График аудиторных занятий и СРС 5 страница

Рассмотрим наш пример! Нам необходим вариант бюджета с циклом в квартал, с периодом в 1 месяц. На рисунке А.5.31 показан наш вариант бюджета. Создадим два варианта такого бюджета на план и на факт.

Рисунок А.5.31 – Вариант бюджета

Справочник «Подразделения»

Элементы справочника предназначены для создания дополнительных разрезов при планировании и анализе данных (например, по центрам ответственности).

Подразделения другими словами – это хозяйственные единицы: цеха, склады и прочее. В данном случае в качестве подразделений вступают киоск №1 и киоск №2.

Справочник «Проекты»

Элементы справочника предназначены для создания дополнительных разрезов при планировании и анализе данных с точки зрения прибыльности основной деятельности организации.

В нашем примере мы не будем пользоваться этим справочником, так как мы имеем дело с одним проектом.

Справочник «Разграничение прав пользователей»

Конфигурация "Финансовое планирование", как и все конфигурации системы программ "1С:Предприятие", позволяет организовать авторизованный доступ пользователей к информационной базе: каждый сотрудник, работающий с программой, входит в нее под своим именем, указывая свой персональный пароль.

Чтобы назначить список пользователей, необходимо открыть информационную базу в режиме "Конфигуратор". В список пользователей можно ввести сразу всех пользователей. Однако, если пользователей много, можно вводить их постепенно, по мере необходимости. Порядок ведения списка пользователей и определения набора прав подробно описан в книге "1С:Предприятие 7.7. Конфигурирование и администрирование".

Средства разделения доступа к данным конфигурации "Финансовое планирование" позволяют для каждого пользователя индивидуально определить перечень объектов аналитического учета и интервалы времени, в рамках которых пользователь может просматривать и изменять данные. Для этого используются справочники "Контролируемые объекты" и "Пользователи системы".

Редактировать справочники, определяющие полномочия пользователей на доступ к данным, могут только пользователи с заданным в "Конфигураторе" названием набора прав "Администратор".

Планирование

Прежде чем начать планирование необходимо ввести исходные значения финансовых показателей.

Для этого необходимо ввести новый документ. Откроем Меню – Документы – Ввод значений показателей, либо из Журнала планирования (Меню – Документы – Журнал планирования) создаем новый документ и указываем тип : «Ввод значений показателей» (см. рисунок А.5.32)

Рисунок А.5.32 – Диалог выбора типа документа

На рисунке А.5.33 представлены стартовые значения финансовых показателей.

Рисунок А.5.33 – стартовые значения финансовых показателей

В данной форме:

- № - номер документа в системе;

- от – дата ввода документа – должна быть внутри периода планирования;

- вариант бюджета – вариант бюджета…. см. выше.

- Дата(Квартал) - дата начала цикла по которому ведется планирование;

- Кнопки >> и << изменяют период планирования;

- Валюта документа – валюта в которой будет вестись учет

- Кнопка «Записать» - просто сохраняет документ;

- Кнопка «Провести» - сохраняет документ и задействует его вучете;

- Кнопка «Действие» - изменяет режим доступа других пользователей к документу;

- Кнопка «Заполнить» - Заполняет табличную часть исходя из планирования предыдущих периодов.

После заполнения всех значений при закрытии окна или при записи программы предложит сохранить и провести документ. Проведение, как и в 1с бухгалтерии означает использование этого документа при учете. Помимо этого будет предложено, на какое время провести документ: на начало дня, на конец дня, на определенное время. В нашем случае документ устанавливает начальные значения финансовых показателей, поэтому логично поставить время проведения – начало дня. Возможно, система предложит перенести точку актуальности на другую дату.

Внимание! возможно, что документ не будет проводиться из-за точки актуальности. Для этого все равно сохраняем документ, далее в журнале планирования щелкаем по нему правой кнопкой и выбираем «Изменить ТА на документ» после смены точки актуальности документ проведется.

