Лекція 5. Товарознавчі операції в аптечній мережі
План
Класифікація товарознавчих операцій. Приймання товару на аптечний склад. Зберігання товару. Відпускання товару зі складу. Списання товарів.
Товарознавчі операції — важливий елемент організації торгово-оперативних процесів у забезпеченні населення і лікувально-профілактичних закладів лікарськими засобами та виробами медичного призначення. Придбання товарів на сьогоднішній день в основному здійснюється через посередника — комерційну структуру. Нині цю роль взяли на себе колишні склади ОРО «Фармація» і республіканські бази НВО «Укрфармація», хоча при цьому не виключається можливість самостійного виходу на прямі зв’язки із заводами-виготовлювачами і постачальниками продукції. Тому база (склад) — це та структура, що може повною мірою перебрати на себе роль постачальника: приймати заявки-замовлення від аптечних установ, укладати договори із заводами, зарубіжними фірмами, зовнішньоторговельними організаціями. Отже, аптеки можуть мати справу вже безпосередньо з базами (складами). Та й виробникові зручніше укладати договори зі складами і базами на свою продукцію у великих обсягах постачання, ніж із величезною кількістю аптек на широку номенклатуру з малими обсягами.
ТОВАРОЗНАВЧІ ОПЕРАЦІЇ ТА ЇХ КЛАСИФІКАЦІЯ
Товарознавчі операції — це комплекс заходів, пов’язаних із товарорухом та забезпеченням умов для приймання, зберігання, відпускання і списання товарів. Їх можна класифікувати за такими групами:
1. Операції з товароруху (здійснення контролю за фізичним переміщенням продукції від місць виробництва до місць реалізації).
2. Операції з приймання товару (доставка від постачальника, розвантаження товару, перевірка кількості й якості, комплектності й відповідності даним, зазначеним у супровідних документах, упорядкування приймальних актів, реєстрів, оформлення претензій тощо).
3. Операції, пов’язані із зберіганням товару (приймання у відділи зберігання, розподіл товарів на групи за умовами зберігання, розміщення товару в місцях зберігання відповідно до вимог НТД, контроль за термінами придатності і якісним станом товару тощо, організація заходів, що забезпечують цілісність товару).
4. Операції, пов’язані з відпусканням товару (добір товару за розпорядженням відділу збуту чи складу, розфасування, закупорювання і маркування, пакування в транспортну тару і відправлення в аптечну мережу).
5. Операції, пов’язані зі списанням товару (складання актів і знищення товару).
ПРИЙМАННЯ ТОВАРУ НА АПТЕЧНИЙ СКЛАД (БАЗУ)
Відповідно до основного завдання на аптечний склад покладається:
- проведення всіх операцій з приймання товару від постачальників згідно із чинними основними умовами постачання продукції та укладеними договорами;
- організація належного зберігання продукції в залежності від їх фізико-хімічних властивостей у суворій відповідності з ДФ, затвердженими МОЗ України правилами й інструкціями, а також НТД на конкретні товари.
Приймати товари слід у суворій відповідності з НТД (ФС, ТФС, ДСТУ, ГОСТ, ОСТ, ТУ) та інструкціями про порядок приймання продукції за кількістю і якістю. На кожному аптечному складі (базі) створюється приймальна комісія. Отруйні та наркотичні лікарські засоби й спирти передають відразу, ще до комісії, у відділ зберігання під розписку матеріально-відповідальних осіб цього відділу. На такі товари складають окремі приймальні акти. У коло обов’язків приймальної комісії входить:
— визначення придатності товару, що надійшов на склад (базу);
— встановлення факту непридатності одержаного товару, із зазначенням подальшого його прямування (повернення постачальнику, передача для інших цілей);
— оформлення кількісного і якісного приймання.
Всі товарно-матеріальні цінності, що надходять на склад, мають бути піддані ретельному контролю за кількістю і якістю. З товарів — предметів лабораторного аналізу приймальна комісія відбирає проби й передає їх на перевірку у відповідні лабораторії. Незважаючи на наявність документів, що засвідчують якість продукції, обов’язковому посерійному контролю на відповідність усім вимогам ДФ та інших НТД (відповідно до інструкції «Про порядок контролю якості лікарських засобів, що надходять на аптечні склади від промислових підприємств»), піддаються такі групи лікарських засобів:
¢ всі отруйні і наркотичні;
¢ лікарські засоби для готування ін’єкційних розчинів і очних крапель;
лікарські засоби для інгаляційного наркозу (за винятком кисню і закису азоту);
¢ усі лікарські засоби — якщо виникають сумніви.
Щодо термінів придатності теж існують правила приймання товару:
А. Медикаменти слід відправляти споживачам із таким розрахунком, щоб на момент їх відвантаження залишалося не менше 80 % від терміну придатності, зазначеного на етикетці, а бактерійні препарати, стоматологічні та полімерні препарати й матеріали — за умови, якщо залишилося не менше 50 % від строку придатності.
