Из истории развития документооборота РІ РРѕСЃСЃРёРё

 

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых можно узнать историю страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в разные времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым можно изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

Понятие «документооборот» Рё сам термин возникли РІ делопроизводстве РІ 20-Рµ РіРѕРґС‹. Р’ трудах крупных специалистов РІ области управленческого труда Рё делопроизводства, таких как Р”.Р. РџРѕРєСЂРѕРІСЃРєРёР№, Рџ. Рњ. Керженцев Рё РґСЂ. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота», в котором были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), положения которой используются во многом и в настоящее время. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания.

К 1990 г. ВНИИДАД разработал и внедрил Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Это было связано с созданием и внедрением технических средств составления и обработки документов, использованием компьютеров в работе по документационному обеспечению управления.

 

1.2. ВОбщие правила структуры документооборота организации РЅР°

судебном участке № 5 мировых судей Кировского района г.Перми

 

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

Правильная организация делопроизводства в аппарате мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся на судебный участок граждан, представителей предприятий, организаций.

Делопроизводство аппарата мирового судьи Кировского района г. Перми регламентируется «Инструкцией по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края», утвержденной приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края от 30.05.2016 СЭД-37-01-07-88 (Приложение 1).

Данная инструкция предлагает учет и ведение документооборота в аппарате мирового судьи, единые требования к оформлению процессуальных иных документов, подготовленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также обеспечения оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

В делопроизводстве судебных участков мировых судей Кировского района г.Перми основную работу с документами выполняют следующие сотрудники: помощник судьи, секретарь суда, секретарь судебного заседания, старший инспектор.

Помощник мирового судьи изучает жалобы, заявления, дела, поступившие к судье, вносит предложения по приему их к производству (об отказе в приеме, возбуждении дела, назначении и т.д.); оказывает помощь судье в подготовке дел к судебному разбирательству; подбирает законы, нормативные акты, материалы по судебной практике, готовит заключения по спорным вопросам применения законодательства; осуществляет контроль по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено; по поручению судьи готовит проекты судебных постановлений; осуществляет подбор данных и материалов для обобщений, докладов и выступлений; готовит проекты ответов на обращения и запросы по делам, находящимся в производстве судьи; участвует в приеме судьей граждан и юридических лиц; выполняет иные поручения судьи.

Секретарь судебного заседания занимается ведением протокола судебного заседания непосредственно в то время, когда оно имеет место, а также подготовкой и ведением ряда других нормативных документов по делу.

Старший инспектор и секретарь суда занимаются судебными делами и корреспонденцией, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок.

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников аппарата мирового судьи.

Все сотрудники ответственны за выполнение требований «Инструкции по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края», сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Мировой судья организует работу судебного участка, руководит делопроизводством и отвечает за его состояние. Если подробно рассмотреть функции его, то он занимается осуществлением систематического контроля за, выполнением четкого исполнения должностных обязанностей сотрудников аппарата. Он должен проводить, хотя бы 1 раз в месяц систематические проверки состояния делопроизводства, архива на судебном участке и принимать меры по исправлению выявленных недостатков и нарушений.

Также РјРёСЂРѕРІРѕР№ СЃСѓРґСЊСЏ обязан осуществлять контроль Р·Р° сроками прохождения делВВВВВВВВ Рё материалов, своевременным исполнением РїСЂРёРіРѕРІРѕСЂРѕРІ, решений, определений, постановлений его. РћРЅ дает разрешение РЅР° выдачу судебных дел Рё материалов для ознакомления, направление судебных дел, материалов, документов РїРѕ запросам компетентных органов, организует Рё контролирует СЃР±РѕСЂ Рё анализ данных для составления статистических отчетов, организует Рё хранение, отбор Рё сдачу документов РІ архив, контролирует работу РїРѕ извещению участников судопроизводства посредством РЎРњРЎ-сообщений Рё использование бланков исполнительных листов.