Дальше мы введем плановые значения по каждому подразделению. Для этого при создании нового документа выбираем тип «План подразделению», либо ищем соответствующий подпункт в подменю Документы. Данные по 1 киоску расположены на рисунке А.5.34

Рисунок А.5.34 – Ввод плановых значений по подразделению

В данной форме:

- № - номер документа в системе;

- от – дата ввода документа – должна быть внутри периода планирования;

- вариант бюджета – вариант бюджета…. см. выше.

- Дата(Квартал) - дата начала цикла по которому ведется планирование;

- Подразделение –В нашем случае наше подразделение это Киоск №1;

- Кнопки >> и << изменяют период планирования;

- Валюта документа – валюта в которой будет вестись учет

- Кнопка «Записать» - просто сохраняет документ;

- Кнопка «Провести» - сохраняет документ и задействует его в учете;

- Кнопка «Действие» - изменяет режим доступа других пользователей к документу;

Кнопка «Редактировать план» - При нажатии по кнопке открывается сформированный план по подразделению (см. рисунок А.5.35).

Рисунок А.5.35 – План по подразделению «Киоск №1»

Сначала данные даны только на первый Октябрь 2008г. Для того, чтобы продлить числа используется кнопка «Заполнить». Для этого курсор надо поставить курсор на ячейку, содержащую значение оборота и нажать на кнопку «Заполнить» согласившись на последующие вопросы.

Сформированный план можно редактировать вручную (см. кнопки: Копировать, Вставить, Удалить), поэтому Вы можете составить гибкий план, который будет полностью удовлетворять вашим требованиям.

«Интервал» показывает срок, на который производится планирование. После сокращения или увеличения интервала планирования необходимо обновить таблицу с помощью кнопки «Обновить». Поле «По статьям бюджета» необходимо для выбора данных для представления (по простому – фильтрование данных).

Если поставить галочку «Показывать типы оборотов», то таблица будет раскрашена голубым и зеленым цветом: голубые – числа – сформированные автоматически, зеленые – числа, веденные вручную, а красные – числа, полученные смешанным способом. Чтобы скорректировать сумму смешанным способом необходимо щелкнуть по ячейке двойным щелчком левой кнопки мыши. При этом откроется расшифровка оборотов по статье (см. рисунок А.5.36).

Рисунок А.5.36 – Расшифровка оборотов по статье

Для изменения текущей суммы статьи необходимо двойным щелчком левой кнопкой мыши щелкнуть по нудной строке. Чтобы скорректировать статью смешанным способом, необходимо воспользоваться кнопкой «Новый». Откроется форма как показано на рисунке А.5.37

Рисунок А.5.37 – Редактирование/Добавление нового оборота по статье

После добавления нового оборота у нас будет сформировано 2 строки: первая строка сформирована автоматически, вторая строка занесена нами. Это и есть смешанный способ.

План по подразделению для киоска №2 стоится аналогично.

Исполнение плана

Для контроля исполнения плана нам потребуется вариант бюджета «Факт на квартал помесячно», который мы создали ранее.

Чтобы начать отслеживание необходимо так же, как и при планировании ввести начальные значения. Во избежание возможных коллизий введем эти значения на ту же дату, что и первоначальные плановые значения.

При отслеживании вводятся те же документы, что и при планировании, но с условием, что вариант бюджета будет «Факт на квартал помесячно» и проведение документа будет ставиться на конец дня.К тому же мы вводим фактические данные, поэтому никаких автоматических расчетов быть не должно. для того, чтобы это учесть необходимо снять пометку «Автозаполнение по справочнику «Связь статей»

Введем первоначальные фактические значения. Поскольку значения на начало планирования одинаковы, то просто скопируем первоначальные плановые значения, сменим вариант бюджета на «Факт на квартал помесячно» и проведем этот документ на конец дня.

Вводить данные в документ мы уже умеем, поэтому введем фактические данные сами и проведем документы. Кстати будет намного нагляднее вводить фактические данные в редактировании плана.

Отчеты

Отчеты в конфигурации «1с:Финансовое планирование» предназначены для анализа соответствия плановых и фактических данный.

