Правила составления (оформления) основных видов внутренних документов юридической клиники
Документами, обеспечивающие работу юридической клиники с клиентами, являются журналы.
Журнал регистрации заявок служит для фиксации факта принятия юридической клиникой заявки гражданина об оказании ему правовой помощи по проблеме, отраслевая принадлежность которой входит в рамки специализации клиники, а также для отражения исходной (базовой) информации по соответствующему конкретному делу.
Журнал регистрации заявок юридической клиники СПбГУ содержит в развороте листов таблицу, разделенную на девять граф: «1. № ЛКК», «2. Дата npиема заявки», «3. Ф. И. О. диспетчера», «4. Ф. И. О. клиента», «5. Телефон, адрес клиента», «6. Ф. И. О. консультанта», «7. Дата интервью», «8. Правовая npоблема клиента», «9. Отраслевая принадлежность». Указанные графы заполняются диспетчерами при приеме заявки от клиента.
В графе с персональными данными фамилия, имя и отчество клиент указываются полностью. Если клиент действует через своего представь теля, то внесение персональных данных самого клиента является обязг тельным, а фамилию, имя и отчество представителя, а также основани представительства (законное или по доверенности) следует указыват в скобках. Например: Куликов Виктор Семенович (по доверенности – Сизова Анна Павловна). Соответствующую информацию необходимо выяснить при приеме заявки, так как не исключена ситуация, когда клиен подает заявку в юридическую клинику лично, а на интервью и, возможно, на консультацию приходит его представитель.
В регистрационном журнале следует указывать полный адрес фактического проживания клиента (т.е. город (область, город в области), улищ дом, корпус, квартира), а также его контактный телефон, по которому с ним можно связаться.
При заполнении графы с данными о консультанте необходимо иметь в виду, что при передаче дела от одного консультанта к другому (в случаях, когда такая передача допускается правилами работы юридическое клиники), в этой графе необходимо сделать отметку: «Дело передаю» (указать Ф. И. О. консультанта, которому передано данное дело в дательном падеже).
Наибольшие затруднения вызывает заполнение графы с характеристикой правового основания к обращению, а именно – правовое содержание проблемы. Применительно к характеристике ведения записей в регистрационном журнале ограничимся указанием на то, что основное содержание проблемы должно быть описано кратко и корректно. Оно должно содержать необходимые и достаточные факты с датами их возникновения, чтобы консультант смог определить круг нормативных актов и вопросов, требующих прояснения на интервью. Информация, содержащаяся в графе об описании правовой проблемы, дословно переносится в личную карточку клиента, передаваемую консультанту для подготовки к интервью с клиентом.
Пример.
При получении от клиента информации о том, что он был уволен, по его мнению, незаконно, диспетчер (лицо, принимающее заявку) должен выяснить: где работал клиент и какую должность он занимал; вид трудового договора, заключенного с клиентом (срочный или на неопределенный срок); когда был уволен клиент; по какому именно основанию клиент был уволен.
Наличие указанных сведений позволит консультанту на этапе подготовки к интервью актуализировать свои знания трудового законодательства в части регулирования порядка расторжения соответствующего вида трудового договора по конкретному основанию и сформулировать лишь те вопросы, ответы на которые дадут возможность правильно определить нормы права, подлежащие применению именно в этом случае. В частности, выяснение должности, занимаемой клиентом до увольнения, позволит консультанту решить вопрос о необходимости обращения к специальным нормам, устанавливающим дополнительные основания для расторжения трудового договора с отдельными категориями работников. Уточнение даты увольнения необходимо для оценки действия срока обращения в суд с иском о восстановлении на работе: в случае пропуска указанного срока консультант будет ориентирован на выяснение причин, которые могли бы послужить основанием для восстановления срока судом, либо использования других мер защиты нарушенных прав.
Графа об отраслевой принадлежности дела заполняется в соответствии с общепринятым разделением системы права на отрасли. Например: трудовое право, гражданское право, право социального обеспечения. Для дел гражданско-правовой направленности целесообразно указывать не только отрасль права, но и подотрасль либо правовой институт (данное уточнение имеет существенное значение для последующей отчетности). Если дело носит характер комплексной проблемы, в эту графу могут быть внесены особые отметки о выделении данного дела из другого дела (например, выделено из дела № 2467).
