оль и значение осуществления анализа дебиторской задолженности на исследуемом предприятии
Наличие дебиторской задолженности, ее рост или снижение, изменение в структуре оказывают влияние на полноту финансирования учреждения. Поэтому увеличение дебиторской задолженности ограничивает финансовые возможности учреждения.
Резкое увеличение дебиторской задолженности может свидетельствовать о об увеличении объема продаж, это обусловлено тем, что ГОВУ «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» оказывает услуги на территории всей области, а учет расчетов ведется централизованно. А так же неплатежеспособностью и банкротством части покупателей.
Необходимо различать нормальную и просроченную задолженность. Наличие последней создает финансовые затруднения, так как предприятие будет чувствовать недостаток финансовых ресурсов для приобретения производственных запасов, выплаты заработной платы и др.
Просроченная дебиторская задолженность означает также рост риска непогашения долгов и уменьшение прибыли. Поэтому каждое предприятие заинтересовано в сокращении сроков погашения причитающихся ему платежей. По образному выражению Д. Стоуна и К. Хитчинга [35], это напоминает движение автомобиля. Нажмешь на акселератор и подача горючего увеличится, а значит, двигатель начнет быстрее работать. То же происходит с дебиторами. Чем сильнее на них "надавишь", тем быстрее поступят деньги в оборот предприятия. Ускорить платежи можно путем совершенствования расчетов, своевременного оформления расчетных документов, предварительной оплаты и т.д.
Экономический анализ дебиторской задолженности в ГОВУ «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» проводиться по данным баланса.Для анализа воспользуемся таблицей 3.
Таблица 2 - Анализ состава, структуры и изменения дебиторской задолженности
| Расчеты с дебиторами | На начало года | На конец года | Изменение за отчетный период | |||
| сумма | уд. вес, % | сумма | уд. вес, % | Абсолют.отклон | Относит.отклон | |
| Расчеты по доходам (0 205 00 000) | 2631731,59 | 59,68 | 4622799,27 | 88,37 | 1991067,68 | 175,66 |
| Расчеты по выданным авансам (0 206 00 000) | 1702364,05 | 38,61 | 551338,70 | 10,54 | -1151025,35 | 32,39 |
| Расчеты с подотчетными лицами (0 208 00 000) | 75519,29 | 1,71 | 56936,60 | 1,09 | -18582,69 | 75,39 |
| Итого | 4409614,93 | 5231074,57 | 821459,64 | 118,62 |
Данные таблицы 2 свидетельствуют о существенных изменениях, как абсолютной суммы, так и структуры дебиторской задолженности.
По данным таблицы 2 можно сказать, что дебиторская задолженность на конец года значительно увеличилась на 821459,64 (118,62%). Это обусловлено тем, что количество дебиторов увеличилось по скольку в начале 2011г. в Государственном областном ветеринарном учреждении «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» произошла реорганизация путем присоединения к нему государственных ветеринарных учреждений которые осуществляют деятельность за пределами города Мурманска.
После общего ознакомления с составом, структурой и изменением дебиторской задолженности необходимо дать ее оценку с точки зрения реальной стоимости, так как она может быть взыскана не вся. Возвратность дебиторской задолженности определяется на основе прошлого опыта и текущих условий. Бухгалтерский риск состоит в том, что прошлый опыт может быть неадекватной мерой будущего убытка или текущие условия могут быть учтены только частично. В результате убытки могут быть существенными. Расчет процента невозврата долгов производится по средним данным за несколько лет. Однако его нельзя распространять на изучаемый период механически. Следует учитывать реальные условия, например наметившуюся тенденцию роста процента невозврата. По этой причине целесообразно изучить:
- процент невозврата дебиторской задолженности, который приходится на одного или нескольких главных должников (этот процент характеризует концентрацию невозврата задолженности), а также влияние неплатежа одного из главных должников на финансовое положение учреждения;
- распределение дебиторской задолженности по срокам ее образования;
- долю в дебиторской задолженности, которую составит продление
ранее образовавшейся и невостребованной, но признаваемой должником задолженности;
потребителя, например его право на возврат товаров, работ и услуг.
