ТЕМА 6. Організація як функція управління

Мета СРС – З`ясувати сутність та зміст функції організації.Засвоїти основні положення класичної теорії організації, поведінкового та ситуаційного підходів в теорії організації. З’ясувати, як впливають різні ситуаційні фактори на параметри організаційної структури.

Джерела знань:

Література

1. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента. – СПб: Изд. "Питер", 1999. – с. 513 – 666.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, – 3-е изд. – М.: Гардарика, 1999. – с. 249 – 377.

3. Дафт Р. Менеджмент. – СПб.: Изд. "Питер", 2000. – с. 306 – 397.

4. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1992. – с. 307 – 358.

5. Мильнер Б.З. Теория организации. – М.: ИНФРА-М, 2001. – с. 17 – 56, 104 – 123, 306 – 353, 379 – 389.

6. Основы менеджмента: Учеб. пособие для вузов / Под. ред. А.А. Радугина. – М.: Центр, 1998. – с. 312 – 336.

7. Румянцева З.П. и др. Общее управление организацией: принципы и процессы: 17-модульная программа для менеджеров "Управление развитием организации". Модуль 3. – М.: ИНФРА-М, 2000. – с. 195 – 221.

8. Смирнова В.Г. и др. Организация и её деловая среда: 17-модульная программа для менеджеров "Управление развитием организации". Модуль 2. – М.: ИНФРА-М, 2000. – с. 46 – 58, 122 – 128.

9. Тарнавська Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент: теорія та практика: Підручник для вузів. – Тернопіль: Карт-бланш, 1997. – с. 187 – 219.

10. Лекція 6.

Ключові поняття:

Враховуючи значні обсяги навчального матеріалу, який має бути засвоєний студентами в процесі самостійного вивчення теми "Організація як функція управління", зусилля рекомендується зосередити на комплексі питань, визначених як навчальні цілі. Грунтовне засвоєння програмного матеріалу потребує опрацювання кількох джерел, наведених у списку рекомендованої до теми літератури. Основні риси, характерні особливості та принципові висновки теорії організації найбільш повно розглядаються в підручнику Б.З. Мільнера [5]. В процесі вивчення впливу ситуаційних факторів на формування організаційної структури варто звернути увагу на підручник Р. Дафта [3]. Питання проектування робіт в організації детально розглядаються у підручнику О.С. Віханського та О.І. Наумова [2]. Базові типи організаційних структур управління і питання управління організаційними змінами грунтовно розглядаються у підручнику Р. Дафта [3].

Вивчення теми "Організація як функція управління" доцільно розпочати із з’ясування сутності категорій "організація", "організаційна діяльність", "оганізаційна структура управління". При цьому слід усвідомити, як вони взаємопов’язані між собою. Далі можна переходити до з’ясування основних положень теорії організації, розвиток якої відбиває еволюцію поглядів на сутність організації. Універсальні теорії організації (класична теорія та поведінковий підхід) намагалися побудувати єдину "ідеальну" модель організації, тоді як ситуаційний підхід наголошує на протилежному: кращою може бути тільки та структура, яка найповніше враховує вплив конкретних ситуаційних факторів. Саме з таких позицій слід розглядати результати досліджень А. Файоля, М. Вебера, Р. Лайкерта, Т. Барнса і Дж. Сталкера, Г. Мінцберга.

В процесі вивчення третього питання теми принципово важливо не тільки з’ясувати сутність та основні складові кожного з етапів організаційного проектування, але й усвідомити, що кожне наступне організаційне рішення за процедурою проектування організації має враховувати рішення, прийняті на попередніх етапах. Так, рішення щодо способу групування робіт та видів діяльності по окремим підрозділам організації (процес департаменталізації) має прийматися з урахуванням глибини спеціалізації, визначеної на попередньому етапі. Особливу увагу тут варто звернути на методи проектування і перепроектування робіт, на типи департаменталізації (їх переваги і недоліки), на типи повноважень, які передаються підлеглим, на фактори, що впливають на величину діапазону контролю, на механізми вертикальної та горизонтальної координації робіт і видів діяльності. Вивчаючи питання проектування робіт в організації, необхідно розібрати модель характеристики роботи Хекмена-Олдхема.

