Организационные отношения в системе менеджмента — своеобразная форма разделения полномочий

Орг. процессы и орг. отношения в системе менеджмента

Организационный процесс сложен, так как эта область постоянно подвержена изменениям, уходят старые сотрудники, их место занимают новые, вкусы и интересы потребителей меняются, а, следовательно, не должны оставаться неизменными и цели организации. Вновь возникающие политические и экономические тенденции могут повлечь за собой сокращения, реорганизацию, а возможно, и расширение производства. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.
Существует два основных аспекта организационного процесса:
— деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям;
— делегирование полномочий.
Делегирование как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Под организационной структурой понимается организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед организацией целями и распределением между ее подразделениями функциями. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.
Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления, заключаются в установлении правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования, распределением ответственности между руководителями, выбором определенных схем управления и последовательности процедур при принятии решений, организации информационных потоков, выборе соответствующих технических средств.
Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.
Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах. Организационная структура и управление организации постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями.
Важнейшими факторами, вызывающими необходимость проведения структурной перестройки организаций, являются следующие:
— ускоренная разработка новых видов продуктов под воздействием научно-технического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;
— интенсивное внедрение наиболее передовых технологий;
— систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники.

Организационные отношения в системе менеджмента призваны в полной мере обеспечить выполнение конкретных и общих задач управления, должны сохранять в целостности горизонтальные и вертикальные связи и разделение функций менеджмента. Вертикальное распределение определяется количеством уровней менеджмента, а также их директивными отношениями и подчиненностью. Что касается горизонтального разделения, то можно сказать, что оно определяется отраслевыми признаками, и может быть ориентировано на изготавливаемые изделия, вспомогательные процессы промышленного производства или пространственные условия производственного предприятия. В этих случаях организационные отношения в системе менеджментарегулируются распределением конкретных задач по структурным подразделениям предприятия. Кроме того, организационная структура в многом определяет компетентность в решении конкретных задач, а также взаимодействие отдельных элементов. Таким образом, создается иерархическая структура организации.

Задача организационной системы менеджмента в отношении управления состоит в том, чтобы определить именно ту структуру, которая в максимальной степени отвечает задачам и целям компании, а также внешним и внутренним факторам, которые на нее воздействуют. Определить наилучшую структуру довольно просто — она должна самым лучшим образом способствовать тому, чтобы организация имела возможность осуществлять эффективное взаимодействие с внешней средой, целесообразно и продуктивно направлять и распределять усилия трудового коллектива, и, таким образом, максимально удовлетворять потребности конечных потребителей и решать свои организационные вопросы с максимальной эффективностью.

Организационные отношения в системе менеджмента являются своеобразной формой разделения обязанностей по управлению производственным процессом. В этом случае каждая должность и подразделение формируются для выполнения конкретных работ или определенных функций. Для того чтобы эффективно справляться со своими обязанностями, должностным лицам (руководителям подразделений) предоставляются определенные права на управление ресурсами. Но в то же время они несут полную ответственность за выполнение задач, стоящих перед подразделением. Таким образом, схема организационных отношений отражает положение должностей и подразделений и характер существующих между ними взаимосвязей.

Следует сказать, что эффективность системы менеджмента качества любой компании в большинстве случаев зависит от грамотного распределения компетентности отдельных структурных подразделений (служб, участков), от их ответственности при выполнении поставленных задач и от обеспечения внутри них нормальных производственных взаимоотношений. Следовательно, скелет любой системы менеджмента — это организационная структура, которая постепенно обрастает «мускулатурой управления». Во многом этому способствуют такие нормативные документы, как должностные инструкции или положения о службах и отделах.

Первичный элемент структуры смк — это служебная должность. Должностные инструкции призваны четко разграничивать права и обязанности в отношении трудового коллектива. Данные инструкции содержат общие положения, основные обязанности и задачи, права и ответственность сотрудника. Во многих случаях именно должностная инструкция и является основным способом аттестации в отношении сотрудника.

Другим фактором, оказывающим влияние на организационные отношения в системе менеджмента, является степень централизации общей системы управления. Централизация означает сосредоточение властных полномочий на высшем уровне руководства компанией. Цель, которая при этом преследуется, это улучшение координации, увеличение синергии и предотвращение появления возможных ошибок на нижних уровнях системы менеджмента.

При этом есть и свои негативные стороны централизации системы управления, которые в большинстве случаев заключаются в уменьшении оперативности управления и возможности скорейшей адаптации к постоянно меняющимся условиям производственной деятельности.

2. Два аспекта: формирование оргструктуры и взаимоотношения полномочий

Организационная структура управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций.

В рамках организационной структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Организационную структуру управления можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Принципы формирования организационной структуры:

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров.

Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

Важный фактор построения управленческих структур - это уровень развития на предприятии.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

В управлении организацией различают связи:

· линейные (административное подчинение);

· функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения);

· межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).

Руководители уделяют большое внимание принципам и методам построения структур управления, а так же требованиям к организационным структурам. Таким как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость и устойчивость структуры управления. Придерживаясь этих требований и принципов, организация сможет достичь цели и выполнить поставленные задачи с высокой эффективностью, то есть активно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, таким образом, удовлетворяя потребности клиентов.