Анализ наличия состава, структуры и изменения задолженности должен начинаться с подтверждения достоверности информации о задолженности по видам и срокам. Для этого должны изучаться договоры, точность записей в долговых обязательствах и сведениях об уплате, проводиться личные беседы с работниками, имеющими сведения о долгах и обязательствах учреждения. Важно не допускать просрочки платежей, поскольку это приводит как к штрафным санкциям, так и к подрыву деловых отношений.[30]
При существующих условиях дебиторская задолженность относится к наименее ликвидной части активов, а, по сути, значительная ее часть, как правило, может быть отнесена к безнадежной дебиторской задолженности. Это состояние диктуется тем, что при взаимных расчетах в большинстве случаев невозможно добиться полного выполнения обязательств со стороны партнеров по взаиморасчетам.
Если будут установлены случаи перечисления денежных средств другим организациям по бестоварным счетам с целью фиктивного освоения ассигнований, то эти суммы в полном размере по распоряжению финансовых органов изымаются в доход соответствующего бюджета и исключаются из состава дебиторской задолженности при определении ее зачета.[34]
Дебиторская задолженность – это долг контрагента, который возникает вследствие проведения конкретной хозяйственной операции, связанной с движением материальных ценностей, реализацией товаров, работ, услуг, неплатежей и задолженностей юридических и физических лиц. Предполагается, что часть счетов оплачивается в срок по условиям договора, другая – погашается с некоторой просрочкой, оставшаяся часть задолженности образует безнадежную дебиторскую задолженность.
При анализе прочей дебиторской задолженности важно проверить:
- наличие задолженности работников учреждения за пользование
основными средствами и инвентарем;
- отпущенные без предварительной оплаты материальные ценности,
несданную при увольнении спецодежду и др.
В ходе проведения инвентаризации расчетов необходимо проверить правильность и своевременность списания дебиторской и кредиторской задолженности, т.к. этот процесс представляет наибольшую сложность и может существенно занизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
К внешнему контролю расчетов с дебиторами можно отнести Комитет по ветеринарии и охране животного мира Мурманской области, так как на исследуемом мной предприятии, вышеуказанный комитет является учредителем. Основным направлением контроля в данном случае является выполнение бюджетных заданий, функциональных обязанностей, на целевом использовании средств, оценке эффективности бюджетных расходов.
4. Бухгалтерский учет расчетов с дебиторами в Государственном областном ветеринарном учреждении «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных»
Бухгалтерский учет расчетов с дебиторами в ГОВУ «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» ведется в соответствии с Бюджетным кодексом Российской федерации, ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129 от 21.11.1996, Приказом Минфина России от 01.12.2010№157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению, Приказа Минфина РФ от 06 декабря 2010 № 162н «Об утверждении плана счетов бюджетного учета и инструкции по его применению» и иными нормативно-правовыми актами РФ, регулирующими бухгалтерский учет.
Под дебиторской понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за оказанные услуги, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и др.). Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами.
Кредиторской называют задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.
В бухгалтерском балансе дебиторская и кредиторская задолженности отражаются по их видам.
По истечении срока исковой давности дебиторская и кредиторская задолженности подлежат списанию. Общий срок исковой давности установлен в три года в соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса российской Федерации. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.
Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен договором, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.
Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. Она должна отражаться на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Расчеты по начисленным суммам доходов в момент возникновения требований к плательщикам ГОВУ «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» учитывает на счете 0 205 00 000 «Расчеты по доходам»
Причем учет таких доходов ведется в разрезе видов поступлений по аналитическим группам синтетического счета объектов учета:
- 10 «расчеты по налоговым доходам»
- 20 «расчеты по доходам от собственности»
- 30 «расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
- 40 «расчеты по суммам принудительного изъятия»
- 50 «расчеты по поступлениям от бюджетов»
- 60 «расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование»
- 70 «расчеты по доходам от операций с активами»
- 80 «расчеты по прочим доходам»
Аналитический учет расчетов с дебиторами ведется в журнале операций расчетов с дебиторами по доходам. Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, а также расчетам.
