Проектирование структуры базы данных.

Контрольная работа (стр.54) из файла Методические указания и задания по БД выполняется по вариантам. Вариант соответствует последним 2 числам в номере зачетки.

Вашу работу (2 файла: реферат и база данных) высылаем для проверки на адрес: kt-rfg@mail.ru

Методические указания и задания по теме база данных

Предварительные сведения

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением mdb. При запуске СУБД Access появляется меню для работы с компонентами БД. Пример такого меню представлен на рис.1

Рис. 1

Ниже описываются компоненты базы данных, которые будут рассматриваться в данном практикуме.

 

Таблицы.Основная информация хранится в таблицах. Таблица -совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки - записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицыи конструктора.Переход из режима таблицыв режим конструкторатаблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид,расположенной на панели инструментов.

Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называют первичным ключом. Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.Ключевое поле устанавливается в режиме конструктора.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицыобычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструкторатаблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.

Формы. Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Форму часто используют для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позво­ляют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значе­ния полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии - являются элементами управления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Запросы.Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборкувыбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Перекрестныезапросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк..

Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

 

Отчеты. Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из БД. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

 

Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные опера­ции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модуль - это программа на языке Access Basic. В данном практикуме мак­росы и модули не рассматриваются.

Лабораторная работа 1.

Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цели работы:

· познакомиться с основными понятиями базы данных;

· научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

· освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

· познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

· познакомиться с поиском записей по образцу,

· научиться сохранять и загружать базу данных;

· научиться распечатывать таблицы.

Этапы работы

1. Проектирование структуры базы данных.

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.
Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 8 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей. Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).

3. Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4.Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять - в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Ход работы

Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о слушателях «Компьютерной школы».

Порядок работы:

· Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис. 2.

Рис. 2

·

 
 

Включите мышкой переключатель Новаябаза данныхи щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 3. В поле Имя файлав качестве Рис.3

имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

· В следующем окне выберите тип создаваемого документа (вы­берите соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, по­этому выберите закладку Таблица(скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.

· Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица.Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктори щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

· В верхней левой ячейке введите имя поля (набирайте слово "Фамилия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от ячейки к ячейке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].

· Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Таблица 1.

Имя поля Тип данных
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Год рождения Числовой
Школа Числовой
Класс Числовой

· Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке «Сохранить» пиктографического меню.

В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкните по кнопке ОК. Появится запрос (рис. 4) на создание ключевого поля - уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно появляться числа - номера записей.

Рис.4

· Ответьте ДА.

· Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке «Режим таблиц». Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя ячейки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически.

· Заполните базу данных значениями из табл. 2.

Таблица 2

Фамилия Имя Отчество Год рождения Школа Класс
Иванникова Анна Ивановна
Баранова Ирина Алексеевна
Корнилова Ольга Владимировна
Воробьев Алексей Петрович
Воробьев Алексей Иванович
Воробьев Олег Григорьевич
Скоркин Александр Евгеньевич
Володина Анна Алексеевна
Новоселов Алексей Антонович
Александрова Елена Алексеевна

 

· Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке «Сохранить». В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать

Задание 2. Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы:

· Замените фамилию Иванникова Нина Иванова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.

· Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Порядок работы:

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке: по возрастанию или по убыванию.

· Отсортируйте:

1) фамилии - по алфавиту (поставьте маркер на любую фами­лию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке

2) имя - по алфавиту (поставьте маркер на любое имя в столбце с названием Имяи щелкните мышкой по кнопке «Сортировка по возрастанию»;

3) номер школы - по убыванию (поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием Школаи щелкните мышкой по кнопке «Сортировка по убыванию»);

4) год рождения - по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке «Сортировка по убыванию»;

5) класс - по возрастанию.

Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

Порядок работы:

· Щелкнув по кнопке Сохранить, сохраните текущую таблицу.

· Щелкнув по нижней кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

· Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.

· Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл -Открыть - Имя своей базы данных - Открыть;

· Откройте таблицу Список.

Задание 5. Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы:

· Установите текстовый курсор вполе Фамилия;

· Щелкните по кнопке «Найти», которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 5.

Рис. 5

· Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную за­пись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осу­ществляется в текущем поле, если установлен соответству­ющий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.

Лабораторная работа 2.

Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

· научиться удалять таблицы;

· научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

· научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

· научиться создавать формы для ввода данных:

· закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц
базы данных.

Этапы работы

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будут следующие поля: код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы. Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколь­ко человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.

4. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При на­личии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

· Вызовите программу Access.

· Откройте базу данных.

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Порядок работы:

· Выделите имя таблицы.

· Нажмите клавишу [Delete].

· На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

· Выберите закладку Таблица,если находитесь в другом окне.

· Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис. 6. Выберите Режим таблицы.


Рис.6

· Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Переименовать столбец.Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Учебная группаи нажмите клавишу [Enter].

· Переименуйте Поле 2.Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2.Выполните команду Формат - Пере­именовать столбец.Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Преподавательи нажмите кла­вишу [Enter].

· Сохраните таблицу с именем Группы,щелкнув по кнопке Сохранить.На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно

· Перейдите в режим Конструктор,щелкнув по кнопке «Конструктор», и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная груп­паключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке «Ключевое поле».Тип данных поля Учебная группазадайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

· Щелкните по кнопке - Сохранить.Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

· Выберите закладку Таблица,если находитесь в другом окне.

· Щелкните мышкой по кнопке Создать.

· Появится окно, в котором оставьте Режим таблицыи щелк­ните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

· Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, вы­полнив команду Формат - Переименовать поле.Данные возьмите из табл. 3.

Таблица 3.

Старое название Новое название
Поле1 Код
Поле2 Фамилия
ПолеЗ Имя
Поле4 Отчество
Поле5 Год рождения
Полеб Школа
Поле7 Класс
Поле8 Учебная группа

· Сохраните таблицу с именем Список,щелкнув по кнопке «Сохранить». На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

· Перейдите в режим Конструктори посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Кодключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку - Ключевое поле.Тип поля Код- счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество- текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа- чис­ловые. С полем Учебная группаразговор особый. Его тип -числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, зна­чения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы.Для этого в свой­ствах поля следует указать, что здесь имеет место подста­новка по следующей схеме: выберите закладку Подстанов­ка,тип элемента управления - Поле со списком,источник строк - Группы.Получите значения элементов, как показа­но на рис. 7.

· Сохраните изменения, щелкнув по кнопке «Сохранить».

Рис. 7

· Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы.Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке - Схема данных.

· В появившемся окне Добавление таблицывыделите таблицу Группыи щелкните по кнопке Добавить.Выделите таблицу Списоки щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрытьокна Добавление таблицы.

· Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

· Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группыи, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 8

Рис. 8

· Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

· Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

· Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

· Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-мно-гим». Схема данных представлена на рис. 9.

Рис. 9

· Закройте схему данных, щелкнув по кнопке «Закрыть» верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

· Откройте таблицу Группыв режиме таблицы.

· Заполните ее записями из табл. 4.

Таблица 4

Учебная группа Преподаватель
Верзаков С.А.
Белоусов А.И.
Масалова В.А.
Новикова Е.В.
Зачесова Т.П.

Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

· Выберите закладку Формы.

· Щелкните по кнопке Создать.

·
Появится диалоговое окно (рис. 10), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.

Рис. 10

·
Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, пред­ставленная на рис. 11.

Рис. 11

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

· Заполните форму данными, представленными в табл. 5.

Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю произ­водится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке . Значения поля Кодбудут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группавыбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 5

Код Фамилия Имя Отчество Год рождения Школа Класс Учебная группа
Чернова Кристина Ивановна
Терещенко Инна Алексеевна
Истратов Максим Владимирович
Бондарь Ольга Петровна
Новоселов Алексей Иванович

· Сохраните введенные данные. Имя формы - Список.Закройте форму.

· Перейдите в окно Таблицы.Откройте таблицу Список.Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

· Щелкните по кнопке сохранить, сохраните текущую таблицу.

· Щелкнув по нижней кнопке «Закрыть»в правом верхнем углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Порядок работы:

· Откройте таблицу Группы.

· Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.

· Сохраните таблицу.

· Закройте таблицу Группы.

· Откройте таблицу Список.

· Убедитесь, что значения групп изменились.

· Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Порядок работы:

· Откройте таблицу Группы.

· Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на
клавишу [Delete]).

· Согласитесь с проверочным вопросом.

· Закройте таблицу Группы.

· Откройте таблицу Список.

· Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

· • Закройте таблицу Список.

Предъявите преподавателю:

таблицу Список на экране;

таблицу Группы на экране;

форму Списокна экране.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

· Выполните команду Файл - Выход.

· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.

 

Лабораторная работа 3

Создание базы данных, состоящей из трех таблиц

Цели работы:

· научиться создавать таблицу базы данных с помощью Мастера таблиц;

· закрепить навыки по добавлению и удалению записей;

· закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц БД;

· научиться использовать фильтр в таблице.

