie bramka-etap oraz Prince2………………….……....20
4.1. Mocne i sabe strony Prince2…………………………….…….....23
Podsumowanie......................................................................................25
Wstp
Obecny wiat nieustannie dy do przodu, wszystko si rozwija w jaki sposób w jakm stron. Nowe technologie, rozwizania wszystko musi zacz si od czego. Oczywicie napierw idzie pomys – to jest nasz pocztek, zanim idzie wdraanie naszej idei w rzeczywisto, na to potrzebujemy okrelon ilo czasu, to wszystko jest powizane midzy sob i nazywa si projektem.Z projektami mamy do czynienia codziennie, gdy projekty to sposób na osignicie zamierzonych celów. Projekt realizujemy budujc dom, wprowadzajc nowy produkt na rynek lub otwierajc nowy oddzia firmy. Bez wzgldu na to, czy s to due przedsiwzicia, czy te zoone operacje, projekt to wysiek podejmowany z myl o realizacji celu w ograniczonym czasie i przy skoczonych zasobach.Aby poprawnie zarzdza projektami, trzeba mie odpowiedni wiedz oraz stosowa okrelone metody. Rozpoczynajc prace nad projektem, zwykle nadchodzi taki moment, kiedy trzeba zdecydowa, któr metodyk wybra.Metodyka jest pojciem szeroko rozumianym. W tym kontekcie metodyka to ogó zasad, które nakrelaj w jaki sposób wykona dan czynno.Obecnie istnieje duo metod z których mona korzysta, na przykad: PMBOK, TenStep, Prince2 itd., wanie niniesjsza praca jest powicona Prince2.
PRINCE2 – to uniwersalna metodyka zarzdzania projektami oparta na pozytywnych i negatywnych dowiadczeniach uzyskanych przez kierowników projektów. Zastosowa j mona do zarzdzania projektami wszelkiego rodzaju i dowolnej wielkoci.
Celem zasadniczym niniejszej pracy jest przedstawienie ogólnej charakterystyki metody zarzdzania projektami - Prince2, zapoznanie si z histori, procesami i elementami oraz porównanie z inn metod. Przedstawiona praca skada si ze wstpu, czi merytorycznej(rozdziay I, II, III, IV), podsumowania i aneksu bibliograficznego.
W pierwszym rozdziale niniejszej pracy zwrócono uwag na histori metody Prince2, omówiono pojawienie si oraz udoskonalenie, pochodzenie nazwy, popularno w wiecie, a take dziedziny w których sprawdza si najlepiej.W drugim rozdziale zostay poruszone zagadnienia zwizane z charakterystyk metody oraz pryncypie.W trzecim rozdiale skupiono uwag bardziej na strukturze Prince2, procesy i elementy z których si skada, techniki. Kolejny rozdziale polega na porównaniu bramki-etap a Prince2 oraz zostay opisane mocne i sabe strony metody.
Historia Prince2
PRINCE2 bierze swój pocztek od opracowanego w poowie lat siedemdziesitych standardu pod nazw PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Technique). Dziki jego rozwiniciu przez menederów ds. projektów zwizanych wczeniej z koncernem IBM, powsta PROMPT II opublikowany w 1979 r. przez brytyjsk agend rzdow Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). Wzbogacona wersja metodyki pojawia si w 1989 r. jako standard PRINCE (Projects in Controlled Environments), który take doczeka si swojego udoskonalenia. Opublikowany po raz pierwszy w 1996 r. PRINCE2 zacz wkrótce by stosowany take poza obszarem IT jako ogólna metodyka zarzdzania projektami.
PRINCE2 wietnie sprawdza si w projektach informatycznych, w których powstaje konkretny produkt (stworzenie dedykowanego lub wdroenie istniejcego oprogramowania) lub takie, w których jest kilku dostawców IT. Dziki swojemu ustandaryzowaniu bardzo dobrze sprawdza si take w projektach, które wymagaj formalnoci i dokadnej dokumentacji (np. projekty finansowane z dotacji unijnych).
Nazwa PRINCE2 to akronim pochodzcy od terminu PRoject IN Controlled Environments, który mona przetumaczy jako Projekty w rodowisku sterowanym. Z kolei cyfra 2 oznacza, e jest to druga, ulepszona wersja tej metodyki.
