Направления автоматизации документооборота. Эволюция трехмерной модели документооборота организации

 

Начальным этапом создания системы электронного документооборота является построение модели документооборота для конкретного бизнеса и позиционирование в ней своего предприятия. Возможными направлениями автоматизации документооборота являются:

· поддержка фактографической информации. Фактографическую информацию составляют фактические сведения, представленные в виде специальным образом организованных совокупностей формализованных записей данных,

· возможность работы с полнотекстовыми документами - документами, включающими не только тексты, но и любые другие способы представления: графики, таблицы, видео и т.п. виды конструкторско-технологической документации,

· поддержка регламента прохождения документов.

Эти направления определяют трехмерное пространство свойств документооборота, для каждого из которых определена своя ось (рисунок 2):

Рисунок 2 - Трехмерное пространство свойств

 

Первая ось (F) – Фактография, характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов. Для хранения и манипуляции фактографической информации предназначены специальные программные средства - системы управления базами данных (СУБД).

Вторая ось (D) - Полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия как внутри корпорации, так и вне ее (например, формирование и передача товаров, услуг или информации). В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабоструктурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке (например, такая как порядок предъявления претензий при нарушении условий договора). Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.

Третья ось (R) – Регламент, вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов прохождения документов. Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

Любая точка в пространстве (F,D,R) определяет состояние системы документооборота в организации и имеет координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат множествам F,D и R соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса. Таким образом, каждой точке с координатами (f,d,r) можно поставить в соответствие определенный программный продукт, соответствующий потребностям автоматизации офисной деятельности на данном этапе развития организации.

Представив модель документооборота, можно, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на предприятии, четко представить:

· в каких направлениях нужно двигаться дальше,

· чего недостает в текущий момент,

· каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации.

Например, в одном из предприятий банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах СУБД. По мере роста объемов информации при работе с внутренними документами стало наблюдаться дублирование информации: возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от времени лишался выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом при существующих СУБД (ось "F") и электронных архивах (ось "D").

В общем случае процесс автоматизации документооборота на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации в корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

Как уже было отмечено ранее, количество документов и интенсивность документооборота организации, потребности в автоматизации офисной деятельности на разных стадиях ее развития имеют значительные отличия. Эволюция модели документооборота полностью соответствует стадиям развития организации. Различают три основные фазы эволюции:

· фактографическую – модель документооборота одномерная (представляет собой направленную ось),

· полнотекстовую – модель документооборота двумерная (представляется в виде плоскости),

· регламентирующую – модель имеет три измерения (трехмерное пространство).

1. Фактографическая фаза. Как уже отмечалось, начало любой деятельности знаменуется периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру и атрибутику. Условно эту фазу можно представить в виде одной единственной оси "F". Точка на этой оси F - это текущее состояние системы документооборота организации. Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информации и, начиная с определенного момента, который можно отметить как второй этап первой фазы, возникает понятия "операция". Документ теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес-процессам предприятия объект из имеющихся характеристик (реквизитов).

На этом этапе начинается процесс возникновения неравенства между ранее равноправными документами, в частности, документ-основание, а дальнейшее движение по оси приобретает все более операционный оттенок.

После возникновения привязки к конкретным бизнес-процессам дальнейшая эволюция документооборота в одномерном пространстве уже невозможна - необходим новый качественный скачок к новой фазе.

2. Полнотекстовая фаза. Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов. Возникает новая ось "D"- полнотекстовые или, лучше, мультимедийные документы, а точка в новом, уже двумерном, пространстве характеризует систему документооборота предприятия, где кроме фактографической базы документов (ось "F") имеются уже хранилища и архивы информации (ось "D") (рисунок 3).

 

Рисунок 3 – Модель документооборота организации второй фазы эволюции

 

Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска. Если на предприятии уже используется автоматизация, то хранилище - это электронный архив. Движение по оси "полнотекстовые документы" предполагает наращивание атрибутивных возможностей: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархию хранения, классификацию. Здесь же возникают такие понятия как электронная подпись, шифрование и т.п.

На оси "D" также имеются свои этапы: с определенного момента развития хранилища можно говорить не об индивидуальном, а о корпоративномархиве, обслуживающем деятельность рабочих групп.

Точка на плоскости эволюции, достигнутой во второй фазе, характеризует систему документооборота, позволяющую отображать фактографическую информацию в виде полнотекстовых документов, имеющих необходимое количество атрибутов. Доступ к этим документам может быть осуществлен по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности.