Этапы работы

Проектирование структуры базы данных.

2. Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будет три таблицы: Список, Группыи Личные данные.Конструирование пустых таблиц базы данных.Воспользуемся еще одним способом изготовления таблиц. Новую таблицу Личные данныесоздадим с помощью Мастера таблиц.Структуру таблиц Списоки Группыскопируем из базы прошлого занятия. Создание схемы базы данных.

3. В данном случае таблицы Группы и Списокобъединены связью «один-ко-многим», таблицы Списоки Личные данные-связью «один-к-одному». Таблицы Группыи Личные данныепрямо не связаны. Ввод данных в таблицы.

4. Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.

5. Использование базы данных для практических задач.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Задание 2. Откорректируйте данные в таблице Группы.

Порядок работы:

· Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке Открыть.

· Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таблица должна выглядеть так, как представлено в табл. 7.

· Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Таблица 6

Учебная группа Преподаватель
Верзаков С.А.
Белоусов А.И.
Масалова В.А.
Новикова Е.В.
Зачесова Т.П.

 

Задание 3. Удалите все записи таблицы Список, оставив ее структуру.

Порядок работы:

· Откройте таблицу Список.

· Выделите все записи.

· Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Правка - Удалить запись или щелкнуть по кнопке – Удалить запись).

· Закройте таблицу, сохранив ее.

Замечание.Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи. Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сервис - Служебные программы - Сжать базу данных.Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 4. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.

Порядок работы:

· Выберите объект Таблица.

· Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 12.

Рис. 12

· В этом окне следует выбрать: в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей – поля: КодСтудента, Адрес, НомерТелефона,щелкая после каждого выбора по кнопке . Эти поля попадут в Поля новой таблицы.Щелкните по кнопке Далее.

· В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.

Замечание.Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.

· Щелкните по кнопке Далее.

· После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте Ввести данные в таблицу,но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово.Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

· Добавьте втаблицу Личные данныееще три поля Word, Excelи Access,в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. Выберите Конструктор.Поля сименами Word, Excel, Accessимеют тип данных - числовой.

· Щелкните по кнопке Сохранить.

· Перейдите в режим Таблицы, щелкнув по кнопке Режим таблиц.

· Закрой таблицу, предварительно сохраните ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 5. Исправьте схему данных.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопкеСхема данных.Появиться диалоговое окно - Схема данных.

· Щелкните по кнопке– Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицывыделите таблицу Личные данныеи щелкните по кнопке Добавить,а затем - по кнопке Закрытьокна Добавление таблицы.

· Поставьте мышку на имя поля КодСтудентав таблице Личные данныеи, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Кодв таблице Список.Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.

· Включите флажок Обеспечение целостности данных.Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

· Щелкните по кнопке Создать.Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Списоксоответствует одна запись в таблице Личные данные.Схема данных представлена на рис. 13.

Рис. 13

· Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение.Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Списоки Личные данные.ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона - в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Задание 6. Создайте форму для ввода данных.

Порядок работы:

· В окне базы данных выберите вкладку Формы.

· Щелкните по кнопке Создать.

· Вдиалоговом окне Новая формавыберите Мастер форм.Описание Мастерапоявляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать.

· Щелкните по кнопке ОК.Появится окно создания форм, представленное на рис. 14.

· Выберите все поля из таблицы Списоки все поля - из таблицы Личные данные.Для этого выберите имя таблицы Списокв поле Таблицы/запросы.Врезультате появляется список полей в окнеДоступные поля.Щелкните по кнопке >>, которая переносит все поля из списка.

· Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке >>.

 

Рис. 14

· Щелкните по кнопке Далее.

· Оставьте внешний вид формы в один столбец(выбран по умолчанию).

· Щелкните по кнопке Далее.

· Выберите требуемый стиль (например, Обычный).Щелкните по кнопке Далее.

· Задайте имя формы: Общая форма.Щелкните по кнопке Готово.В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений — в одну таблицу, часть — в другую).

Задание 7. Заполните таблицы данными.

Замечание.Поля Код и КодСтудента заполняются автоматически.

Порядок работы:

· Данные таблицы Списокприведены в табл. 7, а данные таблицы Личные данные- в табл. 8.