Конкретним результатом процесу організаційного проектування є побудова відповідної організаційної структури. Вивчення типів організаційних структур управління (лінійної, функціональної, лінійно-функціональної, дивізіональної, матричної, мережевої) рекомендується здійснювати у такій послідовності: принцип, який покладено в основу побудови; принципова схема; переваги і недоліки; сфери застосування. Для кращого засвоєння цього питання необхідно знайти в рекомендованій літературі реальні приклади застосування зазначениих структур. Важливо також усвідомити сутність кожного з методів вибору типу організаційної структури управління.

Вивчення останнього питання передбачає розгляд достатньо складних проблем управління організаційними змінами. Принципово важливим тут є усвідомлення специфіки органазаційних змін, яка полягає у можливості повернення до початкового стану. З цієї точки зору слід докладно розібрати причини опору організаційним змінам та можливі стратегії їх подолання.

Ілюстративні матеріали

Рис. 6.1. Співвідношення категорій "організація", "організаційна діяльність", "організаційна структура" та "схема організаційної структури управління"

Рис. 6.2. Континууми можливих рішень в процесі організаційної діяльності

Система 1	Система 2	Система 3	Система 4
“Експлуататорсько- авторитарна”	“Прихильно-авторитарна”	“Консультативно-демократична”	“Партисипативно-демократична”
ò	ò	ò	ò
Керівники автократичні, не довіряють підлеглим, мотивують працівників погрозою покарання, застосовують заохочення, інформацію допускають тільки зверху вниз, обмежують прийняття рішень тільки вищою ланкою	Керівники поблажливо впевнені і собі і вірять у підлеглих, мотивують їх заохоченнями та в якійсь мірі страхом і покаранням, допускають деяку інформацію знизу, отримують ідеї від підлеглих, дозволяють приймати рішення з деяких питань, але під суворим контролем	Керівники надають значну, але не повну довіру підлеглим, прагнуть конструктивно використати їх ідеї і точки зору, використовують для мотивації заохочення з рідким покаранням, організовують потік інформації в обох напрямках, консультуються з підлеглими	Керівники виявляють повну довіру до підлеглих з усіх питань, завжди вислуховують їх думки та конструктивно їх використовують, заохочують підлеглих, залучають їх до постановки цілей і оцінки роботи по їх досягненню, організовують широкий обмін інформацією, діють як рівні у складі груп

Рис. 6.3 Системи управління організацією за Р. Лайкертом

Таблиця 6.1

Вплив типу використовуваної технології на вибір організаційної структури за Дж. Вудворд

	Типи технологій
Одиничне виробництво	Масове виробництво	Процесне виробництво
Структурні характеристики підприємств	а) низька вертикальна диференціація б) низька горизонтальна диференціація в) низька формалізація	а) середня вертикальна диференціація б) висока горизонтальна диференціація в) висока формалізація	а) висока вертикальна диференціація б) низька горизонтальна диференціація в) низька формалізація
Найефективніша структура	органічна	механістична	органічна

Таблиця 6.2

Порівняльна характеристика механістичної та органічної структур Т. Барнса і Дж. Сталкера

