Наложение условия по списку

ТЕМА. СОЗДАНИЕ И АНАЛИЗ БАЗ ДАННЫХ В MS EXCEL

Лабораторная работа № 11

 

Фильтрация списка

Фильтрация списка – это процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, если у вас есть список клиентов, его можно отфильтровать так, чтобы видеть фамилии только тех из них, которые живут в определенном городе. В данной работе будет рассмотрена автоматическая фильтрация.

Фильтрация по одному критерию

Задание:

1. Из папки Материалы откройте файл Лаб.раб.11. При отсутствии папки Материалы создайте новую рабочую книгу Excel и назовите ее Лаб.раб.11.

2. Активизируйте лист Фильтр. При отсутствии исходного файла Лист1 назовите Фильтри введите данные, указанные в таблице 1.

3. Установите табличный курсор на одну из ячеек списка.

4. Выполните команду ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр. Excel проанализирует список и добавит в строку заголовков полей кнопки раскрывающихся списков (кнопки автофильтра): (рис. 10).

Рис. 10

5. Щелкните на кнопке автофильтра в ячейке Отдел. Список раскроется и покажет все значения, содержащиеся в этом столбце (рис. 11).

Рис. 11

6. Выберите наименование какого-нибудь отдела, и Excel спрячет все строки, кроме тех, которые включают отмеченное значение (рис. 12). Другими словами, критерием отбора служит выбранное вами значение.

Рис. 12

7. Обратите внимание, что после фильтрации в строке состояния появилась сообщение о том, сколько строк отобрано: . Кроме того, изменился цвет кнопки автофильтра , чтобы напомнить вам, что список отфильтрован по значениям, содержащимся в этом столбце.

8. Снова щелкните на кнопке автофильтра и выберите опцию (Все). Программа отобразит весь список полностью.

9. Сохраните файл.

 

Фильтрация по нескольким критериям

Задание

1. Щелкните на кнопке автофильтра в ячейке Годовой фонд заработной платы. Выберите опцию (Условие …). Открывшееся диалоговое окно Пользовательский автофильтр позволяет фильтровать списки с использованием нескольких критериев.

2. В поле Годовой фонд заработной платы из раскрывающегося списка выберите критерий больше, в поле справа введите или выберите из списка значение критерия, например, 80 000р. Установите переключатель и. В нижнем поле выберите критерий меньше и установите для него значение, например, 100 000р. (рис. 13).

Рис. 13

3. Нажмите кнопку ОК. Таким образом, вы вывели список сотрудников с годовым фондом зарплаты в диапазоне от 80 000р. до 100 000р.

 

Контрольное задание:

1. Из полученного списка отберите тех сотрудников, которые были приняты на работу, например, не ранее 01.01.2000 года. Используйте для этого опцию (Условие …), критерий меньше и значение критерия 01.01.2000.

2. Покажите снова весь список.

3. Выведите список сотрудников с фамилиями, начинающимися, например, с буквы Б. Для этого установите критерий равно, значение критерия Б*.

4. Сохраните файл.

 

Наложение условия по списку

Задание:

1. Из списка кнопки автофильтра столбца Оклад выберите опцию (Первые 10…). Название данной опции общепринятое, действие опции не ограничивается нахождение только 10 элементов. С помощью данной опции вы можете выбрать наибольшие или наименьшие элементы из списка, а также указать их количество.

2. В диалоговом окне Наложение условия по списку установите критерий Показать 5 наибольших элементов списка (рис. 14).

Рис. 14

3. Программа выведет сведения о 5 сотрудниках, имеющих наибольший месячный оклад.

4. Сохраните файл.

 

Контрольное задание

1. Выведите список, состоящий из 3-х сотрудников, принятых на работу раньше других. Восстановите весь список, а затем найдите 3-х сотрудников, принятых позже всех.

2. Выведите список, сотрудников, работающих в одном отделе. Среди оставшихся - сотрудника с наибольшей заработной платой.

Совет:

Для отмены режима Автофильтр и удаления кнопок раскрывающихся списков в именах полей выберите команду ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр повторно. В результате будет удален флажок у пункта меню Автофильтр, и список вернется в обычное состояние.

Сортировка списка

Сортировкой называется изменение порядка строк в списке. Сортировка применяется в случаях, когда необходимо, чтобы строки имели определенную последовательность. Excel – очень гибкая система в отношении методов сортировки данных.

Сортировка по одному полю

Задание

1. Активизируйте лист Сортировка. При отсутствии исходного файла перейдите на Лист2, назовите егоСортировка и скопируйте на лист базу данных сотрудников.

2. Установите табличный курсор в ячейку с фамилией первого сотрудника. Щелкните на кнопке сортировки Сортировка по возрастанию , расположенной на стандартной панели инструментов. Программа расположила список в алфавитном порядке.

3. Щелкните на кнопке сортировки Сортировка по убыванию , расположенной на стандартной панели инструментов. Программа расположила список в обратном алфавитном порядке.

4. Сохраните файл.

Контрольное задание

1. Отсортируйте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке возрастания (убывания) окладов.

2. Представьте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке возрастания (убывания) даты приема на работу.