Інформатизація архівної справи.
Організація державного обліку, державної реєстрації і топографування
Архівних документів.
1. Державний облік документів в архівах.
2. Державна реєстрація документів НАФ в Україні.
1. Облік архівних документів - комплекс заходів, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів та отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку.
Вимоги до обліку архівних документів:
1) В ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на стані систематизації та формування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання.
2) Облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань та всіх структурних рівнях НАФ.
3) Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі документи.
Принципи обліку архівних документів:
1) Принцип централізації реалізується через взаємодію
співробітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку ведення і строків подання облікових документів для централізованого державного обліку. Централізований державний облік НАФ на рівні цієї архівної системи контролює та здійснює Держкомархів. Керівництво і контроль за станом державного облік}" документів НАФ в межах певної адміністративно-територіальної одиниці здійснюють відповідні державні архіви. У державному архіві облік архівних документів здійснюється централізовано окремим структурним підрозділам чи співробітником.
2) Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами» Принцип уніфікації полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності.
3) Принцип динамічності забезпечується оперативним вживанням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів.
4) Принцип достовірності та повноти обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактичної кількості; складу і стану документів, що зберігаються в архівній установі.
У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їх дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені кількісних або якісних показниках факти і представляють в актах. На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у системі облікових документів.
В документах установленої форми фіксують обсяг, склад і рух архівних документів у одиницях обліку. Вони призначені для контролю за збереженістю архівних документів та закріплення їх організації за певними групами. Облікові документи визначають місце знаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку й допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, НАФ.
Облік архівних документів виконує такі функції: контрольну орієнтовану на організацію зберігання документів та контролю їх наявності і стану; регуляторну, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівних фондів та його вдосконалення.
Коли документи потрапляють до архівної установи, вони обліковуються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання,
де вказуються такі основні дані: коли від кого І на підставі якого документа відбулися надходження, назва, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення не облікованих документів, які складаються окремо на документи кожного фонду.
До системи облікових документів належить список фондів архіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Списком фондів є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для обліку фондів архіву.
Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документів складають перелік фондів, що містять особливо цінні документи. На виявленні унікальні документи складається Державний реєстр національного культурного надбання унікальних документів НАФ.
Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, який відображає рух документів та зміни кількісних та якісних характеристик.
Облік кількості аудіовізуальних документів фіксують аркуші обліку аудіовізуальних документів.
Система облікових документів включає також і архівний опис. Він призначений для поодиничного та сумарного обліку справ; закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їхньому складі та обсязі.
Для поодинокого та сумарного обліку одиниці зберігання страхового фонду копій особливо цінних документів складають опис страхового фонду.
Облік описів здійснюється в реєстрі описів з зазначенням відповідних графах дати реєстрації, назву фонду, назви опису, кількості внесених до нього справ та їхніх дат, кількості аркушів із опису, а також номера фонду, опису, тому опису та інвентарного номеру.
Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи:
1. паспорт архіву;
2. Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи НАФ;
3. відомості про зміни у складі та обсязі фондів;
4. картка архівного фонду;
5. картка обліку унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання;
6. картка централізованого державного обліку архівної Україніки .
Картка архівного фонд}7 складається на кожний фонд, що уперше
надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів НАФ і містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання. В облікових документах фіксується також всі вибуття документів з архіву та знищення їх кількості в результаті проведення окремих видів внутріархівних робіт.
2. Державна реєстрація документів НАФ - це реєстрація уповноваженими державними архівними установами усіх документів, які віднесені до НАФ, незалежно від місця їх зберігання і форми власності, здійснювана з метою забезпечення державного контролю за збереженістю документів.
Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може оформлятися на окремий документ, груп чи комплекс документів. Його отримують усі архіви та фізичні особи, що зберігають документи НАФ. У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документів НАФ, які на момент реєстрації зберігаються в сховищах архівів або у приватному зберіганні. Чинність свідоцтва поширюється на всі документи НАФ, що надходитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстації. У разі зміни кількості і стану документів вснаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного свідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.
Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або поширена чинність виданого раніше свідоцтва, та описи цих документів у встановленому порядку позначаються штампом «Україна. Національний архівний фонд».
Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реєстраційного свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку державної реєстрації документів НАФ, а також інші питання, пов'язані з державною реєстрацією документів НАФ, реалізується «Положенням про державну реєстрацію документів НАФ».
Система науково-довідникового апарату до документів НАФ України в архівах.
1. Формування та функціонування системи науково-довідникового
апарату до документів НАФ України в архівах.
2. Первинні та вторинні архівні довідники.
1. Важливою функцією архівних установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах НАФ України. Розрізняють правовий, фізичний та інтелектуальний доступ. Правовий доступ полягає в отриманні інформації про наявність та кількість характеристики документів, склад і зміст архівних фондів. Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в архіві, через читальний зал. Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня.
Реалізація доступу до відомостей відбувається через довідковий апарат.
Довідковий апарат - це комплекс архівних довідників, що створюється з метою розкриття складу та змісту документів архіву. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні: НАФ у цілому, державного архіву, архівного фонду, одиниці зберігання.
Ознаки довідкового апарату:
1. Вторинність по відношенню до архівних документів, тобто в елементах довідкового апарату міститься інформація, отримана в результаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації.
2. Іерархічність, пов'язана з взаємною підпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів.
3. Динамічність - здатність до якісних та кількісних змін.
Створення та функціонування довідкового апарату прямо залежить
від організаційно-методичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності, користування документами.
Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченні багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ.
Існують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву, покажчик, огляд документів, анотований реєстр описів. Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяються на:
1. Міжархівні, які забезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону, групі архіві.
2. Міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкретному архіву.
3. Внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду.
2. Описи - первинні архівні довідники.
Архівний опис - це тип архівного довідника, призначений для одиничного та сумарного обліку одиниць зберігання, розкриття їх змісту та закріплення систематизації документів у межах архівного фонду.
Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах установ. У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву та під час перероблення неякісних описів. Опис складається з переліку справ (описових статей) і допоміжного довідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційні характеристики одиниці зберігання:
1. Порядковий номер запису до опису;
2. Індекс за номенклатурою;
3. Заголовок з інформацією про оригінальність документів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів;
4. Крайні дати;
5. Кількість аркушів.
Додаткові дані можуть вміщуватися в графі для приміток, а також зазначатися строки зберігання в описах на документи довготривалого зберігання.
Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологічно-структурною або функціонально-хронологічною ознаками, щоб відтворити організаційний устрій та напрями діяльності фондоутворювача.
У державних архівах описи мають всі фонди. Однак, описи періоду до 1917 р. в більшості архівів мають поганий фізичний стан. Значний обсяг таких фондів, відсутність допоміжного довідкового апарату до описів затрудняє користування ними. Від середини 1970-х рр. В державних архівах активізувалося перероблення та удосконалення описів. Підвищення інформативного рівня описів досягалося шляхом редагування та перекладання заголовків, складання до них допоміжного довідкового апарату.
Вторинні архівні довідники.
Обов'язковим елементом довідкового апарату архівів є архівний каталог.
Архівний каталог - це архівний довідник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функцію обліку і складаються незалежно від фондової незалежності, на будь-який комплекс документів. Вторинна документа інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування на каталожних картках. Одиницею описування для каталогів є окремий документ, група документів, справа або група справ.
Види каталогів:
1. Систематичний каталог. В ньому документну інформацію
представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства,
згідно зі «Схемою єдиної класифікації документаційної інформації для державних архівів», що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному каталозі архівної установи.
2. Тематичний каталог складається за однією темою.
3. Хронологічний каталог містить вторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв'язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття, або інший відрізок часу, рубриками - роки, підрубриками - конкретні дати подій, що відбулися за конкретний хронологічний період
4. Предметний каталог містить вторинну документну інформацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності.
5. Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах і становить собою перелік прізвищ, імен, псевдонімів, прізвищ, розташованих в алфавітному порядку.
6. Географічний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти. Він таки може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу.
Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформації про зміст фондів архіву. Спочатку каталізують фонди першої категорії, особливо ті, відомості які можуть бути використані при підготовці публікації документів. Під час відбору документів для каталізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи та його системи, враховують час виникнення документа, авторство та ступінь збереженості документів.
Важливими посібниками для дослідників є також путівники, які містять інформацію про склад та зміни усіх фондів архіву. Путівники можуть створюватися по фондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву.
Види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник.
Путівник складається з описань фондів і довідкового апарату з назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульний аркуш, зміст, передмова, покажчики.
Склад і зміст документів фонду за його описами розкривають такі самостійні архівні довідники як анотовані реєстри описів. Вони складаються з таких елементів описання: номер і назва фонду за списком фондів, крайні дати діяльності фокдоутворювача, номери описів фонду, за аркушем фонду, кількість одиниць зберігання, внесених до окремого опису їх дати і стисла анотація складу і змісту документів, внесених до опису.
Покажчики можуть бути самостійними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників, містять додаткові відомості про документи і полегшують користування довідниками, допомагають швидко отримати всі наявні у довіднику відомості про документи.
Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів їх аналізом і призначені для інформації, фізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з метою активного використання.
Організаціявикористання документів НАФУкраїни в архівах.
1. Потреби в архівній інформації та групи її споживачів.
2. Основні напрями і форми використання архівної інформації.
1. У процесі забезпечення суспільства документною інформацією виділяють при етапи:
1. Організація користування документами полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи;
2. Користування документами їх перегляд, читання, прослуховування;
3. Використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію.
Джерела архівної інформації поділяються на 4 групи:
1. документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві;
2. нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації;
3. історичні праці, матеріали наукових дискусій, що ставлять невивчені проблеми;
Потреби інформації архівознавство поділяє на очевидні та приховані. Очевидні потреби - це чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані спрямовані на ознайомлення з конкретною архівною інформацією.
Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з певною інформацією.
В архівознавстві розділяють групування потреб за додатковими ознаками:
1. хронологічною (історичною), що характеризує потребу в інформації певного історичного періоду, яка міститься у документах відповідної історичної епохи;
2. географічною, що відбиває потребу в інформації щодо певного регіону та за документами конкретних адміністративно-територіальних одиниць;
3. ієрархічною, пов'язаною з потреб в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;
4. галузевою, що відокремлює потребу в інформації, що належить до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;
5. адресною, що визначає потребу в інформації,що характеризує діяльність певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, якщо йдеться про об'єднаний фонд;
6. матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.
Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагає архівістам виявити відомості про те, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, спрогнозувати використання документної інформації.
2.Виділяють кілька напрямів використання архівної інформації:
1. У сфері управління архівна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління та їх роботи у минулому. Архівну інформацію використовують для розв'язання проблем політичного та економічного життя держави або її регіону.
2. У сфері економіки використання архівної інформації має прикладне значення. її застосовують під час реконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів та інше.
3. У політичному житті інформація характеризує взаємини між різними державами, націями, класами, громадськими та політичними об'єднаннями, партіями.
4. У науковій діяльності архівна документа інформація використовується для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук.
5. У культурно-духовному житті через архівну інформацію забезпечується популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва.
6. У соціально-правовому напрямі інформація служить конкретній людині, захищає права та інтереси громадян.
Форми використання документаційної інформації:
1. Ініціативне інформування з допомогою якого формуються
суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне
звернення до архівів. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні
документи: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні
інформаційні переліки, списки-довідники.
Інформаційний лист та довідка-орієнтувальник є офіційним зверненням архіву до будь-якого адресата з коротким повідомленням про архівні документи, що можуть викликати його інтерес.
Тематичний перелік містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат, пошукових даних.
Список-довідник містить відомості лише про корисні копалини і надсилається геологічним організаціям для допомоги у вирішенні практичних питань розробки покладів.