РњРёСЂРѕРІРѕР№ СЃСѓРґСЊСЏ занимается заполнением статистических карт РЅР° подсудимых для последующего внесения секретаремВВВВВВ СЃСѓРґР° информации РІ базу данных ПИ «Судимость». РћРЅ является ответственным Р·Р° организацию надлежащее хранение Рё использование печатей Рё штампов, несет ответственность Р·Р° хранение Рё использование гербовой печати РјРёСЂРѕРІРѕРіРѕ СЃСѓРґСЊРё. РќР° него дается обязательство обеспечивать передачу дел, документов Рё материальных ценностей РїСЂРё прекращении полномочий его Рё регулярное проведение занятий СЃ сотрудниками аппарата РїРѕ повышению деловой квалификации Рё освоению наиболее рациональных приемов труда. Обязанности, права Рё ответственность сотрудников аппарата РјРёСЂРѕРІРѕРіРѕ СЃСѓРґСЊРё определяются РёС… должностными регламентами Рё инструкциями, утверждаемыми руководителем Агентства РїРѕ делам юстиции Рё мировых судей Пермского края. Р’ случае производственной необходимости РјРёСЂРѕРІРѕР№ СЃСѓРґСЊСЏ вправе перераспределить должностные обязанности между всеми сотрудниками аппарата СЃСѓРґР°.

Прием Рё рассмотрениеВВВВВВВ обращенийВВВВВВВВ граждан осуществляется РІ соответствии СЃ Положением Рѕ РїРѕСЂСЏРґРєРµ организации приема Рё рассмотрения обращений гражданина РІ судебном участке РјРёСЂРѕРІРѕРіРѕ СЃСѓРґСЊРё Пермского края.

Все поступающие на судебный участок от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы (далее-обращения) регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции с указанием даты их поступления.

Р’СЃСЏ подлежащая регистрации корреспонденция: поступившие дела, материалы Рё иные документы, РІ том числе присланные электронной почтой, факсимильной СЃРІСЏР·СЊСЋ, Р° также телеграммы регистрируются РІ журнале учета входящей корреспонденции базы данных ПИ «АМИРРЎВ» РІ день поступления (Приложение 2).

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, не позднее следующего рабочего дня передаются в канцелярию для учета в журнале входящей корреспонденции вместе с процессуальными документами о подготовке к слушанию или об отказе в принятии заявления и должны быть зарегистрированы с присвоением соответствующего регистрационного номера, после чего возвращены мировому судье для рассмотрения.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале учета исходящей корреспонденции (Приложение 3).

Исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Список отправляемой корреспонденции может формироваться с использованием соответствующих автоматизированных программ в электронном виде с последующим выведением на бумажный носитель.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге с указанием даты, должности и фамилии получившего. (Приложение 4).

Судебные повестки Рё РєРѕРїРёРё судебных актов направляются судебным участком РІ соответствии СЃ требованиями приказа ФГУП «Почта РРѕСЃСЃРёРёВ» РѕС‚ 5 декабря 2014 Рі. в„–423-Рї «Об утверждении особых условий приема, вручения, хранения Рё возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».

 

1.3. Порядок приема, отправки дел и корреспонденции на судебных участках мировых судей Кировского района г.Перми

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок, принимаются, а также отправляются сотрудником аппарата судебного участка, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия: старшим инспектором либо в его отсутствие - секретарем суда.

Если при вскрытии пакетов обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается мировому судье. Об отсутствии документа составляется акт сотрудником аппарата, вскрывшим пакет, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

Р’СЃСЏ подлежащая регистрации корреспонденция: поступившие дела, материалы Рё иные документы, РІ том числе присланные электронной почтой, факсимильной СЃРІСЏР·СЊСЋ, Р° также телеграммы регистрируются РІ журнале учета входящей корреспонденции базы данных ПИ «АМИРРЎВ» РІ день поступления.В

РџСЂРё использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей Рё исходящей корреспонденции формируются автоматически РІ базе данных ПИ «АМИРРЎВ» СЃ последующим распечатыванием РІ форме реестров РЅР° бумажном носителе Рё формированием РІ наряд РІ конце рабочего РґРЅСЏ либо РїРѕ мере необходимости РІ течение рабочего РґРЅСЏ.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в реестр учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы.

Дела об административных правонарушениях, поступившие на судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации.

Если эти дела поступили во время дежурства мирового судьи в нерабочее время, то они должны быть сданы для регистрации не позднее следующего рабочего дня.

Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам: судебные повестки, возвращенные суду; расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб), копий обвинительных заключений (актов), извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

РџСЂРё использовании автоматизированного судебного делопроизводства СЃРїРёСЃРѕРє дел, назначенных Рє рассмотрению РЅР° заданную дату, формируется автоматически Рё размещается РЅР° информационных стендах, РІ информационных киосках Рё РЅР° сайте судебного участка РІ СЃСЂРѕРєРё, указанные РІ Регламенте организации размещения сведений Рѕ находящихся РІ СЃСѓРґРµ делах Рё текстов судебных актов РІ информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» РЅР° официальном сайте СЃСѓРґР° общей юрисдикции (далее - Регламент), утвержденном постановлением Президиума Совета судей РРѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации РѕС‚ 27 января 2011 Рі. в„– 253 (РІ редакции постановления Президиума Совета Судей РРѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации РѕС‚ 24.03.2011 в„– 259) (приложение 5).

Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые мировым судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются в канцелярию для учета в журнале входящей корреспонденции вместе с процессуальными документами о подготовке к слушанию или об отказе в принятии заявления и должны быть зарегистрированы с присвоением соответствующего регистрационного номера, после чего возвращены мировому судье для рассмотрения.

Лицо, подающее исковое заявление, заявление о выдаче судебного приказа и другие материалы на личном приеме у мирового судьи, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой мировой судья по его просьбе ставит дату и указывает свою фамилию, после чего копия возвращается заявителю.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Судебные дела и материалы, направляемые за пределы данного населенного пункта, направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, заявления о выдаче судебных приказов, исполнительные документы - заказными письмами с уведомлением, либо направляются курьерами.

На заказные бандероли и письма составляется список внутренних почтовых отправлений, отдельно на бандероли и на письма. Список внутренних почтовых отправлений остается на судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в соответствующий наряд. Квитанции могут храниться в этом же или другом наряде.

Список отправляемой корреспонденции может формироваться с использованием соответствующих автоматизированных программ в электронном виде с последующим выведением на бумажный носитель.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге с указанием даты, должности и фамилии получившего.

Судебные повестки Рё РєРѕРїРёРё судебных актов направляются судебным участком РІ соответствии СЃ требованиями приказа ФГУП «Почта РРѕСЃСЃРёРёВ» РѕС‚ 5 декабря 2014 Рі. в„– 423-Рї «Об утверждении Особых условий приема, вручения, хранения Рё возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».

Общий РїРѕСЂСЏРґРѕРє Рё правила организации извещения участников судопроизводства Рѕ дате, времени Рё месте рассмотрения дела посредством отправки РёРј РЎРњРЎ-сообщений определяются Регламентом организации извещения участников судопроизводства посредством РЎРњРЎ-сообщений РЅР° судебном участке РјРёСЂРѕРІРѕРіРѕ СЃСѓРґСЊРё Пермского края.

Р’ аппарате РјРёСЂРѕРІРѕРіРѕ СЃСѓРґСЊРё РљРёСЂРѕРІСЃРєРѕРіРѕ района Рі.Перми основным нормативным правовым актом, регулирующим деятельность РІ сфере документационного обеспечения, которым руководствуются РІСЃРµ структурные подразделения, является инструкция РїРѕ судебному делопроизводству РЅР° судебном участке РјРёСЂРѕРІРѕРіРѕ СЃСѓРґСЊРё Пермского края».В

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ РЎ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫМИ РЎРџРАВОЧНИКАМИ Р’ РђРХИВНЫХ РЈР§РЕЖДЕНИЯХ И РђРХИВАХ

2.1. Общие положения информационно-поисковых справочников

 

Без сомнения, каждому сотруднику службы ДОУ, независимо от занимаемой им должности, приходилось получать или самостоятельно заниматься составлением документов, носящих информационно-справочных характер. Поскольку такие документы широко распространены в любой организации, каждому необходимо ознакомиться с правилами их составления и оформления.

