Виконання макросу по крокам
Мета роботи
Отримання практичних навичок по створенню і використанню макросів в СУБД Microsoft Access.
2. Задачі роботи
Оволодіти навичками по створювані макросів і елементів управління для їх запуску.
3. Вимоги до звіту
Звіт про виконану роботу повинен містити:
– назву і мету роботи;
– опис основних етапів роботи і результатів їх виконання;
– відповіді на контрольні питання по указівці викладача.
До звіту додається дискета із виконаним завданням.
Порядок виконання роботи
4.1 Створити декілька макросів для відкриття створених на попередніх заняттях таблиць, запитів і звітів.
4.2 Створити на панелі інструментів кнопку для запуску одного з макросів.
4.3 В режимі „Конструктора форми” створити кнопки, котрі запускають усі створені макроси.
4.4 Створити макрос з ім'ям „AUTOEXEC” для відкриття кнопкової форми і перевірити його виконання.
5. Теоретичні положення
5.1. Поняття макрокоманди і макросу
Макросом називають набір з однієї або більшої кількості команд, виконуючих певні, часто використовувані операції, наприклад, відкриття форм або друк звітів.
Макроси можуть бути доволі корисними для автоматизації часто виконуваних дій. Якщо записати ці часто виконувані дії у вигляді макросу, то вони будуть виконуватися автоматично при запуску макросу. Наприклад, при натисненні користувачем певної кнопки, можна запустити макрос, який роздрукує звіт, або виведе на екран форму.
Макрокоманда – основний компонент макросу, інструкція, яка самостійно або в комбінації з іншими макрокомандами визначає виконувані в макросі дії (іноді макрокоманди називають просто командами макросу). Серія макрокоманд, з яких складається макрос, виконується кожний раз при його запуску.
Створення макросу
Для створення макросу у вікні бази даних потрібно вибрати вкладку „Макросы” і натиснути на кнопку „Создать”. З'явиться вікно „Конструктора макросів” (рис.6.1).
Рис. 6.1 Вид вікна макросу
Воно складається з двох стовпців: „Макрокоманда” і „Примечание”. В стовпці „Макрокоманда” перераховуються команди, які належить виконати. Щоб в комірці стовпця „Макрокоманда”задати потрібну макрокоманду, її необхідно вибрати зі списку.
Стовпець „Примечание”, містить коментарі до команд. При виконанні макросу він ігнорується, однак його заповнення робить текст макросу більш зрозумілим.
Виконання кожної макрокоманди залежить від її аргументів, хоча деякі макрокоманди не мають аргументів. Аргументи уводяться в спеціально відведені для цього поля, розташовані в нижній частині вікна макросу. Аргументи можуть уводитись за допомогою клавіатури, однак, по можливості, краще вибирати їх зі списку, щоб уникнути некоректних значень.
Примітка. Потрібно пам'ятати, що дія команди, в якій не вказаний цільовий об'єкт, поширюється на активний об'єкт.
Існує наступний прийом швидкого створення макросу, який виконує дії над конкретним об'єктом бази даних. Потрібно вибрати об'єкт у вікні бази даних і перемістити його за допомогою миші в комірку макрокоманди у вікні макросу.
Для цього потрібно розташувати вікно бази даних і вікно макросу поруч одне з одним на екрані за допомогою команди „Сверху вниз”, або „Слева направо” з меню „Окно”. Потім вибрати у вікні бази даних відповідну вкладку, вибрати об'єкт і перемістити його значок за допомогою миші в комірку макрокоманди. Наприклад, для того щоб створити макрос, що відкриває форму, необхідно перемістити за допомогою миші значок форми з вікна бази даних в комірку макрокоманди.
При переносі значка макросу в комірку макрокоманди уводиться макрокоманда, яка запускає цей макрос, а при переносі значків інших об'єктів (таблиць, запитів, форм, звітів або модулів) в макрос додається макрокоманда, яка відкриває цей об'єкт.
Запуск макросу
Виконання макросу може починатися:
P по команді користувача;
P при виклику з іншого макросу або процедури обробки події;
P у відповідь на подію у формі, звіті або елементі управління.