Параметри	Характеристики організаційних систем
Механістична (закрита, стабільна)	Органічна (відкрита, адаптивна)
1. Загальне середовище	спокійна	турбулентна
2.Передбачення змін середовища	добра	недостатня
3. Технологія	стабільна	динамічна
4. Вплив середовища на організацію	слабкий	сильний
5. Наголос в діяльності організації	на виконання робіт	на вирішення проблем
6. Процес прийняття рішень	піддається програмуванню	не піддається програмуванню
7. Загальноорганізаційні цінності	ефективність, передбаченість, безпека, запобігання ризику	результативність, адаптивність, сприйняття ризику
8. Процедури та правила	багато, часто формалізовані, письмові	мало, часто неформальні
9. Кількість ієрархічних рівнів	багато	мало
10. Джерело влади	позиція в організаційній ієрархії	рівень знань індивідуума
11. Відповідальність	визначена посадою	приймається самим індивідуумом
12.Міжособові взаємовідношення	формальні	неформальні
13. Мотиваційні фактори	нижчі рівні споживачів	вищі рівні споживачів
14. Стиль керівництва	автократичний	демократичний
15. Зміст комунікаційних процесів	безособова передача рішень та інструкцій	поради та неформальне спілкування
16. Процеси контролю	використання правил і регуляторів	міжособові контакти, переконання та підтримка

Рис. 6.4 Графічна інтерпретація концепції Лоуренса-Лорша

Таблиця 6.3

Принципи класифікації організацій за Г. Мінцбергом

Критерії класифікації організації	Параметри критеріїв
1. Основний механізм координації (підхід, який використовується для координації організаційної діяльності)	1.1. Пряме управління (одна людина несе відповідальність за роботу інших) 1.2. Стандартизація робочих процесів (зміст роботи специфіковано або запрограмовано) 1.3. Стандартизація виходу (координація шляхом визначення кінцевих результатів роботи) 1.4. Стандартизація знань (необхідний визначений рівень освіти для виконання даної роботи) 1.5. Взаємна узгодженість (робота координується через неформальні комунікації)
2. Ключова частина організації (частина організації, яка грає основну роль в досягненні успіху (або провалу) в діяльності організації	2.1. Стратегічна верхівка (вищий менеджмент) 2.2. Оперативна база (робітники, які реально виконують завдання організації) 2.3. Середня лінія (середній та нижчий менеджмент) 2.4. Техноструктура (інженерний персонал і працівники функціональних підрозділів) 2.5. Штат, що обслуговує (підрозділи, які забезпечують операційну діяльність)
3. Тип децентралізації (спосіб розподілення влади в організації)	3.1. Вертикальна децентралізація (розподіл влади в ланцюгу команд зверху вниз або делегування начальниками повноважень своїм підлеглим) 3.2. Горизонтальна децентралізація (міра, в якій влада розподіляється між лінійними та штабними працівниками) 3.3. Селективна децентралізація (міра, в якій влада розподіляється між різними підрозділами організації)

Таблиця 6.4

Типи організаційних структур за класифікацією Г. Мінцберга

Структурна конфігурація (тип структури)	Основний механізм координації	Ключова частина організації	Тип децентралізації
1. Проста структура	Пряме управління	Стратегічна верхівка	Вертикальна та горизонтальна централізація
2. Машинна бюрократія	Стандартизація робочих процесів	Техноструктура	Обмежена горизонтальна децентралізація
3. Професійна бюрократія	Стандартизація знань	Оперативна база	Вертикальна та горизонтальна децентралізація
4. Дивізіональна форма	Стандартизація виходів	Середня лінія	Обмежена вертикальна децентралізація
5. Адхократія	Взаємне узгодження	Штат, що забезпечує	Вибіркова децентралізація

Рис. 6.5 Складові проектування робіт в організації

Рис. 6.7. Методи перепроектування робіт в організації

Рис. 6.6 Методи проектування і перепроектування робіт в організації

Рис. 6.7 Основні положення моделі характеристик роботи Дж.Р.Хекмена та Г.Р.Олдхема

Рис. 6.8 Графічна інтерпретація моделі характеристик роботи Дж.Р.Хекмена та Г.Р.Олдхема

Рис. 6.9 Поняття і класифікація типів департаменталізації

Рис. 6.10 Приклади типів департаменталізації

Рис. 6.11 Типи повноважень в організації

Рис. 6.12 Ситуаційні фактори, які впливають на величину діапазону контролю

Рис. 6.13 Механізми координації робіт і видів діяльності в організації

Рис. 6.14 Висока та плоска структура організації

Рис. 6.19 Принципова схема матричної організаційної структури

Самоперевірка знань:

Тести

І. Одиничний вибір. Виберіть єдину правильну відповідь.

