Принципи формування інформаційних потоків

На основі аналізу запропонованих підходів узагальнено ряд наступ­них принципів, яким повинні підпорядковуватися процеси відбору інформа­ції для управління.

Принцип універсальності інформації спрямований на раціо­налізацію інформаційних потоків. Він вимагає вибирати в першу чергу ті дані та па­раметри, таку їх форму і рівень точності, які потрібні й задовольняють більшість функціональних підрозділів і всі рівні управління.

· оптимальної деталізації інформації, що збирається, важливий з од­ного боку тому, що повинні забезпечуватися детальні відомості про об’єкти чи про­цеси, а з іншого боку - велика кількість інформації перевантажує ІС і сповільнює її роботу.

· універсальності й оптимальної деталізації підпорядковуються основному принципу мінімально-необхідної кількості інформації.

· надійності інформації, що збирається, обумовлюється високою динамікою змін як всередині організації, так і в зовнішньому середовищі, а також неточностями, які обумовлені імовірнісним характером зовнішньої інформації. Динамічність зміни ситуації та можливість випадкових впливів підтверджує важли­вість принципу постійності збирання інформації. Цьому сприяє автоматизація опе­рацій фіксації і реєстрації інформації в реальному часі.

· стис­лість повідомлень, особливо важливий, коли вони передаються текстом. Короткі повідомлення не тільки розвантажують інформаційну мережу, а й забезпечують швидке сприйняття змісту адресатом.

· наочності вимагає представлення фактичних і планових показників та їх комбінації в легко сприйнятливій формі.

Удосконалення інформаційних потоків ускладнюється тим, що оцінки різ­ними експертами одних і тих же заходів можуть бути цілком полярними. Крім яв­них прорахунків при удосконаленні структури інформаційних потоків ефективність їх організовування залежить від дисципліни задіяного персоналу та у деяких випад­ках від зовнішніх споживачів інформації, до чого організації виявляються не під­готовленими. Якщо в організації відсутні точні й актуальні дані про його діяль­ність тоді реорганізація інформаційних потоків через впровадження сучасних ІТ може лише погіршити ситуацію. Тобто удосконалення структури інформаційних потоків ускладнюється неможливістю оцінки готовності організації (інформацій­ної, організаційної, технічної) застосувати ІТ. Для цього потрібно чітко уявляти, які процеси обміну інформацією проходять в організації і як їх ефективно орієнту­вати на кінцевого споживача, яка інформація потрібна для системи управління організацією, яку інформацію менеджер може отримати від ІСМ. Схема покращання структури інформаційних потоків приведена на рис. 1.12.

Рис. 1.12. Схема покращання використання структури інформаційних потоків

Удосконалення інформаційних потоків є складним проектом, який вимагає поетапного вирішення на різних рівнях і функціональних напрямах управ­ління. Тому часто рішення прийняті щодо удосконалення структури інформаційних потоків доцільно спрямовувати знизу-вверх і розпочинати з окремих інформаційних потоків, що не мають критичного значення, бо в такому випадку можуть бути визна­чені й усунуті технічні проблеми. Разом з цим малозначущі проекти дозволяють на­бути цінний досвід для подальшого удосконалення ІСМ. Особливе значення при цьому повинно приділятися колективній організації праці, так як ІТ дозволяють суттєво покращити комунікації між менеджерами всіх рівнів та усунути проблеми, пов’язані з перетином функцій менеджерів.

Організації, що спроможні забезпечити про­цес управління таким чином, без сумніву, одержать значні переваги.