График аудиторных занятий и СРС 10 страница

Меню модуля включает шесть пунктов. При начальном знакомстве с работой модуля используются главным образом первые два пункта: База данных (рисунок А.9.1) и Операции (рисунок А.9.2).

Меню База данных служит для ввода, просмотра и корректировки штатного расписания подразделений предприятия, картотеки сотрудников, для оформления приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков сотрудникам.

Меню Операции предназначено для выполнения модификации данных в целях перевода сотрудников на новые ставки, перемещения личных карточек в архив, перерасчетов тарифов и окладов и многих других операций.

Модуль использует информацию из огромного количества каталогов, большая часть информации в которых заполняется пользователем. Для просмотра каталогов необходимо подать команды Управление персоналом —> Настройка —> Каталоги —> Просмотр каталогов.

Рисунок А.9.1 – Меню База данных

Рисунок А.9.2 – Меню Операции

Вкладка Картотека	Вкладка Штатное расписание
Параметр	Значение	Параметр	Значение
Формы по учету кадров от 05.01.2004	Да	Дата ввода штатного расписания (при заполнениикартотеки, если дата ШР текущая, невозможно назначить работника на должность)	01/ММ/ГГГГ
Автоматически присваивать табельный номер	Да	Среднее количество часов в месяце
Автоматически заполнять адрес проживания	Да	В отчеты выводить часовые тарифные ставки без учета количества рабочих часов	Да
Ввод организаций без справочника	Да	Год за который вводятся приказы по штатному расписанию
Выводить фотографию в личную карточку…	Да
Проводить проверку уникальности табельного номера в лицевых счетах	Да

Для выполнения основных настроек модуля следует подать команды Управление персоналом –> База данных –> Общесистемные установки. Установите значения общесистемных параметров по вкладкам данного окна.

Ниже рассмотрим несколько задач, решаемых модулем Управление персоналом. Для простоты ограничимся одноуровневой иерархией подразделений предприятия.

2. Ввод и корректировка штатного расписания

Работа с модулем начинается с ввода штатного расписания (ШР) предприятия. Базовым элементом ШР является ставка. Таким образом, ШР состоит из перечня введенных на предприятии ставок: название ставки (должность, профессия), условия труда и оплаты, количество ставок определенного вида.

Имеется возможность вводить подробные характеристики ставки: дополнительные требования к работнику, требования к оборудованию рабочего места, в том числе санитарно-гигиенические.

Штатное расписание заполняется по подразделениям предприятия.

Прежде всего, необходимо убедиться, что состав и структура подразделений в модуле Управление персоналом и модуле Настройка (Каталог подразделений) системы «Галактика» идентичны. В первом случае следует подать команды Управление персоналом –> База данных –> Штатное расписание (рисунок 2.З), во втором случае – команды Настройка –> Настройка –> Заполнение каталогов –> Подразделения и склады (рисунок А.9.4).

Если состав и структура подразделений отличаются, необходимо выполнить процедуру синхронизации. Эта процедура в общем виде довольно сложна и подробно описана в Руководстве пользователя. В большинстве случаев для установления синхронизации достаточно подать команды Управление персоналом –> Настройка –> Единицы штатного расписания –> Синхронизация структурных единиц.

Рисунок А.9.З – Окно Справочник: Структурные ед. штатного расписания

Рисунок А.9.4 – Окно Каталог подразделений

Система «Галактика» допускает отображение иерархической структуры подразделений предприятия, однако (см. рисунок А.9.3 и А.9.4) для первоначального знакомства с модулем мы ограничились простой одноуровневой структурой.

Заполнение ШР начнем с подразделения Администрация, осуществляющего общее руководство деятельностью предприятия. Для этого подадим команды: Управление персоналом –> База данных –> Штатное расписание –> Администрация –> [Enter] (рисунок А.9.5).

Рисунок А.9.5 – Окно ввода штатного расписания подразделения Администрация (вкладка Рабочие места)

В этом окне необходимо ввести должности, количество штатных единиц по каждой должности, а также ряд других показателей. Введем данные из примера, приведенного в таблице А.9.1.

