Загальні вимоги до оформлення та особливості мови ділових паперів

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу - А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Усі реквізити доку­мента розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уні­фікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незапов-нене місце - поля, або береги, документа. Вони призначені для закріп­лення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесен­ня спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри бере­гів формуляра-зразка:

 


  • лівого - 35 мм;

  • правого - не менше, ніж 8 мм;

  • верхнього - 20 мм;


внижнього - не менше, ніж 19 мм (для формату А4);

не менше, ніж 16 мм (для формату А5).

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах фор­мату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допуска­ють розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.

Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам'ятати:

 


  • на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обо­в'язково має бути не менше двох рядків тексту;

  • лише перша сторінка документа оформляється на бланку. Друга і наступні сторінки - чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;

  • не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.


Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:

• нумерація починається з другої сторінки;

 


  • номери проставляють посередині верхнього поля аркуша араб­ськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова „сторінка" на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

  • якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторі­нок ставлять вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.

Поняття «структура тексту» перебуває у центрі уваги текстологів. Адже від результативності дослідження структури тексту залежить розв'язання цілої низки проблем аналізу тексту як засобукомунікації, проблем його розуміння й текстотворення.

Основними ознаками структури, як відомо, є цілісність і зв'язність. Поняття «зв'язності» як основної ознаки структури було розроблено в галузі математичних наук. Ця ознака дає змогу окреслитисмислове поле тексту, тому для дослідження тексту є досить прийнятною. Зв'язність (когезія) регулюється в синтагматичному розрізі і є категорією логічного плану, яка дотримується логічних правил. Ця категорія чітко виявляється у письмових чи підготовлених текстах. В усному мовленні логічна зв'язність дозволяє створити текст, оптимальний для усного сприйняття. При цьому зв'язність тексту може бути оформлена двома видами засобів: зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні засоби когезії мають формальні показники (граматичні і лексичні засоби), однак домінують внутрішні семантичні засоби зв'язності. Внутрішній зв'язок базується на спільності предмета опису, що є тим «стрижнем», що проходить через весь текст і як би «стягає» усі його частини в єдинеціле.

Хоч поняття «цілісності» об'єкта теоретично розроблене природничими науками, проте його також можна продуктивно використати при аналізі тексту, оскільки суттєвою ознакою цього поняття є нова властивість об'єкта (наприклад, смисловий зміст тексту), яка не виводиться безпосередньо лише із властивостей окремих елементів чи з відносин між ними і не дорівнює сумі їхніх властивостей.

Текст є викінченою графічно-знаковою формою, що сприймається як єдине ціле, яке характеризується межею сприймання: текст перетворюється в нетекст за умови, коли графічно-знакове оформлення виходить за межу допустимого сприймання певного предмета як тексту. Цілісність не співвідноситься безпосередньо з лінгвістичними категоріями й одиницями і має психолінгвістичнуприроду. Вона є вертикальною категорією, що зв'язує текст у єдине ціле, створює передумови для формування його як розумового утворення. Крім того, цілісність утворює внутрішню форму змісту тексту, тобто виступає засобом структурування його значеннєвої інформації.

Отже, структура тексту — це зв'язний тип організації смислового змісту тексту на рівні його повної цілісності.