Порядок формування узагальнених даних для цілей управління

Система управлінської звітності - один з найбільш складних і важливих елементів управлінського обліку, що дозволяє керівництву підприємства встановити межі інформаційної підтримки з боку підрозділів і служб підприємства та визначити вимоги щодо обсягу, змісту та порядку подання управлінської інформації.

Організація системи управлінської звітності включає:

– визначення форми, термінів надання звітів і відповідальних за їх складання;

– розробка схеми формування управлінських звітів, визначення джерела - власників вихідної інформації;

– наділення відповідальних повноваженнями координаторів, тобто надання адміністративного дозволу для отримання інформації у її власників;

– визначення користувачів інформації і форми, в якій вона буде надаватися.

Кожне підприємство розробляє індивідуальні форми внутрішніх звітів. Наукова класифікація внутрішніх звітів може включати такі:

Ознака	Види
За змістом інформації	комплексні
тематичні (за ключовими показниками)
аналітичні
За рівнями управління	оперативні
поточні
зведені
За обсягом інформації	зведення
підсумкові
загальні
За формою подання	табличні
графічні
текстові

 

Оперативна інформація, адресована низовим центрам відповідальності, не повинна в незмінному вигляді представлятися на вищий рівень управління. На нижньому рівні приймаються оперативні рішення щодо узгодження та виконання виробничих планів використання ресурсів підрозділу. Ця інформація повинна узагальнюватися, агрегуватися в більш загальні показники для подання на середній рівень управління. На вищому рівні потрібний ще більший ступінь узагальнення інформації.

Формальні вимоги до внутрішньої звітності включають:

1) доцільність - інформація, узагальнюється у внутрішніх звітах, повинна відповідати меті, задля якої вона була підготовлена;

2) об'єктивність і точність - внутрішні звіти не повинні містити суб'єктивної думки і упереджених оцінок; ступінь похибки у звітах не повинна перешкоджати прийняттю обгрунтованих рішень; оскільки оперативність, швидкість подання звітності відображається на точності інформації, слід прагнути до мінімізації даного чинника;

3) оперативність - звітність повинна представлятися до встановленого терміну, що необхідно для прийняття рішень;

4) стислість - у звітності не повинно бути зайвої, надлишкової інформації: чим менше об'єм звіту, тим більш оперативно можна осмислити його зміст і прийняти потрібне рішення;

5) порівнянність звітності - можливість використовувати звітну інформацію для роботи різних центрів відповідальності; звітність повинна бути порівнянна також з планами і кошторисами;

6) адресність - внутрішня звітність повинна потрапити до відповідального керівника та іншим зацікавленим особам, але за умови дотримання ступеня конфіденційності, встановленої в організації;

7) оптимальність подання – звіт повинен подаватись в оптимальні строки, що залежать від цілей використання інформації;

8) аналітичність – звіти повинні містити достатньо даних для проведення аналізу та додаткових розрахунків;

9) ефективність - витрати на складання внутрішньої звітності повинні бути порівнянні із вигодами від отриманої управлінської інформації.

Впровадження конкретної форми звітності проводиться в три основних етапи.

1. Оцінка достатності необхідної інформації з метою підтвердження можливості отримання такого звіту. Форми можуть піддаватися правці, тобто змінюватися за зовнішнім виглядом, за формами подання інформації. Це вважається досить незначним елементом спільної роботи з впровадження управлінської звітності. Як правило, перший етап проводиться по бухгалтерських регістрах, і факт відсутності в них інформації, необхідної для управління можна вважати природним. У цьому випадку необхідно визначити джерела отримання необхідної інформації, які можуть перебувати у функціональних підрозділах (відділ продажів або відділ закупівель, виробничі відділи і т.д.). Особливо важливо проаналізувати сам факт наявності необхідної інформації. Наприклад, може виникнути ситуація, що існуючі форми первинних документів не мають реквізитів, необхідних для отримання відповідного звіту. У цьому випадку слід провести роботу з доопрацювання цих форм або впровадження системи додаткового обліку даних форм первинного документа. Необхідно визначити форму відповідних звітів, призначити відповідальних за їх отримання і зобов'язати власників цієї інформації надавати ці звіти у встановлений час.

2. Модифікація системи аналітичного обліку. Перегляд всіх облікових регістрів і облікової практики підприємства, зорієнтований на те, щоб інформація, яка відповідає основній управлінської звітності, оперативно і постійно необхідна підприємству, а також звітність, необхідна для стратегічного аналізу діяльності, були відображені в облікових регістрах. Для того щоб отримати інформацію облікових регістрів, необхідно модифікувати аналітичний облік, щоб необхідна інформація відбивалася в ньому постійно.

3. Створення автоматичної системи формування управлінської звітності. Це можливо при наявності відповідного програмного забезпечення. На цей рахунок існує ряд рекомендацій:

– при виборі системи фінансового управління необхідно, щоб вона мала розвинену систему аналітичного обліку, причому, щоб вона дозволяла виробляти автоматизоване формування аналітичних проводок на підставі реквізитів первинних документів;

– центри витрат повинні мати наскрізну аналітику, загальну для ряду рахунків; мати механізми розподілу коштів, накопичених на одному аналітичному рахунку, на інші; мати механізм бюджетування та інші інструменти управління;

– великі підприємства повинні мати у своєму розпорядженні спеціальні функціональні модулі, що забезпечують відстеження руху матеріальних потоків у процесі виробництва, накопичення робочими центрами прямих і непрямих витрат.

Кожне підприємство розробляє індивідуальні форми внутрішніх звітів. До складу управлінської бухгалтерської звітності щодо доходів та витрат підприємства можуть бути включені такі звіти:

– Звіт про виконання бюджету доходів та витрат по факту нарахування;

– Звіт про виконання платіжного бюджету;

– Звіт про надходження грошових коштів за продукцію, роботи та послуги;

– Звіт з продажу продукції, робіт та послуг;

– Звіт з виробництва продукції, робіт і послуг;

– Зведений звіт про доходи та витрати.