Методы проектирования организационных структур и этапы его создания
Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура уже неэффективна. В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации. В процессе проектирования организационных структур различают три стадии: аналитическую (изучение существующих требований к их построению), проектную (проектирование (моделирование) этих структур) и организационную (организация внедрения уже спроектированных структур).
Процесс проектирования организационной структуры состоит из трех основных этапов:
Первый этап — анализ организационных структур. Анализ действующей структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации.
Второй этап — проектирование организационных структур. Все модели проектирования организационной структуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:
метод аналогий предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;
экспертный метод базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут (в зависимости от поставленных задач) либо сами спроектировать варианты организационной структуры, либо оценить (провести экспертизу) структуры, разработанные другими проектировщиками;
структуризация целей предусматривает выработку системы целей, преследуемых организацией, и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае организационная структура управления строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний данной структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования;
организационное моделирование позволяет четко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Суть его состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.
Третий этап — оценка эффективности организационных структур.
В конечном итоге вся работа по проектированию организационных структур управления сводится к выработке направлений по их совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации.
33 Что такое принципы в системах управления?
Принципы построения и функционирования систем управления
Применительно к системе управления принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие их построение, которыми должны руководствоваться кадры в своей деятельности.
Принципы:
1. Целостности – является важным исходным положением о представлении системы как достаточно обособленного целого.
2. Целенаправленность – обуславливает наличие и достижение определённых целей, которые реализуются формированием в составе системы управлении
3. Обусловленность функций управления целей – обеспечивает изменение функций управления в соответствии с целями в системе управления
4. Первичность в системе управления – состав подсистем управления, организационная структура, требования, их численность зависят от содержания, количества и трудоёмкости функций управления
5. Возможной структуризации и декомпозиции – позволяет на основе наличия в системе свойства и иерархичности структурировать её внутреннее строение и расчленить её на уровни, чтобы обеспечить представление каждой подсистемы более высокого уровня
6. Многодолжностная потенциальность – временное рп должностных работников не должно прерывать процесс
7. Правовая – соблюдение принципов на основе соблюдения действующих правовых актов
8. Единство теории практики управления – решения должны приниматься на основе логики, методологии управления и получения практических результатов
9. Своевременное принятие решений
10. Взаимная увязка всех элементов подсистем
11. Систематичность – определяет постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия
12. Преемственность – максимальное
13. Научность – разработка мероприятий и воздействий на основе достижения науки и техники
14. Самостоятельность
15. Экономичность – обеспечивает наиболее эффективную организацию системы управления, что снижает долю затрат на управление в общих затратах на единицу выпускаемой продукции
16. Перспективность – обеспечивает перспективу развития организации как системы
17. Оптимальность – предусматривает многовариантную проработку управленческих решений и выбор с определённым критерием оптимальности
18. Устойчивость – предусматривает удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечивает выживание организации в условиях конкуренции
19. Комфортность – предусматривает создание для человека (основной элемент системы) максимум удобств для творчества и работы и реализации своих возможностей
20. Специализация – обеспечивает рациональное распределение управленческого
21. Адаптивность – приспособляемость системы изменившимся внешним и внутренним условиям
22. Необходимое разнообразие
23. Прозрачность – предусматривает концептуальное единство системы управления
24. Параллельность – предполагает одновременное управление отдельных управленческих работ
25. Ритмичность – обуславливает регулярность процессов управления примерно в равные промежутки времени
26. Простота – предусматривает использование наиболее доступных и несложных методов, принципов и процедур управления и принятия легко воспринимаемых решений
27. Доходчивость – обеспечивает понимание каждым работником, что касается основополагающих вопросов фуекционирования системы управления
28. Непрерывность развития – все процессы построения функциональной системы должны быть непрерывными и обеспечивать переход её в более совершенное состояние
29.Альтернативность построения путей функционирования
34 Что понимается под исследованием систем управления? Какие виды исследований вы знаете?