Таблица 7

 

Код Фамилия Имя Отчество Год рождения Школа Класс Учебная группа
I Иванова Анна Ивановна
Баранова Ирина Алексеевна
Корнилова Ольга Владимировна
Воробьев Алексей Петрович ' 1
Воробьев Алексей Иванович
Воробьев Олег Григорьевич
Скоркин Александр Евгеньевич
Володина Анна Алексеевна
Новоселов Алексей Антонович
Александрова Елена Алексеевна

Таблица 8

 

Код Студента Адрес Номер Телефона Word Excel Access
Центральная 11-5 51-17-22
Солнечная 8-117 51-18-22
Сиреневый 7-16 51-19-22
Центральная 14-8 1 51-20-22
Сиреневый 7-16 51-21-22
Солнечная 2-121 51-22-22
Школьная 5-34 51-23-22
Центральная 30-7 51-24-22
Сиреневый 7-16 51-25-22
Солнечная 6-34 51-26-22

· Закройте форму, предварительно сохранив ее.

· Перейдите на закладку Таблицы.

· Откройте таблицу Списоки убедитесь, что в нихпоявились данные. Закройте таблицу.

Задание 8. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список.

· Откройте таблицу Список,если она закрыта.

· Перейдите в режим Конструктора.

· Добавьте еще одно поле Портрет (вводите имя поля ниже поля Учебная группа),тип данных - Поле объекта OLE,общие свойства поля оставить по умолчанию.

· Щелкните по кнопке - Сохранить.

· Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке Режим таблиц.

· Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет.

· Выполните команду Вставка - Объект - Точечный рисунок- OK.

· Нарисуйте портрет.

· Щелкните по кнопке Закрытьв правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.

Самостоятельное задание. Нарисуйте портреты всех учеников из таблицы Список.

Задание 9. Научитесь использовать фильтр.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке - Изменить фильтр.Появится окно выбора, представленное на рис. 15.

Рис. 15

· Щелкните мышкой по полю Год рождения.У активного поля появится стрелка выбора.

· Выберите Год рождения1984 и щелкните по кнопке Применить фильтр.Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

· Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

· Щелкните по кнопке - Изменить фильтр.

· Удалите все в поле Год рождения,выделив значение и нажав клавишу [Delete].

· Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только ученики школы № 5, 10-го класса (одновременный запрос в двух полях - Школаи Класс).

· Щелкните по кнопке - Применить фильтр.

· Измените фильтр.Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождениянаберите >1982.Щелкнув по кнопке Применить фильтр,вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.

· Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like "В*" (В- в данном случае русская буква).

· Запрос Not"В*" будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву «В»). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке Применить фильтр.

Самостоятельное задание:
1. Выберите учеников всех школ, кроме школы № 3.

2. Выберите всех учеников школы № I, фамилии которых начинаются на букву «А».

3. Выберите учеников, год рождения которых 1982 или 1983 (запрос: 1982 OR 1983).

4. Отмените все запросы.

Замечание.Кнопка - Фильтр по выделенномупозволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.

Справочная информация.Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: * +, -, / ^:

сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like — для использования логики замены в выражениях;

In - для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

And — для выбора значений из определенного интервала.

Предъявите преподавателю таблицы: Список, Группы, Личные данные.

 

Лабораторная работа 4

Создание и использование запросов

Цели работы:

· закрепить навыки по редактированию таблиц;

· познакомиться с основными видами запросов;

· научиться создавать запросы на выборку различными способами.

Ход работы

Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или получить список всех учеников, занимающихся у определенного преподавателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.

Задание 1. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.

Порядок работы:

· Выберите объекты Запросы.

· Щелкните мышкой по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор,щелкните по кнопке ОК.

· Добавьте нужные таблицы (Личные данныеи Список),выбирая их и щелкая по кнопке Добавить.Так как таблицы связаны то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 («один-к-одному»), что представлено на рис. 16.

· Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.

 

Рис. 16

· Выберите поля Фамилия, Имяи Отчествоиз таблицы Списоки НомерТелефона- из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

· Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить.Введите имя запроса Номера телефонови щелкните по кнопке ОК.

· Щелкните по кнопке ! для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получа­ете новую таблицу с другим набором полей.

· Перейдите в режим Конструктор.

Замечание.Условие отбора можно включать аналогично включению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащихся, фамилии которых начинаются на букву "Б", может быть получена с помощью включения условия Like "Б*". (рис. 17).

Рис. 17

· Получите этот запрос

· Щелкните по кнопке ! для представления запроса.

· Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл - Сохранить как.

· Впоявившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по Б.Теперь в меню базы данных в окне Запросыбудет показано два запроса.

Самостоятельное задание.