В графе «Наименование показателя» указываются: наименование дебитора; наименование учреждения (организации) - для юридического лица;
Итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета в конце месяца записываются в Главную книгу.
Операции по счету 020500000 оформляются следующими бухгалтерскими записями.
Начисление доходов отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 «Расчеты с дебиторами по доходам от оказания платных работ, услуг» (020531560) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета (040110130) «Доходы учреждения от оказания платных работ, услуг». Перечисление сумм возвратов плательщикам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020531560 «Расчеты с дебиторами по доходам» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020111510 «Денежные средства на счетах в органах казначейства».
Поступление сумм начисленных доходов отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020531560 «Расчеты с дебиторами по доходам» и дебету счетов 020111510 «Денежные средства на счетах в органах казначейства», 020134510 «Поступления в кассу».
Для учета расчетов по выданным авансам (кроме авансов, выданных подотчетным лицам) используют счет 020600000 «Расчеты по выданным авансам». На этом счете отражаются расчеты предоставленным учреждением в соответствии с условиями заключенных договоров, соглашений по выплатам.
Операции, связанные с выплатой авансов, учитываются в разрезе видов выплат учреждения по аналитическим группам синтетического счета объекта учета:
- 10 «Расчеты по авансам по оплате труда»
- 20 «Расчеты по авансам по работам, услугам»
- 30 «расчеты по авансам по поступлению нефинансовых активов»
-40 «Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям организациям»
- 50 «Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям в бюджеты»
- 60 «Расчеты по авансам по социальному обеспечению»
- 90 «Расчеты по авансам по прочим расходам»
Суммы предоплаты не должны превышать лимиты бюджетных обязательств, принятые на соответствующий финансовый год.
Авансовые платежи при заключении договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнения работ и оказании услуг ( в том числе подлежащих исполнению за счет приносящей доход деятельности) не должны превышать установленный процент от суммы договора.
Полная предоплата (100%) разрешена по договорам (государственным контрактам), предметом которых служит:
- оказание услуг связи;
- подписка на печатные издания;
- обучение на курсах повышения квалификации;
- участие в конференциях;
- приобретение билетов для проезда, путевок на санаторно-курортное лечение;
- обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств.
До 60% можно проавансировать договор об оказании услуг по авиационным перевозкам высших должностных лиц.
До 50% суммы договора можно внести аванс по договору, заключенными с производителями автомобильной и дорожно-строительной техники, произведенной на территории Российской Федерации.
По остальным договорам предоплата допускается в размере до 30% суммы договора (государственного контракта), но не более 30% лимитов бюджетных обязательств, доведенных на соответствующий финансовый год.
Перечисленные авансы относят на дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам».
Зачет обязательств по полученным материальным ценностям. Выполненным работам, оказанным услугам в счет перечисленной ранее предоплаты отражается по кредиту счета 0 206 00 000 «расчеты по выданным ранее авансам» и дебету счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».
Поступление средств на восстановление авансовых платежей, которые были произведены в текущем финансовом году, учитываются по крудиту 0 206 00 000 и дебету 0 304 05 000 «Расчеты по платежам из бюджета» или 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения».
Если договор расторгнут, сумма ранее выданного аванса возвращается. Как правило, расторжение происходит по взаимному соглашению сторон. Так же ГОВУ «Мурманская облСББЖ» имеет право расторгнуть действующий договор в одностороннем порядке – по решению суда, или по предусмотренному пункту в договоре (контракте).
