o стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

1. Важлива новина.

2. Рішення написати прес-реліз.

3. Збір інформації, узгодження цитат.

4. Написання першої версії.

5. Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

6. Поширення прес-релізу.

7. Спілкування з представниками преси, надання додаткової інформації, організація інтерв'ю.

Факти, описані в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або, принаймні, бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Потрібно чітко уявляти, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина повинна бути не лише актуальною, а й вагомою, аби можна було ЇЇ запропонувати багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань засобів масової інформації: інформувати, навчати, розважати.

Найпоширенішими інформаційними підставами для складання прес-релізу є:

S підсумовування результатів діяльності установи за певний проміжок часу;

S виготовлення нової продукції, надання нових послуг населенню;

S зміна у системі роботи, впровадження нових технологій;

S заяви, виступи керівників підприємства чи інтерв'ю з ними;

участь у спеціальних бізнес-заходах (презентаціях, маркетингових акціях, тендерах, аукціонах) та доброчинних акціях;

S знакові події в житті установи чи її працівників.

На етапі підготовки прес-релізу відповідальна за створення документа особа повинна мислити як журналіст.

Зібравши необхідну інформацію, можна переходити безпосередньо до створення тексту, але варто пам'ятати, що існує усталена формула для написання прес-релізів, західні журналісти називають її:"five w's & h" (з англ. п ять w та одне h). Тобто автор має вказати у прес-релізі What? (Що?) Where? (Де?) When? (Коли?) Who? (Хто?) Why? (Чому?). Сгруктурують матеріал за правилом "переверненої піраміди", зміст якого полягає у тому, щоб надати основну інформацію на початку-в заголовку і першому абзаці, так званому лідер-абзаці (ліді). Це робиться для того, щоб редактор мав можливість за потреби скоротити текст без втрати основного змісту. Отже, спочатку - найголовніше, а потім - подробиці.

Заголовок прес-релізу повинен привернути увагу читачів, виділити його з-поміж інших. Для цього варто дотримуватися таких правил:

1. Не використовуйте заголовки, схожі на нав'язливу рекламу, наприклад: Ми продаємо найкращу в світі побутову техніку. Заголовок, який містить зображення грошових знаків та велику кількість знаків оклику, теж ніколи не буде прочитаний редактором.

2. Намагайтесь не використовувати імена або ініціали, крім випадків, коли необхідно ідентифікувати особу або це сприяє правильному прочитанню заголовка.

3. Не слід використовувати заголовки у формі запитання, адже не отримавши інформації із заголовка, читач може і не "пошукати істини".

4. Уникайте у заголовках критики або засудження. Віддавайте перевагу повним реченням - з підметом і присудком, яке б розкривало зміст усього прес-релізу. Завдання заголовка - стисло передати суть прес-релізу.

Невдалий заголовок Вдалий заголовок

Громада Київщини матиме змогу долучитися Проект Національної до підготовки Національної Доктрини розвитку Доктрини розвитку освіти освіти, взявши участь у громадських слуханнях Інституту політичних технологій

Головна новина прес-релізу має міститися у першому абзаці. Чотири перших рядки - це візитна картка прес-релізу. Тому текст недоречно починати з цитати або другорядної інформації. Добре сприймається фраза з 12 слів. Трьох-чотирьох таких фраз буде цілком достатньо, щоб у легкій ненав'язливій формі передати зміст повідомлення.

Інформацію, яку подали в першому абзаці, обов'язково деталізують у наступних, наводячи тільки факти.

Оцінні судження поміщають у цитату від очільника компанії або людини, відповідальної за проект. Цитата допоможе "пожвавити" матеріал, зробити його реалістичним. Не завершуйте прес-реліз висновками чи узагальненнями, на кшталт "На нашу думку, це дуже актуальна ruh дія" або "Попереду ще багато нових досягнень". Якщо більше нічого сказати, просто поставте крапку.

Наприкінці варто подати загальну інформацію про компанію - кілька основних фактів, які нагадають журналістові про те, хто ви і чим займаєтеся.

Обов'язково вказують ім'я, посаду і номер телефону, електронну адресу контактної особи. Це одна важливих передумов успіху прес-релізу. Зауважують, до кого журналіст може звернутися зі своїми запитаннями, тому контактна особа повинна мати час для спілкування з представниками ЗМІ і володіти інформацією.

Можна додати до прес-релізу світлину.

Під час написання прес-релізу пам'ятайте таке:

o обмежте вживання займенників я, ти, ми, нас, наш, мій;

o використовуйте цитати, уникайте мовних кліше;

o не зловживайте вузько науковими термінами; абревіатури, що вживаються в тексті хоча б один раз, потрібно розшифрувати;

o надавайте перевагу дієсловам активного стану, обмежте використання безособових конструкцій: замість Введено в дію новий цех для виготовлення... пишіть Компанія... ввела в дію новий цех для виготовлення...;

o числівники від одного до п'яти, а також числівники на початку речення записують літерами;

o уникайте суб'єктивних оцінок та емоційних висловлювань;

o перечитайте готовий прес-реліз очима пересічного читача: чи все ви зрозуміли? чи легко було сприймати текст?

Обсяг стандартного прес-релізу не повинен перевищувати 1 сторінки, якщо прес-реліз більше двох сторінок, бажано зробити підзаголовки. Не варто перетворювати текст на один суцільний блок інформації. Вимоги до оформлення прес-релізу

Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами), можна також розробити спеціальний бланк для прес-рслізів.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими літерами (кегль - 14), а через подвійний інтервал-текст (кегль - 12) -з інтервалом 1,5.

Документ друкують, дотримуючись берегів: лівий - ЗО мм, правий - 15 мм, верхній - 15 мм, нижній - ЗО мм, лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначаютьпродовження далі,

Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома способами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто. Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в тому, що ваш матеріал надійшов.

Переймаючись долею прес-релізу, не будьте надто настирливими, відчувайте міру. Якщо ж ваша інформація з'явилася у пресі, обов'язково зателефонуйте в редакцію і чемно подякуйте: дружні відносини з журналістами - основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.

Взірець прес-релізу:

ПРЕС-РЕЛІЗ

Фонд Святослава Вакарчука "Люди майбутнього" вул. Кіквідзе, 14 оф. 27 м.Київ Тел.: 254-15-78

"ОСВІТА КРАЇНОЮ" - НАВЧАННЯ ПО-ЄВРОПЕЙСЬКИ

Фонд Святослава Вакарчука "Люди майбутнього" підбиває підсумки пілотного проекту "Освіта країною". Цією програмою вперше в Україні апробовано одну із засад Болонської Декларації - академічну мобільність студентів. Організатори переконані, що у близькому майбутньому вона стане звичним явищем для системи вищої освіти нашої держави.

Метою проекту "Освіта країною" є впровадження кращих європейських практик академічної мобільності, адаптація їх до українських потреб та реалій, що дозволятиме студентам, навчаючись у alma-mater, вільно їхати на певний період у інший ВНЗ країни. Цьогоріч було визначено імена 30-ти переможців проекту "Освіта країною", які отримали грант Фонду на два місяці навчання в університетах Києва, Донецька, Харкова, Львова, Чернівців та Одеси.

Під час реалізації проекту "Освіта країною" вдалося з'ясувати проблеми, які нині заважають впровадити студентську мобільність у нашій країні: прогалини у нормативно-правовій базі, неузгодженість навчальних програм, різні системи оцінювання знань тощо. Аналіз зібраних матеріалів допоможе розробити ефективний механізм мобільності студентства.

Учасники Проекту довели важливість та потрібність академічної мобільності в Україні. Свідченням актуальності такої програми стала чимала кількість охочих узяти участь у Проекті, підтримка керівництва ВНЗ та освітянської спільноти загалом.

Студенти мали можливість порівняти науково-освітні процеси різних університетів, ознайомитися з культурою іншого регіону, налагодити професійні та дружні стосунки. Для більшості конкурсантів цей Проект став поворотним у плані особистого розвитку, пізнанні нового, відчутті самостійності, відповідальності, самодисципліни, набутті досвіду загалом. Ці студенти стали своєрідними "колумбами" у відкритті нових можливостей в освітньому процесі України.

Юрій Герасименко, Голова Правління Фонду, про Проект:

"Не заглиблюючись у професійні аспекти проекту "Освіта країною", які, безумовно, е для нас чільними, хочу закцентувати на так званому кроскультурному компоненті Проекту. За період, протягом якого студенти навчалися у інших ВНЗ, ми переконалися, що така програма - це чудовий механізм соціальної дифузії. Адже студенти, потрапляючи у інший соціо-культурний регіон, позбавляються певних стереотипів один про одного, зникають штучні ярлики, натомість, з'являються нові друзі та знайомі.