1. Составьте запрос на адреса только девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна

2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начинается на букву "А". Сохраните запрос с именем Выборка по А.

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ5.

Порядок работы:

· Выберите закладку Запрос.

· Щелкните мышкой по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

· Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список).

·
Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel, Access - из таблицы Личные данные. В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access noставьте 4 Or 5 (рис. 18).

Рис 18

· Щелкните по кнопке ! для представления запроса.

· Сохраните запрос с именем Успеваемость1, щелкнув по кнопке Сохранить. Теперь в меню БД в окне Запросы будет показано три запроса.

Самостоятельное задание.

1. Составьте запрос на учеников группы 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость2.

2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Освоение программы Word» и «Освоение программы Excel» 4 или 5; сохраните запрос с именем УспеваемостьЗ.

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Построителя выражений.

Порядок работы:

· Выберите объект Запросы.

· Выделите запрос Номера телефонов.

· Щелкните по кнопке Конструктор.

· Удалите поле НомерТелефона.

· Добавьте поле Адрес.

· Сохраните запрос с именем Адрес,выполнив команду Сохранить как.

· Поставьте курсор в ячейку Условие отборав столбцеФамилия.

· Удалите надпись в этой ячейке.

· Щелкните по кнопке - Построить. Появитсяокно, вкотором можно строить сложные запросы.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке Not,это слово появится в верхнем поле, Фамилию Барановав кавычках наберите вручную.

· Щелкните по кнопке ОК. В поле условия отбора появиться данное выражение.

· Щелкните по кнопке ! - для представления запроса.

· Закройте запрос, сохранив его с именем не Баранова выполнив команду Файл - Сохранить как.

Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

Порядок работы:

· Выберите закладку Запросы.

· Щелкните по кнопке Создать – Конструктор.

· Добавьте нужные таблицы (Список и Личные данные).

· Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Exсel – из таблицы Личные данные.

· Поставьте курсор на клетку правее Excel (на линии Поле). Щелкните по кнопке - Построить.

· В появившемся окне напечатайте вручную выражение, представленное на рис. 19, и щелкните по кнопке ОК.

· Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу Enter.

Рис. 19

· Сохраните запрос с именем Среднее.

· Щелкните по кнопке ! - для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.

· Закройте Запрос.

Задание 6 Создайте запрос с параметрами

Порядок работы:

· Выберите закладку Запросы.

· Щелкните по кнопке Создать – Конструктор.

· Добавьте нужные таблицы (Группы и Список).

· Выберите поля Учебная группаиз таблицы Группы и Фамилия и Имя из таблицы Список.

· Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отборавыражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки. Например, для поля, в котором отображается Учебная группа, введите следующее выражение [Введите № группы] (рис.20)

Рис. 20.

· Сохраните запрос с именем Введите № группы.

· Щелкните по кнопке ! - для представления запроса.

· Закройте Запрос.

Задание 7 Создайте параметрический запрос Справка по полю Фамилия.

· В запросе должны быть поля Учебная группа, Фамилия, Имя, Отчество, НомерТелефона и Адрес.

Предъявите преподавателю: запросы Номера телефонов, Выборка по Б, Анна, Выборка по А, Успеваемость1, Успеваемость2, УспеваемостьЗ, не_Баранова, Среднее, Введите № группы, Справка.

Лабораторная работа 5

Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты.

· Щелкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес(рис. 21).

Рис. 21

· Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

· Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

· Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Адрес.

· Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

· Введите Условие отбора поля фамилии: [Введите фамилию]. (Рис. 22)

Рис. 22

· Выполните запрос, щелкнув по кнопке !. Сохраните его с помощью команды Сохранить как … Адрес ученика и закройте.

· Перейдите на закладку Отчеты.

· Создайте отчет, выберите Автоотчет: в столбец для запроса Адрес ученика. В списке вывода будут находиться данные только одного запрошенного человека. Сохраните отчет под именем Адрес ученика.

Задание 3. Создайте отчет в режим Конструктора на основании запроса Справка.

· Откройте закладку Отчеты.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчетвыберите режим Конструкторив качестве источника данных запрос Справка.

· Щелкните по кнопке ОК.Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид- Колонтитулыи Вид-Заголовок/Примечание отчета.При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора.Если отсутствует панель элементов, щелкните по кнопке (см. Рис. 23)

Рис. 23

· В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА.
СПРАВКА.

· Для этого щелкните по кнопке Надпись (Рис.24).

Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+ [Enter] и введите слово СПРАВКА

 

Рис.24

· В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

· В области данных напечатайте строки: