Функції й завдання інформаційно-аналітичного підрозділу

ТЕМА 4. ПРИНЦИПИ РОБОТИ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОГО ПІДРОЗДІЛУ.

В умовах ринкової економіки існує взаємозв'язок між службою інформації і службою маркетингу, що у стані взяти на себе всю маркетингову роботу, включаючи планування. Якщо підприємство маленьке, то всі маркетингові обов'язки можуть бути покладені на одну людину. Якщо підприємство велике, необхідно створити новий підрозділ, структура якого повинна бути орієнтована на виконання трьох основних функцій:

- збір інформації, аналіз і прогнозування;

- формування виробничої програми;

- здійснення реклами й маркетингу.

Цей підрозділ може називатися службою маркетингу або інформаційно-аналітичним відділом.

Інформаційно-аналітична служба є основним центром, у якому концентрується, обробляється й аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Те ж справедливо й стосовно внутрішньої інформації, але з деякими застереженнями. Більша частина внутрішньої інформації потрапляє в неї з інших підрозділів фірми й в основному представлена у вже обробленому (стандартні форми статичної звітності), підготовленому для аналізу виді. Таким чином, позначаються основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:

1) збір, обробка й аналіз зовнішньої інформації;

2) збір, обробка й аналіз внутрішньої інформації;

3) на основі проведеного аналізу вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій;

4) оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, що відповідають висновків і вироблених рекомендацій;

5) довгострокове зберігання всієї зібраної інформації для наступного її використання в роботі;

6) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми

Іноді існує думка, що ІС й економічна служба дублюють один одного. Економічна служба орієнтована, насамперед, на рішення стандартних завдань внутрішнього обліку. Однієї з основних завдань ІС є збір, обробка й аналіз найрізноманітнішої зовнішньої інформації. Економічною службою вирішуються завдання аналізу й планування поточної діяльності фірми і її підрозділів, а також стратегічного планування. Тут перебуває перша крапка перетинання інтересів ІС й економічної служби. ІС не вирішує стандартних завдань обліку - вона є користувачем інформації, отриманої в результаті рішення даних завдань іншими підрозділами (економічною службою). І, навпаки, інші підрозділи, зокрема економічна служба, є користувачами інформації, наданої ІС. Тут друга крапка перетинання інтересів. Діяльність економічної служби строго орієнтована на керівництво фірми й контролюючі інстанції. Діяльність ІС орієнтована як на керівництво, так і на рядового співробітника. Дані служби не дублюють, вони взаємодоповнюють один одного.

Виходячи із завдань, що стоять перед службою, можна позначити її функціональну структуру, що забезпечує найбільш ефективне її функціонування. Функціонально ІС підрозділяється на 3 напрямки - аналітичне, інформаційне й технічне. Аналітичний й інформаційний напрямки є основними. Основні завдання аналітичного - це пункти 1,2,3 й 6 з вище перерахованого списку. Аналітичний підрозділ розділяється на дві складові. Одна з них орієнтована на рішення стратегічних завдань (виявлення тенденцій, прогнозування, стратегічне планування), друга - моніторинг поточних подій і рішення тактичних завдань. Основними завданнями інформаційного напрямку є 4 й 5, а також частина від завдань 1 й 2 - збір й обробка інформації. Технічний підрозділ є допоміжним. Він займається рішенням технічних питань, пов'язаних з пунктами 4 й 5, і надає відповідну допомогу при рішенні завдань 1,2,3 й 6.

Систематизуємо й узагальнимо основні проблеми й труднощі, характерні для діяльності інформаційної служби:

- інформаційний відділ одержує більші обсяги інформації із всіляких джерел. Це приводить до неможливості одній людині якісно обробити матеріал

- як правило, основна маса інформації представлена на паперових носіях і має найрізноманітнішу форму представлення. Це істотно ускладнює й сповільнює її попередню обробку

- на етапі обробки й перетворення даних в електронний вид виникає ймовірність появи помилок й уведення неправильної інформації, що іноді може призвести до перекручування ситуації й вироблення невірних рекомендацій

- основна маса інформації надходить на паперових носіях. Із часом концентруються більші обсяги різноманітних друкованих видань, а також ксерокопій. Коли виникає потреба в яких-небудь матеріалах, їхній пошук займає занадто багато часу

- окремо варто виділити проблему подання інформації. Інформація, що пропонується кінцевому користувачеві, повинна бути лаконічною, конкретною, читатися легко.

Пропонуються наступні кроки для їхнього рішення:

1) розмежування обов'язків між фахівцями служби

2) впровадження сучасних комп'ютерних й інформаційних технологій роботи з інформацією.

Це не що інше, як інформаційна система. Створення ІС покликане вирішити наступний спектр завдань:

- створення єдиного інформаційного простору фірми

- підвищення ефективності діяльності інформаційної служби

- забезпечення оперативного доступу будь-якого співробітника зі свого робочого місця до необхідного йому в цей момент інформації

- підвищити рівень професійної підготовки кожного співробітника фірми.

Інформаційним наповненням ІС служить найрізноманітніша зовнішня й внутрішня інформація.