Обороты по статьям

В данном отчеты мы будем формировать:

- бюджет доходов и расходов

- Показатели рентабельности;

- Остатки товарно-материальных ценностей;

- Расчеты с контрагентами;

- Расчеты с бюджетом

- В настройках будет различаться только статья бюджета.

Все отчеты, которые будут нам необходимы мы будем формировать с помощью отчеты «Обороты по статьям»: Меню – Отчеты – Обороты по статьям (см. рисунок А.5.38)

Рисунок А.5.38 – местоположения отчета «Обороты по статьям»

Внешний вид этого отчета представлен на рисунке А.5.39

Рисунок А.5.39 – Отчет «Статистический анализ»

В таблице А.5.7, расположенной ниже опишем основные настройки отчета.

Таблица А.5.7 – Основные настройки отчета

Наименование реквизита/кнопки	Описание
Отчет по варианту бюджета	В данном поле мы устанавливаем вариант бюджета по которому мы вводили плановые или фактические значения
С … По …	Устанавливаем период для отбора документов и данных
<>	Кнопки переключения периодов отбора см. пред. строку
Сформировать	Нажатие по кнопке формирует отчет с введенными настройками
Закрыть	Закрывает окно отчета
По статье бюджета	Отбирает данные в зависимости от выбранной статьи бюджета
В валюте	Отражает суммы по оборотам в выбранной валюте
Отбор по подразделению	Отбирает документы во введенным в них подразделениях.
Отбор по проекту	Документы для отчета выбираются по определенному проекту
По структуре справочника статей	Выбор способа представления информации
По типам оборотов (анализ прибыльности)	Выбор способа представления информации
Только итоги по группам оборотов	Выбор способа представления информации. Скрывается детализация.

Чтобы построить нужные нам отчеты, воспользуемся таблицей А.5.8

Таблица А.5.8

Наименование отчета	Значение реквизита «По статьям бюджета»
Бюджет дох. и расх.	«Доходы и расходы»
Показатели рентабельности	«Доходы и расходы» располагается после отчета о доходах и расходах
Остатки ТМЦ	«Остатки товарно - материальных ценностей»
Расчеты с контрагентами	«Расчеты с контрагентами»
Расчеты с бюджетом	«Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами»

Сравнение оборотов по статьям

Чтобы открыть отчет «Сравнение оборотов по статьям» необходимо выполнить: Меню – Отчеты – Сравнение данных – сравнение оборотов по статьям. см. рисунок А.5.40

Рисунок А.5.40 – Местоположение отчета «Сравнение оборотов по статьям»

Внешний вид формы, генерирующей отчет расположен на рисунке А.5.41

Рисунок А.5.41 –Внешний вид форы «Сравнение оборотов по статьям»

Различие этого отчета с предыдущим состоит в том, что в отчет попадают конечные значения по введенным вариантам (см вкладки Вариант 1 и Вариант 2 на форме.), разность в значениях по вариантам, отношение изменения к сумме оборота варианта 1.

Анализ финансово-экономического состояния за плановый период

Чтобы открыть отчет «Анализ финансового состояния фирмы» необходимо выполнить: Меню – Отчеты – Анализ финансового состояния фирмы по статьям. см. рисунок А.5.42

Рисунок А.5.42 – Местоположение отчета «Анализ финансового состояния фирмы»

Внешний вид формы, генерирующей отчет расположен на рисунке А.5.43

Рисунок А.5.43 –Внешний вид форы «Анализ финансового состояния фирмы»

Реквизиты отчета, которые есть в отчете были описаны ранее, за исключением кнопок:

- Сохранить – Сохраняет сформированный отчет в файл;

- Загрузить – Загружает отчет из файла, причем данные, находящиеся в данный момент в поле отчета будут потеряны;

- Очистить – Очищает суммы по оборотом;

- Заполнить - Рассчитывает итоги по выбранному варианту бюджета;

- точность – количество знаков в дробной части в сформированном отчете.

А.6 Лабораторная работа № 6 – 2 ч.

Автоматизация процесса финансового анализа на предприятии с использованием ИС «Анализ ФХД экономических объектов»

А.6.1 Цель работы – изучение принципов организации процесса автоматизированного финансового анализа.