Молодь завжди була і залишається найактивнішою часткою суспільства, часткою незашорених, вільно мислячих, прогресивних людей, які значно легше долають стереотипи. Переконаний, що саме такі молоді, освічені та успішні люди у майбутньому зроблять нашу країну монолітнішою та сильнішою".

Святослав Вакарчук, засновник Фонду, про Проект: "З самого початку ми передбачали успіх Проекту. Відгуки учасників підтвердили, що цей Проект потрібний, його слід розвивати та вдосконалювати. У майбутньому будемо шукати можливості зробити його ширшим та, як мінімум, щорічним, аби якомога більше студентів з різних міст України могли на певний період вільно їхати на навчання у інший ВНЗ, їхати один до одного в гості. Також непогано було б подовжити термін навчання, щоб це було не два місяці, а більше. Впевнений, що "Освіта країною" - прекрасна модель для майбутнього, і не тільки студентського.

Дякую студентам, які взяли участь у пілотному Проекті, дякую містам та університетам, що приймали в себе гостей - разом ми робимо важливу справу".

ПРЕС-РЕЛІЗ

УРОЧИСТЕ ЗАКРИТТЯ X МІЖНАРОДНОГО КОНКУРСУ З УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ІМЕНІ ПЕТРА ЯЦИКА

11 травня 2010 року о 14°° годині у приміщенні Націонапьного академічного драматичного театру імені Івана Франка відбудуться урочистості з нагоди завершення X Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика та вручення найпрестижніших премій переможцям.

В урочистостях та нагородженні переможців візьмуть участь представники Адміністрації Президента України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства закордонних справ України, видатні діячі культури та мистецтва.

Ведучі церемонії - народні артисти України, лауреати Національної премії ім.Т. Шевченка Наталя Сумська та Богдан Бенюк.

Четвертий загальнонаціональний (для студентів - III) етап конкурсу відбувся 20 лютого 2010 року в Автономній Республіці Крим, обласних центрах, містах Києві та Севастополі. Серед конкурсантів було 742 учні загальноосвітніх навчальних закладів, 88 учнів професійно-технічних училищ, 367 студентів вищих навчальних закладів. У X Міжнародному конкурсі з української мови імені Петра Яцика взяли участь близько 5 млн учнів загальноосвітніх навчальних закладів, професійно-технічних училищ, студентів вищих навчальних закладів України.

Переможцями IV етапу X Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика серед учнів загальноосвітніх навчальних закладів стали 27 осіб (9 школярів вибороли І місце, 9-11 місце та 9 - IIIмісце), які представляли 16 регіонів України, а саме: 3 учні з Миколаївської, Херсонської областей та м. Києва; 2 учні - з Житомирської, Київської й Чернівецької областей; один учень - з Автономної Республіки Крим, Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Закарпатської, Івано-Франківської, Одеської, Львівської, Тернопільської, Харківської та Чернігівської областей.

Міжнародний конкурс з української мови імені Петра Яцика започатковано у 2000 році за ініціативи Освітньої фундації імені Петра Яцика, Ліги українських меценатів та підтриманий Міністерством освіти і науки України, Інститутом інноваційних технологій і змісту освіти, багатьма громадськими організаціями. За роки проведення конкурс став одним з наймасовіших інтелектуальних змагань учнівської та студентської молоді в Україні.

Акредитація представників засобів масової інформації відбуватиметься за редакційними посвідченнями на місці.

Відділ прес-служби МОН України, Ірина Шинкарук, тел.. 097-389-19-99.

2.Звіт

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний період).

3. Текст, який має такі частини: вступ (вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою) за звітний період); основна частина (опис та аналіз виконаної роботи); висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє).

4. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

5. Дата.

6. Печатка.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, обгрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Текст звіту великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок (наприклад, навчально' методична діяльність, науково-дослідна діяльність, організаційно-виховна робота).

Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються й адресуються керівникові, від якого отримано завдання. Текст такого звіту починають словами: Відповідно до Вашого доручення від..., За Вашим завданням...).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх звітах.