Таблица А.9.1

Количество штатных единиц
Датавведения (дата ввода в штатное расписание данной должности)	22/08/2001	22/08/2001	22/08/2001
Должность	Директор	Зам. директора	Секретарь-документовед
Категория	Руководители	Руководители	Служащие
Системы оплаты	Оклад	Оклад	Оклад
Оклад/ставка
Режим	5-дневная рабочая неделя	5-дневная рабочая неделя	5-дневная рабочая неделя

Для ввода данных в поле Должность (см. рисунок А.9.5) следует нажать клавишу [F3] либо щелкнуть по кнопке справа от поля. Открывается окно справочника должностей и профессий (рисунок А.9.6). Для его заполнения нажатием клавиши [F7] и щелчком по кнопке Добавить на уровень ниже вводим должность Генерального директора (рисунок А.9.7). Затем на тот же уровень вводим необходимые (не только для подразделения Администрация!) должности и профессии. Фрагмент заполненного справочника должностей и профессий показан на рисунок А.9.8.

Рисунок А.9.6 – Окно Справочник: Должности, профессии

Рисунок А.9.7 – Окно редактирования записи в справочнике должностей и профессий

Рисунок А.9.8 – Фрагмент заполненного справочника должностей и профессий

Аналогичным образом нужно заполнить следующие поля:

Справочник категорий - руководители, специалисты, служащие, рабочие; Справочник системы оплаты - оклад, аккордная, сдельная, повременная; Справочник режима работы - 5-дневная рабочая неделя, 6-дневная рабочая неделя, дежурство.

Считая, что пока все штатные единицы вакантны (сотрудники на работу еще не приняты), получим следующее окно штатного расписания подразделения Администрация (рисунок А.9.9). Отметим, что в верхней панели окна рисунка А.9.9 отображена информация, относящаяся к должности, выделенной в нижней панели.

Рисунок А.9.9 – Заполненное окно Штатное расписание подразделения «Администрация» (вкладка Рабочие места)

Для просмотра штатного расписания подайте команды Управление персоналом –> База данных –> Просмотр штатного расписания, для вывода на экран штатного расписания и при необходимости его распечатки нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[P].

Изменения в штатном расписании оформляются приказами.

Оформим приказ по штатному расписанию на введение новой должности - референта директора в подразделение Администрация: Управление персоналом –> База данных –> Перечень приказов по штатному расписанию.

После подачи этих команд переходим в окно реестра приказов по штатному расписанию (рисунок А.9.10). Для редактирования ранее созданного приказа нажмите клавишу [Enter], для создания нового приказа - клавишу [F7].

Рисунок А.9.10 – Окно Реестр приказов по штатному расписанию

Далее необходимо воспользоваться кнопкой Содержание приказа.

Затем заполняем содержание приказа (рисунок А.9.11).

Рисунок А.9.11 – Содержание приказа о введении в штатное расписание подразделения Администрация ставки референта директора

Вернувшись с помощью клавиши [Esc] из окна рисунка А.9.11 в окно рисунка А.9.10, утвердим приказ нажатием комбинации клавиш [Alt]+[U]. После утверждения приказа изменения отразятся в штатном расписании. Чтобы убедиться в этом, подайте команды Управление персоналом –> База данных –> Просмотр штатного расписания –> Администрация.

З. Прием на работу. Картотека сотрудников

В Картотеке сотрудников хранится подробная информация (карточки) о работниках предприятия. Доступ к картотеке: Управление персоналом –> База данных –> Картотека сотрудников (рисунок А.9.12). Для просмотра и редактирования данных нажмите клавишу [F3].

Рисунок А.9.12 – Фрагмент картотеки сотрудников

Однако разработчики системы «Галактика» рекомендуют вводить карточку нового сотрудника, данные о котором отсутствуют, через оформление приказа о приеме на работу.

Создадим приказ о приеме на должность референт директора Сидорова Ивана Петровича. Для вывода на экран списка приказов о приеме на работу подайте команды Управление персоналом –> База данных –> Прием на работу (рисунок А.9.13).

Рисунок А.9.13 – Окно списка приказов о приеме на работу

В списке приказов создаем новый (рисунок А.9.14) нажатием клавиши [F7].

Ряд полей в приказе (фамилия, имя, отчество, номер приказа, дата приказа, дата зачисления на работу) заполняется с клавиатуры вручную.