Аналитический учет расчетов с поставщиками по выданным авансам ведется в журнале по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
В журнале указывают: дату, номер и наименование документа; наименование показателя (наименование поставщика, подрядчика), номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту; сумму; итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета (с входящими и исходящими остатками) по каждому поставщику (подрядчику) и в целом по счетам Плана счетов бюджетного учета; количество приложений.
В конце месяца в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками, которые переносятся в Главную книгу.
Расчет с подотчетными лицами отражаются на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Данный счет предназначен для учета расчетов по суммам денежных средств выдаваемых ветеринарной станцией под отчет. Аналитические группы синтетического учета расчетов с подотчетными лицами таковы:
- 10 «расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям выплаты по оплате труда»
- 20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»
- 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»
- 60 «расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»
- 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам»
В ГОВУ «мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» аванс под отчет выдают по распоряжению начальника станции на основании письменного заявления получателя. В заявлении работник указывает назначение аванса, обоснование и сумму аванса.
На заявлении о выдаче аванса бухгалтер делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Здесь так же проставляют соответствующий счет аналитического учета счета 0 208 00 000 «расчеты с подотчетными лицами» и коды КОСГУ, соответствующие счетам.
Утвержденные к выдаче суммы подотчетное лицо получает в кассе учреждения.
Для доказательства того, как израсходованы полученные деньги, подотчетное лицо представляет авансовый отчет, на оборотной стороне которого указывает фактические израсходованные суммы с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Для принятия к учету расходов по этому документу они должны быть утверждены начальником станции.
Утвержденные расходы отражают в учете путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением. Если сумма принятых к учету расходов подотчетного лица превышает ранее выданный аванс, то утвержденный перерасход признается перед подотчетным лицом денежным обязательством.
Остатки неизрасходованных сумм подотчетное лицо возвращает в кассу учреждения.
Учет расчетов с прочими дебиторами осуществляется на следующих счетах:
- 0 210 01 000 «расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»
- 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Для учета расчетов по суммам налога на добавленную стоимость предусмотрен счет 0 210 01 000 «расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам».
Аналитический учет расчетов по счету ведется в карточке учета средств и расчетов.
Отражение операций по счету осуществляется в журнале по прочим операциям.
Правила налогового учета по НДС прописаны в главе 21 Налогового кодекса РФ.
При исчислении суммы налога составляются счеты-фактуры в порядке установленным Налоговым кодексом РФ и постановлением Правительства РФ от 02 декабря 2000г. № 914 «правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
Статья 171 Налогового кодекса предусматривает, что налогоплательщик, в данном случае Государственное областное ветеринарное учреждение, имеет право уменьшить общую сумму НДС, исчисленную исходя из налоговой базы и соответствующей ставки налога, на налоговые вычеты.
Для принятия к вычету НДС, уплаченный поставщику при приобретении товаров (работ, услуг), необходимо выполнить следующие условия:
1. Купленные товары (работы, услуги) должны быть приобретены для осуществления производственной деятельности или иных операций, облагаемых НДС, либо для перепродажи;
2. Купленные товары должны быть оприходованы (работы выполнены, услуги оказаны);
3. У учреждения должен иметься документ, подтверждающий право на вычет ( счет-фактура полученный от поставщика).
Суммы налога предъявленные учреждению поставщиками, отражают по дебету счета 0 210 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» и кредиту счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» или 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».
После оказания услуг в обычном порядке выписывается счет-фактура в двух экземплярах, один из которых передается покупателю. Второй экземпляр регистрируется в книге продаж и хранится в Журнале учета выставленных счетов-фактур.
Для учета расчетов станции с органом Федерального казначейства, возникающих по операциям с наличными денежными средствами, используется счет 0 210 03 000 «расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».
Правила получения денежных средств бюджетным учреждением определены приказом Минфина России от 3 сентября 2008 г. № 89н.
