Подготовка дел к сдаче в архив организации
Подготовка документов к последующему хранению включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и составление описей дел и передачу дел в архив.
Экспертиза научной и практической ценности документа - определение ценности документов для отбора на хранение, уточнение сроков хранения дел.
Экспертиза ценности проводится экспертной комиссии, которая создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в области делопроизводства в количестве не менее трех человек.
Фактическое содержание имеющихся в деле документов изучается путём полистного просмотра дел с целью обнаружения документов в деле, не относящихся к этому делу. При этом изымаются черновики, дублирующие экземпляры, документы с истёкшим сроком хранения. Не изымаются из дела посторонние (случайно попавшие в дело) документы, сроки хранения которых не истекли (проверяем по НД). Их оставляем в деле, на обложке помечаем наличие этих документов, и если срок хранения этих документов больше указанного на обложке, то исправляем на больший.
Экспертная комиссия пользуется номенклатурами дел или Перечнем дел с указанием сроков хранения, разработанным ВНИИДАД.
После проведения экспертизы все дела делят на 4 группы:
1) дела постоянного срока хранения. Некоторое время они хранятся в ведомственном архиве, а потом подлежат сдаче в Государственный архив;
2) дела длительного хранения со сроками свыше 10 лет;
3) дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет и 10 лет включительно;
4) дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление – подготовка дел к архивному хранению по установленным правилам – предусматривает следующие действия с делами:
1) перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности;
2) нумерация листов дела (в правом верхнем углу черным графитным карандашом не задевая текст);
3) при необходимости составляется внутренняя опись документов дела;
4) составляется заверительная надпись дела. (Например, «В дело подшито 254 листа и 2 листа внутренней описи. Лист 54 и 55 имеют физические повреждения. Подпись. Дата.») Подшивают в конец дела;
5) подшивка всех листов в тёмную твёрдую обложку;
6) окончательное оформление обложки дела.
Далее на эти дела составляется опись дел, на каждую группу отдельно.
Текст описи дел представляется в виде таблицы, которая включает: индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения (указывается только в описи дел длительного хранения).
Дела временного хранения со сроками до 10 лет хранения оформляют частично. Частичное оформление заключается в окончательном оформлении реквизитов обложки дела.
На эти дела опись можно не составлять, их разрешается сдавать в архив по номенклатуре дел.
На дела, выделенные к уничтожению, составляется акт об уничтожении (в котором должны быть перечислены дела, которые подлежат уничтожению), и после передачи остальных дел в архив уничтожаются.
Вопросы по теме: - Что такое дело? Кто формирует дела? Как долго формируется дело? - Какие реквизиты есть на обложке дела? - Что такое внутренняя опись документов дела, что и каким образом в ней описывается? - Что такое номенклатура дел? - Какие колонки содержит номенклатура? - Какие виды номенклатур можете назвать, чем они различаются? - Что такое экспертиза ценности документов? Что конкретно необходимо сделать в процессе экспертизы ценности? Что происходит после экспертизы? - Какие операции предусматривает полное оформление дел, а какие частичное? - Что такое опись дел? Для чего и на какие дела она составляется? |
Электронный документ и электронная подпись.