Требования к составлению и оформлению телеграмм

 

Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма не входит в УСОРД. Правила ее оформления установлены Минсвязи РФ.

Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы или на светлой бумаге, прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.

Категория телеграммы ("вне категории"; "внеочередная"; "Президент Российской Федерации"; "высшая правительственная"; "правительственная"; "срочная"; "обыкновенная") определяет скорость прохождения телеграммы (от 2 до 24 часов).

Вид телеграммы (с уведомлением о вручении, с оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, на художественном бланке и др.) – определяет особенности доставки.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания (ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ, КВЧ, СКБ, НР); все цифровые данные пишутся словами (сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, номерах документов)

Первая часть телеграммы отделяется чертой, т.к. в нее входят тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу, и оформляется прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.

Вторая часть телеграммы оформляется как при оформлении организационно-распорядительной документации.

Структура оформления телеграммы:

 

ТЕЛЕГРАММА отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается)   телеграфный адрес получателя (полный или условный)   Текст   НР 000   отправитель (должность и Фамилия) __________________________________________________________________   Наименование организации-отправителя Адрес организации-отправителя   Наименование должности __________ И.О. Фамилия Дата (подпись)

 

Требования к составлению и оформлению телефонограммы

 

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

- Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона

- Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

- Дата, номер телефонограммы, время передачи

- Текст телефонограммы

- Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Структура оформления телефонограммы:

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	Адресат: Наименование организации-получателя (в именительном падеже)
Телефонограмма
Передал: должность, И.О.Фамилия, телефон	Принял: должность, И.О.Фамилия, телефон
Дата № _______	Время
Место издания
Заголовок к тексту   Текст документа.   Наименование должности __________ И.О. Фамилия (подпись)