Так в соответствии с правилами, для получения наличных денег бухгалтер учреждения предоставляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег в установленной форме не позднее дня предшествующего получению.
Заявка оформляется отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги: средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности.
Одновременно с заявкой бухгалтер предоставляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку. Орган Федерального казначейства проверяет правильность формирования заявки и принимает к исполнению.
Для внесения неиспользованных наличных сумм оформляется Объявление на взнос наличными, так же по установленной форме (ф. 0402001). Они отражаются в выписке.
Операции по счету 0 210 03 000 фиксируются в журнале операций с безналичными денежными средствами.
5. Основные направления контроля расчетов с дебиторами в Государственном областном ветеринарном учреждении «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных»
ГОВУ «Мурманское областное ветеринарное учреждение» принимает обязательства путем заключения государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров с физическими и юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями либо в соответствии с законом, иным правовым актом или соглашением. Заключив государственный (муниципальный) контракт, учреждение обязано оплатить поставки товаров, работ, услуг за счет средств бюджета платежными и иными документами, необходимыми для санкционирования их оплаты. Учет бюджетных обязательств по договорам осуществляют органы Федерального казначейства (ОФК) в соответствии с Правилами учета органами Федерального казначейства обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета.
Функции Федерального казначейства в части проведения финансового контроля закреплены в ст. 267 БК РФ, согласно которой Федеральное казначейство осуществляет контроль за:
- непревышением лимитов бюджетных обязательств, распределенных главными распорядителями (распорядителями) средств федерального бюджета между нижестоящими распорядителями и получателями средств федерального бюджета, над утвержденными им лимитами бюджетных обязательств;
- непревышением кассовых расходов, осуществляемых получателями средств федерального бюджета, над доведенными им лимитами бюджетных обязательств;
- соответствием содержания проводимой операции коду бюджетной классификации Российской Федерации, указанному в платежном документе, представленном в Федеральное казначейство получателем средств федерального бюджета;
- наличием у получателя средств федерального бюджета документов, подтверждающих возникновение у него денежных обязательств.
Федеральное казначейство осуществляет предварительный и текущий контроль за ведением операций со средствами областного бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств областного бюджета.
Текущий контроль, осуществляемый Федеральным казначейством в ходе учета операций по лицевым счетам получателей бюджетных средств, не может полностью исключить возможность нецелевого использования бюджетных средств и, следовательно, не исключает проведения органами Федеральной службы финансово-бюджетного надзора мероприятий по последующему контролю за целевым использованием бюджетных средств.
Последующий контроль за использованием средств областного бюджета, то есть контроль за целевым использованием бюджетных средств, в соответствии со ст. 268 БК РФ осуществляет Федеральная служба финансово-бюджетного надзора.
Таким образом, согласно ст. 157 БК РФ предварительный, текущий и последующий контроль (рис. 1) за исполнением бюджетов осуществляют органы государственного, муниципального финансового контроля, созданные соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Федерации, органами местного самоуправления.
|
|
|
|
Рис. 1 - Формы финансового контроля
Согласно ст. 267 БК РФ Федеральное казначейство осуществляет контроль за наличием у получателя средств бюджета документов, подтверждающих возникновение у него денежных обязательств. Поэтому денежные средства списываются со счета организации только после проверки документов, подтверждающих платеж, факт выполнения работ и оказания услуг или поставки товаров, а также в соответствии с законодательством РФ после авансирования поставки товаров, исполнения работ и оказания услуг согласно условиям договора.[28]
В силу положений п. 47 Инструкции № 142н ОФК при проверке платежных и соответствующих документов, подтверждающих факт выполнения работ и оказания услуг или поставки товаров, осуществляет в том числе проверку авансовых платежей на соответствие законодательству Российской Федерации и условиям договора. Оплата денежных обязательств, вытекающих из договоров, в части авансовых платежей должна быть предусмотрена условиями заключенных договоров. Однако размер авансового платежа, определенный условиями договора, должен быть установлен с учетом предельных размеров, предусмотренных п. 6 Постановления Правительства РФ № 778. Данный вывод был изложен в вышеуказанном письме финансовым ведомством. Таким образом, авансовые платежи поставщикам за предстоящую поставку товаров, работ, услуг за счет средств от приносящей доход деятельности следует производить в размере, указанном в п. 6 Постановления ПравительстваРоссийской Федерации№ 778.
