Struktura Projektu Prince 2

Kady projekt realizowany w rodowisku Prince 2 musi uwzgldnia wszystkie procesy pozwalajce na metodyczne i ustrukturyzowane zarzdzanie projektami i mie:

– Jasno okrelone uzasadnienie biznesowe, prezentujce korzyci i ryzyko przedsiwzicia

– Waciwie zdefiniowany i jednoznaczny zestaw produktów i(lub) wyników kocowych

– Odpowiedni zestaw dziaa do stworzenia produktów i(lub) wyników kocowych

– Odpowiednie zasoby do podejmowania dziaa

– Skoczony czas realizacji i odpowiednie dostosowanie organizacyjne dla zapewnienia sterowania

– Struktur organizacyjn ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialnoci

– Zestaw procesów wraz z odpowiednimi technikami, pomagajcymi w planowaniu i kontrolowaniu projektu oraz w doprowadzeniu go do pomylnego zakoczenia

ródo: Opracowanie wasne

Procesy

PRINCE2 cechuje podejcie procesowe do zarzdzania projektem. Metodyka definiuje szczegóowo siedem procesów:

Przygotowanie projektu - PP (ang. Starting up a project - SU)

Zarzdzanie strategiczne projektem - ZS (ang. Directing a project - DP)

Inicjowanie projektu - IP (ang. Initiating a project - IP)

Sterowanie etapem - SE (ang. Controlling a stage - CS)

Zarzdzanie wytwarzaniem produktów - WP (ang. Managing product delivery - MP)

Zarzdzanie zakresem etapu - ZE (ang. Managing a stage boundary - SB)

Zamykanie projektu - ZP (ang. Closing a project - CP)

Zarzdzanie strategiczne projektem (ZS) - Proces ten realizuje funkcje, za które odpowiedzialny jest Komitet Sterujcy. Kierownik Projektu informuje Komitet Sterujcy w raportach okresowych o stanie projektu. Biece zarzdzanie pozostawione jest w wycznej kompetencji Kierownika Projektu. Komitet Sterujcy angauje si tylko na granicach etapów zarzdczych, gdzie decyduje, czy naley kontynuowa prace przechodzc do nastpnego etapu. Fundamentaln zasad PRINCE2 jest zarzdzanie poprzez wyjtki (management by exception), co oznacza, e jedyn dodatkow sytuacj, kiedy Komitet Sterujcy angauje si w podejmowanie decyzji projektowych jest moment, gdy uzyska informacje, e projekt jest zagroony wyjciem poza zakres tolerancji.[7]

ZS1. Zezwolenie na inicjowanie projektu (ang. DP1. Authorising Initiation)

ZS2. Zezwolenie na realizacj projektu (ang. DP2. Authorising a Project)

ZS3. Zezwolenie na realizacj etapu lub planu awaryjnego (ang. DP3. Authorising a Stage or Exception Plan)

ZS4. Podejmowanie decyzji doranych (ang. DP4. Giving Ad Hoc Direction)

ZS5. Zatwierdzenie zamknicia projektu (ang. DP5. Authorising Project Closure)

Inicjowanie projektu (IP) - proces, który umoliwia Komitetowi Sterujcemu przez Zarzdzanie strategiczne projektem zadecydowanie o tym, czy projekt jest wystarczajco zbieny z celami organizacji lub programu, aby zatwierdzi jego kontynuacj. Aby projekt uzyska akceptacj musi by starannie zaplanowany w sposób wystarczajco precyzyjny, aby uzyska jednakowe zrozumienie, co do tego, jak maj by zrealizowane jego cele.[8] Wymaga to szczegóowego szacowania pracochonnoci i kosztów. Wszystkie te parametry stanowi podstaw do zdefiniowania gównego dokumentu procesu, tj. Dokumentacji Inicjowania Projektu (DIP), która musi zosta zaakceptowana przez Komitet Sterujcy zanim etap realizacji zostanie uruchomiony.

Intencj tego procesu jest ustanowienie solidnych podstaw projektu tak, aby przed zaangaowaniem si w jego realizacj i poniesieniem znaczcych kosztów organizacja miaa jasno co do tego, jaka praca musi by wykonana w celu dostarczenia produktu projektu.