Все страницы журнала регистрации заявок пронумерованы, запись по одной заявке отделяется от записи по другой разделительной чертой. Журнал заполняется аккуратно, разборчиво, черными, синими или фиолетовыми чернилами (пастой). Регистрация заявки в журнале регистрации заявок производится после завершения разговора с клиентом. Перед заполнением графы журнала «Правовая проблема клиента» необходимо предварительно согласовать содержащиеся в ней формулировки с контролирующим лицом (куратором, наставником, старшим или дежурным консультантом).
В настоящее время большинство юридических клиник в России, наряду с личным приемом граждан, оказывают правовую помощь с использованием сети Интернет. Гражданин, заполнив специальную форму заявки, размещенную на официальном сайте образовательной организации, задает правовой вопрос и через определенный в правилах клиники срок получает ответ. При такой схеме оказания правовой помощи также целесообразно вести журнал регистрации электронных обращений граждан. В нем следует отражать присвоенный обращению регистрационный номер; дату обращения; имя клиента; его электронный адрес, имя консультанта; правовую проблему; отраслевую принадлежность; отметку о дате отправления ответа клиенту. Указанный журнал заполняется уполномоченным лицом, имеющим доступ к электронному ресурсу юридической клиники, на основании сведений, содержащихся в разработанной юридической клиникой форме заявки. Контроль работы студентов по заполнению журнала, а также проверка качества и своевременности подготовленных ответов возлагается на работника образовательной организации.
Журнал регистрации отказов в предоставлении юридической помощи служит для фиксации лицом, принимающим заявки, основаш отказов в предоставлении гражданину юридической помощи, а также и: формации о фактах отказа клиентов от получения юридической помоп в студенческой юридической консультации. Основания для отказа определяются законодательством о бесплатной юридической помощи и локальными актами образовательной организации. Гражданин в соответствии с законодательством имеет право потребовать оформления отказа в письменной форме. Причины отказов самих граждан могут быть разными, чаще всего это неприемлемость для клиента условий оказания бесплатной юридической помощи (сроков, порядка оказания помощи и др.), нередко nocле подачи обращения гражданин предпринимает успешную попытку непосредственного урегулирования конфликта. Данный журнал может состоять из пяти граф: «1. Порядковый номер», «2. Дата поступления заявки «3. Ф. И. О. диспетчера», «4. Ф. И. О. гражданина», «5. Причина отказа».
Информация, содержащаяся в журнале, необходима для обеспечения преду мотренного законодательством внешнего контроля предоставления бесплатнс юридической помощи, осуществляемого органами Министерства юстиции РФ. Она представляет практический интерес для образовательной организаци в целях развития и совершенствования процесса предоставления юридическо помощи, для выявления неохваченных действующими правилами случаев, перспективных для оказания бесплатной юридической помощи в будущем.
Журнал обмена информацией служит передаче информации по организационным и текущим вопросам, если клиника включает большой соста работников и обучающихся, не всегда имеющих возможность встретитьс лично (люди работают в различных режимах — по графикам). Вносить записи в журнал обмена информацией вправе любой сотрудник клиники. Не допускается внесение в журнал записей, нарушающих режим конфиденциальности.
В журнале обмена информации отражаются следующие сведения: дата внесения записи; адресат и содержание соответствующей информации. В качестве адресата могут выступать отдельные сотрудники клиники (как студенты, так и преподаватели). Информация может быть обращена и ко всем сотрудникам клиники. Содержание информации должно быть максимально кратким и четким:
«Консультант Колесников Николай! Звонил Ваш клиент Голубев Леонид Иванович. Просил созвониться с ним и перенести интервью, назначенное на 1 апреля 2016 г., в связи с его болезнью». Личная подпись адресата, который ознакомился с информацией, и расшифровка подписи.
Все страницы журнала обмена информацией пронумеровываются, каждая запись отделяется от другой разделительной чертой. При внесении информации, адресованной всем сотрудникам клиники или большой группе адресатов, рекомендуется оставлять достаточное место для подписей ознакомившихся лиц. Журнал заполняется аккуратно, разборчиво, черными, синими или фиолетовыми чернилами (пастой).
Журнал занятости консультантов служит равномерному распределению нагрузки в клинике, отражению хода работы каждого консультанта по порученным ему делам, а также дежурств консультанта в клинике. На каждого консультанта в журнале отводится отдельный лист, который делится на разделы «Работа по делам клиента» и «Дежурства».
