Етапність формування інформаційних потоків

Основними етапами формування інформаційних потоків є такі:

· Встановлення потреби в інформації. Потреби в інформації випливають з необхід­ності обґрунтування прийняття рішення з метою зменшення ризиків. То­чнішому плануванню в межах інформаційного потоку, а значить кращому рі­шенню і більшим прибуткам протистоять додаткові витрати на інформацію. Для вирішення цієї проблеми потрібно теоретично визначити як зростає прибуток внаслідок покращання інформаційне забезпечення інформаційного потоку відносно збільшення витрат на інформацію. Але, попередній чи проведений після розрахунок граничних витрат ускладнений, а точне визначення граничних прибутків неможливе і тому на практиці не можна визначити оптимальну потребу в інформації умовною нерів­ністю “граничні витрати не перевищують граничний дохід”. Для покращання інформаційного потоку корисна інформація має нагромаджуватися і покращувати інформаційну базу на кожному етапі. Кінцеве рішення приймають на основі на­громаджених евристичних знань у вигляді досвіду та інтуїції.

· Вироблення правил збирання і наповнення БД. Отримання інформації повинно опи­ратися на внутрішньоорганізаційні джерела (звітність, інформація отримана від співробітників), або на позаорганізаційні джерела (офіційна статистика, кон­сультанти). Вибір між внутрішніми та зовнішніми джерелами інформації є не тільки питаннями витрат, але і пошуку, бо окремі дані можна отримати лише з певних джерел. Поряд з цим потрібно розрізняти персональні (співробітники) і об’єктивні (статистичні дані) джерела інформації. Під час отримання інформації потрібно звернути увагу на те, щоб інформація була своєчасною і точною. Інфо­рмація, якою не володіють на момент прийняття рішення, нічого не варта. Інфо­рмацію, яку отримано задовго до прийняття рішення, може тим часом застаріти і тому має оновлюватися, а це пов’язано з додатковими витратами. Крім того ін­формація може бути і неточною. Ця небезпека особливо велика при звертанні до персональних джерел інформації. Джерелом помилок під час передавання інфо­рмації можуть бути помилки, які допускаються персоналом через безвідповіда­льність, а деколи навмисно. Спокуса свідомої фальсифікації інформації особливо велика тоді, коли власні інтереси особи, що займає штатну посаду, відхиляються від інтересів організації.

· Формування правил нагромадження і зберігання інформації. Для зменшення ви­трат на інформацію рано чи пізно виникає проблема її нагромадження. Це пояс­нюється громіздкістю початкових даних, які поступають від першоджерел. Якщо на момент поступлення інформації не існує актуальної потреби в прийнятті рі­шення, тоді не обов’язково затримувати цю інформацію. Якщо пізніше виникне потреба в ній, тоді потрібно звернутися до раніше нагромаджених даних. Якщо відомості нагромаджуються до моменту їх використання, тоді їх потрібно збері­гати до моменту фактичного прийняття рішення, щоб саме тоді їх актуалізувати і обробити. Шляхом нагромадження інформації згладжуються відмінності в часі між отриманням інформації та її використанням.

· Формування методів оброблювання інформації. Дуже часто інформація потрібна не в тій формі, в якій вона була зібрана, а тому її потрібно обробити, щоб сфор­мувати її у зручному вигляді. Форма представлення інформації на кожному рівні управління різна. На нижньому рівні це первинні або інтегровані за допомогою ІТ дані. На вищих рівнях інформація представляється, як правило, у вигляді гра­фіків змін показників, діаграм тощо. Велика різноманітність і обсяг даних, що збираються, вимагає системного підходу до їх оброблення.

· Узгодження взаємозв`язків з іншими інформаційними потоками. В процесі переда­вання інформації необхідно оптимізувати інформаційні внутрішні потоки шляхом проведення ряду організаційних заходів. Як правило, інформація поступає не в ті відділи, яким вона вимагається для обґрунтування прийняття рішення. Тому ва­жливим завданням комунікаційних ІТ є безвідмовне та вчасне передавання точ­ної інформації з меншими затратами зацікавленим працівникам. Ключові рі­шення при організації інформаційної мережі та інформаційних потоків прийма­ються шляхом визначення потреб і обсягів інформації в кожному конкретному випадку на кожному рівні управління з метою встановлення замкненої двохсто­ронньої лінії між рівнями управління і забезпеченні оброблення та інтеграції ін­формації.

· Формування політики інформаційної безпеки в рамках організації. Отримана інформація після оброблення має надаватися особам відповідальним за прийн­яття рішення. Паралельно потрібно вирішувати ряд проблем пов’язаних з вери­фікацією інформації, безпекою її зберігання і передавання, а також ідентифіка­цію споживачів. В рамках традиційних неавтоматизованих ІТ ці проблеми вирі­шувалися через встановлення інструкцій і правил користування інформацією. Автоматизовані ІТ вимагають відповідного вирішення цих проблем на програм­ному рівні, а це вимагає формалізації цих інструкцій і правил.