Многие поля, например характер работы, вид договора, структурное подразделение, должность и ряд других, заполняются путем выбора из соответствующих справочников. Некоторые поля, например оклад, заполняются автоматически из штатного расписания.

Щелчком по кнопке Договор (CAI. рисунок А.9.14) можно перейти к просмотру и редактированию Трудового договора (Контракта), заключаемого между администрацией предприятия и принимаемым на работу сотрудником (текст этого документа отображается в формате .rtf в окне редактора MicrosoftWord). Выше показана первая страница этого документа. В трудовом договоре подробно отражены «Права и обязанности сторон», «РеDICUM работы, время отдыха и социально-бытовые условия», «Оплата труда».

Рисунок А.9.14 – Окно оформления приказа о приеме на работу

Рисунок А.9.15 – Окна оформления доплат и надбавок и справочник видов доплат

В приказе о приеме на работу можно установить доплаты к окладу (щелчок по кнопке Доплаты в окне рисунка А.9.14).

На рисунке А.9.15 представлены окна оформления доплат и справочник видов доплат. Установим Сидорову И.П. доплату в размере 15% оклада.

Отметим, что, если бы в штатном расписании была назначена надбавка к окладу для этой должности, соответствующая доплата была бы установлена автоматически.

Нажатием комбинации клавиш [Ctrl]+[P] можно вывести приказ в окно редактора Word, откорректировать его и распечатать. После подписи руководителем организации приказ вступает в силу.

Далее необходимо утвердить приказ щелчком по кнопке Утвердить либо нажатием комбинации клавиш [Alt]+[U]. Утвержденные приказы недоступны для редактирования (рисунок А.9.16).

Рисунок А.9.16 – Окно утверждения приказа о приеме на работу

После утверждения приказав штатном расписании появляется информация о занятии ставки заместителя директора. Проверьте это, подав команды Управление персоналом –> База данных –> Штатное расписание –> Администрация. Выбрав в окне Штатное расписание подразделения Администрация вкладку Рабочие места (см. рисунок А.9.9), нетрудно видеть, что единственная вакансия референта директора занята. Если в том же окне перейти к вкладке Сотрудники, то увидим, что эта должность занята Сидоровым И.П. Перейдя к вкладке Дослать/, мы не увидим установленной Сидорову И.П. доплаты к окладу. В этом нет ничего удивительного: фактически эта доплата установлена персонально Сидорову И.П. непосредственно в приказе о его приеме на работу. Доплаты же, установленные в штатном расписании, относятся к данной должности независимо от того, кто конкретно будет ее занимать.

Рисунок А.9.17 – Личная карточка из Картотеки сотрудников

После утверждения приказа о приеме на работу данные о сотруднике доступны в Картотеке сотрудников (точнее сказать, в картотеке появляется запись о сотруднике, однако сама карточка не заполнена), а в модуле Заработная плата автоматически заводится Лицевой счет на сотрудника.

При заключении трудового договора поступающий на работу обязан представить о себе ряд данных, соответствующих типовой форме Т-2 «Личная карточка». Эти данные заносятся в Картотеку сотрудников (команды Управление персоналом –> База данных –> Картотека сотрудников –> [Enter]).

Пример личной карточки сотрудника (раздел 1 «Общие сведения») показан на рисунке А.9.17. Ряд данных о сотруднике, содержащихся в приказе о приеме на работу, заполняется в карточке автоматически. Другие данные, например адрес, реквизиты паспорта, вносятся вручную с клавиатуры.

С помощью вкладок Телефоны, Документы, Доп. информация, Приложения можно ввести ряд дополнительных сведений о сотруднике в соответствующих окнах.

Имеется возможность поместить в карточку фото сотрудника. Для импорта графического файла (фото сотрудника) нужно выделить поле для фото, нажать клавишу [F4], указать путь к графическому файлу.

Нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[Enter], можно перейти к следующим разделам карточки:

2. «Сведения об образовании».

3. «Анкетные данные, стаж».

4. «Семейное положение».

5. «Сведения о воинском учете».

6. «Сведения о работе на предприятии».

7. «Сведения об отпусках».

8. «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности».

9. «Сведения о заболеваемости».

10. «Дополнительная информация».