Таблица раздела «Работа по делам клиента» может состоять из шести граф: 1) «Номер дела», 2) «Дата и время интервью», 3) «Дата и время консультации», 4) «Дата принятия итогового отчета», 5) «Примечание», 6) «Итого дел». Графы 1 и 2 заполняются при приеме заявки в соответствии с информацией журнала регистрации заявок. В случае переноса встречи новые ее дата и время указываются строкой ниже, при этом никаких зачеркиваний или особых отметок не делается. Если клиент не явился на встречу, в графе 2 делается отметка «Клиент не явился», в графе 3 ставится прочерк. Графа 3 заполняется консультантом после согласования с клиентом даты и времени консультации. В случае переноса этой встречи по договоренности с клиентом либо назначения дополнительной встречи ее дата и время указываются строкой ниже, при этом никаких особых отметок не требуется. Если клиент не явился на консультацию, в графе 3 делается отметка «Клиент не явился». В графе 4 консультант указывает дату принятия итогового отчета после завершения работы по данному делу. Графа 5 служит для внесения особых отметок, например, о передаче дела другому консультанту. Графа «Итого дел» заполняется консультантом при завершении практики. При этом отдельно указывается количество полных дел, т.е. дел, по которым были проведены и интервью, и консультация, а также неполных дел, по которым клиент не явился на интервью либо на консультацию. В случаях, когда необходимо приостановить назначение консультанту новых дел (например, не сданы итоговые отчеты более чем по трем делам, консультант временно не работает в клинике и др.), контролирующий работник клиники вносит запись «Дел не назначать» с указанием или без указания срока и заверяет ее своей подписью с расшифровкой. При отпадении обстоятельств, послуживших основанием для временной приостановки назначения дел, контролирующий работник вносит запись «Назначение дел разрешаю», которая также заверяется его подписью. В случае если запись об ограничении назначения дел была произведена с указанием срока, то по его истечении назначение дел возобновляется без внесения разрешительной записи.
Журнал нагрузки диспетчеров вводится в тех клиниках, где создана такая специализированная группа. Он служит контролю распределения нагрузки и учету дежурств диспетчеров в клинике. По аналогии с журналом занятости консультантов на каждого диспетчера в данном журнале отводится отдельный лист.
Каждый лист журнала представляет собой таблицу, которая может состоят из четырех граф: «1. Номер дела», «2. Вид нагрузки диспетчера», «3. Время», «4. Примечание». В графе 1 указываются номера дел, заявки по которым приня диспетчер в конкретный день дежурства. В графе 2 указывается основной ви нагрузки диспетчера – дежурство. При заполнении графы 3 время дежурств указывается в соответствии с режимом работы Студенческой юридической консультации. В графу 4 контролирующим преподавателем (либо тьютором) могу быть внесены замечания по организации работы диспетчера и др. Каждый диспетчер самостоятельно фиксирует свою нагрузку в данном журнале.
Графики – вторая группа документов, обеспечивающих работу юридической клиники с гражданами. В отличие от журналов, используемых в работе, как правило, в течение длительного периода времени, срок действа графиков ограничен довольно кратким периодом времени (календарньн месяц или учебный семестр).
График дежурств диспетчеров (используется в клиниках, где такая группа создана) устанавливает очередность работы диспетчеров юридической клиники по приему заявок от клиентов (с целью обеспечения равномерного выполнения диспетчерами нормативов практики). График составляется на период не более месяца и доводится до сведения всех диспетчеров не позднее, чем за три дня до его начала. Этот срок оптимален для планирования диспетчерами-практикантами своей загруженности с учетом аудиторной работы в рамках общего учебного процесса, внеаудиторных занятий и внеучебных мероприятий. График дежурств диспетчеров заполняется путем внесения отметок о дежурстве конкретного диспетчера на пересечении графы с указанием его фамилии, имени и отчества и определенной даты дежурства. Отметка о дежурстве может быть сделана в виде перечеркивания соответствующей клетки «X» или ее закрашивания.
График дежурств консультантов устанавливает очередность работь консультантов юридической клиники в составе вахты, принимающей заявки от клиентов. Включение консультанта в состав вахты обусловлено двумя причинами: необходимостью оказания помощи диспетчерам при возникновении у них затруднений в определении отраслевой принадлежности дела, обеспечением оперативных замен консультантам, не прибывших на встречю с клиентом по уважительным причинам (болезнь). Заменяя коллегу, дежурный консультант должен изучить материалы дела клиента, получить допуск контролирующего преподавателя и провести интервьюирование либо консультирование клиента в строгом соответствии с завизированными документами. График дежурств консультантов составляется по сходной форме и в порядке, описанном выше для графика дежурств диспетчеров.