Работа РїРѕ созданию научно-справочного аппарата Рє архивным документам, является РІРёРґРѕРј научного труда, направленного РЅР° обеспечение необходимой документной информации Рё представляющего СЃРѕР±РѕР№ раскрытие состава Рё содержания документов, способствующего РёС… улучшенному учёту сохранности, РїРѕРёСЃРєСѓ Рё РїРѕРґР±РѕСЂСѓ для использования. Для всех РІРёРґРѕРІ работы научно-справочного аппарата есть СЃРІСЏР·СЊ между СЃРѕР±РѕР№ поисковыми данными документов. Эту СЃРІСЏР·СЊ помогают определить информационно-поисковый РІРёРґ архивных справочников. Р’СЃРµ архивные справочники описывают документную информацию Рё делятся РЅР° обязательные Рё дополнительные. Обязательные справочники существуют РІРѕ всех государственных архивах.В Рљ РЅРёРј относятся РѕРїРёСЃРё, каталоги, РѕР±Р·РѕСЂС‹ документов Рё РґСЂСѓРіРёРµ архивные справочники. Дополнительные справочники создаются СЃ учетом специфики документов архива, Р° также складываются исторически. Рљ дополнительным справочникам относятся указатели, РѕР±Р·РѕСЂС‹, тематические перечни, аннотированные каталоги. Два подразделения справочников, РЅР° обязательные Рё дополнительные, основываются РЅР° общих принципах построения научно-справочного аппарата, РЅР° которых технология РїРѕРёСЃРєР° информации РІС…РѕРґРёС‚ РІ состав системы научно-справочного аппарата, поэтому различные РІРёРґС‹ справочников взаимодействуют Рё взаимодополняют информацию, описывающую РЅР° разных СѓСЂРѕРІРЅСЏС… первичную информацию, также РІ РЅРёС… информация РЅРµ повторяется Рё РЅРµ дублируется. Р’ различных справочниках должна присутствовать преемственность РќРЎРђ архивов организаций, муниципальных Рё государственных архивов Рё единство методики создания РќРЎРђ СЃ обеспечением унификации методики составления каждого РІРёРґР° справочника

ВВ

2.2. Описание справочников

 

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является РѕРґРЅРѕР№ РёР· главных задач архивных учреждений РРѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации РЅР° современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата Рє документам РђСЂС…РёРІРЅРѕРіРѕ фонда РРѕСЃСЃРёРё напрямую зависит РѕС‚ качества составления архивных справочников.

Трудно не согласится с тем, что не одно предприятие не сможет работать, хотя бы без одного справочника, а справочник и есть научно-справочный аппарат, из которого вытекают два звена справочников: первый - по учету документов, второй - по содержанию документов.

Все справочники, создаваемые в архивных учреждениях и делопроизводстве организаций являются неоценимыми помощниками в поиске документной информации.

 

2.2.1. Алфавитный указатель

 

В Мировых судьях судебного участка №5 Кировского района г.Перми с каждым последующим документом необходимо создавать дела - для дальнейшего пользования, так как в него прикрепляются все документы, относящихся к конкретному делу и конкретным людям. В конце делопроизводственного года насчитывается неимоверное количество дел, из них чаще всего большую часть составляют незаконченные, неисполненные и неотмененные дела, а это следует, что именно эти дела сотрудники аппарата мирового судьи чаще используют в работе. Для хранения дел на участке мировых судей выделено отдельное помещение. Все дела группируются по видам: гражданские, судебные, административные, уголовные. Месторасположения дел зависит от их вида.

По каждому виду дел в начале года создается алфавитный указатель – справочник, представляющий собой систематизированную информацию о людях или объектах, о которых содержатся сведения в архивных документах с указанием их поисковых данных. На судебных участках указатель составляется по алфавитному признаку, в него вносятся фамилия, имя и отчество ответчиков, номера дел. Как известно, алфавитный указатель является самым распространенным видом, поскольку принцип расположения рубрик в нем наиболее прост и удобен для поиска.

Кроме того, такой указатель не требует особых усилий к его созданию, своевременное внесение данных позволяет увеличить скорость и качественную работу с делами.

При составлении алфавитных справочников на лиц необходимо выполнять ряд требований:

1. построение указателя должно проводиться в строгом соответствии с выбранным принципом расположения рубрик и подрубрик;

2. соблюдение единообразия редакционно-технического и художественно-полиграфического оформления;

3. использование минимального число знаков препинания во избежание перегрузки указателя знаками и пестроты, затрудняющей работу с указателем.

Таких видов справочников у каждого сотрудника аппарата мирового судьи находится несколько.

Рассмотрим алфавитный указатель РЅР° лиц РїРѕ гражданским делам. (Приложение 6).

Его структура достаточно проста, текст представлен в виде таблицы, информация в таблице легче воспринимается, тем более в ней минимальное количество столбцов (всего 2) и минимальное количество информации о деле. В графу 1 вносится фамилия и инициалы гражданина, во 2 - номер дела, например 2-16/14 ПП: первая цифра обозначает вид дела( в данном случае 2 - гражданское дело или судебный приказ), вторая цифра - номер дела. Ее нужно брать с обложки дела, если по какой-то причине не проставлен номер дела на обложке, то нужно посмотреть в судебном приказе, который обычно находится в конце дела. Цифра после косой черты означает годом создания дела. В некоторых делах встречается буквенный указатель. Он ставится в том случаем, если гражданские дела являются судебными приказами. Если гражданские дела выделены в самостоятельные дела, то буквенных обозначений не ставится.

