Принципи формування інформаційних потоків
На основі аналізу запропонованих підходів узагальнено ряд наступних принципів, яким повинні підпорядковуватися процеси відбору інформації для управління.
Принцип універсальності інформації спрямований на раціоналізацію інформаційних потоків. Він вимагає вибирати в першу чергу ті дані та параметри, таку їх форму і рівень точності, які потрібні й задовольняють більшість функціональних підрозділів і всі рівні управління.
· оптимальної деталізації інформації, що збирається, важливий з одного боку тому, що повинні забезпечуватися детальні відомості про об’єкти чи процеси, а з іншого боку - велика кількість інформації перевантажує ІС і сповільнює її роботу.
· універсальності й оптимальної деталізації підпорядковуються основному принципу мінімально-необхідної кількості інформації.
· надійності інформації, що збирається, обумовлюється високою динамікою змін як всередині організації, так і в зовнішньому середовищі, а також неточностями, які обумовлені імовірнісним характером зовнішньої інформації. Динамічність зміни ситуації та можливість випадкових впливів підтверджує важливість принципу постійності збирання інформації. Цьому сприяє автоматизація операцій фіксації і реєстрації інформації в реальному часі.
· стислість повідомлень, особливо важливий, коли вони передаються текстом. Короткі повідомлення не тільки розвантажують інформаційну мережу, а й забезпечують швидке сприйняття змісту адресатом.
· наочності вимагає представлення фактичних і планових показників та їх комбінації в легко сприйнятливій формі.
Удосконалення інформаційних потоків ускладнюється тим, що оцінки різними експертами одних і тих же заходів можуть бути цілком полярними. Крім явних прорахунків при удосконаленні структури інформаційних потоків ефективність їх організовування залежить від дисципліни задіяного персоналу та у деяких випадках від зовнішніх споживачів інформації, до чого організації виявляються не підготовленими. Якщо в організації відсутні точні й актуальні дані про його діяльність тоді реорганізація інформаційних потоків через впровадження сучасних ІТ може лише погіршити ситуацію. Тобто удосконалення структури інформаційних потоків ускладнюється неможливістю оцінки готовності організації (інформаційної, організаційної, технічної) застосувати ІТ. Для цього потрібно чітко уявляти, які процеси обміну інформацією проходять в організації і як їх ефективно орієнтувати на кінцевого споживача, яка інформація потрібна для системи управління організацією, яку інформацію менеджер може отримати від ІСМ. Схема покращання структури інформаційних потоків приведена на рис. 1.12.
Рис. 1.12. Схема покращання використання структури інформаційних потоків
Удосконалення інформаційних потоків є складним проектом, який вимагає поетапного вирішення на різних рівнях і функціональних напрямах управління. Тому часто рішення прийняті щодо удосконалення структури інформаційних потоків доцільно спрямовувати знизу-вверх і розпочинати з окремих інформаційних потоків, що не мають критичного значення, бо в такому випадку можуть бути визначені й усунуті технічні проблеми. Разом з цим малозначущі проекти дозволяють набути цінний досвід для подальшого удосконалення ІСМ. Особливе значення при цьому повинно приділятися колективній організації праці, так як ІТ дозволяють суттєво покращити комунікації між менеджерами всіх рівнів та усунути проблеми, пов’язані з перетином функцій менеджерів.
Організації, що спроможні забезпечити процес управління таким чином, без сумніву, одержать значні переваги.