График работы консультантов устанавливает дни их работы с клиентами в соответствии с режимом работы клиники. Данный график составляется на текущий период практики с учетом пожеланий консультантов, а также их загруженности аудиторной работой в рамках общего учебного процесса, внеаудиторными занятиями и внеучебными мероприятиями. Таким образом, лицо, назначающее встречу клиента с консультантом, руководствуется: 1) расписанием работы клиники; 2) периодом подготовки консультанта к интервью (не менее недели, по общему правилу); 3) графиком работы консультантов.
График занятости помещений клиники служит обеспечению условий работы с клиентами в обстановке конфиденциальности. Указанный график, как правило, составляется на очередной календарный месяц и содержит информацию о номерах занятых аудиторий, датах и времени (интервью/консультация) запланированных встреч с клиентами.
Текущими документами информационного характера являются следующие.
Информационный лист для контролирующего работника образовательной организации отражает сведения, необходимые для контроля работы клиники в конкретный день (состав дежурной вахты, информация о назначенных встречах с клиентами, сведения о консультантах, проводящих встречи). На каждый рабочий день оформляется отдельный информационный лист.
Информационный лист для службы охраны составляется в целях соблюдения требований контрольно-пропускного режима в здании, где расположена студенческая юридическая консультация, и включает сведения о клиентах, приглашенных в ближайший день на конкретное время. Информационный лист передается в службу охраны накануне визитов клиентов в клинику.
Докладные записки – документы, адресованные руководителю клиники, куратору и содержащие изложение каких-либо фактов, событий, с целью поставить о них в известность, а также (по возможности) выводы и предложения по соответствующим вопросам. При оформлении докладной записки соблюдаются общие правила оформления документов. Адресат указывается в правом верхнем углу докладной записки. Далее указывается наименование документа, излагаются факты, послужившие основанием для написания докладной записки, выводы и предложения автора о конкретных действиях, предпринять которые, по его мнению, в данной ситуации возможно и целесообразно. Докладная записка должна быть подписана ее автором с указанием даты составления.
Объяснительные записки – документы, адресованные руководителю клиники, иным контролирующим работникам образовательной организации, составляемые по факту нарушений правил работы клиники или неисполнения либо ненадлежащего исполнения своих обязанностей практикантом клиники с указанием причин, которые привели к соответствующему нарушению. Образуются в системе текущих документов клиник крайне редко, поскольку студенты в подавляющем большинстве случаев имеют высокую мотивацию к надлежащей работе. Как и докладные записки, объяснительные записки должны иметь такие реквизиты, как адресат, наименование документа, текст, дату составления и подпись составителя.
Протоколы практических занятий клиники служат фиксации принятых решений, сформулированных рекомендаций к работе и т.п. Протоколы ведут назначенные лица из числа практикантов. Протоколы составляются на основании изложенных ранее требований к оформлению этого вида документов. Практиканты, отсутствовавшие на занятии, обязаны ознакомиться с его протоколом под роспись.
Документы по прохождению практики.
Индивидуальная программа практики (ИПП) составляется каждым студентом с целью планирования своей практики в объеме, соответствующем установленным образовательной организацией нормативам, а также контроля прохождения практики со стороны куратора. ИПП оформляется практикантом и представляется для утверждения куратору. В ИПП включаются любые виды деятельности, выполняемые в клинике. Выполнение ИПП является основанием для допуска практиканта к защите практики.
Отчеты о прохождении практики составляются каждым студентом по завершении ее программы, за несколько дней до даты защиты. В отчете о прохождении практики студент указывает период практики и выполненные мероприятия. Непременной частью отчета о прохождении практики является самооценка студентом своей работы и предложения по совершенствованию деятельности клиники. Отчет о прохождении практики сдается студентом своему куратору заблаговременно (за несколько дней до защиты практики) с тем, чтобы в соответствии с требованиями к прохождению практики куратор мог составить отзыв о практике этого студента.
Отзыв о практике составляется в двух экземплярах. Оригинальный экземпляр отзыва выдается студенту. Копия остается в делах образовательной организации.