11. «Пенсионный стаж».

Используя комбинацию клавиш [Ctrl]+[P], можно вывести на экран и распечатать личную карточку сотрудника согласно требованиям «Типовой межотраслевой формы Т-2».

4. Перемещения по службе

Перемещения/переводы по службе оформляются соответствующим приказом: команды Управление персоналом –> База данных –> Перемещение по службе.

Рисунок А.9.18 – Окно редактирования приказа о переводе Сидорова И.П. на новую должность

В качестве примера переместим Сидорова И.П. с должности заместителя директора на должность заведующего складом. Окно для оформления соответствующего приказа показано на рисунке А.9.18.

После заполнения всех полей приказ необходимо утвердить с помощью комбинации клавиш [Ctrl]+[U] и вывести на экран текст приказа (в формате .rtf) о перемещении Сидорова И.П. на новую должность, нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[P].

Загляните в карточку Сидорова И.П. (команды Управление персоналом –> База данных –> Картотека сотрудников –> [Enter]) и убедитесь, что перемещение по службе нашло в ней отражение.

Убедитесь, что в штатном расписании подразделения Склад автозапчастей вакансия заведующего складом занята Сидоровым И.П. (команды Управление персоналом –> База данных –> Штатное расписание –> Склад –> [Enter] –> вкладка Сотрудники).

Убедитесь, что в штатном расписании подразделения Администрация должность заместителя директора, ранее занятая Сидоровым И.П., теперь стала вакантной (команды Управление персоналом –> База данных –> Штатное расписание –> Администрация –> вкладки Рабочие места и Сотрудники).

История перемещений сотрудника в пределах предприятия фиксируется в разделе 6 картотеки «Сведения о работе на предприятии» (команды Управление персоналом –> База данных –> Картотека сотрудников –> пять раз [Ctrl]+[Enter]). Соответствующее окно (рисунок А.9.19) имеет две панели - верхнюю и нижнюю. В нижней панели в хронологическом порядке приведен список занимаемых сотрудником должностей.

Рисунок А.9.19 – Окно Сведения о работе на предприятии

Если выбрать какую-либо запись в нижней панели, то в верхней панели будет отображена подробная информация об этом назначении. На рисунке А.9.19 выделено предыдущее назначение Сидорова И.П.. В верхней панели показаны реквизиты приказа об этом переводе, а также ряд других подробностей, для ознакомления с которыми следует использовать вертикальную полосу прокрутки.

Ввести фамилии, имена и отчества руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира можно не только из модуля Управление персоналом, но и из модуля Настройка (команды Настройка –> =Настройка= –> Настройка). При этом выбор сотрудника на одну из этих должностей проводится из общего каталога сотрудников предприятия. Если средствами модуля Управление персоналом перевести одного из этих трех работников на другую должность либо уволить, это не отразится на соответствующей информации в модуле Настройка. В этом случае мы сталкиваемся с проблемой «самодостаточности» модулей системы «Галактика»: даже если предприятие и не приобрело модуль Управление персоналом, оно имеет возможность ввести данные об этих трех должностях, замещение которых абсолютно необходимо с самого первого дня работы предприятия.

Каких-либо специальных мер по синхронизации информации в данном случае не предусмотрено. Рекомендуется после изменений, проведенных средствами модуля Управление персоналом, продублировать их в модуле Настройка.

5. Связь модулей «Управление персоналом» и «Заработная плата»

Модули Управление персоналом и Заработная плата, входящие в контур Управление персоналом, тесно связаны, так как многие данные являются для этих модулей общими. После утверждения приказа о приеме на работу в модуле Заработная плата формируется Лицевой счет работника.

Связь между этими двумя модулями осуществляется через так называемую Рабочую корзину - промежуточную таблицу, куда из модуля Управление персоналом поступают данные о назначениях, переводах, доплатах, отпусках.

Из модуля Управление персоналом рабочая корзина вызывается командами Управление персоналом –> База данных –> Рабочая корзина или автоматически при каждом входе в модуль Заработная плата, если установлена соответствующая настройка системы.

В верхней панели окна Корзина (рисунок А.9.20) приведены записи об изменениях, которые следует передать в модуль Заработная плата. В нижней панели приведена подробная информация о выделенной в верхней панели записи.