Б. Медичні вироби з терміном придатності більше двох років можна відвантажувати одержувачу, якщо час придатності, що залишився, становить не менше 1,5 року. Приймання продукції здійснюється на підставі квитанцій, товарно-транспортних накладних, повідомлень про прибуття вантажу, одержаних від транспортних організацій. Для одержання товару на станції залізниці, пристані, в аеропорту, на складі постачальника представникові одержувача видається доручення. Якщо під час приймання вантажів виявлено пошкодження вагонів, контейнерів, відсутність на них пломб, пошкодження тари, а також інші ознаки, що викликають сумніви щодо цілісності вантажу, необхідно здійснити перевірку у відповідності з документами, тобто зробити внутрітарне приймання вантажу й одержати від транспортної організації примірник комерційного акта. Без упорядкування комерційного акта приймати вантаж із вадами упаковки, несправністю пломб або за наявності інших ознак пошкодження категорично забороняється. Розпакування, приймання й оприбуткування товарів на складі проводиться приймальною комісією після впорядкування актів. У спірних випадках комісія зобов’язана запрошувати спеціалістів — експертів і консультантів. Приймальні акти на оприбуткування товару оформлюють, як правило, у день надходження товарів, але не пізніше наступного дня за надходженням.
Приймання продукції за якістю і комплектністю проводиться в такі строки:
— при постачанні з-за меж міста — не пізніше двадцяти днів;
— при постачанні в межах одного міста — не пізніше десяти днів після надходження товару.
Терміни виставлення претензій:
А. Щодо кількісних розбіжностей:
— для вітчизняних товарів — не пізніше трьох днів;
— для імпортних товарів — не пізніше семи днів.
Б. Щодо якості:
— для вітчизняних товарів — не пізніше десяти днів;
— для імпортних товарів — протягом усього часу придатності.
Відповідь на претензію повинна надійти не пізніше 20-денного терміну після її отримання. За цей же час визнана за претензією сума має бути перерахована одержувачу. При повній або частковій відмові в задоволенні претензії одержувачу повертаються подані ним разом із претензією документи (оригінал) з мотивованим листом про причини повної або часткової відмови. Після цього справа про претензію може бути передана у вищу інстанцію або до Господарського суду. У разі виникнення суперечки між постачальником і одержувачем продукції арбітражні аналізи проводяться відповідними НДІ, які визначені Державною інспекцією з контролю за якістю лікарських засобів і виробів медичної техніки МОЗ України.
Прийнятий комісією товар передається у відповідний відділ на зберігання. На підставі примірників приймальних актів, що складені в приймальному відділі, заповнюють реєстри прибуткових документів по кожному відділу зберігання, які є одночасно і звітом приймального відділу про надходження товару. Реєстри складають у трьох примірниках, із яких перший віддають до бухгалтерії разом із приймальними актами, рахунками постачальників та іншими документами з підписами матеріально-відповідальних осіб відділів зберігання, другий примірник реєстру з відміткою бухгалтерії про прийняття реєстру і документів передають у відділ зберігання товару, третій — залишають у приймальному відділі.
ЗБЕРІГАННЯ ТОВАРУ
Товар, що надійшов у відділ зберігання, заноситься в картки складського обліку, після чого на кожний заводиться стелажна картка. На матеріально-відповідальних осіб відділів зберігання покладається:
1. Раціональне розміщення товарів на місцях зберігання відділів складу, а всередині їх — за окремими групами, найменуваннями та іншими ознаками, що забезпечує вільний доступ до товарів на стелажах, піддонах, полицях, підтоварниках, у контейнерах, шафах, ящиках тощо із таким розрахунком, щоб забезпечити їх швидке приймання, відпускання і перевірку наявності.
2. Забезпечення наявності в місцях викладки кожної групи товарів стелажних карток для контролю своєчасності реалізації й придатності товару. (Стелажна картка містить: найменування товару, кількість, номер серії, дату аналізу, ціну, строк придатності).
3. Суворе дотримання умов зберігання в складських приміщеннях (сейфах, металевих шафах та ін.) з урахуванням температурного режиму, фізико-хімічних властивостей і протипожежної безпеки. При цьому не слід забувати про техніку безпеки.
4. Окреме зберігання легкозаймистих і вибухонебезпечних товарів у спеціально виділених для цього приміщеннях, ізольованих від інших товарів і відділів складу.
5. Роздільне зберігання зіпсованих, непридатних і прийнятих на відповідальне зберігання товарів у випадках пред’явлення претензій. При цьому необхідно керуватися НТД на конкретні товари й інструкцією про організацію зберігання лікарських засобів і виробів медичного призначення, що затверджена наказом МОЗ України № 44 від 16.03.93 р.