Aby osign tak okrelony cel naley zapewni jednakowe rozumienie poniszych kwestii:

· powody, dla których realizowany jest projekt, cznie z oczekiwanymi korzyciami oraz zwizanym z tym ryzykiem;

· zakres prac do wykonania oraz produkty, które projekt ma dostarczy

jak, kiedy i po jakim koszcie mog by one dostarczone;

· kto bdzie zaangaowany w procesy decyzyjne w ramach projektu;

· w jaki sposób osignita zostanie wymagana jako projektu;

· jak bd ustanowione i sprawdzane poziomy odniesienia;

· jak okrelone, ocenione i skontrolowane zostan ryzyka, zagadnienia, zmiany;

· w jaki sposób odbdzie si monitorowanie i kontrola poczynionych postpów;

· kto potrzebuje informacji, w jakiej formie i o jakim czasie;

· w jaki sposób przyjta przez organizacj (lub program) metoda zarzdzania projektem zostanie dostosowana do jego potrzeb.[9]

PODPROCESY

Proces inicjowania projektu dzieli si na kilka skupionych na osobie Kierownika Projektu czynnoci (podprocesów), do których nale:

IP1. Planowanie jakoci (ang. IP1. Planning Quality)

Planowanie jakoci- celemplanowania jakoci jest zapewnienie solidnej podstawy dla:

uzyskania zgody Komitetu Sterujcego co do ogólnych oczekiwa jakociowych, potrzebnych produktów wraz z przypisanymi do nich kryteriami jakoci; rodków do osignicia i oceny jakoci, jak równie kryteriów akceptacji, wedug których oceniane bd produkty projektu

przekazywania jednoznacznych informacji o powyszych uzgodnieniach tak, aby wród wszystkich interesariuszypanowao wspólne zrozumienie tego, co projekt zamierza osign

elementów sterowania, tj. ustalenia skutecznej linii odniesienia dla kontroli jakoci projektu (cznie z tolerancj jakocioraz sprawdzonego sposobu na wytworzenie produktów, które odpowiadayby swojemu przeznaczeniu.

ELEMENTY

Planowanie jakoci wedug PRINCE2 obejmuje nastpujce czynnoci:[10]

· zrozumienie oczekiwa jakociowych klienta,

· zdefiniowanie kryteriów akceptacji projektu,

· udokumentowanie oczekiwa jakociowych klienta oraz kryteriów akceptacji w opisie produktu projektu,

· sformuowanie Strategii Zarzdzania Jakoci,

· stworzenie jasnych opisów produktów projektu zawierajcych: kryteria jakoci, tolerancje jakoci, metod osigania jakoci oraz odpowiedzialno za jako,

· zaoenie Rejestru Jakoci.

IP2. Planowanie projektu (ang. IP2. Planning a Project)

IP3. Doprecyzowanie Uzasadnienia Biznesowego i Ryzyka (ang. IP3. Refining the Business Case and Risks)

IP4. Ustanowienie elementów sterowania (ang. IP4. Setting Up Project Controls) -Elementy sterowania pozwalaj na zarzdzanie projektem w sposób wydajny i efektywny, a take zgodny ze skal, ryzykiem, zoonoci i wag realizowanego projektu. Skuteczne sterowanie projektem stanowi warunek wstpny dla zarzdzania przez wyjtki (ang. management by exceptions) - jednej z fundamentalnych zasad metodyki PRINCE2.

Na elementy sterowania projektem skadaj si:

· czstotliwo i forma komunikacji pomidzy rónymi szczeblami zarzdzania projektem;

· liczba etapów, a wraz z nimi liczba ocen kocowych poszczególnych etapów;

· mechanizmy do wychwycenia oraz analizowania zagadnie i zmian;

· mechanizmy do przekazywania wyjtków na wysze szczeble zarzdzania;

· tolerancje dla delegowanych uprawnie;

· monitorowanie uprawnie delegowanych z jednego szczebla zarzdzania na inny.