Наприклад, можна призначити запуск макросу на кнопку у формі, в результаті чого макрос буде виконуватися при натисканні цієї кнопки. Допускається також створення спеціальної команди меню або кнопки на панелі інструментів, що запускає макрос; визначення сполучення клавіш, натискання яких запускає макрос, а також автоматичний запуск макросу при відкритті бази даних.
Варіанти запуску макросів:
c з вікна „Конструктора макросу”, потрібно натиснути кнопку 
„Запуск” на панелі інструментів;
c з вікна бази даних, необхідно вибрати вкладку „Макросы”, активізувати ім'я макросу і натиснути кнопку „Запуск”у вікні бази даних. Можна також виконати подвійне клацання лівою кнопкою миші на імені макросу що запускається;
c з будь-якого режиму Microsoft Access, потрібно вибрати команду „Сервис” Ø„Макрос”Ø„Запуск макроса” і вказати ім'я макросу.
Виконання макросу по крокам
В Microsoft Access передбачена можливість виконання макросу в покроковому режимі. Для цього призначена кнопка „По Шагам” 
на панелі інструментів „Конструктора макросів”.
В цьому режимі, перед виконанням кожної макрокоманди відбувається призупинення виконання, яке супроводжується появою діалогового вікна „Пошаговое выполнение макроса”.
Кнопка „Шаг” дозволяє виконати наступну макрокоманду, а кнопка „Продолжить” усі наступні кроки без зупинок, тобто виключити покроковий режим.
Режим покрокового виконання дозволяє знайти логічні помилки, допущені при запису макросу.
5.4. Редагування макросів
Редагування макросу здійснюється в режимі його „Конструктора”. Для відкриття цього режиму потрібно у вікні бази даних на вкладці „Макросы” натиснути кнопку „Конструктор”.
Структура вікна „Конструктора макросів” нагадує структуру звичайної таблиці бази даних. Тому стандартні прийоми редагування тексту, використовувані для видалення, переносу і копіювання змісту комірок, можуть застосовуватися і тут.
Види помилок в макросах
Макрос не завжди функціонує так, як було задумано. Можна виділити дві категорії помилок в макросах:
Q синтаксичні;
Q логічні.
Частіше усього поява помилок в макросах зумовлена недотриманням синтаксичних правил. У випадку вибору макрокоманд або значень аргументів із запропонованих списків, імовірність виникнення помилки вкрай мала. Зовсім по-іншому обстоїть справа з аргументами, значення яких задаються „вручну”. Якщо в імені об'єкта допущена помилка, дія не може бути виконана. Подібна ситуація виникає і при видаленні або перейменуванні об'єкта. Якщо макрос, в якому є посилання на такі об'єкти, не змінений відповідним чином, при виконанні з'явиться повідомлення про помилку.
Синтаксичні помилки легко розпізнаються програмою Microsoft Access, яка видає повідомлення про них у вікні „Ошибка выполнения макрокоманды”. Необхідно за допомогою кнопки „Прервать” у цьому вікні зупинити виконання макросу і виправити помилку.
Логічні помилки не можуть бути виявлені програмою, їх пошук потребує участі користувача. Типовою є логічна помилка при завданні умови, котра може привести до появи нескінченного циклу. Завершити цикл може тільки закриття Microsoft Access. Тому користувач повинен перевірити усі умови, перед тим як запускати макрокоманду.
У випадку появи логічних помилок в макросах, можлива навіть втрата даних.
5.5. Додавання кнопки на панель інструментів
Доцільно створювати елементи управління (наприклад, кнопки) для виклику макросів. Це значно спрощує і прискорює доступ до них.
Якщо потрібна панель інструментів відсутня на екрані, її потрібно відкрити. Для цього в меню „Вид” вибрати команду „Панели инструментов”, а потім підкоманду „Настройка”. На вкладці „Панели инструментов” встановити прапорець для панелі інструментів, до якої потрібно додати кнопку.
Щоб швидше додати кнопку, котра запускає макрос, потрібно перетягнути за допомогою миші значок потрібного макросу з вікна бази даних на панель інструментів.
5.6. Створення кнопки для запуску макросу в режимі форми
Форми є основним способом організації інтерфейсу користувача в додатках Microsoft Access і створюються з різними цілями. Щоб автоматизувати виконання певної послідовності дій, можна створити форми для роботи з макросами.
Існують декілька способів створення кнопкової форми для запуску макросів.