ВІДПУСКАННЯ ТОВАРУ ЗІ СКЛАДУ (БАЗИ)
Аптечний склад (база) по відношенню до аптек, ЛПЗ та інших організацій є постачальником, а ті, в свою чергу — одержувачами (споживачами). База може бути також посередником між виробником (або постачальником) і складом.
Розрахунки зі складами здійснюються на підставі планових платежів за договорами (угодами), укладеними на рік. При відвантаженні продукції зі складу термін придатності для медикаментів повинен становити не менше 60 %, а для бактерійних препаратів — не менше 40 % від часу, зазначеного на етикетці. Товари з відділу зберігання складу відпускаються на підставі замовлень-вимог. Залежно від місцевих умов товари пакують на складі в ящики, мішки, контейнери і т. п. в експедиції або безпо середньо у відділі зберігання. У цьому випадку експедиція приймає товар за кількістю місць, що вказана в накладній. При пакуванні товарів в експедиції пакувальник заповнює і підписує два примірники ящикової вкладки (1-й — вкладається в ящик, 2-й — додається до накладної, що залишається в експедиції). Транспортом аптечного складу товар з експедиції направляється в аптечну мережу.
Експедитор, що супроводжує вантаж, здає його одержувачу під розпис у двох примірниках накладних, одержувач при цьому повинен мати постійне або разове доручення. На накладних ставиться штамп приймання, в якому вказано кількість місць, суму товару і дату приймання.
При виявленні нестачі, зіпсованості, бою тощо складається приймальний акт у трьох примірниках (1-й — для одержувача, 2-й — в експедицію складу, 3-й — у вищу організацію).
Питання про віднесення і відшкодування суми збитку, про порядок вилучення бою чи браку вирішуються керівництвом складу.
СПИСАННЯ ТОВАРІВ
Списання товарно-матеріальних цінностей є важливою і відповідальною товарознавчою операцією. Списанню підлягають товари, термін придатності яких минув, і вони не підлягають переконтролю, а також товари, що стали непридатними через псування, бій тощо. Які ж лікарські засоби, термін придатності яких минув, можна відправити на переконтроль?
1. Робити переконтроль препаратів по закінченні зазначених строків дозволяється в тих випадках, коли НТД встановлено основний і додатковий після переконтролю терміни придатності. Продовження припускається тільки після одержання позитивних результатів лабораторного аналізу за всіма показниками НТД. При цьому додатковий час обчислюється з моменту закінчення основного терміну придатності, а не від дати проведення аналізу.
2. Якщо НТД установлено тільки основний термін придатності, то в цьому випадку переконтролю підлягають тільки препарати з придатністю від двох років і меньше, що зібралися у великій кількості на аптечних складах (як правило, товарні запаси). Дозвіл на переконтроль і продовження термінів придатності в цьому випадку надає Фармакопейний комітет МОЗ України за обґрунтованим поданням ОВО «Фармація». Після одержання позитивних результатів щодо продовження термінів придатності КАнЛ сповіщає про це в аптечну мережу.
Ніякі інші препарати вітчизняного або імпортного виробництва переконтролю не підлягають. Списання товарів, строк придатності яких минув або вони стали непридатними, здійснює комісія, затверджена вищими організаціями, з упорядкуванням відповідних описів-актів, на підставі «Інструкції про порядок відшкодування втрат від списаних лікарських засобів, термін придатності яких минув, і вони стали непридатними».
Списання здійснюється на суму не більше 0,1 % від загального товарообігу. Після списання товару вирішується питання його знищення, про що робиться висновок в описах-актах на списання. Документи на знищені товари, затверджені у встановленому порядку, відправляються до бухгалтерії аптечного закладу (для обліку втрат) і в організаційно-інформаційний відділ.
Наркотичні лікарські засоби, строк придатності яких минув, з аптек для списання і знищення передаються на склад. Якщо втрати сталися через халатність матеріально-відповідальних осіб або товари залишилися нереалізованими чи зробилися непридатними, у цих випадках збитки з чиєїсь вини відшкодовуються за рахунок винуватців. Створення нормально функціонуючої товаровиробничої мережі вимагає вдумливої роботи спеціалістів, які прекрасно орієнтуються в питаннях товароруху і реалізації на ринку необхідних товарів.
ЛІТЕРАТУРА
1. Контроль качества лекарственных средств: Справочник / Под ред. О. П. Щепина — М.: Медицина, 1986.— С. 92—212.
2. Завьялов П. С., Демизов В. Е. Формула успеха: Маркетинг.— Изд.2.— М.: 1991.— 416 с.
3. Котлер Ф. Основы маркетинга.— М., 1990.
4. Наказ МОЗ України № 44 від 16.03.93 р. «Про організацію зберігання в аптечних установах різних груп лікарських засобів та виробів медичного призначення».