Распределение функций отделов условного торгового предприятия (или организации) по времени

 

Одним из показателей определяющих эффективность управляющей системы, является степень дублирования функций управле­ния, т.е. выполнение одинаковых частных ^вспомогательных функ­ций специалистами различных структурных подразделений (отделов, служб) аппарата управления предприятия или организации.

Можно отметить объективнее и субъективные причины дубли­рования функций управления.

Объективные причины возникают на основе координации рабо­ты различных отделов по одному и тому же виду, деятельности, зара­нее планируются руководством предприятия и закреплены в должно­стных инструкциях.

Например, в универмаге заключение договоров на закупку и поставку товаров осуществляют специалисты как минимум трех отде­лов: маркетинга, коммерческого, юридического. Основными испол­нителями этой работы являются коммерсанты, но им необходимы консультации правового характера и результаты исследований мар­кетологов по ситуации на рынке тех или иных товаров, динамике по­купательского спроса по различным товарам, ценам и т.д. Поэтому возникает объективная необходимость в совместной работе специа­листов разных отделов по заключению договоров на закупку и по­ставку товаров.

Субъективные причины дублирования функций управления свя­заны в основном с просчетами при проектировании организаци­онной структуры управления предприятия, распределении функций управления между отдельными структурными подразделениями и составлении должностных инструкций и положений об отделах, в которых нет четкой регламентации функциональных и информационных связей подразделений системы. Все это ведет к нерациональ­ному использованию специалистов, увеличивает периоды выполнения той или иной работы.

Изучение существующей практики функционирования достаточно больших систем управления в торговле показало, что примерно 20% функций в них дублируются, при этом наименьшее дублирова­ние отмечается по функциям нормирования, а наибольшее — по функциям планирования.

Следовательно, руководители предприятий и организаций долж­ны постоянно держать в поле зрения проблему совершенствования организационной структуры управления и координации функций управления ее структурных подразделений.

Для изучения функций управления предприятия или организа­ции можно использовать следующие приемы: сравнение закреплен­ных за каждым работником функций с фактической его деятельно­стью в исследуемом предприятии; проведение самофотографий, фо­тографий рабочего дня и хронометражных наблюдений; проведение интервью и социологических опросов работников аппарата управле­ния; технический анализ функций управления; сравнительный ана­лиз функций управления аналогичных предприятий и организаций.