Технологии обеспечения эффективной работы в среде табличного процессора

Практическая деятельность показала, что во многих сферах деятельности наиболее удобной формой представления оперативной информации является табличная форма.

В интегрированном пакете MS Office для ускорения подготовки табличных документов, обеспечения эффективной безошибочной обработки табличных данных используются многообразные средства и приемы:

· приемы для ускорения ввода данных и расчетных формул,

· приемы безошибочного ввода данных,

· инструменты контроля правильности вычислений,

· средства работы с большими таблицами,

· средства защиты ячеек, содержащих формулы, для предотвращения их изменения и устранения ошибок в будущем и др.

Рассмотрим некоторые из них:

1. ввод данных и расчетных формул. Ввод данных, формирование формул являются наиболее узким местом при работе с табличным процессором. Для уменьшения ошибок при вводе в Excel пользователь имеет возможность использовать следующие приемы и механизмы:

· автозаполнение ячеек данными, минимизирующее ручной ввод;

· копирование форматов, значений, формул с помощью механизма специальной вставки,

· автосуммирование,

· установка для выделенного диапазона ячеек формата данных;

2. проверка некорректных данных. Для перемещения по всем ячейкам таблицы с некорректными данными в Excel предусмотрена команда проверки ошибок, которая позволяет:

· получить справку по ошибке (если она есть),

· просмотреть этапы вычислений,

· исправить ошибку,

· задать типы проверяемых ошибок;

3. отображение связей между ячейками и формулами. Ячейки электронной таблицы делятся на две категории:

· влияющие - ячейки, на которые ссылается формула[7] из другой ячейки. Данные в них вводятся извне (например, с клавиатуры);

· зависимые - ячейки, содержащие формулу, ссылающуюся на другие (влияющие) ячейки.

Цепочка зависимостей может быть сколь угодно длинной (многоуровневой): одна ячейка зависит от другой, которая зависит от третьей и т.д. Влияющая ячейка может влиять на множество зависимых ячеек.

При вводе данных во влияющую ячейку вычисления по формуле в зависимой ячейке выполняется автоматически.

Для контроля правильности вычислений в Excel предусмотрен механизм отображения связей между формулами и ячейками, который позволяет наглядно увидеть схему вычислений:

· трассировка влияющих ячеек (трассировка зависимостей);

· трассировка формул, ссылающихся на зависимые ячейки.

Схему вычислений определяет вся совокупность формул на рабочем листе. Основными элементами схемы являются стрелки слежения, показывающие связь между активной ячейкой и связанными с ней ячейками. Синие стрелки слежения показывают на ячейку, значение которой используется другой ячейкой, а красные - на ячейки со значениями ошибок или вызывающие ошибки;

4. средства поиска, выявления причины возникновения и исправления ошибок в формулах. В Microsoft Excel имеется несколько различных средств для поиска и исправления ошибок в формулах:

· средство отображения сообщения об ошибке в случае, если формула содержит ошибку, не позволяющую выполнить вычисления или отобразить результат. Каждый вид ошибки вызывается разными причинами, и разрешаются такие ошибки различными способами (таблица 1),

 

Таблица 1 - Виды ошибок при вычислении формул

Сообщение в ячейке	Вид ошибки
# # # # #	недостаточная ширина столбца
дата и время являются отрицательными числами
#ЗНАЧ	использование недопустимого типа аргумента или операнда
#ДЕЛ/0	деление на ноль
#ИМЯ?	Excel не может распознать в формуле имя
#Н/Д	значение недоступно функции или формуле
#ССЫЛКА	неверная ссылка на ячейку
#ЧИСЛО!	неправильные числовые значения в формуле или функции
#ПУСТО!	задано пересечение двух областей, не имеющих общих ячеек

 

· средство наблюдения за формулой и результатом ячейки - обеспечивает просмотр ячеек и формул в окне контрольного значения, в котором одной ячейке может соответствовать только одна строка записи;

· средство проверки формулы на наличие ошибок. В Microsoft Excel для проверки правильности формул используются определенные правила, которые не гарантируют отсутствие ошибок на листе, но помогают избежать общих ошибок в формулах. Эти правила можно независимо включать и отключать. Ошибки можно просматривать двумя способами: по очереди или немедленно по ходу работы на листе;

· средство пошагового вычисления сложных формул, позволяющее просматривать значения различных частей сложной формулы, вычисляемые в порядке действий, указанных в ней;

5. средства работы с большими таблицами, размер которых больше размера экрана - предоставляют следующие возможности:

· уменьшение масштаба представления окна,

· выполнение прокрутки окна с фиксацией строк и столбцов. Использование механизма фиксации определенных строк (например, шапки таблицы) или столбцов (в левой части таблицы) удобно при просмотре при помощи линеек прокрутки больших таблиц,

· деление окна. Механизм разбиения окна таблицы используют для реализации возможности одновременного просмотра различных фрагментов одной и той же таблицы и прокручивания их независимо друг от друга;

6. средства защиты ячеек от недозволенного изменения их содержимого. Применяется для блокирования ячеек с формулами. По умолчанию все ячейки листа Excel блокируются для защиты, в дальнейшем их можно разблокировать. Когда формула защищена, ее нельзя изменить, не сняв защиту. Защита ячеек, содержащих формулы, предотвращает их изменение и помогает избежать ошибок в будущем. Поэтому при работе с табличными данными в Excel целесообразно защищать все ячейки с расчетными формулами и оставлять доступными для пользователей только те, в которые необходимо вносить оперативные данные, обрабатываемые с помощью этих формул.