PRINCE2 szybko zdobywa popularno i sta si standardem de facto w Wielkiej Brytanii. Zyskuje te coraz szersze uznanie na caym wiecie stanowic gówn alternatyw (nie wykluczajc) dla metodyki PMBoK instytutu PMI. Due zmiany zostay opublikowane w 2005 r. przez Office for Government Commerce(OGC) – nastpc CCTA. W 2009 roku zostaa opublikowana nowa, aktualnie obowizujca wersja.[2] Prawa do metodyki posiada Cabinet Office - Kancelaria Premiera Wielkiej Brytanii.
Od 2013 roku prawa wacicielskie nale do Brytyjskie spóki join-venture AXELOS. Inne organizacje takie jak APMG, EXIN i PeopleCert maj status Centrów Egzaminacyjnych, odpowiedzialnych za organizacj i nadzorowanie egzaminów w imieniu i na rzecz AXELOS.
PRINCE2 stanowi obecnie gówn alternatyw dla amerykaskiej metodyki PMBOK(Project Management Body of Knowledge) promowanej przez Project Management Institute (PMI). W Polsce PRINCE2 wci jest metodyk now, o czym wiadcz liczby ukazane na wykresie. Zaskakujce moe by to, e jedynie 3676 Polaków posiada certyfikat PRINCE2 Practitoner.[1]
ródo: http://4pm.pl/artykuly/prince2-pl
Charakterystyka metodyki Prince 2
Metodyka Prince 2 opiera si na kilku elaznych zasadach, które odpowiadaj na pytania, w jakim celu realizowany jest projekt i co bdzie jego efektem. Dziaa na omiu etapach realizacji projektu. Procesem pierwszym jest przygotowanie zaoe projektu, drugim planowanie majce doprowadzi do inicjowania projektu, trzeciego z procesów. Kolejne etapy takie jak strategiczne zarzdzanie projektem, sterowanie etapem, zarzdzanie wytwarzaniem produktu, zarzdzanie zakresem etapu, maj na celu kontrolowanie przebiegu projektu, dobór odpowiednich narzdzi i tworzenie odpowiedniego produktu. Zamykanie projektu to ostatnia faza bdca zwieczeniem wysików osób odpowiedzialnych za projekt oraz dostarcza produkty do klienta. W stosowaniu metodyki bardzo wan rol odgrywa gromadzenie dokumentacji zarzdczej i specjalistycznej. Istotne s take pytania, kto w zespole projektowym bdzie odpowiedzialny za poszczególne elementy i etapy, jakie narzdzia bd wykorzystywane i jaki jest zasób rodków.
W dzisiejszej rzeczywistoci nie ma ogranicze, korzystania z tej metodyki. Prawo do posugiwania si ni jest bezpatne, jednak aby dobrze wykorzystywa jej moliwoci mona przej szkolenie i uzyska certyfikat. Dokument mona zdoby zdajc egzamin, który od niedawna przeprowadzany jest równie w jzyku polskim. Metodyk Prince 2 wykorzystuj z powodzeniem wielkie korporacje, mae lokalne firmy, agencje rzdowe i administracyjne na caym wiecie. Dziki rozbudowanym narzdziom, metoda ta, znacznie uatwia realizacj projektów. Daje moliwo prowadzenia poszczególnych etapów krok po kroku, a dziki elastycznoci pozwala na korygowanie i wprowadzanie zmian w planie tak, aby w peni wykorzysta moliwoci. Minimalizuje take ryzyko niepowodzenia. Umoliwia prowadzenie skomplikowanych, jak i prostych projektów.[2]
Mimo wielu powielanych mitów PRINCE2 wcale nie jest przeznaczony wycznie do zarzdzania duymi projektami. Co prawda metodyka ta wywodzi si z pracy nad projektami administracji pastwowej i jest mylnie kojarzona ze zbyt du biurokratyzacj i poziomem formalnoci, ale w rzeczywistoci jest uniwersalna.