Если, например, говорить о точке "А", то соответствующее ей состояние системы документооборота позволяет осуществлять синхронизацию работы различных рабочих групп сотрудников корпорации, расположенных на различных площадках. Система для этой точки предполагает также структурирование информации по уровням управления и наличие средств репликации[6] данных. Однако, как только речь заходит о корпорации, двумерного пространства для соответствующей ей системы документооборота становится недостаточно - необходим новый скачок к очередной фазе.

3. Регламентирующая фаза. Нормальный документооборот в масштабах крупной организации или корпорации невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения регламента работы.

Ранее, на второй фазе (плоскость) негласно присутствовал лишь один, простейший регламент (нулевая точка):

· либо каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части,

· либо в папку каждому работнику помещалось индивидуальное задание (иначе говоря, было известно только, что документ существует).

Теперь в корпорации этого недостаточно. Требуется интегральная оценка, необходим, например, контроль за тем, как работник выполнил задание, или как продвигается документ в условиях нелинейного процесса своего согласования (например, согласования пакета конструкторско-технологической документации на сборочную единицу). Появляется необходимость в третьей оси – оси "R", которая в пространстве документооборота предприятия имеет свое деление на этапы:

· первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощенного регламента, отображаемого появлением атрибутов, отвечающих за регламент, например: "оплатить до", "действителен для";

· количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по управлению регламента сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого - появление системы, специально предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента;

· при дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой системы управления бизнес-процессом. Теперь документ в системе "документооборота" становится вторичным - первична цель бизнеса, сам процесс реализации бизнес-процедур, оставляющий после себя документы.

Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты r пространства модели документооборота. При этом модель не зависит от технологии обработки документов, принятой на предприятии - все решает только цель деятельности, будь то государственная организация, торговая компания или промышленная фирма. В общем случае можно выделить три типа организаций:

· банк и торговая компания: приобретение, наценка, продажа, главный объект деятельности - получение прибыли;

· бюджетная организация: основная деятельность - формирование документов;

· промышленное предприятие: закупка сырья, переработка, создание нового продукта, реализация, получение прибыли. Цель деятельности - операция.

Если задачей организации является формирование документов (например, мэрия, суд или министерство), то ее позиция в модели будет занимать достаточно высокое положение относительно осей "F" и "D". В настоящее время наибольшей популярностью пользуются именно приложения, ориентированные на автоматизацию деятельности государственных и правительственных административных структур, основная цель которых состоит в подготовке документов.

Однако если рассматривать деятельность коммерческого банка или фирмы, задача которой - производство операций, материальных ценностей, то здесь уже все три координаты должны иметь сбалансированные значения.

Таким образом, координаты точки, характеризующей сбалансированную систему документооборота (бизнес-модель функционирования предприятия), должны иметь ненулевые значения, а в идеале быть примерно одинаковы, т.е. соответствовать друг другу. Главное не автоматизация как таковая, а оптимизация потоков документов и интегральность: даже самая прекрасная программа автоматизации документооборота окажется напрасным вложением средств, если модель одномерная или плоская.

 

Выводы по теме

 

Автоматизация офисной деятельности – одна из составляющих комплексной автоматизации компании, призванная решать задачи подготовки, маршрутизации и управления продвижением документов, контроля их исполнения, задачи хранения и управления архивом.

Выбор способов автоматизации офисной деятельности организации напрямую зависит от стадии ее развития. На этапах становления организации наиболее эффективны системы, обеспечивающие автоматизацию выполнения отдельных функций офисной деятельности: системы автоматизации делопроизводства, специализированные системы, занимающиеся прохождением и хранением стандартных документов и др. Внедрение полнофункциональных систем управления документооборотом целесообразно для организаций, находящихся на стадиях интенсивного роста или зрелости.

Начальным этапом создания системы электронного документооборота является построение модели документооборота предприятия. Для зрелых организаций такая модель трехмерна. Модель документооборота позволяет определить, как можно органично использовать в организации уже существующие системы автоматизации, чего недостает в текущий момент и что необходимо предпринять для улучшения документационного обеспечения управления. Построение трехмерной модели документооборота организации позволяет определить ее позицию в пространственной модели, определить координаты точки, характеризующей сбалансированную систему документооборота, и выбрать направления автоматизации документооборота.