В номере дела ставится 2 буквы, они означают направление информации в деле, например ПН – приказы налоговой инспекции, ПЖ – приказы жилищной службы и т.д.

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.

Алфавитный указатель формы ведется на каждое привлеченное лицо.

Алфавит, то есть буквы справа, расположенные в алфавитном порядке вырезаются по трафаретному принципу. Каждая буква точно должна следовать одна под другой. Этот алфавит позволяет быстро и точно найти нужную фамилию привлеченного лица, затем номер дела, и следовательно, само дело.

Описанием алфавитного указателя на лиц в судебном участке проводится на уровне единицы хранения.

Основные принципы описания на уровне единицы хранения являются: соответствие информации уровню единицы хранения; взаимосвязь и взаимодополняемость информации; недублированность информации;

Описание имеет СЃРІРѕСЋ структуру Рё состоит РёР· отдельных документов, которые помещаются РІ соответствующие базы данных интегрированной информационной системы РІ судебной архивной отрасли. Полученная совокупность данных используется РІ качестве автоматизированного научно-справочного аппарата ПИ «АМИРРЎВ», который определяется РІ Регламенте использования автоматизированной системы судебного делопроизводства ПИ «АМИРРЎВ», утвержденном приказом Агентства РїРѕ делам юстиции Рё мировых судейВВВВВВВ Пермского края.

Алфавитный указатель на лиц является необходимым элементом для обеспечения удобства работы по обращениям сотрудников участка мировых судей Кировского района г.Перми.

 

2.2.2. Описи дел

 

Одним из востребованных справочников любого архива, в том числе и архива мировых судей судебного участка №5 Кировского района г.Перми являются архивные описи дел (Приложение 7 и 8). С периодичностью через год необходимо создавать новые экземпляры описей дел, которые называются сдаточными описями.

РћРЅРё необходимы для фиксации передачи РІРёРґР° Рё количества дел РІ архив организации. РћРїРёСЃРё включают РІ себя перечень дел Рё предназначаются для учета Рё раскрытия содержания дел. Р’ дальнейшем РѕРїРёСЃСЏРјРё можно пользоваться РІ справочных целях Рё РІ целях оперативного РїРѕРёСЃРєР° документов. ВВ

За составлением описи дел обычно занимается ответственный за архив организации - секретарь суда.

РџРѕСЂСЏРґРѕРє составления Рё оформления РѕРїРёСЃРё дел регламентирован «Основными правилами работы организаций», одобренными решением Коллегии Росархива РѕС‚ 6 февраля 2002 РіРѕРґР°.

Секретарь суда должен определить состав дел к приёму-передаче, руководствуясь номенклатурой дел за соответствующие годы. (Приложение 9). При этом в каждой организации проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

Наконец, секретарь суда приступает к разработке описи дел.

Сдаточная опись дел включают в себя следующие элементы: порядковый номер дела; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела, дата вынесения решений; срок хранения дела; количество листов в деле; примечание.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям.

Следовательно, можно, сделать вывод, что опись дел является не заменимым элементом в делопроизводстве на предприятии, позволяющая концентрировать список дел в одном месте, для упрощения работы с различными делами и отчетами.

 

2.2.3. ВСоставление внутренней РѕРїРёСЃРё уголовного дела РІ Мировых СЃСѓРґСЊСЏС…

 

Необходимость составление внутренней описи определяется инструкцией по судебному делопроизводству Пермского края.

В мировых судьях судебного участка №5 Кировского района г.Перми каждый документ в уголовных делах обязательно должен фиксироваться во внутренней описи этих дел. Она находится вшитой первой страницей или прикрепляется(печатается) на оборотной стороне обложки дела.

Составление внутренней описи дела на бланке с наименованием вида документа ставится номер дела, который берется с обложки дела. Далее необходимо заполнить таблицу документов, сшитые в дело. Таблица состоит из следующих граф:

1 графа – Впорядковый номер документов РІ деле;

2 графа – Внаименование РІРёРґР° документа;

3 графа – количество листов, если несколько страниц документа одного вида документа, то цифры прописываются через дефис и запятые.