Взірець звіту:

ЗВІТ

про навчально-методичну, науково-дослідну та організаційно-виховну діяльність за 2008-2009 навчальний рік доцента кафедри англійської мови Малишко Ірини Володимирівни

Навчально-методична діяльність

Упродовж 2008-2009 навчального року було виконано таке навчальне навантаження: читала лекційний курс з ділової англійської мови для студентів Інституту іноземної філології, студентів заочного відділення Інституту політології та права, корекційної педагогіки і психології; проводила практичні заняття з ділової англійської мови. На цей рік було заплановано і виконано - 800 годин, з яких аудиторних - 670 годин.

До кожного практичного заняття було складено плани-конспекти, дібрано дидактичний матеріал, для активізації навчально-пізнавальної діяльності студентів на заняттях використовувалися різні форми роботи: експрес-опитування, творчі завдання, спрямовані на розвиток мовленнєвої компетенції. Розробила навчальну програму для студентів спеціальності "Видавнича справа і редагування" Інституту української філології "Англійська мова у професійному спілкуванні", у співавторстві створила дистанційний курс "Ділова англійська мова".

Науково-дослідна діяльність

За звітний період працювала над дисертаційним дослідженням "Спонукально-закличні еліптичні конструкції в українському політичному дискурсі". Матеріали дослідження було виголошено на звітно-науковій конференції викладачів університету (доповідь "Мовні засоби українського політичного дискурсу"). Узяла участь у міжнародній науково-практичній конференції "Українська мова - державна мова" (Донецьк, 11-12 грудня 2008 року), у III Міжнародній науковій конференції "Мова, культура і соціум у гуманітарній парадигмі" (Кам'янець-Подільський, 26-27 листопада 2009 року).

Вийшли друком такі матеріали:

1. Англійська мова. Комплексна підготовка до тестування: навч. посібник / С. В. Макарець, О.О.Красюк, І. В. Малишко. - К.: Арій, 2008.-640 с.

2. Макарець С. Ділова англійська мова: Дистанційний курс: навч. посіб. / С. Макарець, І. Малишко. - К.. Видавництво НПУ ім. М.П. Драгоманова, 2009. - 208 с.

3. Малишко І. Теоретичні засади лінгвістичного аналізу політичного дискурсу/І. Малишко //Лінгвістичні студії: зб. наук, праць/Донецький нац. ун-т. - Донецьк: ДонНу, 2009. - Вип. 19. - С.182-186.

4. Малишко І. Явище еліпса як засіб економії мовних засобів// Наукові праці Кам'янець-Подільського університету: Філологічні науки, (подано до друку)

Організаційно-виховна робота

Протягом навчального року здійснювала контроль за навчанням студентів 108 вс групи та відвідуванням ними аудиторних занять, вирішувалися нагальні виробничі питання. Згідно з планом куратора, поданим до деканату, проводила години куратора, а також бесіди з виховною та інформаційною метою.

Виконувала обов'язки куратора ECTS (1 і 2 курс Інституту іноземної філології), уповноваженої особа Київського регіонального центру оцінювання якості освіти під час проведення зовнішнього незалежного оцінювання.

ЗО. 11. 2009 І. В. Малишко

3.Службові записки

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат {Керівникові проекту "Україна дітям" Висоцько-муА. В.; Ректорові Націонаїьиого економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант {кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням - внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини - описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині сформульовані висновки і пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

4.Довідка

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Взірець довідки:

Міністерство освіти і науки України Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова

27.06.2010 № 177

ДОВІДКА

Сергієнку Василю Олексійовичу в тому, що він є студентом 3 курсу Інституту іноземної філології Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова.

Видано для подання за місцем вимоги.

Директор Інституту іноземної філології В. І. Гончаров

Секретар Д. С. Микитенко

5. Протокол.Витяг з протоколу.Резолюція

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

За обсягом фіксованої інформації протоколи переділяють на: Смислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому ж рядку праворуч пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до щютоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу переділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: "Слухали", "Виступили", "Ухвалили", що оформлюються без відступу від межі лівого берега.

Слово "Слухали" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ "Виступили".

У розділі "Ухвалили" повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

7. За Кондратюка Б. П. - 45 голосів, проти - 2, утримався - 1.

Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами; документи, що стосуються одного протоколу,- за порядком денним.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи.

Рішення колегій установ упроваджуються в життя наказами керівника організації.

Крім повного протоколу, є ще витяг з протоколу.

Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу. В ньому вказують:

1. Назву виду документа.

2. Порядковий номер.

