Направления и функции деятельности отдела закупок организации
Основные функции отдела закупок заключаются в следующем:
1.Определение потребности в МР, объемов и сроков закупок продукции. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела.
2.Расчет средств на приобретение МР. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.
3.Поиск, анализ данных и выбор поставщиков. Это функция включает тщательное исследования рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков и оценку возможности своевременных поставок и предоставления необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики.
4.Определение условий поставки и оплаты. Переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия оплаты, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа, выбор базиса поставки и т. д,
5.Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании, действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.
6.Управление запасами закупаемой продукции.
7.Приемка и размещение продукции на складах. Обработка входящих потоков МР, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.
8.Входной контроль поступающей продукции. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материалы или услуги отвечают (соответствуют договору и сертификации) требованиям.
Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:
1.Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика.
2.Использование соответствующего метода ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно быть место для маневра,
если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок МР.
3.Решение вопросов сертификации. Процесс закупок часто предполагает замену МР, которые могут выполнять ту же функцию. Отдел закупок обязан предлагать эти ресурсы пользователям или лицам, которые в последующем работают с этими материалами.
4.Контроль за контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию ГП таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.
27. Процесс закупочной деятельности: элементы и этапы
Закупочную деятельность можно представить как процесс последовательно реализуемых операционных циклов:
Планирование заказы поставщикам доставка входной контроль расчеты с поставщиками и т.д.
Более детально этот процесс можно представить следующим образом: получение заявок получение коммерческих предложений поставщиков и квот заключение договоров с поставщиками размещение заказа получение предметов снабжения расчеты с поставщиками.
Рассмотрим эти процедуры.
Этап идентификации потребности внутренних клиентов предприятия включает в себя сбор и обработку заявок подразделений на предметы снабжения и услуги, а также планирование и прогнозирование потребности в предметах снабжения. Информация о необходимости закупок может поступать следующих формах:
1.заявки, отправляемые подразделениями компании по результатам контроля запасов;
2.спецификаций, ведомостей МР, выдаваемых производственным и другими подразделениями.
3.других формах в зависимости от системы обмена информации на предприятии.
Получив данную информацию, в отделе закупок определяется закупочная ситуация:
1.ситуация типового заказа (продукт ранее неоднократно закупался общие процедуры по реализации заказа уже разработаны);
2.ситуации, сопровождаемые процедурными трудностями (нетиповые закупки, когда, например, требуется, чтобы сотрудники организации - покупателя как следует использовать закупаемый предмет снабжения);
3.ситуации, вызванные проблемами в использовании продукции (нетиповые закупки, вызванные необходимостью замены прежних);
4.ситуации, требующие межфункциональной координации (нетиповые закупки, осуществление которых вызовет изменение в деятельности многих подразделений компании).
В случае новой закупки выполняются следующие шаги:
1.запрос ценовых котировок или коммерческих предложений возможных поставщиков;
2.получение оферт, которые сравниваются по цене, качеству, условиям поставки, логистическим издержкам и т.п.;
3.проведение переговоров с поставщиками;
4.размещение заказа у выбранного поставщика;
5.получение подтверждения от поставщика о получении заказа, проверка подтверждения на соответствие согласованным условиям;
6.занесение информации в корпоративную систему в случае
соответствия.
Существует несколько типов заказов на закупку:
1.простой заказ – каждый заказ проходит полный жизненный цикл, включая механизм подтверждения и одобрения заказа;
2.долгосрочный контракт – отгрузка осуществляется по запросу покупателя в рамках длительного договора, который не содержит сведений о сроках и объемах поставки.
Долгосрочные контракты делятся:
По объему поставок:
1.контракты с фиксированным объемом поставок в единицу времени
2.нефиксированным объемом поставок.
По периодичности:
1.график поставок – долгосрочный договор поставки, содержащий точные даты и объемы поставок в течение длительного времени.
2.системные контракты – долгосрочный контракт, когда клиент может, например, по телефону заказать поставку по каталогу.
Дальнейшую операционную деятельность по управлению закупками, можно представить следующим образом:
1.Поставщик отправляет в отдел снабжения предприятия – потребителя уведомление, что товар отправлен или готов к отгрузке. Копии уведомления могут быть направлены и в другие заинтересованные подразделения потребителя.
2.При получении предметов снабжения на складе осуществляют входной контроль качества и количества. При соответствии продукции параметрам заказа составляется акт приемки, его копию отправляют в отдел закупок. При несоответствии поставщику может быть выставлена претензия.
3.От поставщика получают инвойс, подлежащий оплате. Сумма и ассортимент сравниваются с заказом и актом приемки, в случае соответствия передается в бухгалтерию для оплаты.
28.Модули корпоративной информационной системы, поддерживающие снабжение: содержание и функции
Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками и входящих в КИС, содержат следующие функции:1.мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками; 2.контроль выполнения обязательств по оплате поставок; 3.ведение графика движения материальных ценностей по маршруту с прогнозируемым временем поступления на склад; 4.генерация документов, необходимых для приемки материальных ценностей на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам. (Документы должны соответствия действующим в Российской Федерации нормативным актам.) 5.выставление претензий поставщику (перевозчику, экспедитору) по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции; 6.автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению материальных ценностей на складах; 7.учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов; 8.учет материальных ценностей в различных единицах измерения складского учета; 9.ведение всех складских операций согласно действующим в Российской Федерации правилам бухгалтерского учета; 10.ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам материальных ценностей; 11.учет актов инвентаризации и генерация инвентаризации и генерация инвентаризационной описи; 12.полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике (экспедиторе) каждой позиции МР/ГП на складе в любой момент времени; 13.предоставление информации о неликвидах, сверхнормативных и дефицитных запасах.
Модуль «Закупки» должен генерировать следующие основные отчетные формы:
1.Об «узких местах» планирования потребности в МР/ГП и объемов закупок;
2.исполнительный отчет службы закупок;
3.отчет о прогнозах расхода (спроса) МР/ГП и ценах;
4.отчеты о работе с поставщиками, перевозчиками и экспедиторами;
5.о запасах материальных ценностей на любую дату (по складам, по группам, по товарам, по материально ответственным лицам и т. д.);
6.о движении материальных ценностей за любой период (по документам – основаниям, по складам, по группам, по товарам, по материально ответственным лицам и т.д.);
7.о принятии на склад готовых заказов и собранной комплектации для отгрузки клиенту;
8.инвентаризационные ведомости и т.п.