Виділення на підприємстві логістичних процесів

Мета практичного заняття. Необхідно розглянути можливі варіанти виділення логістичного бізнес-процесу на промисловому підприємстві, яке побудовано по функціонально-ієрархічному принципу.

Частина І.

Анотація. На підприємстві діє департамент "Комерційна служба". Він складається з трьох відділів: збуту продукції, маркетингу та закупки сировини, які сформовані по функціональному принципу. Начальники цих відділів підпорядковані начальнику департаменту "Комерційна служба" (рис. П-8).

Рис. П-8. Організаційна структура департаменту "Комерційна служба", яка

побудована по функціонально-ієрархічному принципу

За умови, що принцип побудови організаційної структури департаменту залишається незмінним, можливо провести виділення логістичних бізнес-процесів. У першу чергу це залежить від встановлення точок переходу між ними. При врахуванні того, що приймається за основний продукт виконання процесу чи їх сукупності та хто є відповідальним за результат, можливі такі варіанти їх виділення.

Варіант 1. У відповідності з призначенням начальник департаменту є власником процесу (рис. П-9).

Рис. П-9. Виділення у департаменті "Комерційна служба" одного бізнес-процесу

Алгоритм дій даного процесу наступний.

а) Відділ маркетингу, після дослідження ринку, подає у виробничі структури прогноз продаж продукції на планований період, а також інформацію щодо запланованих поставок у відділ постачання (відділ 1).

б) Відділ постачання сировини, отримавши від виробничих структур заявки на закупку сировини та матеріалів (чи інформацію про їх залишки на складі), а з відділу маркетингу узгоджений план виробництва, закуповує та організовує їх поставки для виробництва продукції.

в) Відділ збуту, отримавши від виробничих структур заявки на закупку сировини і матеріалів (чи інформацію про їх залишки на складі), а з відділу маркетингу узгоджений план виробництва, закуповує та організовує їх поставки для виробництва продукції.

г) Відділ збуту займається продажем продукції, логістикою поставок та отриманням грошових коштів.

У даному випадку регламент процесу з точки зору його документування може співпадати з Положенням про управління "Комерційна служба".

Варіант 2. Залежно від розмірів та особливостей підприємства при виділенні логістичних бізнес-процесів у департаменті "Комерційна служба" можуть бути організовані інші взаємовідносини з його підрозділами. Так, відділ маркетингу може бути об’єднаний з відділом збуту більш тісними зв’язками і виділений загальний "Процес маркетингу і збуту". Відділ постачання, наприклад, може бути більш тісно пов'язаний з виробничими та плановими структурами та отримати заявку на постачання від одного з цих підрозділів. У такій ситуації ключовою позицією, яка визначає схему побудови мережі процесів, є функція "Розрахунок потреби у матеріалах для плану виробництва". Якщо цю функцію покладено на планові чи виробничі структури, то відділ постачання виділяють як "Процес постачання" ("Процес закупок"). У варіанті 1 розрахунок потреби виконує безпосередньо відділ постачання. У варіанті 2 відділ постачання отримує розраховані заявки від підрозділів підприємства та займається тільки постачанням (рис. П-10).

При використанні наведених схем виділення процесів,обов’язково мають виникати питання:

хто є власником процесу 2?

хто відповідає за ефективність процесу 2?

Рішення про це повинен прийняти начальник департаменту.

У таких умовах власниками бізнес-процесів можуть бути: а) начальник департаменту чи б) начальник відділу 2 чи в) начальник відділу 3 чи г) інша призначена особа. Для прийняття відповідного рішення, необхідно вирішити такі питання:

хто визначає склад функцій, які необхідні для виконання процесу?

хто визначає послідовність робіт у процесі та їх взаємозв’язок?

хто визначає показники та критерії ефективності процесу?

хто керує ресурсами та інформацією по процесу?

хто організує систему збору інформації про хід процесу?

хто відповідає за реалізацію заходів по підвищенню ефективності процесу?

Зауваження. Приймаючи до уваги реальний стан вітчизняних підприємств, недоцільно призначати власника процесу 2 з тих осіб, які не підпорядковані начальнику департаменту. Окрім того, необхідно наділити власника процесу 2 більшими у порівнянні з начальниками відділів 2 і 3 адміністративними повноваженнями. Якщо цього не зробити, то конфлікт при розподілі повноважень, відповідальності та ресурсів між власником процесу 2 та начальниками відділів 2 і 3 неминучий. Виключенням з такого зауваження можна вважати роботу підприємств, що організовані по проектному принципу, у першу чергу коли такий проект несе наскрізний характер.