Кроме контроля исполнения обязательств бюджетных учреждений по заключенным договорам в функции Федерального казначейства в части проведения финансового контроля входит проверка (ст. 267 БК РФ):
- непревышения лимитов бюджетных обязательств, распределенных главными распорядителями (распорядителями) средств областного бюджета между нижестоящими распорядителями и получателями средств областного бюджета, над утвержденными им лимитами бюджетных обязательств;
- непревышения кассовых расходов, осуществляемых получателями средств областного бюджета, над доведенными им лимитами бюджетных обязательств;
- соответствия содержания проводимой операции коду бюджетной классификации Российской Федерации, указанному в платежном документе, представленном в Федеральное казначейство получателем средств областного бюджета.
Таким образом, текущий контроль, осуществляемый Федеральным казначейством в ходе учета операций по лицевым счетам получателей бюджетных средств, не может полностью исключить возможность нецелевого использования бюджетных средств и, следовательно, не исключает проведения органами Росфиннадзора мероприятий по последующему контролю за целевым их использованием. Отметим, что только в ходе последующего контроля можно установить наличие поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, оплаченных за счет средств бюджетов.
Порядок учета хозяйственных операций, связанных с получением товаров (работ, услуг), регламентирован Инструкцией № 148н. При ревизии расчетов по принятым обязательствам будет подвергнут проверке синтетический счет 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» в разрезе предусмотренных к нему аналитических счетов в Журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071), Карточке учета средств и расчетов. Дополнительно будет проверен счет 206 00 000«Расчеты по выданным авансам».
Все операции по указанным счетам должны быть подтверждены документально, в частности, проверяющими будет обращено внимание на наличие счетов-фактур, товаротранспортных накладных, актов о выполненных работах.
Расчеты за фактически оказанные услуги (коммунальные услуги, связь, страхование, охрану объекта, обслуживание вычислительной техники и т. д.) могут быть произведены на основании счета, счета-фактуры, акта выполненных работ в месяце, следующем за отчетным, в течение пяти дней, как предусмотрено условиями договоров.
В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. № 72н, в Отчете о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121) приводятся:
- по бюджетной деятельности;
- по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Принцип начисления предполагает отражение расходов в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств. Следовательно, суммы оказанных услуг нужно отражать в том отчетном периоде (месяце), к которому они относятся, вне зависимости от сроков и условий оплаты, установленных в договоре с поставщиком.
Документом, подтверждающим факт оказания услуг, является акт (или, в соответствии с условиями договора, заменяющий его документ). Именно на его основании и отражаются суммы начисленной кредиторской задолженности за оказанные услуги (выполненные работы) и признается факт расхода в бюджетном учете и отчетности.
Вместе с тем документы от поставщика могут поступать в учреждение в соответствии с условиями договора в разное время (например, до 5 или 10 числа месяца, следующего за отчетным). В связи с этим возможны следующие варианты отражения расходов в учете в зависимости от того, установлена фиксированная стоимость услуг за месяц или стоимость услуг можно определить только после получения акта (по факту).
1. Если акт (например, за услуги, оказанные в июне) поступает после окончания отчетного периода, но до представления в установленном порядке бюджетной отчетности, то суммы расходов отражают в том отчетном периоде, к которому они относятся (в июне). В данном случае не имеет значения, установлена фиксированная месячная стоимость услуг или стоимость услуг определяется по «факту их оказания». При этом, чтобы не было вопросов со стороны проверяющих органов относительно даты акта (акт может быть датирован, к примеру, 5-м июля) и даты начисления расходов (30 июня), целесообразно составить Справку (ф. 0504833) от 30 июня, которая и будет являться первичным документом для начисления расходов в учете.