А.6.2 Объект изучения

Объект изучения - подходы к автоматизации финансового анализа на базе информационной системы «Анализ ФХД экономических объектов».

Теоретические сведения содержатся в учебном пособии «Практикум по дисциплине «Информационные системы в организации». Часть 3. Системы финансового анализа», стр. 6-49.

А.6.3 Техническими средствами для выполнения работы являются Компьютер и ИС «Анализ ФХД экономических объектов».

А.6.4 Содержание и последовательность работы:

1. Создать анализируемое предприятие (Справочники - Предпрития) и необходимые периоды (Справочники - Периоды).

2. В соответствии с вариантом задания создать новые или отредактировать существующие формы бухгалтерской отчетности (Справочники – Шаблоны документов).

3. На основании созданных шаблонов ввести данные бухгалтерской отчетности (Документы/). Данные необходимо вводить за 3 периода.

4.Создать методику анализа (Справочники – Методики Анализа). Для созданных показателей определить текстовую и цветовую интерпретацию значений. Пометить вывод показателей в график и в таблицу.

5. Произвести расчет по методике (Расчет – Простой Расчет/Множественный расчет).

6.Сформировать отчеты: Простой отчет по методике, Отчет по периодам.

А.6.5 Отчет о лабораторной работе должен содержать:

1. Вариант, краткое описание предприятия.

2. Настройку собственной методики.

3. Настройки интерпретации показателей.

4. Сформированный отчет.

По результатам работы должен быть оформлен текстовый отчет на листах формата А4 в виде принтерных распечаток или от руки с соблюдением ГОСТ 2.105, ГОСТ 8.417, ГОСТ 7.1. На титульном листе указать заглавие и номер работы, ф.и.о. студента, группа, дата выполнения.

А.6.6 Контрольные вопросы.

1. В каком случае при удалении предприятия удаления не произойдет?

2. Какие типы документов можно ввести с помощью шаблонов?

3. Для чего предназначен справочник «Методики анализа»

4. От чего зависит цвет фона строки в поле показателей методики анализа

5. Почему у некоторых показателей при редактировании есть вкладка «Узел», а у других на этом месте вкладка «Лист».

6. Может ли быть такое, что границы во вкладке «Представления» заданы, интервалы с объяснениями и цветовыми обозначениями нет?

7. Как определяется разнесение шаблонов по бухгалтерским балансам, отчетам о прибылях и убытках, приложениям к бухгалтерскому балансу? (по какому признаку)

8. Что будет, если в форе списка документов «Бухгалтерский баланс» выбрать в форме отбора организацию? Период?

9. Для чего предназначена кнопка «Обновить» в форме редактирования «Бухгалтерский баланс» при вводе фактических данных?

10. Почему в форме «Множественный расчет» такие большие поля для методики и периодов?

А.6.7 Индивидуальные задания выдаются студентом преподавателем, ведущим лабораторную работу.

А.6.8 Список литературы

1 Пятковский, О.И.Практикум по дисциплине «Информационные системы в организации» Часть 3. Системы финансового анализа: Учеб. пособие. / О.И. Пятковский, А.С. Авдеев, В.В. Воронин; Алт. гос. техн. ун-т им. И. И. Ползунова. – Барнаул: кафедра ИСЭ, АлтГТУ, 2010. – 70 с.

2 Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа. - М.:ИНФРА-М,1995. – 0/1.

3 Финансовый менеджмент:/под ред. Стояновой Е.С.-М.: Изд.-во "Перспектива", 1993. – 0/1.

4 Информационные системы для руководителей/Ф.И.Перегудов, В.П. Тарасенко, Ю.П. Ехлаков и др.: Под ред. Ф.И. Перегудова. - М.: Финансы и статистика, 1989. – 0/1.

5 Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента. Как управлять капиталом? - М.: Финансы и статистика,1994. – 0/1.

6 Финансы предприятий: Учебное пособие/ Е.И.Бородина, Ю.С. Голикова,Н.В. Колчина, З.М. Смирнова; Под ред. Е.И. Бородиной - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ,1995. – 0/1.