2. Виконання соціально-правових, генеалогічних і тематичних
запитів громадян через надання архівних копій, довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, державну і громадську діяльність та ін. Генеологічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв'язки, необхідні для складання родинного дерева. Тематичні запити надходять від державних органів, наукових установ, музеїв, які потребують виявлення архівної інформації з певної теми, для чого переглядаються усі каталоги архіву.
3. Експозиційна робота архіву, яка дає можливість значній кількості відвідувачів знайомитися з унікальними документами НАФ України. Залежно від строку проведення виставки поділяються на постійно діючи і тимчасові. Відповідно до місця розташування виставки бувають стаціонарними і пересувальними.
4. Використання через засоби масової інформації пресу, радіо, телебачення. Для преси готуються добірки документів, документі нариси, короткі інформації, статті.
5. Користування документами у читальному залі. До роботи з документами НАФ допускаються громадяни України та іноземні громадяни на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу.
6. Публікація документів здійснюється шляхом наукової кооперації праці істориків, археологів, архівістів. Публікація архівних документів має кілька типів.
Корпусне видання - публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівних сховищ.
Серійні публікації передбачають подання комплексу документів за однією темою на підставі однакових підходів і вимог.
3. Архівна евристика - це спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації.
Головним завданням є пошук і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо. Архівний пошук має супроводжуватися джерелознавчим аналізом виявлених документів.
У дослідженнях, присвячених архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації:
1. Малодосліджений творчий процес, який має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача;
2. Технічний процес пошуку архівної інформації. Він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у тому числі роботі з архівними документами.
Так звані перехресний пошук дозволяє повніше використовувати теорію і особливості побудови системи довідникового апарату. Перехресний пошук включає одночасний пошук за генетичною вертикаллю, що спирається на по фондове описання, та логічною горизонталлю, що спирається на систему міжфондових архівних довідників. Використовуючи обидва способи пошуку документів, користувач знаходить необхідну інформацію.
Розвиток архівної евристики пов'язаний з подоланням всіляких труднощів, до яких належать бар'єри не інформованості, зокрема матеріальний, мовний та ін.
Матеріальний бар'єр є вагомою перепоною для архівних розвідок. Відсутність комп'ютерного зв'язку між окремими державними архівами заважає користувачеві отримувати інформацію за своєю пошуковою темою.
Мовний бар'єр характерний для архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи, складені латиною, польською, німецькою, єврейською та іншими мовами. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами.
Невирішені проблеми архівної евристики суттєво впливають на ефективність використання НАФ.
Організація технологічного зберігання документів НАФ України в
архівах.
1. Технологічне зберігання документів НАФ України в архівах.
2. Обладнання архіву. Засоби підтримання оптимального температурно-вологісного режиму архіву. Проведення профілактичних заходів із забезпечення зберігання архівних документів.
1. Зберігання архівних документів - це утримання й забезпечення збереженості архівних документів.
Забезпечення збереженості документів НАФ потребує раціонального розміщення документів, запобігання їх втрат, контролю за фізичним станом і переміщенням, копіювання документів для створення страхового фонду й фонду користування. Такий комплекс робіт називають організацією зберігання документів.
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву; обладнанням будівель і сховищ засобами пожеже гасіння, охоронної та пожежної сигналізації; застосування спеціальних засобів зберігання документів.
Архівні документи розміщують у спец, збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремих приміщеннях будівель. Для зведення таких будівель використовують індивідуальні або типові проекти. Вони передбачають ряд обов'язкових приміщень, необхідних для нормальної роботи з документами. Основну площу архівних будівель займають сховища. Крім того, площа архівної будівлі відводиться під робочі приміщення робітників архіву, приміщення для приймання і тимчасового зберігання; для ізоляції, дезінфекції пошкоджених документів; для реставраційних робіт; для відтворення копій документів; для зберігання облікових документів. Передбачають також приміщення для науково-довідкової бібліотеки, методичного кабінету, виставочного залу.
Важливе значення для забезпечення збереженості документів має їх раціональне розміщення. Документи розміщуються в сховищах в порядку, який забезпечує їх комплексне зберігання у межах груп, окремих фондів і описів, відповідає обліковій документації, вимогам оперативного розшуку й потребам евакуації документів за екстримальннх умов. Відокремленому зберіганню підлягають секретні документи, унікальні документи, документи з різними видами носіїв, документи, вражені біологічними шкідниками та інші.
