Анализ системы управления закупками на предприятии
Процесс управления закупками на предприятии осуществляется небольшой группой работников, которые выполняют следующие функции:
1) планируют потребность предприятия в материальных ресурсах, необходимых для процесса производства (подсчитывают все остатки ТМЦ на складе, определяют необходимое количество материальных ресурсов и составляют заявки и спецификации на данные материалы);
2) распределяют имеющиеся материальные ресурсы конкретным потребителям (на часть остатков материала на складе снижают цены, для того, чтобы распродать их до получения очередного заказа);
3) заключают договора с поставщиками на поставку продукции (выбирают из большого количества предприятий поставщика сырья и материалов по основным критериям отбора. Если по всем параметрам поставщик устраивает, то с ним подписывают договор на поставку продукции);
4) организуют приемку материальных ресурсов на снабженческие склады по количеству и качеству (при поступлении и разгрузке товара работники снабжения проверяют весь товар по количеству и качеству с отражением в карточках складского учета. Если фактическое количество товара не совпадает с количеством товара по накладной, составляется акт несоответствия и направляется в адрес предприятия-поставщика вместе с письмом-претензией);
5) осуществляют хранение и отпуск материальных ресурсов потребителям (отпускают потребителям товар со склада только по фактурам с визами руководителя и бухгалтера или начальника отдела, и при наличии доверенности на лицо, получающее товар (для организации);
6) осуществляют контроль за нормированием и рациональным использованием потребителями материальных ресурсов (контролируют приход и расход материальных ресурсов, отражающихся в приходно-расходной учетной книге);
7) управляют запасами материальных ресурсов, обеспечивающих бесперебойное снабжение средствами производства потребителей (следят за необходимым наличием на складе запасов материальных ресурсов);
8) изучают спрос потребителей на материально-технические ресурсы (проводят социальный опрос при покупке);
9) производят расчеты с поставщиками и потребителями за получаемую и реализуемую продукцию;
10) осуществляют проведение инвентаризации ТМЦ – товарно-материальных ценностей (1 раз в неделю проводят инвентаризацию склада, обязательно с комиссией в составе 3-х человек: бухгалтер, начальник отдела, менеджер, 2 раза в год);
11) учитывают наличие, состояние и движение товаров и представляют необходимые сведения в бухгалтерию предприятия (каждый понедельник кладовщики сдают в бухгалтерию предприятия отчет о состоянии и движении товаров на складе);
12) соблюдают трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны (1 раз в месяц проводят инструктаж по технике безопасности).
Эффективность выполнения данных функций непосредственно влияет на деятельность организации и требует внимательного подхода со стороны руководства. Группа работников, выполняющих перечисленные функции снабжения, состоит из 7-ми человек: 2 кладовщика, 2 менеджера по снабжению, начальники торгового и коммерческого отделов, и бухгалтер.
В основном, часть их них уже достаточно давно работают в компании, имеют большой опыт работы в этой области и поэтому осуществляют оперативную и эффективную деятельность, необходимую для работы предприятия.
Снабжение ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» материальными ресурсами осуществляется при помощи транзитной формы, получая сырье и материалы от предприятий, непосредственно их производящих.
Товарооборот ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» в денежном выражении в 2009 году составил более 26 млн. рублей.
Важнейшим принципом деятельности ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» является создание для потребителя максимально выгодных и удобных условий работы.
Организацией проработана система методов расчета для покупателей, которая помогает выбрать форму оплаты, удобную для любого из клиентов:
- план «Штучный» - для клиентов, сделавших единоразовую покупку;
- план «Подъемный» - для начинающих работать клиентов;
- план «Личный счет» - накопительные скидки для малобюджетных клиентов;
- план «Экономайзер» - специальные цены для региональных, корпоративных клиентов и оптовых покупателей.