IP5. Ustanowienie dokumentacji projektowej (ang. IP5. Setting Up Project Files)

IP6. Zestawienie Dokumentu Inicjujcego Projekt (ang. IP6. Assembling a Project Initiation Document)

Sterowanie etapem - Podstawowy proces zarzdzania projektem to autoryzacja prac nad tworzeniem produktów, zbieranie danych o realizacji, ocenianie postpu i skadanie sprawozda strategicznemu kierownictwu projektu. Zapisywanie proponowanych zmian i bdów, a w razie potrzeby informowanie o nich kierownictwa organizacji

Sterowanie etapem obejmuje nastpujce podprocesy:

SE1. Zgoda na wykonanie grupy zada (CS1. Authorising Work Package)

SE2. Ocena postpów (CS2. Assessing Progress)

SE3. Rejestrowanie zagadnie projektowych (CS3. Capturing Project Issues)

SE4. Analizowanie zagadnie projektowych (CS4. Examining Project Issues)

SE5. Przegldanie stanu etapu (CS5. Reviewing Stage Status)

SE6. Raportowanie o wanych zdarzeniach (CS6. Reporting Highlights)

SE7. Podejmowanie dziaa korekcyjnych (CS7. Taking Corrective Action)

SE8. Eskalowanie zagadnie projektowych (CS8. Escalating Project Issues)

SE9. Odbieranie wykonanej grupy zada (CS9. Receiving Completed Work Package)

KROKI

· Zebra dane o pracach wykonanych w biecym etapie.

· Opracowa plan kolejnego etapu lub plan wyjtkowy oraz zaktualizowa plan projektu.

· Sprawdzi, czy zaszy zmiany w uzasadnieniu biznesowym i ryzyku.

· Przygotowa raport dla Komitetu Sterujcego.

Zarzdzanie wytwarzaniem produktów - Tworzenie produktów projektu, skadanie sprawozda ze stanu zaawansowania szefowi projektu. Ocena jakoci i dostarczanie produktów. PRINCE2 to metodyka oparta na produktach. Produktem moe by rzecz materialna np. ksika. Moe nim by te rzecz bardziej niematerialna np. poziom usug serwisowych. W zasadzie wszystko, co zostao wytworzone przez projekt zgodny z PRINCE2, wczajc w to dokumenty jest produktem. Produkt moe by wytworzony przez kogokolwiek, take przez zewntrznego dostawc.

Zarzdzanie Wytwarzaniem Produktów obejmuje nastpujce podprocesy:

WP1. Przyjcie grupy zada do realizacji (MP1. Accepting a Work Package)

WP2. Wytwarzanie grupy zada (MP2. Executing a Work Package)

WP3. Dostarczanie grupy zada (MP3. Delivering a Work Package)[11]

KROKI

· Ustali zakres prac z kierownikiem projektu.

· Zaplanowa prace zespou.

· Nadzorowa prace zespou.

· Skada raporty z jakoci produktów i postpów prac.

· Uzyska zatwierdzenie wykonanych produktów

Zarzdzanie zakresem etapu - proces, w którym weryfikowane jest, czy etap dostarczy wszystkie wymagane produkty i czy pierwotne parametry biznesowe nie ulegy zmianie. Skadanie sprawozda ze stanu zaawansowania biecego etapu zarzdczego oraz jego wpywu na ogólny plan projektu i uzasadnienie biznesowe. Planowanie kolejnego etapu (produktów, dziaa i zasobów).[12]

Zgodnie z PRINCE2 kady etap musi by ukoczony i zaakceptowany zanim Komitet Sterujcy autoryzuje przejcie do nastpnego etapu.

