Подготовка и защита полнотекстовых и серийных документов в среде интегрированного электронного офиса

 

Процесс документирования в среде интегрированного пакета MS Office поддерживается такими средствами как:

· использование шаблонов документов Word и Excel, создание собственных бланков электронной версии документов,

· защита электронных документов от недозволенного редактирования,

· создание серийных документов для рассылки по электронной почте.

1. Шаблоны документов Word и Microsoft Excel. Однообразное заполнение документов в организации способствует формированию фирменного стиля работы, снижению вероятности ошибок при оформлении документов. Основой для создания типового документа является шаблон. Типовые шаблоны характерных для фирмы документов избавляют сотрудников офиса от рутинной требующей внимания работы. Использование шаблонов значительно сокращает время подготовки документов. Различают два вида шаблонов: стандартные и пользовательские (подготовленные пользователем).

Оформление любого документа в Word осуществляется с использованием стилей форматирования и шаблонов документов. Стиль форматирования определяет внешний вид отдельных абзацев и символов, а шаблон документа - вид документа в целом.

Любой создаваемый в Word документ базируется на определенном шаблоне, основу которого составляют текст и графика. Шаблон Word можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне документа устанавливаются поля страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся такие обязательные элементы шаблона как стили форматирования, элементы автотекста, установки, выполненные при изменении пиктографических меню и т.д.

По умолчанию активен стандартный шаблон Обычный (устанавливается при запуске Word), который представляет собой чистый лист формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования. Кроме стандартного шаблона Обычный, Word имеет стандартные шаблоны для создания служебных записок, отчетов, писем, диссертаций и т.д. Некоторые из этих шаблонов представлены в трех вариантах: Современный, Изысканный, Стандартный. По умолчанию все шаблоны хранятся в папке Шаблоны папки программы Word. Эти шаблоны можно использовать в первоначальном виде, изменять или брать за основу при создании новых (собственных) шаблонов.

В Excel имеются два стандартных шаблона, используемые по умолчанию:

· при запуске Microsoft Excel или при открытии новой пустой книги,

· при создании нового пустого листа.

Эти стандартные шаблоны хранятся в папке XLStart:

· стандартный шаблон книги - называется Книга.xlt (Book.xlt) - шаблон определяет форматирование или содержимое новых книг, открывающихся при запуске Microsoft Excel;

· стандартный шаблон листа - Лист.xlt (Sheet.xlt), который определяет форматирование и содержимое стандартных листов.

Кроме стандартных, пользователь Excel может создавать дополнительные пользовательские шаблоны, предназначенные для определенных задач и проектов, которые будут включать в себя параметры форматирования, стили[8], стандартный текст (например: заголовки страниц и подписи строк и столбцов), формулы, макросы Visual Basic[9] для приложений и пользовательские панели инструментов

Поместив пользовательский шаблон в папку в сети, его можно сделать доступным всем пользователям рабочей группы, занимающейся определенным проектом.

2. Защита электронных документов. Часто электронные документы представляют собой бланки для заполнения конкретными данными, которые называются формой.

Форма – это электронная версия документа с незаполненными областями для ввода данных, которая сохраняется как шаблон. В Word можно создать следующие виды форм:

· формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Такие формы не требуют защиты от изменений;

· настраиваемые электронные формы, предоставляющие большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для этих форм необходима защита от несанкционированного доступа по изменению ее вида.

Форма для ввода данных состоит из неизменной (постоянной) и изменяемой (переменной) частей. Постоянная часть формы может содержать неизменяемый при вводе данных текст, таблицы фиксированного содержания; рисунки, линии разметки, элементы оформления (заполнения, обрамления).

Переменная часть включает специальные поля: текстовые, поля со списком, флажки (переключатели), которые вставляются в документ с помощью специального инструмента - панели Формы, предназначены для ввода информации и могут содержать возможные варианты ответов.

Чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля и не могли изменять вид формы, на документ устанавливается защита, которая позволяет заполнять форму, но предотвращает случайные изменения элементов формы и их размещения. Инструмент защиты предоставляет возможность наложить на форму ограничения на форматирование, на редактирование.

3. Создание серийных документов для рассылки в среде текстового процессора. Часто подготавливаемые к рассылке многим адресатам документы содержат постоянную (например, текст письма) и переменную (обращение, адрес) информацию.

Стандартными, или серийными, документами называются документы одинакового содержания, предназначенные для различных адресатов.

Для ускорения процесса подготовки таких документов в текстовом процессоре MS Word предусмотрена операция «слияние документов», которая из двух документов: основного и документа-источника данных слияния, позволяет получить путем их объединения составной документ.

Основным документом слияния называется документ, содержащий текст и рисунки, которые одинаковы в каждой версии составного документа (например, обратный адрес на бланке письма). В таблице 2 представлены характеристики основных типов документов для слияния.

 

Таблица 2 – Типы основных документов для слияния

 

Тип документа	Характеристика
Конверты	Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, адрес получателя уникален
Наклейки с адресами	Фамилия и адрес на каждой наклейке уникальны
Письма	Основное содержимое всех писем одинаково, но каждое из них содержит персональные сведения для определенного получателя (например, фамилию, адрес)
Сообщения электронной почты	Основное содержимое всех сообщений одинаково, персональные сведения для определенного получателя уникальны
Каталог или папка	Тип сведений, отображаемый для каждого элемента один и тот же (например, имя), но для каждого элемента они уникальны

 

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных. Если файла данных еще не существует, его можно создать в процессе слияния.

Источником данных слияния называется объект (таблица MS Word, список контактов MS Outlook, лист MS Excel, база данных MS Access либо текстовый файл), содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Например, источник данных может содержать имя и адрес каждого получателя документа.

В общем случае источник данных можно представить как простую таблицу. Каждый ее столбец соответствует категории сведений (полю данных). Имя каждой категории указывается в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных.

Запись данных – это полный набор взаимосвязанных сведений, расположенный в отдельной строке источника данных.

Поле слияния вставляется в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных.

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ (рисунок 4). Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

 

 

Рисунок 4 – Вставка данных из файла данных в вариант составного документа

С помощью слияния можно создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты, каталоги. Программа слияния помогает упорядочить сведения переменного характера, осуществить их слияние с основным документом, а затем напечатать окончательно настроенные документы. Технология слияния состоит из следующих этапов:

· создание или открытие основного документа, содержащего общие сведения;

· создание или открытие источника данных, который содержит данные, изменяющиеся при слиянии документов;

· вставка в основной документ полей слияния. Эти поля указывают MS Word, куда следует вставлять сведения из источника данных при слиянии;

· выполнение слияния источника данных и основного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт.

Полученные составные документы можно напечатать, или разослать по адресам электронной почты, или отправить по номерам факсов. Кроме этого, составные документы могут быть объединены в новом документе для просмотра или печати.