Организация эффективной работы с документами на предприятии
Организация работы с документами (платежными, конструкторско-технологическими или др.), является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из следующих шагов:
· получение информации;
· переработка информации;
· анализ, подготовка альтернативных решений и окончательное принятие решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением процессов управления, проектирования и производства.
Непосредственно документ (в бумажном виде или электронном) - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку, проблем организации не решает. Первичными являются бизнес-процессы и четкий контроль их выполнения. Документ инициирует какие-либо действия и занимает определенное место в процессе некоторой деятельности на границе разделяемых функций исполнения, поэтому его можно рассматривать как инструмент распределения функций между работниками.
Качество организации документационного обеспечения управления зависит от уровня организации на предприятии работы с документами, обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. от документооборота.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы неэффективного документооборота следующие:
· руководство организации теряет целостную картину происходящего;
· структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
· снижение качества взаимодействия с контрагентами приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
· потребность в новых ресурсах влечет необходимость расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
· для производственных предприятий увеличение штата сотрудников может вызвать изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
· увеличение штата, дополнительные инвестиции в производство приводят соответственно к увеличению оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и тем самым уменьшить плановую прибыль. В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли.
Для эффективной работы с документами в организации и, следовательно, повышения эффективности документооборота для каждого документа (внешнего и внутреннего) определен свой регламент, по которому ведется работа с этим документом.
Регламент работы с документом - это правила прохождения документа во времени между подразделениями организации и ответственными лицами.
Регламент процессов прохождения документов описывает, какие процедуры, когда и как должны выполняться. Разработка эффективного регламента является одной из задач совершенствования документационного обеспечения управления.
Документы порождают взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации, в основе которых лежит бюрократическая технология. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота.
Другой путь улучшения документационного обеспечения управления состоит в совершенствовании делопроизводства и процесса документирования на основе современных информационных технологий. Основные задачи повышения эффективности этой сферы деятельности следующие:
· разработка и установление рациональных форм документационного обеспечения управления,
· использование прогрессивных методов и форм работы с документами,
· унификация, стандартизация делопроизводства,
· автоматизация делопроизводства и внедрение электронного документооборота,
· организация эффективной коллективной работы с документами.
Основные понятия, принципы и преимущества электронного документооборота
1. Электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Основные принципы электронного документооборота:
· однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;
· возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
· непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
· единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
· эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
· развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:
· полный контроль перемещения и эволюции документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.
· уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов,
· снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля порядка и сроков прохождения документов.
· быстрое создание новых документов из уже существующих.
· поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.
· сокращение времени поиска нужных документов.
2. Электронный документ - это
1) совокупность данных в памяти вычислительной системы, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств;
2) набор данных, выделенный с точки зрения семантики (как описания определенных фактов, событий, объектов и т. п.), и функций обработки (как единица создания, ввода, согласования, утверждения, подписи, хранения, передачи, отображения);
3) документ, носителем которого является электронная среда – магнитный диск, компакт диск, цифровой носитель и т.д.;
4) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
3. Содержание электронного документа - собственно информация документа, которая может быть представлена в виде символьного текста, растровой и геометрической графики (линии, кривые, области), звуковых сообщений, видеоизображений. Электронный документ может иметь нелинейную структуру; различные пользователи могут просматривать его в разнообразных формах и изменять его.
4. Стандарты электронных документов – стандарты на архитектуру документов и форматы обмена, на язык разметки структуры, на передачу, доступ и манипуляции, разработанные Международными организациями по стандартизации ISO (International Organization for Standardization), CCITT (Consultative Committee on International Telegraphigue et Telephonigue), ECMA (European Computer Manufacturers Associations).
Стандарт ISO 8879 (SGML) предлагает метаязык для создания языков обобщённой разметки документов, стандарт ISO 8613 – ODA (Office Document Architecture) предназначен для передачи и представления документов, ориентированных на делопроизводство (бланки, накладные, переписка, отчёты и т.п.).