Zarzdzanie Zakresem Etapu obejmuje nastpujce podprocesy:

ZE1. Planowanie etapu (SB1. Planning a Stage)

ZE2. Uaktualnienia planu projektu (SB2. Updating a Project Plan)

ZE3. Uaktualnienie uzasadnienia biznesowego projektu (SB3. Updating a Project Business Case)

ZE4. Uaktualnienie rejestru ryzyka (SB4. Updating the Risk Log)

ZE5. Raportowanie koca etapu (SB5. Reporting Stage End)

ZE6. Opracowanie planu naprawczego (SB6. Producing an Exception Plan)

Zamykanie projektu - Przygotowanie do zamknicia projektu w uporzdkowany sposób.. Wszystkie dowiadczenia zdobyte w trakcie prowadzenia projektu s rejestrowane, tworzony jest dokument przekazania i planowany jest przegld powdroeniowy. Po zakoczeniu projektu w zaplanowanym momencie pozwalajcym na naleyt ocen skutków biznesowych projektu przeprowadzany jest przegld poprojektowy. Przyjcie przez klienta - podpisanie protokou

Zamykanie projektu ma nastpujce podprocesy:

ZP1. Przygotowanie projektu do zamknicia (CP1. Decommissioning a Project)

ZP2. Okrelanie dziaa nastpczych (CP2. Identifying Follow-on Actions)

ZP3. Przegld oceniajcy projekt (CP3. Project Evaluation Review)[13]

ródo: Opracowanie wasne

Elementy

Elementy - to grupa produktów zarzdczych wytwarzana i/lub wykorzystywana w procesie, jaki toczy si w projekcie.

Metodyka PRINCE2 obejmuje osiem elementow wykorzystywanych w zarzdzaniu projektem:[14]

- Struktura organizacyjna

Opisy struktury i funkcji;

- Planowanie

Produktów, dziaa;

- Sterowanie

Zarzdzaniem, zespoem, jakoci;

- Etapy

Zarzdzania i techniczne;

- Zarzdzanie ryzykiem

Ocena ryzyka i zarzdzanie;

- Jako w projekcie

Wymagania jakoci i ich zaspokajanie;

- Zarzdzanie konfiguracj

Pakowanie produktów i dokumentacja;

- Sterowanie zmianami

Identyfikacja, rejestracja.

l Struktura organizacyjna - Struktura organizacyjna i opisy funkcji (ról). Zasadniczo stosowane w procesie przygotowania zaoe projektu, kiedy zwierzchnicy projektu i jego szef s wyznaczani w ramach pierwszego podprocesu. Zespó zarzdzania projektem jest weryfikowany na kocu kadego etapu zarzdczego w procesie zarzdzania zakresem etapu.

l Planowanie - Wszystkie procesy korzystaj z planowania. Konstruowanie projektu jest planowane w trakcie przygotowywania zaoe projektu, plan projektu jest przygotowywany w ramach procesu konstruowania projektu, plany etapów s opracowywane w ramach procesu zarzdzania zakresem etapu, natomiast projektowanie produktów odbywa si podczas sterowania etapem oraz w trakcie procesu zarzdzania wytwarzaniem produktów. Dalsze dziaania s planowane w czasie zamykania projektu. Proces podejmowania strategicznych decyzji projektu odbywa si na podstawie przyjtych planów i pozwala na potwierdzanie oceny stanu zaawansowania prac.

l Sterowanie - Metodyczne elementy sterowania pojawiaj si w wikszoci procesów. Procesy, w których przede wszystkim si je wykorzystuje, to: konstruowanie projektu, ustalajce ogóln struktur sterowania, sterowanie etapem, korzystajce z oceny ewaluacyjnej do okrelenia stanu zaawansowania i rzeczywistego wykorzystania zasobów. Ocena stanu zaawansowania projektu suy do informowania komitetu sterujcego o postpie prac projektowych. W ramach procesu ZWP skadane s sprawozdania suce celom sterowania. Zatwierdzenie etapu jest obsugiwane w ramach zarzdzania zakresem etapu. Natomiast etapy zarzdcze s zatwierdzane poprzez ocen zakoczenia etapu. Proces ten korzysta równie ze sprawozda z problemów realizacyjnych oraz z planów dotyczcych sterowania istotnymi odchyleniami od planu. Zatwierdzenie projektu i etapu do wykonania odbywa si w ramach procesu podejmowania strategicznych decyzji projektu. Wejciami do procesu s m.in.: gówne elementy sterowania, ocena zakoczenia etapu, dopuszczalne odchylenia, konstruowanie projektu i jego zamykanie.