1. Департаменталізація – це процес:

а) розподілу завдань і повноважень по їх виконанню між співробітниками апарату управління

б) призначення керівників структурних підрозділів організації

в) розподілу загальної роботи в організації на окремі складові частини

г) групування робіт та видів діяльності у певні блоки

д) формування ієрархії управління

2. Діапазон контролю це:

а) кількість рівнів управління в організації

б) кількість зв’язків між робітниками в даному підрозділі

в) кількість менеджерів в організації

г) кількість робітників, безпосередньо підпорядкованих даному менеджеру

3. Децентралізація означає:

а) підвищення рівня розподілу праці в організації

б) збільшення кількості структурних підрозділів в організації

в) використання більшої кількості правил та норм, що регламентують діяльність співробітників організації

г) передачу права прийняття рішень з вищих рівнів управління на нижчі

4. Створення комісій являє собою механізм:

а) вертикальної координації

б) горизонтальної координації

в) діагональної координації

г) немає правильної відповіді

5. Штабні повноваження – це:

а) повноваження, що передаються від начальника безпосередньо підлеглому і далі іншим підлеглим за ланцюгом команд

б) повноваження, що делеговані особам, які здійснюють консультативні і обслуговуючі функції щодо лінійних керівників

в) повноваження, делеговані особам, які в межах своєї компетенції пропонують або забороняють які-небудь дії підлеглим лінійних керівників

6. Сутність кооптації як стратегії подолання опору змінам:

а) надання особі, що чинить опір, провідної ролі в прийнятті рішень щодо проведення організаційних змін

б) використання заздалегідь неповної, неточної або неправильної інформації щодо змін для зменшення опору при їх реалізації

в) ознайомлення зі змінами поступово, здійсненні тільки необхідних змін, повідомленні про зміни заздалегідь

г) "купівля згоди" у осіб, що чинять опір, за допомогою матеріальних стимулів

д) немає правильної відповіді

Відповіді:1-г; 2-г; 3-г; 4-г; 5-б; 6-в.

ІІ. Множинний вибір. Виберіть кілька правильних відповідей.

7. До елементів процесу організаційної діяльності відносяться:

а) розподіл праці

б) департаменталізація

в) делегування повноважень

г) розробка стандартних операційних процедур

д) формування політики

е) координація робіт і видів діяльності

8. Умовами, які визначають доцільність використання дивізіональної організаційної структури, є:

а) малі розміри організації

б) великі розміри організації

в) широка номенклатура продукції, що виготовляється

г) динамічне середовище

9. В рамках проектування робіт визначають такі ключові параметри роботи:

а) обсяг роботи

б) функціональні повноваження

в) складність роботи

г) вимоги до роботи

д) відносини по роботі

10. Стратегії подолання опору організаційним змінам:

а) стратегія диференціації

б) стратегія фокусування

в) стратегія кооптації

г) стратегія залучення до участі

д) стратегія маніпулювання

11. Механізмами горизонтальної координації:

а) прямий управлінський контроль

б) створення тимчасових робочих груп

в) створення комісій

г) стандартизація ресурсів і продукції (послуг)

д) організаційна культура

12. Використання плоскої організаційної структури виправдано там, де:

а) робота підлеглих потребує жорсткого контролю

б) робота ідентична для багатьох виконавців

в) робота виконується висококваліфікованими робітниками

г) для роботи характерні часті зміни завдань

д) є можливості чітко розподілити завдання між робітниками

13. Для фірми з масовим виробництвом продукції, її стабільним асортиментом при незначних (еволюційних) змінах технології її виробництва найбільше підходить організаційна структура:

а) лінійна

б) лінійно-функціональна

в) дивізіональна

г) матрична

14. Згідно моделі характеристик роботи Хекмена-Олдхема на відчуття значущості роботи впливають такі основні характеристики роботи:

а) визначеність завдання

б) зворотний зв’язок

в) самостійність

г) важливість завдання

д) різноманітність умінь та навичок

15. За результатами своїх досліджень Г. Мінцберг виділив такі типи організаційних структур управління:

а) лінійна

б) машинна бюрократія

в) професійна бюрократія

г) адхократія

д) функціональна

Відповіді: 7-а,б,в; 8-б,в,г; 9-а,в,г; 10-в,г,д; 11-в,г,д; 12-а,б,д,е;13-а,б;14-а,б,в;15-а,б,г.