Standard PRINCE2 skupia si na pracy Kierownika Projektu, kierowników poszczególnych zespoów zarzdzania projektem, a take czonków kadry kierowniczej wyszego szczebla zwizanych z procesami decyzyjnymi w ramach projektu. Jest to w rzeczywistoci zbiór najlepszych praktyk zarzdzania projektami informatycznymi w Wielkiej Brytanii, który znalaz szerokie zastosowanie take w Holandii i Australii. Dziki rozwojowi PRINCE2 w tych trzech orodkach, badania nad t metodyk prowadzone s obecnie w ponad pidziesiciu krajach na caym wiecie. Niedawno otwarte zostao biuro w Chinach, co byo odpowiedzi na rosnce zainteresowanie PRINCE2 w tym kraju oraz innych orodkach Dalekiego Wschodu.
Pryncypia Prince 2
Czym s pryncypia w PRINCE2? Pryncypia topodstawowe zasady metodyki albo inaczej jej dobre praktyki. Mówi nam o tym, czy projekt zarzdzany jest zgodnie z metodyk. Jeeli która z nich nie jest speniona – nie moemy wtedy powiedzie, e prowadzimy projekt zgodnie z PRINCE2.
Do siedmiu pryncypiów nale:[3]
· ciga zasadno biznesowa
· korzystanie z dowiadcze
· zdefiniowane role i obowizki
· zarzdzanie etapowe
· zarzdzanie z wykorzystaniem tolerancji
· koncentracja na produktach
· dostosowanie do warunków projektu
Ciga zasadno biznesowa
Projekt musi si wykazywa cig zasadnoci biznesow i z tego powodu kady powinien mie Uzasadnienie Biznesowe. Oznacza to, e decyzja o rozpoczciu projektu musi by uzasadniona biznesowo z jednoznacznie okrelonym zwrotem z inwestycji.”[4] Uzasadnienie Biznesowe zawiera szczegóowe informacje skadajce si na Uzasadnienie Biznesowe. Pokazuje on, dlaczego projekt powinien by realizowany, jego koszt, spodziewane korzyci i uwarunkowania czasowe. Informacje te s te okrelane mianem zasadnoci biznesowej projektu. Jako, e Uzasadnienie Biznesowe jest jednym z pierwszych dokumentów tworzonych w projekcie to pomaga ono w unikaniu rozpoczynania projektów, które nie daj istotnych korzyci organizacji. Zasadno biznesowa jest przegldana w trakcie projektu i ma to miejsce najczciej na koniec kadego Etapu zarzdczego.
Korzystanie z dowiadcze
Zespoy w projektach zarzdzanych zgodnie z metodyk PRINCE2 powinny korzysta z dowiadcze z poprzednich projektów. W zwizku z tym powinny podejmowa dziaania zmierzajce do pozyskania takich dowiadcze i wykorzystywania ich we wasnym projekcie. kady projekt jest unikatowy, co oznacza, e w kadym jest zawsze co nowego. Jest to jedno ze róde ryzyka w projekcie. Moemy równie powiedzie, e kady projekt jest zwizany z niepewnoci, co wymaga uwanej analizy. Wszystko to razem dobitnie pokazuje, dlaczego PRINCE2 kadzie nacisk na to, aby zespoy pozyskiway dowiadczenia z podobnych projektów zrealizowanych w organizacji a jeeli takowych nie ma to np. od zewntrznych konsultantów. Dotyczy caego cyklu ycia projektu, poczwszy od Przygotowania Projektu a skoczywszy na Zamykaniu Projektu. Kade dowiadczenie pozyskane w trakcie projektu powinno by udokumentowane i udostpnione tak, aby mona je byo wykorzysta w przyszych projektach.
Zdefiniowane role i obowizki
“Metodyka PRINCE2 mówi, e w projekcie powinny by zdefiniowane i uzgodnione role i odpowiedzialnoci tworzce struktur organizacyjn angaujc interesariuszy reprezentujcych biznes, uytkowników i dostawców.Wane jest wic, aby struktura zespou bya klarowna poniewa w przeciwnym razie zarzdzanie projektem moe si sta niemoliwe.Zgodnie z PRINCE2 projekt ma trzech gównych interesariuszy. S to Sponsorzy biznesowi, Uytkownicy i Dostawcy.[5]
Zarzdzanie etapowe
Dobrym sposobem na realizacj duego projektu lub zadania jest podzielenie go na atwiej zarzdzane fragmenty. W PRINCE2 takie fragmenty nosz nazw Etapów zarzdczych. Projekt realizowany zgodnie z metodyk PRINCE2 jest planowany, monitorowany i sterowany sekwencyjnie, etap po etapie. Etapy zarzdcze s oddzielone od siebie punktami decyzyjnymi nazwanymi w PRINCE2 gównymi punktami kontrolnymi Komitetu Sterujcego. Na koniec kadego etapu zarzdczego Komitet Sterujcy przeglda: wyniki etapu, Uzasadnienie Biznesowe i plan nastpnego etapu, w celu podjcia decyzji czy mona przej do kolejnego etapu i kontynuowa projekt. W kadym projekcie mamy minimum dwa etapy zarzdcze. Etap Inicjowania i nastpujcy po nim kolejny Etap Zarzdczy, w którym dostarczane s produkty projektu. Proces Zamykanie Projektu jest czci drugiego (i ostatniego) etapu zarzdczego. Projekt realizowany zgodnie z metodyk PRINCE2 jest planowany, monitorowany i sterowany sekwencyjnie, etap po etapie.