l Etapy - Etapy zarzdcze stanowi podstawowe narzdzie sterowania projektem przez komitet sterujcy i s gównie stosowane przy podejmowaniu strategicznych decyzji projektu dotyczcych ponoszonych wydatków. Etapy techniczne mog si nakada i przebiega równolegle, natomiast etapy zarzdcze - nie. Podstawowe procesy zarzdzania korzystaj z etapów w planowaniu i kontrolowaniu projektu

l Zarzdzanie ryzykiem - Ocena ryzyka jest przeprowadzana pocztkowo w ramach przygotowania zaoe projektu, przy tworzeniu podstawowych zaoe. Przegldu zagroe dokonuje si podczas konstruowania projektu, przy okrelaniu uzasadnienia biznesowego. Ocena ryzyka jest aktualizowana podczas zarzdzania zakresem etapu w celu stworzenia podstaw do wspomagania decyzji komitetu sterujcego przy przegldzie, podczas oceny zakoczenia etapu w ramach podejmowania strategicznych decyzji projektu. Nie s zalecane adne specjalne narzdzia do analizy zagroe.

l Jako w projekcie - Oczekiwania klienta co do jakoci s identyfikowane podczas przygotowania zaoe projektu, natomiast aspekty jakociowe planuje si w trakcie konstruowania projektu. Po zatwierdzeniu projektu sterowanie etapem oraz zarzdzanie wytwarzaniem produktów umoliwia ustalanie okrelonych standardów jakoci dla kadego produktu i produktu kocowego (poprzez charakterystyki produktów przygotowane w procesie planowania).

l Zarzdzanie konfiguracj - Zarzdzanie konfiguracj odnosi si do waciwego zabezpieczenia produktów, a take waciwego zarzdzania zarówno produktami, wynikami kocowymi, jak i zwizan z nimi dokumentacj. Przy konstruowaniu projektu zakadane s teczki projektu, natomiast przy sterowaniu etapem i zarzdzaniu wytwarzaniem produktów przygotowuje si zarzdzanie konfiguracj. Pliki projektu s archiwizowane przy zamykaniu projektu, gównie dla celów audytorskich.

l Sterowanie zmianami - Zarzdzanie propozycjami zmian jest istotnym aspektem zarzdzania projektem. Propozycje te s zapisywane i zarzdzane w procesie sterowania etapem.[15]

Techniki

Technika to instrukcja postpowania krok po kroku, przy uyciu której w poszczególnych procesach wytwarzane lub wykorzystywane s produkty specjalistyczne i zarzdcze.

PRINCE2 definiuje taki techniki projektowe:

l Planowanie zorientowane na produkty Struktura produktu, opis produktu, diagram przepywu produktu

l Oceny jakoci Przygotowanie, ocena, dziaania korygujce

l Sterowanie zmianami Identyfikacja, rejestracja, ocena, decyzje

l System dokumentacji projektu Teczki zarzdzania, teczki merytoryczne, teczki jakoci

l Istniejca organizacja Techniki organizacyjne ju stosowane w podmiocie realizujcym projekt

Planowanie zorientowane na produkty - Lista produktów obejmuje produkty czstkowe i kocowe, jakie maj by dostarczone w wyniku realizacji projektu. Charakterystyka produktu obejmuje identyfikacj, okrelenie i parametry. Jedn z podstawowych czci charakterystyki produktu s standardy jakoci, jakie bd stosowane dla zapewnienia, e produkt spenia okrelone wymagania. Biznesowa struktura produktu ukazuje relacje kadego produktu z innymi podmiotami zewntrznymi. Schemat ten musi by funkcj listy produktów.[16]

Produkty

W ramach techniki planowania opartego na produktach powstaj cztery produkty:

Opis Produktu Kocowego Projektu - specjalny rodzaj Opisu Produktu, który jest wykorzystywany dla uzyskania zgody uytkownika na zakres i wymagania projektu, oraz w celu okrelenia oczekiwa jakociowych klienta i zdefiniowania kryteriów akceptacji dla projektu.

Diagram struktury produktów - hierarchia wszystkich produktów, które maj by wytworzone w ramach planu. Celem tworzenia diagramu jest zrozumienie skadu i funkcji wszystkich produktów, które maj by wytworzone.