Питання, які виносяться на іспит

1. Визначення поняття «організації» як функції управління. Співвідношення категорій «організація», «організаційна діяльність», «організаційна структура».

2. Стисла сутнісна характеристика основних складових організаційного процесу. Фактори, що обумовлюють складність організаційного процесу.

3. Сутнісна характеристика класичної теорії організації (напрямки і цілі досліджень; основні результати досліджень А. Файоля і М. Вебера).

4. Сутність, основні досягнення і недоліки поведінкового підходу в теорії організації (на прикладі результатів досліджень Л.Лайкерта).

5. Сутність і основні результати досліджень впливу технології на організаційну структуру (дослідження Дж. Вудворд і Ч. Перроу).

6. Ключові аспекти впливу розмірів організації на її структуру.

7. Основні результати досліджень впливу середовища на структуру організації (характеристика концепції Барнса-Сталкера, концепції Лоуренса-Лорша).

8. Загальна характеристика взаємозв’язків стратегія – структура. Характеристика типів організаційних структур за класифікацією Г. Мінцберга.

9. Змістовна характеристика процесу проектування робіт в організації (сутність; зміст процесів аналізу робіт і проектування робіт).

10. Характеристика основних методів перепроектування робіт в організації (ротація робіт; формування робочих модулів; розширення роботи; збагачення робіт; використання альтернативних графіків роботи).

11. Основні складові «моделі характеристик роботи» Р. Хекмана. Їх взаємозв’язок у моделі і вплив на обсяги потенційної мотивації.

12. Характеристика впливу методу перепроектування робіт на базові параметри роботи (сполучення навичок; визначеність та значущість завдання; самостійність працівника; зворотній зв’язок).

13. Характеристика основних принципів групування робіт і видів діяльності в окремі підрозділи організації.

14. Сутнісна характеристика делегування повноважень як складової організаційного процесу (сутність, основні елементи, типи повноважень).

15. Характеристика діапазону контролю як елементу організаційного проектування (сутність, теорія зв’язків «підлеглий-керівник», фактори, що впливають на частоту та кількість посадових зв’язків).

16. Загальна характеристика високої та плоскої структур управління (поняття, переваги, недоліки, сфери застосування).

17. Сутнісна характеристика процесів координації робіт як складової організаційної діяльності (сутність, механізми вертикальної і горизонтальної координації, нетрадиційні засоби координації).

18. Порівняльна характеристика лінійної і функціональної організаційної структури (відмінність принципів побудови, основні переваги і недоліки, сфери застосування).

19. Характеристика лінійно-функціональної організаційної структури (принципи побудови, переваги, недоліки, сфери застосування).

20. Характеристика дивізіональної організаційної структури (принципи побудови, переваги, недоліки, сфери застосування).

21. Характеристика матричної організаційної структури (принципи побудови, переваги, недоліки, сфери застосування).

22. Стисла характеристика основних методів вибору типу організаційної структури (аналогії; експертно-аналітичний; структуризації цілей; організаційного моделювання).

23. Визначення категорії «організаційні зміни» та їх причин. Способи пристосування організації до змін у середовищі.

24. Характеристика моделі і основних етапів процесу організаційних змін за К. Левіним.

25. Причини опору організаційним змінам. Сутність основних стратегій подолання опору організаційним змінам (стратегії: залучення до участі; навчання; сприяння; переговорів; кооптації; маніпулювання; примушування).