Рисунок А.9.20 – Окно просмотра записей Рабочей корзины

Нажатием комбинации клавиш [Ctrl]+[Enter] выполняется импорт помеченных записей из Корзины в модуль Заработная плата.

6. Тарифные ставки

В большинстве случаев оплата труда работников предприятий ведется на основе тарифной системы оплаты труда, с помощью которой осуществляется регулирование размеров заработной платы различных групп и категорий работников в зависимости от уровня квалификации, тяжести и сложности труда.

В основе тарифной системы оплаты труда лежат так называемые тарифные ставки, которые могут устанавливаться как в модуле Управление персоналом, так и в модуле Заработная плата.

Важным параметром при расчете тарифных ставок является Минимальная заработная плата (МЗП). Поэтому прежде всего необходимо ввести величину МЗП: Заработная плата –> Расчет зарплаты –> Настройка –>Тарифные ставки –> Тарифные ставки –> заполняем поле –> МЗП ~ 600 руб.

Для перехода в окно классификатора тарифных ставок из модуля Управление персоналом следует подать команды Управление персоналом –> =Настройка= –> Тарифные ставки (рисунок А.9.21).

Рисунок А.9.21 – Окно редактирования и ввода новых тарифных ставок

В верхней панели окна Редактирование тарифных ставок следует ввести дату ввода изменения, а также величину ставки первого разряда в МЗП. Вводим в поле Кол-во МЗП - 1, поэтому ставка первого разряда равна 600 руб.

В нижней панели введем нажатием клавиши [F7] новую тарифную ставку для рабочих-печатников печатного цеха: Система оплаты - Сдельная, Тарифная сетка - 1, Наименование тарифа - Печатник, Разряд, категория - 5, Коэффициент - 20.00, Мин. гарантир. коэфф. - 10.00. Система производит расчет тарифа путем умножения ставки первого разряда на Коэффициент. Таким образом, тариф составит 12000 руб. Аналогичным образом выполняется расчет минимального гарантируемого тарифа.

Созданную тарифную ставку можно отразить в штатном расписании. Создадим в штатном расписании печатного цеха должность печатника (3 штатные единицы) и установим для нее Тариф Печатник (рисунок А.9.22).

Рисунок А.9.22 – Окно редактирования штатного расписания печатного цеха. Редактируются данные по должности Печатник

Введем в штатном расписании печатного цеха должность переплетчика (2 штатные единицы). Для этой должности можно также использовать Тариф Печатник, поскольку между наименованием должности и названием тарифа нет какой-либо жесткой связи.

Информация о тарифных ставках впоследствии используется при заполнении Лицевых счетов работников, необходимых для начисления заработной платы (модуль Заработная плата).

7. Отчеты

В модуле Управление персоналом предусмотрена возможность получения большого числа отчетов в виде типовых унифицированных форм: Управление персоналом –> Отчеты. После подачи этой команды имеется возможность перейти к формированию следующих отчетов: График отпусков, Штатное расписание, Контроль заболеваемости. Отчет по забронированным военнообязанным, Документы персонифицированного учета (для Пенсионного фонда России) и др.

Кроме того, пользователь может создавать собственные отчеты. Состав выводимых данных, их группировка и расположение в отчете могут меняться самим пользователем.

Перед первым вызовом функции формирования отчетов следует провести настройки отчетов командами Управление персоналом –> Администратор –> Инициализация –> Настройки отчетов –> Обновить.

В режиме Обновить проверяются и при необходимости корректируются существующие настройки отчетов и добавляются отсутствующие отчеты.

Рассмотрим формирование так называемых Типовых отчетов: Управление персоналом –> Отчеты –> Типовые отчеты. Переходим в окно рисунка А.9.23.

Рисунок А.9.23 – Окно выбора параметров для формирования стандартных отчетов

В поле База, па которой формируется отчет, выбираем Только работающие, т.е. отбор информации будет проводиться только по сотрудникам, работающим в момент создания отчета на предприятии. Значение поля подразделение - множественный выбор: 15 говорит о том, что отчет будет формироваться по данным всех 15 подразделений предприятия.