А.6.9 Методические указания

1 Ведение справочников

Справочники представляют собой области хранения однородных данных, необходимых для работы АИС.

В подсистеме предусмотрено три основных справочника пользователя:

- «Организации»;

- «Шаблоны документов»;

- «Периоды отчетности».

Первичное формирование базы организаций производится путем заполнения справочника на основе имеющихся данных. Дальнейшая модификация справочника производится по мере необходимости добавления новых организаций. Основные реквизиты для идентификации организаций – наименование организации.

Первичное формирование базы шаблонов документов производится путем заполнения справочника, на основе необходимых для анализа форм документов. Дальнейшая модификация справочника производится по мере необходимости ввода новых видов документов. Основные реквизиты для идентификации шаблона документа – название шаблона.

Справочник «Организации» предназначен для ведения реестра и хранения учетных записей предприятий в системе.

Для открытия справочника «Организации» необходимо выбрать пункт меню «Справочники», а в нем подпункт «Организации» (рисунок А.6.1.1). Форма списка предприятий выглядит так, как показано на рисунке А.6.1.2.

Рисунок А.6.1.1 – Подпункт «Организации» пункта меню «Справочники»

Для Добавления/Редактирования/Удаления организаций необходимо использовать панель инструментов.

Рисунок А.6.1.2 – Форма списка справочника «Организации»

Добавить новую запись в справочник можно с помощью пункта меню «Действия» «Добавить» либо путем нажатия на кнопку панели инструментов. После этого в списке организаций отобразится новая запись, как показано на рисунке А.6.1.3. После вводим наименование новойорганизации и нажимаем <Enter>.

Рисунок А.6.1.3 –Добавление новой записи

Для редактирования наименования организации можно воспользоваться пунктом меню «Действия» «Изменить» либо кнопкой панели инструментов , либо путем двойного нажатия левой кнопкой мыши на наименование организации.

Для копирования или удаления можно также воспользоваться пунктом меню «Действия» либо кнопками панели инструментов. При наведении курсора мыши на какую-либо из кнопок панели инструментов появится подсказка, указывающая, какое действие выполняет кнопка.

Если по удаляемой организации введены документы, то при попытке удаления на экране появится предупреждение (рисунок А.6.1.4). Для того чтобы удалить организацию необходимо удалить все документы по этой организации.

Рисунок А.6.1.4 – Предупреждение

После того как все документы будут удалены, можно беспрепятственно удалить и саму организацию.

Справочник «Периоды отчетности» предназначен для хранения периодов, которые используются для расчетов. На определенный период хранятся данные документов по организациям. Также периоды используются при формировании отчетов.

Для открытия справочника «Периоды отчетности» необходимо выбрать пункт меню «Справочники», а в нем подпункт «Периоды отчетности» (рисунок А.6.1.5). Форма списка периодов выглядит так, как показано на рисунке А.6.1.6.

Для Добавления/Редактирования/Удаления периодов необходимо использовать панель инструментов.

Рисунок А.6.1.5 – Подпункт «Периоды отчетности» пункта меню «Справочники»

Рисунок А.6.1.6 – Форма списка справочника «Периоды отчетности»

Добавить новый период можно, нажав кнопку панели инструментов. При этом на экране появится окно, в котором нужно указать какой период будет добавлен.При добавлении периода так же будут добавлены все кварталы и месяцы нового периода.

При нажатии на кнопку будет добавлен следующий период за последним введеным периодом. Так же будут добавлены все кварталы и месяцы нового периода.

Удалить период можно, используя кнопку панели инструментов. Если за удаляемый период существуют документы, то на экране появится предупреждающее сообщение. Для удаления необходимо удалить все документы по удаляемому периоду.

В справочнике предусмотрен отбор по типу периодов, т.е. в соответствии от выбранного режима в справочнике будут отображаться либо месяцы, либо кварталы, либо года.

Так же в справочнике можно установить границы видимости периодов. Для этого путем нажатия на кнопку нужно вызвать форму установления границ интервала видимости (рисунок А.6.1.7) ввести период отбора, например, с 2005 по 2009 год, то в справочнике будут отображатьсяпериоды с 2005-2009 года.

