Организационная документация

Тема 2. Документирование организационно-распорядительной деятельности

1. Организационная документация: устав, положение, инструкция

2. Распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида до­кументах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы дело­производства, а виды распорядительных документов рассмотре­ны в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятель­ности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодатель­ству органы законодательной и исполнительной власти Россий­ской Федерации издают следующие документы; решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, рас­поряжения главы администрации и его заместителей. Такие же до­кументы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

Организационная документация

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность орга­низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятель­ности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятель­ности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государствен­ной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государствен­ных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) админист­рациями, частных соответствующими владельцами, коллектива­ми и регистрируются в областных, краевых, городских и район­ных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие рекви­зиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрирова­но). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйст­венная, коммерческая деятельность, имуществе и средства, кон­троль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависи­мости от формы частной собственности (товарищество с ограни­ченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляют­ся. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, статус, функцию, структуру, компетенцию, права, обя­занности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (напри­мер, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочис­ленны разновидности положений о проведении конкурсов, смот­ров и т.д.).

Распространенный вид положения — документ, пред­назначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации. Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют госу­дарственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в сис­теме управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положе­ний обязательно указывается наименование вышестоя­щей организации, наименование организации, вид до­кумента, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ.

В практике администрирования организаций, име­ющих внутреннюю организационную структуру, исполь­зуется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст поло­жения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласований.

Уставы и положения являются сложными документами. Их струк­тура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, на­учно-технические, технологические, финансовые и иные специ­альные стороны деятельности учреждений, организаций, пред­приятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распоряди­тельных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (на­пример, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате ад­министрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...»).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начи­нается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является докумен­том постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас­порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходи­мо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запре­щается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (на­пример: «Руководители или по их поручению другие должност­ные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»), или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный ин­декс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной кар­точки указываются регистрационные индексы первого предложе­ния, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно ру­ководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (прика­зом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные меро­приятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Так, например, в распоряжении главы администрации Новосибирс­кой области от 01.03.93 № 90-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» присутствует такой текст:

«В целях упорядочения работы с Документами, совершенствования де­лопроизводства в аппарате администрации области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате админист­раций области.

2. Общему отделу администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить мето­дическое руководство организацией делопроизводства в аппарате адми­нистрации и установить контроль за соблюдением требований Инструк­ции».