Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распоряди­тельных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодатель­ством и компетенцией органы управления издают следующие рас­порядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций — приказы, инструкции, ука­зания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт, прини­маемый высшими и некоторыми центральными органами колле­гиального управления в целях разрешения наиболее важных и прин­ципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установ­ления стабильных норм правил поведения. Однако в законах «О краевом областном Совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах еди­ноначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным (советом и т.д.)

Распоряжение — акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного дей­ствия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, ад­министрации предприятий, учреждений в пределах прав, предос­тавленных им законами РФ.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министер­ствами, ведомствами, организациями преимущественно по воп­росам информационно-методического характера, а также вопро­сам, связанным с организацией исполнения приказов, инструк­ций и других актов. Право подписи указаний делегируются руко­водителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготов­ки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, орга­низаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, сто­ящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распоряди­тельного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации уч­реждений или их структурных подразделений, утверждения поло­жений, инструкций, правил и тому подобных документов, требу­ющих утверждения, организации, предприятия, а также по кад­ровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работника­ми основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной органи­зации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отра­жающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного до­кумента. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседа­ниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов слож­ных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое каче­ство документа, — достаточная компетентность лиц, его готовя­щих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше тре­бования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распоря­дительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, не­обходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбо­ра необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые мате­риалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко оп­ределив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматри­ваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, со­бытия, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого из­дается данный распорядительный документ. В этом случае указы­ваются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Конста­тирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в рас­порядительных документах несет распорядительная часть, кото­рая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким обра­зом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллеги­ального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются осо­бенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкрет­ными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими раз­личных толкований. В них следует избегать неконкретных выраже­ний типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения зат­руднительна. Если распорядительная часть предполагает различ­ные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каж­дом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в при­казах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполни­тель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например, «директорам заводов», «руководителям архивов». Пред­писываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «воз­ложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть ре­альным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь об­щий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок испол­нения устанавливается для каждого задания в отдельности. В кон­це текста распорядительного документа помещается перечень до­кументов, утративших силу или подлежащих изменению с изда­нием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распоряди­тельных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например «Об итогах…», «О мерах...»). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреж­дений, организаций и предприятий, о распределении обязаннос­тей между руководством, о внесении изменений в положение (ус­тав), структуру, штатную численность и штатное расписание ап­парата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы), — созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и поря­док расположения информации. Унифицированную форму име­ют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесе­нии поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изме­нении фамилии.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреж­дениями, а также со структурными подразделениями или долж­ностными, лицами, которых он касается. Согласование осуществ­ляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется соста­вителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение докумен­та в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласо­вываются с финансовыми органами или службами. Виза юрискон­сульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выве­ряется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых колле­гиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вно­сить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководи­телем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего де­лами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до све­дения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.