Zarzdzanie z wykorzystaniem tolerancji
Zarzdzanie z wykorzystaniem tolerancji jest stosowane na kadym poziomie zespou projektowego do zarzdzania poziomem niszym. Niszy poziom zarzdzania powinien powiadamia poziom wyszy tylko w przypadku wystpienia powanych zagadnie, prowadzcych do przekroczenia tolerancji. W PRINCE2 powane zagadnienie jest okrelane terminem „zdarzenia nadzwyczajnego”, co oznacza, e rozwaane zagadnienie prowadzi do przekroczenia uzgodnionych tolerancji. W metodyce PRINCE2 zarzdzanie z wykorzystaniem tolerancji jest okrelane nastpujco: Projekt zgodny z PRINCE2 ma dla kadego celu zdefiniowane tolerancje okrelajce granice delegowanych uprawnie. W PRINCE2 okrela si 6 rónych tolerancji. S to tolerancje na: czas, koszt, jako, zakres, ryzyko, korzyci. Zarzdzanie z wykorzystaniem tolerancji prowadzi do zbudowania warstwy zarzdczej mogcej zarzdza i sterowa warstw nisz, nieangaujcej si jednoczenie we wszystkie drobne zagadnienia, jakie pojawiaj si w projekcie.
Koncentracja na produktach
Szczegóowy Opis Produktu bdzie lini przewodni dla projektu, pozwoli prawidowo okreli oczekiwania i pomoe w procesie jego dostarczania. Opis Produktu wprowadza do projektu klarowno, jako e zawiera: przeznaczenie produktu, skad, pochodzenie, format, kryteria jakoci, metody jakoci .Tak przygotowany opis uatwia równie oszacowanie niezbdnych zasobów, powiza i dziaa koniecznych do wytworzenia produktu.
Dostosowanie do projektu w danym rodowisku
Zarzdzanie projektem powinno by dostosowane do wielkoci projektu, zoonoci, istotnoci, moliwoci, ryzyka i rodowiska, w którym jest realizowany. Jeeli twój projekt jest niewielki jak choby zaprojektowanie warsztatu dla 10 osób lub bardzo duy w rodzaju budowy elektrowni jdrowej to, chocia metodyka PRINCE2 moe by stosowana w kadym rodzaju projektów to za kadym razem sposób jej wykorzystania powinien by adekwatny do danego projektu.
Cele, jakie przywiecaj dopasowaniu to:
· Zapewnienie, e metoda zarzdzania projektem odpowiada rodowisku, w jakim jest realizowany (rodowisko finansowe, regulacje obowizujce w organizacji).
· Zapewnienie, e elementy sterowania s odpowiednie do jego skali, zoonoci, istotnoci, moliwoci i ryzyka (np. jeeli projekt jest obarczony wieloma ryzykami to zarzdzanie ryzykiem moe zajc sporo czasu)
Prince 2 umoliwia:
· Opracowanie wstpnych zaoe projektu zanim zostanie on rozpoczty
· Uywanie zdefiniowanych mechanizmów do delegacji kompetencji i komunikacji
· Dzielenie projektu na mniejsze, atwe do zarzdzania etapy
· Zapewnienie zaangaowania decydentów na kadym etapie, w którym potrzebne jest podejmowanie decyzji
· Generowanie regularnych i zwartych raportów
· Utrzymywanie czasu i czstotliwoci narad z zarzdem i akcjonariuszami na minimalnym niezbdnym poziomie[6]