Етапність формування інформаційних потоків
Основними етапами формування інформаційних потоків є такі:
· Встановлення потреби в інформації. Потреби в інформації випливають з необхідності обґрунтування прийняття рішення з метою зменшення ризиків. Точнішому плануванню в межах інформаційного потоку, а значить кращому рішенню і більшим прибуткам протистоять додаткові витрати на інформацію. Для вирішення цієї проблеми потрібно теоретично визначити як зростає прибуток внаслідок покращання інформаційне забезпечення інформаційного потоку відносно збільшення витрат на інформацію. Але, попередній чи проведений після розрахунок граничних витрат ускладнений, а точне визначення граничних прибутків неможливе і тому на практиці не можна визначити оптимальну потребу в інформації умовною нерівністю “граничні витрати не перевищують граничний дохід”. Для покращання інформаційного потоку корисна інформація має нагромаджуватися і покращувати інформаційну базу на кожному етапі. Кінцеве рішення приймають на основі нагромаджених евристичних знань у вигляді досвіду та інтуїції.
· Вироблення правил збирання і наповнення БД. Отримання інформації повинно опиратися на внутрішньоорганізаційні джерела (звітність, інформація отримана від співробітників), або на позаорганізаційні джерела (офіційна статистика, консультанти). Вибір між внутрішніми та зовнішніми джерелами інформації є не тільки питаннями витрат, але і пошуку, бо окремі дані можна отримати лише з певних джерел. Поряд з цим потрібно розрізняти персональні (співробітники) і об’єктивні (статистичні дані) джерела інформації. Під час отримання інформації потрібно звернути увагу на те, щоб інформація була своєчасною і точною. Інформація, якою не володіють на момент прийняття рішення, нічого не варта. Інформацію, яку отримано задовго до прийняття рішення, може тим часом застаріти і тому має оновлюватися, а це пов’язано з додатковими витратами. Крім того інформація може бути і неточною. Ця небезпека особливо велика при звертанні до персональних джерел інформації. Джерелом помилок під час передавання інформації можуть бути помилки, які допускаються персоналом через безвідповідальність, а деколи навмисно. Спокуса свідомої фальсифікації інформації особливо велика тоді, коли власні інтереси особи, що займає штатну посаду, відхиляються від інтересів організації.
· Формування правил нагромадження і зберігання інформації. Для зменшення витрат на інформацію рано чи пізно виникає проблема її нагромадження. Це пояснюється громіздкістю початкових даних, які поступають від першоджерел. Якщо на момент поступлення інформації не існує актуальної потреби в прийнятті рішення, тоді не обов’язково затримувати цю інформацію. Якщо пізніше виникне потреба в ній, тоді потрібно звернутися до раніше нагромаджених даних. Якщо відомості нагромаджуються до моменту їх використання, тоді їх потрібно зберігати до моменту фактичного прийняття рішення, щоб саме тоді їх актуалізувати і обробити. Шляхом нагромадження інформації згладжуються відмінності в часі між отриманням інформації та її використанням.
· Формування методів оброблювання інформації. Дуже часто інформація потрібна не в тій формі, в якій вона була зібрана, а тому її потрібно обробити, щоб сформувати її у зручному вигляді. Форма представлення інформації на кожному рівні управління різна. На нижньому рівні це первинні або інтегровані за допомогою ІТ дані. На вищих рівнях інформація представляється, як правило, у вигляді графіків змін показників, діаграм тощо. Велика різноманітність і обсяг даних, що збираються, вимагає системного підходу до їх оброблення.
· Узгодження взаємозв`язків з іншими інформаційними потоками. В процесі передавання інформації необхідно оптимізувати інформаційні внутрішні потоки шляхом проведення ряду організаційних заходів. Як правило, інформація поступає не в ті відділи, яким вона вимагається для обґрунтування прийняття рішення. Тому важливим завданням комунікаційних ІТ є безвідмовне та вчасне передавання точної інформації з меншими затратами зацікавленим працівникам. Ключові рішення при організації інформаційної мережі та інформаційних потоків приймаються шляхом визначення потреб і обсягів інформації в кожному конкретному випадку на кожному рівні управління з метою встановлення замкненої двохсторонньої лінії між рівнями управління і забезпеченні оброблення та інтеграції інформації.
· Формування політики інформаційної безпеки в рамках організації. Отримана інформація після оброблення має надаватися особам відповідальним за прийняття рішення. Паралельно потрібно вирішувати ряд проблем пов’язаних з верифікацією інформації, безпекою її зберігання і передавання, а також ідентифікацію споживачів. В рамках традиційних неавтоматизованих ІТ ці проблеми вирішувалися через встановлення інструкцій і правил користування інформацією. Автоматизовані ІТ вимагають відповідного вирішення цих проблем на програмному рівні, а це вимагає формалізації цих інструкцій і правил.