Рис. П-10. Виділення у департаменті "Комерційна служба" двох бізнес-процесів

З точки зору документування процесів з врахуванням існуючої організаційної структури, начальник департаменту відповідає перед вищим керівництвом за функціональні підрозділи та виконання двох бізнес-процесів. Положення про департамент "Комерційна служба" включає також посилання на регламенти цих процесів. Звітність перед вищим керівництвом складається з двох довідок про хід двох бізнес-процесів чи об’єднаного звіту по всьому департаменту.

Частина ІІ.

Анотація. На підприємстві діє департамент "Служба логістики". Він складається з трьох відділів "Управління постачанням", "Планування виробництва", "Управління розподілом", які сформовані по функціональному принципу (рис. П-11).

Рис. П-11. Організаційна структура департаменту "Служба логістики", яка

побудована по функціонально-ієрархічному принципу

Всі три відділи працюють паралельно, сфери їх діяльності не пересікаються. Планування виробництва ведеться по принципу розділення виробничо-логістичних потужностей.

У такому управлінні доцільно виділити три бізнес-процеси з трьома власниками (рис. П-12).

Рис. П-12. Виділення у департаменті "Служба логістики" трьох бізнес-процесів

У цьому випадку кожний відділ розглядається як окремий бізнес-процес. Начальник департаменту розподіляє ресурси між відділами (процесами) та отримує інформацію про діяльність кожного з них. У кожному з процесів начальники відділів планують та розподіляють отримані ресурси для досягнення встановлених цілей відповідно з інформацією про хід своїх процесів.

За такої ситуації у Положенні про департамент "Служба логістики" має бути посилання на три регламенти процесів, а начальник департаменту відповідає за функціонування всіх трьох процесів перед вищим керівництвом. Доцільність такого виділення процесів полягає у тому, що вони слабко пов’язані між собою та протікають паралельно. Начальник департаменту отримує ресурси для всіх трьох процесів, і управління мережею процесів, включаючи, у тому числі, розподіл отриманих ресурсів між процесами та відділами.

Зауваження. Досить часто логістичний бізнес-процес не обмежується рамками одного підрозділу. У ході отримання результату бувають задіяні суміжні підрозділи, а також постачальники сировини та посередники у каналах розподілу. У такій ситуації велике значення набуває призначення власника процесу та регламентування входів та виходів процесу. При досить складній та розгалуженій структурі підприємства для виконання процесу необхідно чітко визначити:

що є результатом процесу – його виходом?

хто є відповідальним за результат процесу?

хто є субпідрядником при виконанні процесу?

Так одним із субпідрядників відділу "Планування виробництва" є департамент виробництва, який узгоджує з відділом графіки виробництва.

Завдання.

1. Виконати аналіз виділення бізнес-процесів у департаментах "Комерційна служба" та "Логістична служба", навести можливі проблемні ситуації управління у кожному з наведених варіантів.

2. Запропонувати та обґрунтувати свій варіант виділення бізнес-процесів у департаментах "Комерційна служба" та "Логістична служба".

ТЕСТИ

1. КОМПЛЕКСНЕ ТЕСТОВЕ ЗАВДАННЯ

1. Дати відповіді на тести 1 – 5 для кожного варіанту тлумачення терміну "логістика" (табл. Т-1).

2. На підставі відповідей на тести провести аналіз наведених у табл. 1 визначень логістики; визначити, які на вашу думку найбільш вдалі варіанти тлумачень щодо розкриття сутності логістичного менеджменту.

Таблиця Т-1

Варіанти відповідей різних авторів на питання"Що таке логістика?"

Тлумачення терміну "логістика"	Автор

1. Це функція підприємства, у рамках якої воно повинне планувати, управляти і контролювати матеріальний потік і пов'язаний з ним інформаційний потік; тим самим ця функція складає собою замкнуту систему, яка включає доставку сировини, виготовлення з неї товару і збут товару.	Робоча група "Закупки і матеріальне господарство" (Австрійський центр продуктивності і економічності)
2. Це основна функція управління і контролю матеріалів як всередині підприємства, так і поза ним.	Штабенау, (Німецьке федеральне правління з логістики)
3. Логістика – це наука про управління рухом ресурсів	Козловський і ін.

