Функции и структура делопроизводственной службы
Оглавление
| 1. Введение | |
| 2. История ООО «Авеста», его современные задачи, функции, структура | |
| 3. Функции и структура делопроизводственной службы | |
| 4. Особенности документирования деятельности в ООО «Авеста» | |
| 5. Организация документооборота 6. Информационно-поисковая система | |
| 7. Контроль исполнения документов | |
| 8. Систематизация документов, формирование дел | |
| 9. Подготовка дел к сдаче в архив 10. Оформление дел для подготовки и сдачи их в Арбитражный суд УР 11. Подготовка документов для сдачи в архив предприятий группы ОАО «Ижмаш» 12. План совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Авеста» 13. Заключение 14. Приложения |
Введение
С 14 июня по 22 июля 2011 г. я проходила практику в Обществе с ограниченной ответственностью «Авеста» (далее именуется ООО «Авеста») с целью изучения организации работы с документами с момента создания или получения до архивного хранения в конкретном учреждении и формирования практических навыков работы с документами, самостоятельного анализа организации и работы службы документационного обеспечения управления. Практику проходила в качестве секретаря-референта.
История ООО «Авеста», его современные задачи, функции, структура
Общество с ограниченной ответственностью «Авеста» создано 24 марта 2005 года на основании Решения №1 единственного участника этого общества.
ООО «Авеста» является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.
Целью организации является извлечения прибыли за счет осуществления предпринимательской деятельности.
ООО «Авеста»предоставляет широкий спектр деловых консультаций высокого профессионального уровня предприятиям, организациям различных отраслей и форм собственности, юридическим и физическим лицам.
Основными видами деятельности организации являются:
- оказание юридических и бухгалтерских услуг юридическим и физическим лицам;
- оценочная деятельность;
- проведение торгов;
- сопровождение процедуры конкурсного производства.
В ООО «Авеста» используется линейная организационная структура, достоинствами которой является то, что директор осуществляет руководство и контроль по организации работы своего предприятия.
Внутренняя структура ООО «Авеста» включает следующие отделы: общий отдел, юридический отдел, отдел бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерия), отдел оценки, отдел обслуживания предприятий банкротов (Приложение №1).
Функции и структура делопроизводственной службы
В документационном обмене ООО «Авеста» в соответствии с организационной структурой задействовано 5 отделов. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.
В ООО «Авеста» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 19 человек – только один секретарь – референт выполняет функции, связанные с документационным обеспечением. Секретарь-референт строит свою работу на основании должностной инструкции секретаря-референта, утвержденной в организации и инструкции по ведению делопроизводства в организации.
Согласно должностной инструкции секретаря-референта на секретаря-референта возлагаются следующие функции:
- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;
- координация работы офиса;
- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в организации;
- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение;
- совершенствование системы документооборота в организации;
- координация и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами.
В обязанности секретаря – референта входит:
1. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.
2. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3. Контроль за качеством подготовки, правильностью составления и оформления документов, образующихся в процессе деятельности организации.
4. Выполнение работ по документационному обеспечению кадровой деятельности организации:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых договоров;
- оформление командировочных документов.
5. Прием телефонных звонков, передача информации по факсу и электронной почте.
6. Вести прием посетителей.
7. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
8. Обеспечение рабочих мест сотрудников канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники.
9. Выполнение печатных работ по указанию руководителя.
10. Систематизация и хранение документов текущего архива.
11. Формирование дел.
12. Разработка по мере необходимости новых бланков, внесение изменений в состав реквизитов установленных бланков.
13. Разработка и корректировка по мере необходимости номенклатуры дел.
14. Выполнение отдельных поручений руководства
15. Поддержание чистоты и порядка на своем рабочем месте.
Часть делопроизводственных процессов, как и в большинстве современных организаций, автоматизированы. Это, в первую очередь, наличие на каждом рабочем месте компьютера и локальной сети, благодаря которой документы могут быстро поступать на исполнение. Это также наличие современной оргтехники, позволяющей быстро и качественно производить те или иные работы: копирование документов, сканирование и др.; наличие электронной почты и факса, позволяющее быстро передавать и получать информацию из других организаций.
Особенности документирования деятельности в ООО «Авеста»
ООО «Авеста» составляет различные виды документов. К основным системам документации, действующих в организации, относятся:
- система организационно-правовой документации (Устав, штатное расписание, должностные инструкции, инструкция по ведению делопроизводства);
- система распорядительной документации (приказы; решения единоличного участника Общества);
- финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и т.д.);
- система отчетной документации (отчет об оценке, бухгалтерские отчеты);
- система информационно-справочной документации (письма - запросы, сопроводительные письма, письма-ответы; акты приема-передачи услуг, акты оказания услуг; доверенности и т.д.);
- система договорной документации (договора купли-продажи, договора аренды, договора оценки, договоры оказания услуг);
- персональная документация (трудовые книжки, заявления работников, приказы по личному составу, трудовые договора).
Все документы оформляются на бланках организации. Самый распространенный формат бумаги А4 (210x297мм). В ООО «Авеста» создается два вида бланков: конкретного вида документа и для писем (Приложение № 2,3,4,5).
Подготовка документа ведется на компьютере. Документы подготавливаются и печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером № 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала. Заявления сотрудников оформляются в произвольной форме в рукописной форме.
При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются справа нижнего поля листа арабскими цифрами.
Так как ООО «Авеста» постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в Уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми, поэтому заранее тщательно разрабатывают формы и тексты таких документов. Потом их вводят в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и используют при документировании подобных ситуаций.
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Инструкции по ведению делопроизводства.
Часто мне приходилось сталкиваться, что не все сотрудники организации используют правила оформления документов, зафиксированных в инструкции по ведению делопроизводства. Это приводит к нарушениям в оформлении документации. То есть специально созданный документ в области составления и оформления документов используются не всеми сотрудниками и не в полном объеме, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления организации.
Что касается правильности оформления документов организации, то мной были выявлены следующие нарушения в оформлении:
1. При просмотре документов было обнаружено, что в составе справочных данных организации отсутствуют реквизиты: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Так же почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.);название района; название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый индекс. В ООО «Авеста» же оформляется следующим образом: 426004, УР, г. Ижевск, ул. Советская, 34;
2. Неправильно оформляется реквизит «Дата документа». Например, 10.10.2007 г. - буква «г» при таком оформлении даты не ставится. Следовало оформить следующим образом: 10.10.2007;
3. Реквизит «Резолюция» оформляется не всеми сотрудниками, часто носит устный характер;
4. В реквизите «Приложение» не указывают количество экземпляров. Если приложение одно, то иногда его нумеруют. Например,
Приложение: 1. Акт приема-передачи № б/н от 21.08.2010 на 1 л.
5. Часто в реквизите «Подпись» указывают наименовании организации, хотя уже в шапке письма указано название;
6. При использовании реквизита «Отметка об исполнителе» указывают «Исп.» перед инициалами и фамилией. Например,
Исп. Ю.А. Логинова
42-13-68
7. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»используется не на всех исполненных документов. Часто просто отправляют документ в папку без нанесения этого реквизита;
8. Существующие бланки для писем используется в основном секретарем-референтом, а сотрудники организации при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.
Из проведенного анализа следует, что:
- документы в ООО «Авеста» составляются и оформляются с некоторыми нарушением требований ГОСТ, несмотря на то, что существует документ, который регламентирует правила оформления документов.