Также разработана гибкая система скидок, размеры которых увеличивают объемы поставок, сроки и порядок оплаты и тому подобное. Список льгот постоянно расширяется, особенно в отношении постоянных и оптовых клиентов. Для них вводятся альтернативные формы расчетов – ПКО, векселя и так далее. Формы предоставляемых льгот учитывают индивидуальные особенности каждого клиента и могут быть самыми разнообразными.
Развитие оптовой реализации материалов компании за последние три года характеризуется следующими данными (табл. 2.7).
Таблица 2.7 – Динамика оптового товарооборота ООО «НМФ» за 2007-2009 гг.
| Годы | Фактический оптовый товарооборот (млн. руб.) | Цепные темпы роста товарооборота, % | Базисные темпы роста товарооборота, % | |||
| В действ. ценах | В сопост. ценах | В действ. ценах | В сопост. ценах | В действ. ценах | В сопост. ценах | |
| 100,0 | 100,0 | 100,0 | 100,0 | |||
| 122,4 | 101,7 | 122,4 | 101,7 | |||
| 118,5 | 102,3 | 145,0 | 104,0 |
Данные таблицы показывают, что за последние три года темпы роста оптового товарооборота снижаются: в 2008 году рост товарооборота составил 122,4%, а в 2009 году – 118,5%. Это объясняется тем, что цены на продукцию, реализуемую в организации, выросли в 2009 году по сравнению с 2008 годом, но меньше, чем в 2008 году по сравнению с 2007 годом (средний индекс цен в 2008 году – 1204 или 120,4%, в 2009 году – 1158 или 115,8%). Количество реализованной продукции увеличилось в 2008 году на 1,7%, в 2009 году на 2,3%. Темпы роста физического объема товарооборота невысокие, но тенденция намечается положительная. За три года оптовый товарооборот предприятия возрос на 45% (в действующих ценах) и на 4% (в сопоставимых ценах) за счет увеличения физического объема оптового товарооборота.
По кварталам оптовый товарооборот организации распределялся неравномерно. Наибольший удельный вес в годовом товарообороте занимает оборот четвертого квартала – свыше 27,0, а наименьший удельный вес в годовом товарообороте приходится на первый квартал – свыше 23,0%. И распределение оборота по кварталам года продолжает изменяться.
Ритмичность развития оптового товарооборота предприятия по кварталам рассмотрим на основе данных таблицы 2.8.
Таблица 2.8 – Оптовый товарооборот ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» по кварталам года
| Кварталы | 2008 год | 2009 год | Отклонение в сумме (+,-) | 2009 год в % к 2008 году | ||
| Сумма, млн. руб. | Удельный вес, % | Сумма, млн. руб. | Удельный вес, % | |||
| 23,3 | 23,0 | +1032 | 116,9 | |||
| 25,0 | 24,8 | +1153 | 117,6 | |||
| 24,7 | 24,8 | +1228 | 119,0 | |||
| 27,0 | 27,4 | +1432 | 120,2 | |||
| Всего | 100,0 | 100,0 | +4845 | 118,5 |
Данные таблицы свидетельствуют о неритмичном развитии товарооборота предприятия по кварталам: наиболее напряженным был четвертый квартал, а наименее напряженным – первый. Самый низкий темп роста товарооборота достигнут в первом квартале (116,9%), а самый высокий – в третьем и четвертом кварталах (119,0% и 120,0%). Неритмичное развитие оптового товарооборота по кварталам привело к изменению удельного веса оборота каждого квартала в годовом объеме товарооборота. Так, снизился удельный вес оборотов первого квартала на 0,3% и второго квартала – на 0,2% по сравнению с 2008 годом, потому что в этих кварталах темпы роста оборота ниже, чем в целом за год (118,5%).
Доля оборота третьего квартала возросла с 24,7% в 2008 году до 24,8% в 2009 году (темп роста оборота в этом квартале 119,0%), а доля оборота четвертого квартала составила в 2009 году 27,4% и возросла по сравнению с 2008 годом на 0,4% (темп роста товарооборота – 120,2%). Таким образом, товарооборот предприятия по кварталам года распределялся неравномерно и развивался неритмично.