При подготовке документов для работы в Internet- и Intranet-приложениях[4] применяется SGML (Standart General Markup Language) и XML-инструментарий. Предшественник XML - стандарт HTML, который позволял легко создавать Web-страницы на базе одной платформы, размещенной на сервере, а просматривать - на различных платформах. XML является более гибким инструментом для манипулирования структурированными данными в Web. Он обеспечивает стандартный способ кодирования содержания, обеспечивая гибкий способ создания структур данных; позволяет создавать собственные описания документов, независимо от того, отправляется ли информация об электронных платежах, или же это стандартные поисковые запросы.
HTML, форматы файлов изображений GIF, а затем JPEG создали возможность взаимного обмена документами и графической информацией, а также обеспечили функциональную совместимость между различными операционными системами, браузерами и компьютерами.
Для представления, хранения и индексирования документов информации используются стандарты: JPEG, GIF, TIFF, XMB, PDF.
Стандарты DMA и ODMA (Open Document Management API[5]) определяют универсальный подход к построению и функционированию корпоративных систем управления документами.
5. Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических, цифровых носителях информации.
6. Интеллектуальный документ – электронный документ, содержащий помимо статистической информации указатели (связи) на другие, возможно меняющиеся источники данных; документ, ставший эволюционизирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать новизну и актуальность.
Связывание – это механизм, используемый интеллектуальным документом для отслеживания и мониторинга своих компонентов. Принимает две формы:
· живые связи – указатели на соответствующие файлы и их приложения. Используя живые связи, документ автоматически извлекает и воспроизводит на экране или принтере новейшую версию каждого своего компонента;
· интеллектуальные связи. Отслеживают последние версии компонентов документа и взаимоотношения между компонентами; так изменение одного компонента может автоматически изменить другой.
7. Интеллектуальный агент (информационный агент) – программа, делающая документ самоосведомленным посредством анализа его содержания и сравнения этого содержания с профилем пользователя или уровнем его интересов.
8. Самоуправляемый документ - документ, преобразованный в самоуправляемый объект благодаря тесной связи приложений технологии регламентирования хода работ (workflow) с регламентом движения электронных документов (документооборотом – document workflow) внутри учреждения.
9. Workflow (поток работ или процесс) – технология, предназначенная для упорядочения прохождения задачи и данных в условиях коллективной работы, основанная на правилах бизнеса и учёте роли людей.
Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах. Для них характерно:
· поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
· четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Основная особенность систем класса Workflow - ориентация на автоматизацию работы коллектива сотрудников компании, участвующих в решении множества задач в рамках связанных бизнес-процессов.
10. Groupware - программное обеспечение, поддерживающее неформализованную последовательность обработки документов многими сотрудникам, работающими в сети и участвующие в объединённом проекте.
Системы класса Groupware обеспечивают взаимодействие между пользователями в рамках единой и, как правило, слабо структурированной задачи.
Таким образом, технологии groupware и workflow – технологии, на основе которых строится организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами.
11. Электронный архив – программный продукт, предназначенный для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.
12. Системы электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
СЭД, являясь совокупностью программных и технических средств, людских ресурсов и организационных мероприятий, обеспечивает эффективное использование документов.
Выводы по теме
Современные методы управления деятельностью компании основываются на процессном подходе, который ориентирован на управление как каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми ее бизнес-процессами, и подразумевает документируемость технологий выполнения всех работ и информационную поддержку всех процессов управления и деловых процедур.
Документ в организации обладает полнофункциональностью и юридической силой, которая обеспечивается подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в нем. Система документации компании используется для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления, для экономического управления, для регламентации отношений коллектива внутри организации и с его внешней средой.
Организация эффективных процессов документирования и работы с документами – главная задача современного офиса, который в компании является источником информационных услуг и решений, регламентирующих поведение ее сотрудников или распределение ее ресурсов.
Пути улучшения документационного обеспечения управления:
1. установление рациональных форм документационного обеспечения управления и разработка регламента работы с каждым документом с целью повышения эффективности документооборота,
2. совершенствование делопроизводства и процесса документирования на основе современных информационных технологий,
3. внедрение электронного документооборота,
4. организация эффективной коллективной работы с документами.