Создание базы данных с помощью мастера

СОЗДАНИЕ БД.

Типовые структуры интерфейса БД

А) Окно приложения Microsoft Access (состав)

- Строка заголовка (кнопка системного меню; кнопка окна);

- Строка меню (ниспадающее меню – содержит список команд, определяющих операции);

- Панель инструментов (пиктограммы наиболее часто используемых команд из меню, обеспечивает удобства интерфейса пользователя, окно настройки позволяет пополнять панель инструментов, кнопка справки);

- Строка состояния (показывает состояние объекта на котором установлен курсор).

Б) Диалоговые окна (состав)

- Вкладки;

- Командные кнопки (ОК);

- Кнопка флажок (Ö);

- Переключатель (·);

- Поля списков (не изменяемые);

- Текстовые поля (изменяемые).

Строка меню

- Команды для работы с файлами;

- Команды редактирования;

- Команды форматирования;

- Команды для работы в окнах;

- Система получения справок.

Окно базы данных

- раздел Объекты (таблицы, запросы, формы, отчёты, страницы, макросы, модули);

- раздел Группы (пользовательские).

- Кнопки открыть, конструктор, создать.

Создание пустой базы данных

При запуске MS Access открывается окно диалога, в котором предполагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выберите НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ и нажмите кн. «ОК».

Если вы решили создать базу после закрытия этого окна диалога (например, при работе с уже существующей базой данных), выполните следующие действия:

1. Выберите команду Файл | Создать или нажмите кнопку Создать на панели инструментов. На экране откроется окно диалога «Создание», содержащее две вкладки:

- «Общие» — позволяет создать новую пустую базу данных.

- «Базы данных» — позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу данных с помощью ма­стера.

2. Для создания новой пустой базы данных перейдите на вкладку «Общие», выберите элемент «База данных» и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога «Файл новой базы данных».

3. Выберите из раскрывающегося списка Папка папку, в которой предполагаете сохранить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите имя базы данных.

При выборе имени базы данных не ограничивайте себя восемью символами, а дайте волю фантазии. Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип «Базы данных Microsoft Access».

По умолчанию новая база данных создается в папке «Мои документы». В соответствии с данной настройкой при открытии окна диалога «Файл новой базы данных» на левой панели выбран элемент Мои документы. Помимо него на панели присутствуют элементы:

 

Элемент	Назначение
Журнал	Обеспечивает информацией о последних из созданных файлов
Рабочий стол	Позволяет поместить пиктограмму вновь создаваемой базы данных на Рабочем столе
Избранное	Используется при публикации базы данных в Интернет

Рабочий стол позволяет поместить пиктограмму вновь создаваемой базы данных на Рабочем столе.

4. После ввода имени создаваемой базы данных нажмите кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных.

В данном окне вам предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует элементам раздела «Объекты» на левой панели. В этом окне вы можете создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы, Web-страницы. Доступ к определенной категории объектов осуществляется выбором соответствующего элемента. В результате в окне базы будет отображаться список уже существующих объектов выбранной категории, а в верхней части окна — средства создания объектов этой категории.

Создание базы данных с помощью мастера

Для создания новой базы данных с помощью мастера выполните следующие действия:

1. Выполните команду Файл | Создать.

2. В открывшемся окне диалога «Создание» выберите ярлык «Базы данных». На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером.

3. Выберите из списка наиболее подходящий вам образец базы данных и запустите на выполнение мастер создания базы данных, нажав кнопку ОК.

4. В окне диалога «Файл новой базы данных» из раскрывающегося списка Папка выберите папку, в которую предполагаете поместить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите ее имя. Затем нажмите кнопку Создать.

5. В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая им база данных. В нижней части этого окна диалога находятся следующие кнопки:

Отмена— прекращает работу мастера.

Назад— позволяет вернуться к предыдущему шагу в работе мастера.

Далее— позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера.

Готово — запускает мастер на создание базы данных с установленными параметрами.

6. Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.

7. Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них — список таблиц базы данных, а второй — список полей выбранной таблицы. В этом списке отмечены поля, которые будут включены в таблицу. Обычно отмечены почти все поля таблиц, за исключением полей, которые использу­ются достаточно редко. Устанавливая или снимая флажки для полей, вы мо­жете выбрать поля таблицы. После того как выбрали поля таблиц, нажмите кнопку Далее.

8. В следующем окне диалога выберите из предлагаемых образцов вид оформления экрана и нажмите кнопку Далее.

9. На следующем шаге работы мастера можно определить вид создаваемых для базы данных отчетов. После выбора подходящего вам вида нажмите кнопку Далее.

10. Открывшееся затем окно диалога мастера создания базы данных позволяет задать ее заголовок и рисунок (например, торговый знак фирмы), который будет появляться во всех отчетах.

11. Если вы решили использовать рисунок, установите флажок Да. В этом случае становится доступна кнопка Рисунок, нажатие на которую открывает окно диалога «Выбор рисунка» для указания заранее созданного файла с рисунком. Нажмите кнопку Далее для выполнения дальнейших установок.

12. Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, вы запускаете мастер на построение базы данных с установленными параметрами. Испо­льзуя кнопку Назад, вы можете вернуться на любой из предыдущих шагов и изменить параметры базы данных.

Вы можете нажать кнопку Готово в любом окне диалога мастера, опус­тив установки дополнительных параметров. В этом случае мастер в своей работе использует установки, принимаемые по умолчанию.

После нажатия кнопки Готово мастер переходит к созданию базы данных, состоящей из таблиц с заданными вами полями, простейших форм ввода и просмотра информации, а также простейших отчетов. После завершения процесса создания базы данных вы сразу же можете воспользоваться готовой базой данных: вводить в таблицы данные, просматривать их и распечатывать.

Если варианты предложенных баз данных вас не устраивают, то можно создать пустую базу данных и добавить в нее таблицы, запросы, формы и отчеты.