Opis Produktu dla kadego z produktów - opis przeznaczenia, skadu, pochodzenia i kryteriów jakoci produktu. Powstaje w czasie planowania, moliwie jak najszybciej po stwierdzeniu zapotrzebowania na ten produkt. Specjalnym rodzajem Opisu Produktu w ramach PRINCE2 jest Opis Produktu Kocowego Projektu.

Diagram nastpstwa produktów - diagram pokazujcy kolejno wytwarzania oraz wzajemne zalenoci pomidzy produktami wymienionymi w diagramie struktury produktów. Diagram powinien uwzgldnia produkty zewntrzne.

l Technika oceny jakoci - Suy do mierzenia produktu lub produktu kocowego zgodnie z przyjtymi standardami jakoci. W Prince 2 wystpuj nieformalne oceny jakoci (zwykle: „sprawdzenie przy biurku", testy lub inspekcja wizualna) oraz formalne oceny jakoci (bardziej ustrukturalizowane oceny produktów lub wyników kocowych). Formalna ocena skada si z trzech odrbnych faz: przygotowania, posiedzenia oceniajcego oraz dziaa do wykonania.

l Sterowanie zmianami - Kady projekt musi mie moliwo wprowadzania zmian wymaganych przez klienta lub innych uczestników projektu. Wszystkie sugerowane zmiany, odnalezione bdy i odchylenia od przyjtej specyfikacji musz by udokumentowane jako problemy projektu, zarejestrowane, przeanalizowane pod wzgldem wpywu technicznego, uytkowego i biznesowego, natomiast na kocu trzeba podj decyzj o przyjciu lub odrzuceniu problemu.

Rodzaje zmian

W PRINCE2 kada zmiana jest traktowana jako zagadnienie. Zmianami mog by:

· wniosek o zmian ustale odnonie tego, co projekt ma dostarczy,

· sugestia ulepszenia jednego lub wicej produktu projektu,

· zapis biecego lub spodziewanego niepowodzenia w sprostaniu uzgodnionym wymaganiom.[17]

l System dokumentacji projektu - Proponowana jest struktura zawartoci, skadajca si z teczki zarzdzania oraz z zestawu teczek etapów (po jednym dla kadego etapu). Teczka merytoryczna zawiera dokumentacj zwizan z technicznymi aspektami projektu, natomiast teczka jakoci - dokumentacj oceny jakoci i problemy projektu.

4.1. Porównanie bramka-etap oraz prince2

PRINCE2 jest przykadem podejcia sekwencyjno-kaskadowego, którego obecnym wacicielem jest AXELOS Ltd – nowo powstaa spóka, która przeja prawo wasnoci od brytyjskiego OGC w 2013 roku.

W metodyce PRINCE2 wyróniamy 6 aspektów efektywnoci/kontroli projektu. Innymi sowy 6 zmiennych, które musimy nieustannie kontrolowa w celu utrzymania projektu na kursie (w granicach tolerancji wedug PRINCE2). Nale do nich:

zakres(zakres prac projektowych),
koszty(podzielone na 3 budety: budet projektu, budet zmiany, budet ryzyka/zarzdzania ryzykiem),
terminy (terminy projektu, terminy etapów, terminy Grupy Zada),
jako (cechy, waciwoci, wymagania funkcjonalne produktów: funkcjonalno, waga, kolor etc.),
ryzyko (zarzdzanie ryzykiem w postaci zabezpieczania si przed zagroeniami a zwikszaniem szans),
korzyci (oczekiwane korzyci wynikajce z uytkowania dostarczonych produktów).

Kady z powyszych 6 aspektów wymaga okrelenia ich wartoci w postaci mierzalnej (liczb, procentów, dat etc.) ju na pocztku projektu. Jest to naturalne, oczekiwane, spodziewane i cakowicie uzasadnione podejcie w PRINCE2. Skoro planujemy projekt na najblisze kilka lat czy miesicy, musimy ustali pewne „zasady gry”, w obrbie których bdziemy si porusza.[18]