Исследование систем управления – научное изучение профессиональными исследователями или менеджерами соответствующего предмета в системе управления с целью определения законов и закономерностей совершенствования и развития пользования систем с целью получения новых знаний.
В соответствии с характером поставленных в исследовании целей и задач различают: разведывательное, описательное и аналитическое исследование.
Разведывательное исследование - решает весьма ограниченные по своему содержанию задачи. Разведывательное исследование используется:
Описательное исследование – позволяет составить относительно целостное представление об изучаемом объекте, его структурных элементах.
Аналитическое исследование – ставит своей целью наиболее углубленное изучение явления, когда нужно не только описать структуру, но и узнать, что определяет его основные количественные и качественные параметры, в силу такого предназначения аналитическое исследование имеет большую научную и практическую ценность.
В зависимости от того, рассматривается предмет в статике или динамике, могут быть выделены: точечное и повторное исследования.
Точечное (разовое) исследование – дает информацию о состоянии и количественных характеристиках какого-либо явления или процесса в момент его изучения.
Повторные исследования– исследования, проводимые через определенные промежутки времени и основанные на единой программе и инструментарии.
В социологических исследованиях среди повторных исследований выделяют трендовые и панельные.
Трендовые исследования – это повторно проводимые исследования на аналогичных выборках или в рамках единой генеральной совокупности (т.е. без сохранения постоянства выборки) с интервалом во времени и с соблюдением относительно единой системы процедур для того, чтобы установить тенденции (тренды) социальных изменений и развития.
Панельные исследования – исследования, проводимые по единой программе на той же самой выборке обследуемых и с использованием единой методики и процедур анализа данных. Это наиболее формализованный вид сравнительных исследований с определенным временным интервалом, их цель – анализ динамики изменений в изучаемых аспектах, направленности развития.
35 Какова последовательность этапов проведения исследований?
Организация и проведение исследования системы управления конкретной организации имеет свою внутреннюю логику и последовательность действий, которые проявляются в следующих основных этапах:
1) организационно-технический или предварительный,
2) методический,
3) исследовательский,
4) заключительный.
Организационно-технический этап включает в себя подготовительные работы, направленные на разработку управленческих решений по проведению исследования:
· сбор предварительной информации по проблематике исследования;
· обоснование актуальности проблемы, определение места этой проблемы в эффективности функционирования организации, подлежащей исследованию;
· разработка проекта технического задания на проведение исследования (ТЗ);
· разработка проекта договора, сметы затрат, календарного графика работ при необходимости;
· предварительный подбор специалистов, необходимых для работы и уточнение условий работы, выдвигаемых участниками;
· согласование, утверждение ТЗ (является составной частью договора) и договора;
· разработка, согласование и утверждение приказа руководителя исследуемой организации о проведении исследования с определением сроков, участников и др. необходимых действий со стороны этой организации по обеспечению проведения этой работы.
Методический этап организации и проведения исследования включает в себя разработку, согласование и утверждение методики проведения исследования. Структуризация методики проведения исследования представлена на рис. 3.8.
Исследовательский этап организации и проведения исследования включает в себя собственно этап исследования конкретной системы управления на основе принятой методики исследования.
Заключительный этап организации и проведения исследования может содержать следующие этапы:
· представление руководству исследуемой организации[30] отчета или других итоговых материалов и доработка по полученным от него замечаниям в случае необходимости;
· разработка мер по внедрению результатов исследования, если это не являлось предметом договора или темы исследования.
36 Почему исследование систем управления является составной частью менеджмента организации?
Исследования являются составной частью менеджмента орга-
низации и представляют собой совокупность методов организаци-
онного и технико-экономического исследования всех указанных
выше факторов и системных характеристик конкретной организа-
ции. Поиск путей и методов совершенствования системных характе-
ристик является основной целью исследований.
К таким характеристикам относятся:
цели системы управления;
функции управления;
управленческие решения;
структура управления.