2. Если акт при фиксированной стоимости услуг за месяц (коммунальные платежи, охранные услуги, арендная плата и т. п.) поступает в учреждение после представления отчетности, то в ней также следует отразить начисленный расход с оформлением Справки (ф. 0504833).
3. Если стоимость услуг определяется по факту их оказания (на конец отчетного периода учреждение не может знать стоимости оказанных услуг) и акт поступает после представления отчетности, то только в таком случае в силу обстоятельств учреждение вправе отразить расходы в следующем отчетном периоде. Вместе с тем, поскольку Инструкцией по бюджетному учету указанный порядок не регламентирован, учреждение должно иметь документы, подтверждающие факт получения акта после даты представления отчетности. Кроме того, такой порядок начисления расходов должен быть обоснован и раскрыт в положении об особенностях ведения бюджетного учета и согласован с главным распорядителем средств бюджета (п. 181 Инструкции по бюджетному учету). Суммы оказанных услуг отражают по кредиту соответствующих счетов аналитического учета.
Все расчетные обязательства в обязательном порядке должны быть подтверждены данными проведенных инвентаризаций.
Отметим, что инвентаризация расчетов должна быть не только частью обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годового отчета, но и действенным механизмом текущего внутреннего контроля, способствующим повышению эффективности использования бюджетных средств организации, сокращению дебиторской и кредиторской задолженностей, своевременности взаиморасчетов по заключенным договорам и поставок товарно-материальных ценностей.
Основными целями инвентаризации расчетов является выявление реальной дебиторской и кредиторской задолженностей организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета. Наиболее целесообразной и рациональной представляется ежеквартальная инвентаризация расчетов.
Замечу, что инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Их форма законодательно не утверждена, поэтому учреждение может ее самостоятельно разработать и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.
Результаты инвентаризации должны быть оформлены Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденной Приказом № 123н.
В соответствии с п. 49Приказа МФ РФ от 31 декабря 2002 г. N 142н «Об утверждении Инструкции о порядке открытия и ведения Федеральным Казначейством и его территориальными органами лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов областного бюджета» суммы возвращенной дебиторской задолженности прошлых лет поступают на лицевой счет получателя средств и затем не позднее 5 дней со дня их отражения на лицевом счете получателя средств направляются его платежными поручениями в доход бюджета. Таким образом, в бюджетном учете поступившая дебиторская задолженность отражается на балансовом счете 205 00 000 «Расчеты с дебиторами по доходам» и одновременно списывается с забалансового счета 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».
При заключении государственного контракта на поставку товаров, работ, услуг ГОВУ «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» руководствуется нормами Федерального закона № 94-ФЗ. Он устанавливает единый порядок размещения заказов в целях эффективного использования средств бюджетов и внебюджетных источников финансирования, совершенствования деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, обеспечения гласности и прозрачности, предотвращения коррупции и других злоупотреблений в этой сфере. Согласно ст. 10данного нормативного акта государственный (муниципальный) заказ должен размещаться следующим образом:
– путем проведения торгов в форме конкурса, аукциона, в том числе аукциона в электронной форме;
– без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика, на товарных биржах).
Государственный (муниципальный) заказ на приобретение товаров (работ, услуг) заключается только путем проведения аукциона, если они поименованы в Перечне товаров, работ, услуг, размещение заказов на поставки (выполнение, оказание) которых осуществляется путем проведения аукциона, утвержденном Распоряжением Правительства РФ от 27.02.2008 № 236-р. Если товары, работы, услуги включены в указанный перечень, размещение заказов на поставки таких товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд путем проведения конкурса не допускается.