Документи видаються зі сховищ для використання:
1. дослідникам і відвідувачам до читального залу архіву (на 1 місяць);
2. співробітникам архіву до службових приміщень для виконання планових робіт і доручень керівництва архіву (на 10 днів);
3. установам і організаціям у тимчасове користування (на З Місяці);
4. до лабораторії архіву для проведення робіт зі створення страхового фонду й фонду копій користування, для поліпшення фізико-хімічного стану документів (не більше, ніж на один рік);
5. судово-слідчим органам (від 6 місяців до одного року).
Видавання документів користувачам здійснюють відповідно до
«Основних правил роботи державних архівів». Користувачі несуть відповідальність за збереженість документів і дотримання правил роботи з ними.
2. З метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності, зазначеній у описах справ проводять перевіряння наявності, фізичного та технічного стану документів.
Перевіряння наявності і стану документів проводиться для фондів першої категорії і таких, що містять:
1. Особливо цінні документи - один раз на 10 років:
2. Унікальні документи - один раз на 5 років;
3. для фондів другої категорії - один раз на 20 років;
4. секретні документи - відповідно до вимог спеціальних нормативних документів;
5. кіновідеофотофоно документи - один раз на 5 років.
Важливою умовою забезпечення збереженості документів є
дотримання режимів їх зберігання, тобто сукупність температурно-вологісних, світлових та санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізація контрольно-охороних заходів.
Температурно-вологісний режим забезпечує захист матеріальної основи документів від руйнівної дії температури й вологісного повітря. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних системою кондиціювання повітря, повинні відповідати нормам згідно з законодавством.
Світловий режим дозволяє запобігти руйнівній дії світла на матеріальну основу документа. В сховищах та інших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, виключено освітлення прямими сонячними променями.
Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобігання забрудненню матеріальної основи документа. Найпершими запобіжними заходами щодо накопиченню пилу, появи плісняви, комах у приміщеннях архіву є утримування їх у зразковому порядку та чистоті. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах двічі на рік проводять мікробіологічне обстеження документів і приміщень сховищ.
Реалізація охоронного режиму спрямована на збереження документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорона архіву забезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організацією посту охорони, опечатування приміщень, дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ.
До завдань архівістів щодо зберігання архівних документів належить і створення їх страхового фонду для збереження документної інформації на випадок пошкодження оригіналів документів. Першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний стан або інтенсивно використовуються незалежно від їх форм власності. Він зберігається відокремлено від оригіналів документів у спец. архівосховищах.
Інформатизація архівної справи.
Інформатизація архівної справи - це комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій.
Основна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізації формування НАФ та зберігання документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішені проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації.
Процес інформатизації складається з:
1. розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування й обліку, каталогізації та використання документаційної інформації, створення страхового фонду копій;
2. формування електронних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних в архівних установах та централізованих БД галузі створення єдиної національної архівної інформаційної системи;
3. формування архівних веб-ресурсів, включення їх у міжнародний інформаційний простір через систему Інтернет, використання архівних інформаційних ресурсів різних країн.
Засобом реалізації інформації є комп’ютеризація, але вона забезпечує лише програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів завдяки обчислювальній техніці, інформаційним системам та базам даних.
Головні завдання інформатизації в архівній справі полягає в :
1. оптимізації традиційних технологій справи-експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;
2. удосконаленні системи управління архівною справою - підвищенні ефективності матеріально-технічною, фінансового і кадрового забезпечення та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;
3. забезпеченні пошукового доступу до документальної інформації через створення системи електронних архівних довідників, пов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних баз даних та інформаційних систем.
4. вирішенні проблем забезпечення збереженості фондів та зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових баз даних, публікації документів.
Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов'язані складові:
1. науково-архівознавчу;
2. інформіційно-технологічну;
3. науково-організаційну та управлінську.
2.