3. Назву зборів, засідання, наради тощо.

4. Дату проведення, місце проведення.

5. Присутніх.

6. Текст, що складається з розділів "Слухали" і "Ухвалили".

7. Підписи голови й секретаря.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ № 7 виробничої наради працівників бухгалтерії Акціонерного товариства "Україна" 18.11.2010 м. Харків

Присутні: Головний бухгалтер Гриценко В. І., заст. Головного бухгалтера Лук'янчук K.M., працівники бухгалтерії згідно зі списком (список додається, всього 17 осіб). Голова: Гриценко В. І. Секретар: Кпименко СТ.

Порядок денний:

1. Підготовка звіту фінансової діяльності товариства за 2010 рік. Доповідає головний бухгалтер Гриценко В. І.

2. Вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності Доповідає заст. головного бухгалтера Лук'янчук К. М.

1. СЛУХАЛИ:

В. /. Гоиценко доповіла про порядок підготовки річного звіту, про завдання працівників бухгалтері)' (текст доповіді додається).

ВИСТУПИЛИ:

М. В. Копачук запропонував організувати роботу так, щоб закінчити складання звіту до 29 січня 2010 року.

Б. Ф. Шумейко вказав на необхідність ретельної підготовки таблиць до звіту.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам бухгалтерії вчасно підготувати й подати матеріали до річного звіту.

2. Подати річний звіт до Держкомстату не пізніше ЗО січня 2004 року.

2. СЛУХАЛИ:

К. М. Лук'янчук розповіла про вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності. УХВАЛИЛИ:

Вказівки Держкомстату від 04.10.2010 з питань бухгалтерської звітності взяти до відома й керуватися ними.

Голова підпис В. І. Гриценко

Секретар підпис С. Т. Кпименко

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ з протоколу № 7 засідання Ради факультету економіки та підприємництва Інституту економіки та права "Крок"

20.12.2011 м.Київ

Присутні: декан факультету проф. Кравець С.М.,

доц. Марченко Л. В., доц. Бойко В. І., доц. Куц Б. Г, доц. Семенко О. М., ст. викл. Бабенко С.В.

СЛУХАЛИ:

Про рекомендацію завідувача кафедри Коваленка Д. В. на присвоєння йому наукового звання професора по кафедрі банківська справа.

УХВАЛИЛИ:

1. Рекомендувати Д . В. Коваленка на присвоєння звання професора по кафедрі банківська справа.

2. Порушити клопотання перед Вченою радою Інституту економіки та права "Крок" про присвоєння Д. В. Коваленку звання професора.

Голова Ради факультету економіки та підприємництва підпис С. М. Кравець

Секретар підпис В. І. Лубчук

6. Класифікація листів.Реквізити листа та їх оформлення

Діловий лист можна зробити переконливішим, якщо скористатися "магіями слова". Слово стає магічним, якщо воно несподіване для контрасту і зможе приємно здивувати адресата.

Рон Теппер

Класифікація листів

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

o листи-прохання;

o листи-звернення;

o листи-пропозиції;

o листи-запити; листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

o листи-попередження;

o листи-нагадування;

o листи-підтвердження;

o листи-відмови;

o супровідні листи;

o гарантійні листи;

o листи-повідомлення;

o рекомендаційний лист.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України).

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.

4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту "Довідкові відомості про організацію" (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059 у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.

Наприклад:

Видавництво "Освіта" Коваченкові С. М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому.

Наприклад:

Директорові TOB "Медіа Про" Токарчуку К. П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада - єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Наприклад:

Генеральному директорові Спільного українсько-російського підприємства "Каскад" Директорові Науково-методичного центру професійно-технічної освіти

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Начальникові Департаменту розвитку дошкільної загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В. П.

До реквізиту "адресат" може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут удосконалення вчителів імені Б. Грінченка

Відділ кадрів

Васильченкові Ф.К

вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132

Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з "Кому", а потім указують "Куди".

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить стислий виклад його основного змісту. Він має точно передавати зміст листа і відповідати на питання "про що?", наприклад:Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання в установі-адресаті.

Запам'ятайте!

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка - 28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 2 арк. у 1 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціал(и) та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Наприклад:

Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко

Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціал(и) та прізвище особи, котра підписує лист.

Наприклад: Голова акціонерного банку "Мрія" (підпис) С. В. Фесенко