В тех случаях, когда размеры закупок одноименных товаров (работ, услуг) не превышают в квартал установленный ЦБ РФ предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, учреждение вправе заключить договор у единственного поставщика без проведения конкурса (пп. 14 п. 2.1 ст. 55 Федерального закона № 94-ФЗ). По итогам размещения таких заказов могут быть заключены государственные или муниципальные контракты, а также иные гражданско-правовые договоры в соответствии с ГК РФ.
Государственное областное ветеринарное учреждение «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» в соответствии с Уставом вправе осуществлять по договорам с предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами деятельность в виде платных услуг, соответствующих целям и задачам Учреждения и не противоречащую ФЗ «О некоммерческих организациях».
Доходы, полученные от приносящей доход деятельности поступают в самостоятельное распоряжение Учреждения, учитываются на счете 0 205 30 000. В свою очередь контроль за формирование дебиторской задолженности по данному участку осуществляет планово-финансовый отдел учреждения, группа расчетов по доходам.
Контроль на данном участке осуществляется совместно с отделом ветеринарно-санитарной экспертизы, а так же противоэпизоотическим отделом – дезотрядом.
Отдел ВСЭ и сотрудники дезотряда отслеживают наличие у обращающихся за услугами, ветеринарных специалистов, предприятий наличие ветеринарно-регистрационное удостоверение, а так же акт обследования производства и хранения выработанной продукции.
В свою очередь группа расчетов по доходу выполняет следующие функции:
1. Своевременная обработка первичной документации (ветеринарные справки, свидетельства, акты отбора проб, акты проведения ветеринарно-санитарных обследований, акты о проведении дератизации, дезинфекции и дезинсекции и др.), на основании чего выписывается акт об оказании услуг и счет-фактура;
2. Отслеживание своевременной отправки финансовой корреспонденции;
3. Отслеживание возвратов актов с подписями и печатями заказчиков;
4. Ежеквартальная сверка с контрагентами на данном участке;
5. Отслеживание своевременной оплаты за оказанные услуги.
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, а так же осуществления непосредственного контроля и правильности проведения операций в соответствии с учетной политикой учреждения, проводится годовая инвентаризация имущества и финансовых обязательств, проводимая на основании приказа начальника станции.
Инвентаризация финансовых обязательств, находящихся на балансе учреждения, а так же денежных средств и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе учреждения проводится ежеквартально по состоянию на первое число каждого календарного квартала.
Осуществляется она в соответствии с п. 16.5 Отраслевых особенностей учета и п. п. 3.39 - 3.43 Методических указаний с учетом положений Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Ее целью данного вида контроля является проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. При подсчете фактического наличия денежных документов, денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные путевки в санатории и дома отдыха, талоны на бензин и т.п.).
В свою очередь, инвентаризация фактического наличия бланков строгой отчетности, учитываемых на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности", производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых счетах в органах Федерального казначейства Министерства финансов или на текущих валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок Федерального органа казначейства.
Инвентаризация расчетов охватывает значительное число счетов бюджетного учета:
- 205 00 000 "Расчеты с дебиторами по доходам";
- 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам";
- 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами";
- 210 00 000 "Расчеты с прочими дебиторами";
Инвентаризация расчетов проводится в основном по бухгалтерским документам в согласовании с корреспондирующими счетами (субсчетами) (п. п. 3.44 - 3.48 Методических указаний).
Расчеты с покупателями, поставщиками, подрядчиками, с другими дебиторами выверяются с подтверждением сальдо по расчетам на день проведения проверки двумя сторонами. По задолженности работникам учреждения выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы не перечисленной заработной платы на счета по вкладам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение), суммы не сданных в кассу остатков авансов.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
- правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, другими организациями;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Кроме того, инвентаризация в ГОВУ «Мурманская областная станция по борьбе с болезнями животных» проводится в следующих случаях:
–при смене материально ответственных лиц;
–при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
–в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
–при реорганизации или ликвидации организации;
–в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.