Рисунок А.6.1.7 – Установка интервала видимости периодов

Чтобы снова увидеть полный список периодов, необходимо нажать на кнопку панели инструментов.

При наведении курсора мыши на какую-либо из кнопок панели инструментов появится подсказка, указывающая, какое действие выполняет кнопка.

Справочник «Шаблоны документов» предназначен для создания и хранения шаблонов первичных документов.

Шаблоны документов представляют собой справочник, который содержит реквизиты будущих документов, таких как, например, бухгалтерский баланс (форма № 1), отчет о прибылях и убытках (форма №2), приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5).

Для того чтобы просмотреть имеющиеся шаблоны документов необходимо выбрать подпункт «Шаблоны документов» в пункте меню «Справочники» (рисунок А.6.1.8)

Рисунок А.6.1.8 – Шаблоны документов

На рисунке А.6.1.9 можно увидеть список уже введенных шаблонов.

Рисунок А.6.1.9 – Список имеющихся шаблонов

Для Добавления/Редактирования/Удаления шаблонов документов необходимо использовать панель инструментов. Рассмотрим ввод и настройку шаблона документа на примере шаблона «Бухгалтерский баланс».

Для добавления нового шаблона документов необходимо нажать на кнопку панели инструментов.

На рисунке А.6.1.10 можно увидеть пустой шаблон документа.

Рисунок А.6.1.10 – Новый шаблон документа

Введем наименование шаблона документа – «Бухгалтерский баланс». Код шаблона установится автоматически.

Поле «Код шаблона» - для служебного учета шаблонов документа.

Поле «Наименование» - название шаблона документа удобное для пользователя.

Кнопки панели инструментов предназначены для добавления/изменения/удаления и перемещения показателей шаблона документа.

Для добавления нового показателя шаблона документа необходимо нажать на кнопку панели инструментов. После нажатия на экране появится окно настройки нового показателя. Введем наименование нового показателя, например, «Внеоборотные активы», установим единицу измерения показателя – тыс. руб., введем код показателя – 191 (код соответствует коду строки в регламентированном документе «Бухгалтерский баланс») (рисунок А.6.1.11).

Единицы измерения показателей хранятся в одноименном справочнике «Единицы измерения». Добавить новые единицы измерения можно при настройке показателей шаблонов документов.

Рисунок А.6.1.11 – Настройка показателя шаблона документа

Аналогичным образом добавляем остальные показатели в шаблон документа «Бухгалтерский баланс».

Для удобства ввода данных в документы в шаблонах предусмотрена возможность расчета показателей на основе других показателей. Например, чтобы показатель «Внеоборотные активы» рассчитывался автоматически необходимо в настройках этого показателя установить флажок «Рассчитываемый». При наличии флажка в форме настройки содержится страница «Расчет», на которой необходимо указать формулу расчета показателя (рисунок А.6.1.12). В нижней части формы содержатся показатели шаблона документа, на основании которых можно провести расчет настраиваемого показателя. В верхней части формы указывается формула расчета.

Рисунок А.6.1.12 – Страница «Расчет» в форме настройки показателя

Для того чтобы рассчитываемый показатель был легко узнаваем, можно задать ему стиль отображения отличный от других показателей. Для этого нужно указать фон и шрифт показателя (А.6.1.13).

Рисунок А.6.1.13 – Настройка стиля отображения показателя

Аналогичным образом можно настроить все показатели шаблона документа. Настроенный шаблон документа «Бухгалтерский баланс» представлен на рисунке А.6.1.14.

Рисунок А.6.1.14 –Настроенный шаблон документа «Бухгалтерский баланс»

Для контроля правильности ввода документов в шаблонах документов предусмотрен ввод контрольных соотношений, которые проверяются при записи документов по текущему шаблону. Например, в документе «Бухгалтерский баланс» обязательным условием является равенство «Актива» и «Пассива». Для проверки этого условия создадим для шаблона документа контрольное соотношение. Для этого в форме открытого шаблона документа нажмем на кнопку и введем новое контрольное соотношение как показано на рисунке А.6.1.15.