Составим список всех женщин, работающих на предприятии. Для этого необходимо выбрать соответствующий отчет. Развернем список отчетов в поле Название отчета. В каталоге отчетов Списки сотрудников выбираем отчет По полу (рисунок А.9.24).

Рисунок А.9.24 – Окно выбора отчета

В столбце Поле базы данных (см. рисунок А.9.23) появляется значение Пол. Теперь следует выбрать в столбце Аргумент значение Ж и щелкнуть по кнопке ФОРМИРОВАТЬ ОТЧЕТ. В результате на экране появится отчет СПИСОК СОТРУДНИКОВ УКАЗАННОГО ПОЛА.

Отметим, что значение = (равно) в столбце КОД (см. рисунок А.9.24) означает, что будут отобраны только те записи, у которых значение графы личной карточки точно равно указанному значению. Для полей с числовыми значениями и значениями типа Дата могут быть использованы операции отношения >, <, >=, <=.

В системе имеется возможность формирования так называемых иерархических отчетов по штатному расписанию и по картотеке сотрудников: Управление персоналом –> Отчеты –> Иерархические отчеты (рисунок А.9.25). Для редактирования ранее созданного отчета, имеющегося в списке окна (см. рисунок А.9.24), нажимаем клавишу [F4], для создания нового иерархического отчета - [F7].

Рисунок А.9.25 – Окно списка иерархических отчетов

Составим отчет о всех сотрудниках мужского пола с возрастом от 50 до 60 лет. Для этого нажимаем клавишу [F7] и переходим в окно, представленное на рисунке А.9.26.

Рисунок А.9.26 – Окно редактирования параметров иерархического отчета

В поле Наименование отчета вводим значение Мужчины от 50 до 60 лет. В поле База формирования отчета устанавливаем опцию текущие. Это означает, что выборка информации будет проводиться только по работающим на момент формирования отчета сотрудникам.

Далее устанавливаем фильтры: Возраст (лет) - от 50 до 60, Пол - М. Переходим к редактированию печатной формы с помощью кнопки Печатная форма (рисунок А.9.27).

Рисунок А.9.27 – Окно установки параметров печатной формы

Это окно состоит из трех панелей. В верхней панели устанавливаем режим печати и ориентацию листа, в средней панели состав информации, которая будет отображаться по каждому отобранному для включения в отчет сотруднику. Добавление очередной колонки в отчет выполняется, как обычно, нажатием клавиши [F7]. Выбор необходимого значения в колонке-поле осуществляется нажатием клавиши [F3] из окна Возможные поля для вывода в отчет, которые разделены на тематические группы. Фрагмент этого окна показан справа на рисунке А.9.27.

Перейдем к нижней панели. Каждая из колонок может быть либо Полем (ее значение берется из базы данных), либо Формулой (вычисляется). Можно также управлять отображением колонок: сделать их видимыми либо невидимыми (в отчет не выводится). Особо внимательно следует подойти к установлению ширины колонок (задается в миллиметрах). Обычно правильная установка этого параметра возможна лишь после пробного вывода отчета на экран.

После установки параметров отчета следует дважды нажать клавишу [Esc], после чего переходим в окно рисунка А.9.25. Теперь можно начать формирование отчета, вывод его на экран и печать (щелчок по кнопке Сформировать, затем - нажатие комбинации клавиш [Ctrl]+[P]).

Ниже приведена распечатка отчета.

Помимо рассмотренных модуль Управление персоналом имеет множество самых разнообразных полезных функций. Можно отметить такие, как перевод карточки сотрудника из рабочей базы данных в Архив, хранение и анализ информации о кандидатах на замещение имеющихся в штате предприятия должностей, формирование плана-графика отпусков.

 

А.10 Лабораторная работа № 10 – 4 ч.

Логистика в ИКИС «Галактика»

 

А.10.1 Цель работы – приобретение навыков по реализации бизнес-процесса закупок, продаж и автоматизации денежных расчетов в КИС «Галактика».

А.10.2 Объект изучения

Объект изучения – принципы автоматизации деятельности предприятия в области управления закупками, управления продажами и наличными и безналичными расчетами.

Теоретические сведения содержатся в учебном пособии «Практикум по дисциплине «Информационные системы в организации». Часть 4. Интегрированные корпоративные информационные системы», стр. 50-72.