Еще более неритмичное развитие получил товарооборот по месяцам года (табл. 2.9).
Таблица 2.9 – Ритмичность развития оптового товарооборота ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» по месяцам года за 2008 – 2009 гг.
| Кварталы | 2008 год | 2009 год | Отклонение в сумме (+,-) | 2009 год в % к 2008 году | ||
| Сумма, млн. руб. | Удельный вес,% | Сумма, млн. руб. | Удельный вес,% | |||
| Январь | 33,1 | 32,0 | +261 | 112,9 | ||
| Февраль | 32,5 | 31,5 | +267 | 113,5 | ||
| Март | 34,4 | 36,5 | +504 | 124,0 | ||
| Итого за 1 кв. | 100,0 | 100,0 | +1032 | 116,9 | ||
| Апрель | 33,7 | 31,5 | +224 | 110,1 | ||
| Май | 32,9 | 33,3 | +410 | 119,01 | ||
| Июнь | 33,4 | 35,2 | +519 | 123,7 | ||
| Итого за 2 кв. | 100,0 | 100,0 | +1153 | 117,6 | ||
| Июль | 33,4 | 33,3 | +402 | 118,6 | ||
| Август | 33,2 | 33,1 | +404 | 118,8 | ||
| Сентябрь | 33,4 | 33,6 | +422 | 119,5 | ||
| Итого за 3 кв. | 100,0 | 100,0 | +1228 | 119,0 | ||
| Октябрь | 32,9 | 32,9 | +472 | 120,3 | ||
| Ноябрь | 32,4 | 31,8 | +418 | 118,3 | ||
| Декабрь | 32,4 | 31,8 | +418 | 118,3 | ||
| Итого за 4 кв. | 100,0 | 100,0 | +1432 | 120,2 | ||
| Всего за год | ……… | …….. | +4845 | 118,51 |
Из данных таблицы видно, что размах колебаний роста оптового товарооборота еще больше, чем по кварталам. Темп роста товарооборота колеблется от 110,1% (апрель) до 124,0% (март).
Самыми напряженными периодами реализации материалов в каждом квартале являются последние месяцы квартала. Например, рост товарооборота в целом за первый квартал составил 116,9%, а в марте – 124,0%, за второй квартал – соответственно 117,6% и 123,7%, за третий квартал – 119,0% и 119,5% и за четвертый квартал – 120,2% и 120,30%.
Данные о движении материальных ресурсов по организации приведены в таблице 2.10.
Таблица 2.10 – Движение материальных ресурсов за 2008 – 2009 гг.
| Показатели | 2008 год | 2009 год | Отклонение в сумме (+;-) | Влияние на изменение товарооборота (+; -) |
| Запасы материалов на начало года | +338 | +338 | ||
| Поступление материалов | +5130 | +5130 | ||
| Прочее выбытие материалов | -8 | +8 | ||
| Запасы материалов на конец года | +631 | -631 | ||
| Оптовая реализация материалов | +4845 | +4845 |
Оптовый товарооборот предприятия возрос в 2009 году по сравнению с 2008 годом на 4845 млн. руб. за счет завышенных товарных запасов на начало года (+338 тыс. руб.), роста поступления материалов на склад (+5130 млн. руб.) и уменьшения прочего выбытия материалов (+8 тыс. руб.). Но возможности роста товарооборота в динамике уменьшились в результате увеличения товарных запасов на конец года (- 631 тыс. руб.).
Недостатком использования поступающих в организацию материальных ресурсов является их неполное вовлечение в товарооборот, что явилось следствием поставки материалов на склад, имеющих высокую цену, что снижало спрос потребителей на них, нарушением ритмичности отгрузки материалов поставщиками, связанными с фабрикой договорными обязательствами. Часть материалов, поступивших на склад в излишнем количестве и в конце года, осела на остатках материалов на складе, что может привести к замедлению оборачиваемости оборотных средств, вложенных в товарные запасы, и возникновению потерь.
В ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» в 2009 году прочее выбытие материалов снизилось по сравнению с 2008 годом на 8 тыс. руб. Прочее выбытие материалов включило товарные потери и недостачу материалов. Следует назвать работу предприятия по снижению прочего выбытия материалов в 2009 году положительной.
Одним из факторов успешного развития оптового товарооборота является обеспеченность трудовыми ресурсами и эффективность труда работников предприятия.
Оценка показателей по труду ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» произведена на основе таблицы 2.11.
Таблица 2.11 – Показатели по труду по ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» за 2008-2009 гг.
| Показатели | Отклонение (+;-) | 2009 г. в % к 2008 г. | ||
| Оптовый товарооборот, млн. руб.: - в действующих ценах - в сопоставимых ценах | +4845 +608 | 118,5 102,3 | ||
| Среднегодовая выработка на одного торгового работника, млн. руб.: - в действующих ценах - в сопоставимых ценах | 970,6 970,6 | 1109,0 957,7 | +138,4 -12,9 | 114,2 98,7 |
| Среднегодовая выработка на одного менеджера, млн. руб. - в действующих ценах - в сопоставимых ценах | 1310,4 1310,4 | 1478,7 1276,9 | +168,3 -33,5 | 112,9 97,5 |
| Прирост товарооборота в действующих ценах за счет роста производительности труда, % | 71,8 | 73,3 | +15 | …….. |
Как видно из таблицы, среднегодовая выработка одного торгового работника в действующих ценах составила 1109 млн. руб. и по сравнению с 2008 годом возросла на 138,4 тыс. руб. или на 14,2%. За счет роста производительности труда получена сумма прироста товарооборота в размере 3549 млн. руб. (169 тыс. руб. х 21 чел.). В общей сумме прироста товарооборота в действующих ценах за 2009 год это составило 73,3%.
На изменение суммы оптового товарооборота в 2009 году оказало влияние и увеличение численности менеджеров на 5,0% по сравнению с 2009 годом. За счет роста численности менеджеров получена дополнительная сумма оптового товарооборота в размере 1310 млн. руб. (+1 чел. х 1310 млн. руб.) или 26,7% общей суммы прироста товарооборота.
Организация занимает достаточно большую долю на рынке, имеет высокую привлекательность (географические преимущества, социальная среда, преимущества лидеров отрасли, размеры ключевых сегментов рынка и прочее) и средний уровень конкурентоспособности (доля рынка, контролируемая фирмой, эффективность системы маркетинга, имидж фирмы, технологическое развитие и так далее). Лист оценки конкурентоспособности ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» относительно главных конкурентов представлен в приложении К.
Для того, чтобы определить насколько эффективна деятельность службы снабжения, необходимо еще раз уточнить главную задачу закупочной деятельности. А задача эта заключается в следующем: снабдить производство материально-техническими ресурсами в необходимом количестве, нужного качества, в установленное время, с наименьшими затратами. Но как это сделать в условиях стремительно меняющейся ситуации на рынке? Как предотвратить постоянные просрочки поставок, завышение цен поставщиками, поставку материалов низкого качества, а зачастую и просто брака? И, наконец, как наиболее эффективным способом управлять мощными финансовыми и материальными потоками?
Именно этими вопросами занимаются работники снабжения компании. Но не все эти проблемы удается разрешить вовремя и правильными путями, так как этому способствует ряд следующих причин:
- небольшой штат сотрудников, занимающийся процессом управления закупками;
- достаточно большие затраты на материальные ресурсы и складские запасы;
- высокие закупочные цены;
- неудовлетворительная система мотивации сотрудников;
- отсутствие полной и своевременной информации, средств и способов ее обработки, оптимальных управленческих решений;
- низкий уровень развития оптового товарооборота.
Перечисленные причины тормозят нормальную работу предприятия и требуют незамедлительного разрешения. Для этого в данной работе разработаны рекомендации по совершенствованию системы управления закупками на предприятии.