Продовження табл. Т-1


4. Це планування, управління і контроль матеріального і відповідного інформаційного потоку, що надходить на підприємство, переробляється там і залишає це підприємство.	Павеллек, Гамбурський технологічний університет, Німеччина
5. Це наукові розробки і господарська практика з координації складування і транспортного обслуговування (раніше така діяльність об’єднувалася поняттям управління фізичним розподілом продукції).	Гордон
6. Це досить важливий науково-практичний напрям удосконалення інфраструктури суспільного виробництва, що виражається у виконанні і розвитку сукупності функцій забезпечення фізичного просування товарів у процесі їх обігу.	Федоров
7. Це, насамперед, економіко-організаційний аспект взаємодії органів управління матеріально-технічним забезпеченням і транспортом, постачально-збутових і транспортних організацій і підприємств.	Маліков
8. Це новий напрямок науково-практичної діяльності, що характеризує у цілому управління матеріальними потоками і відповідними інформаційними потоками.	Федоров
9. Це комплексне, скоординоване управління загальним про-цесом товароруху на всіх рівнях, у масштабах окремих регіонів і всього народного господарства.	Маліков
10. Це ряд галузей народного господарства країни, економіки, науки і техніки, які займаються раціональним розподілом вантажів, організацією вантажопотоків, включаючи їх інформаційне забезпечення, єдину транспортну систему країни, міжгалузеві системи складського господарства, транспортно-складські підсистеми промислових підприємств, процеси формування транспортних партій, комплектацію, пакування, пакетування вантажів, контейнеризацію, планування перевезень, виробництва і збуту продукції проміжного і споживчого призначення	Маліков
11. Це інтеграція матеріально-технічного забезпечення, транспортування вантажів і систем передачі інформації про фізичний рух ресурсів.	Маліков
12. Це мистецтво і наука менеджменту, техніки і технологічної діяльності (з обслуговуванням всіх їх потоками інформації для всіх просторово-часових процесів у промисловості, торгівлі і сфері послуг), яка спрямована на виконання вимог планування, забезпечення і збереження допоміжних засобів для підтримки цілей, планів і операцій.	Федоров

Продовження табл. Т-1


13. Це об’єднання двох чи більше видів діяльності з метою планування, впровадження і спостереження за високим рівнем сировинного потоку, запасами незавершеного виробництва і кінцевої продукції від її виробництва до споживання.	Спілка інженерів США з питань постачання
14. Це напрям у сфері економіки, у рамках якого вирішується проблема розробки і впровадження комплексної системи управління матеріальними і інформаційними потоками на виробництві, транспорті, розподілі для повного і своєчасного задоволення попиту.	Національна рада Великобританії з управління матеріально-технічним розподілом
15. Логістика – це наука про управління та оптимізацію матеріальних потоків, потоків послуг і пов’язаних з ними інформаційних і фінансових потоків у певній мікро-, мезо- чи макроекономічній системі для досягнення поставлених цілей	Сергєєв
16. Логістика – процес планування, здійснення і контролю ефективності потоків і зберігання товарів, послуг і супутньої інформації від місця виникнення до місця споживання з метою задоволення потреб клієнта	Британська енциклопедія
17. Це загальна стратегія господарської діяльності чи один із засобів конкурентної боротьби; це перекриваюча окремі області діяльності стратегія оптимізації матеріальних і інформаційних потоків залежно від ситуації на ринках, і перманентного забезпечення економічної конкурентоспроможності.	Американська рада з управління логістикою
18. Це системний підхід до вирішення завдання оптимального управління матеріальними потоками	Асоціація підприємців у промисловості США
19. Логістика – процес планування, виконання і контролю ефективного з точки зору зниження витрат потоку сировини, матеріалів, незавершеного виробництва, готової продукції, сервісу і пов’язаної інформації від точки виникнення до точки споживання (включаючи імпорт, експорт, внутрішні і зовнішні переміщення) для цілей задоволення вимог споживача	Рада логістичного менеджменту, США
20. Логістика – це сукупність видів діяльності щодо управління потоками продукції, координації виробництва і ринків збуту при встановленому рівні послуг із мінімальними витратами	Хескетт
21. Логістика – це планування, організація і контроль усіх видів діяльності по переміщенню і складуванню, які забезпечують проходження матеріального потоку від пункту закупки сировини до пункту кінцевого споживання і відповідного інформаційного потоку	Валлоу
22. Логістика – це мистецтво управління потоком матеріалів і товарів від зовнішнього джерела до споживача	Меггі і ін.

Закінчення табл. Т-1