РљРѕРіРґР° таблица документов заполнена - необходимо сделать заверительную Внадпись, находящиеся РїРѕРґ таблицей, которая включается РІ себя итоговую запись Рѕ количестве документов Рё листов РІ деле, РЅРѕ РІ судебном участке в„– 5, такую надпись упускают, Р° это большое нарушение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Развитие Рё совершенствование научно-справочного аппарата тесно связанных СЃРѕ справочным аппаратом, которые основываются РЅР° принципах историзма, всесторонности Рё комплексности, Рё строится СЃ учетом системного РїРѕРґС…РѕРґР°, Р° также целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета Рё описания документов РЅР° едином нормативно-методическом обеспечении. Р’СЃРµ для того, чтобы можно было доступно получать информацию Рё ей пользоваться, Р° это связано СЃ управлением документооборота РЅР° предприятии.

Под управлением документацией представляется собой одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного обеспечения документов на предприятии. Поэтому, возможно, что конечной целью деятельность под управлением документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальным затратами. Итак, можно подвести итоги, что главным в процессе управления документацией являются:

- организация рационального документооборота;

- контроль исполнения документов;

- оперативное хранение документов, включая их надлежащию подготовку к передаче на архивное хранение;

- последующие хранение документов в архиве.

Таким образом, для более глубокого понимания сущности процесса управления документацией необходимо знать структуру документооборота на предприятии.

 

 

РћРҐРРђРќРђ РўРУДА РџРИ РАБОТЕ Р’ ОФИСЕ

 

Работник обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, правила пожарной безопасности, знать места расположения первичных средств пожаротушения Рё пути эвакуации РїСЂРё пожаре. Особенно обязан соблюдать три этапа требований: перед, вовремя Рё после работы.

Требование проверки рабочего места перед работой:

- исправное электроосвещение в кабинете;

- проветривание помещения кабинета;

- регулирование освещения РЅР° рабочем месте;В

- внешне убедиться в правильности подключения оборудования к электросети, исправности проводов питания и отсутствия оголенных участков проводов;

- включение электрооборудования производить вставкой исправной вилки в исправную розетку для бытовых приборов;

- не допускается наличия в зоне работы лишних предметов;

- сообщить системному администратору обо всех недостатках и неисправностях, обнаруженных при осмотре на рабочем месте.

Меры предосторожности во время работы.

- выполнение той работы, к которой допущен работником, ответственным за безопасное выполнение работ;

- поддержание порядка и чистоты на рабочем месте в течение дня;

- выполнение санитарных норм и соблюдение режимов работы и отдыха;

- соблюдение правил личной гигиены и безопасности труда;

- выполнение рекомендованных упражнений для глаз, шеи, рук, туловища, ног;

- соблюдение правил эксплуатации электрооборудования и ПК в соответствии с инструкциями по охране труда;

- соблюдение правил перемещения РІ помещениях Рё РЅР° территории организации;ВВ

- хранение документации в шкафах в специально оборудованном кабинете;

Обязательные действия по окончанию работы.

- отключить электрическое оборудование от электросети, вынув вилку подводящего электропривода аппарата из розетки, держась за изолированную часть вилки;

- привести в порядок свое рабочее место;

- обо всех недостатках в работе оборудования сообщить в информационно-технический отдел;

- проверить противопожарное состояние кабинета;

- закрыть окна;

- отключить кондиционер;

- выключить свет;

- закрыть двери.

 

СПИСОК ЛИТЕРРђРўРЈРР«

 

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» , принят Государственной думой 8.07.2006 года №149;

Федеральный закон «Об архивном деле РІ РРѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации» 22.10.2004 в„– 125;

ГОСТ Р7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 17.10.2013 г./№1185-ст;

Типовая инструкция РїРѕ делопроизводству РІ Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы РРѕСЃСЃРёРёВ 27.11.2000 / в„–68;

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся РІ деятельности организаций, СЃ указанием СЃСЂРѕРєРѕРІ хранения», утверждена Росархивом 06.10.2000 Рі.;

«Основные Правила работы архивов организаций» - одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002;

Единая государственная система делопроизводства, принята приказом Главархива 25.05.1988 г. № 33;

Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. – М: Инфра-М, 2014;

Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие – 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013;

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – 2-ое изд., перераб. и дополн. – М.: Изд-во «Термика», 2014;

Иванов С.П. Документ как основа управления. /Ж. Секретарь-референт, № 6, 2015. //http:www/sekretar.ru

ПИ«АМИРРЎВ» [электронный ресурс] / http://mirust2.permkrai.ru/dokumenty/

Приложение 1