Процес виконання управлінських рішень
ЗМІСТ
1. Вступ……………………………………………………………………………………………………………………………3
2.Процес виконання управлінських рішень………………………………………………………………….4
3.Організація виконання рішень……………………………………………………………………………………7
4. Методи виконання управлінських рішень……………………………………………………………….10
5.Висновок…………………………………………………………………………………………………………………….11
6. Використана література……………………………………………………………………………………………12
ВСТУП
Виконання управлінських рішень — важлива ланка технології управління. Поки рішення не втілене у життя — це не рішення, а лише наміри. Потрібна велика організаторська робота, щоб досягти його реалізації. Часто справа ускладнюється тим, що люди своєю діяльністю можуть вносити суттєві корективи у початковий варіант рішення (поліпшувати його або погіршувати), і здебільшого це викликає додаткові «шуми» в системі, які потрібно долати. Тому в технологічному ланцюзі управлінських операцій, спрямованих на розв'язання проблем, складним і відповідальним є етап виконання прийнятих рішень. Виконання рішення передбачає здійснення таких операцій:
визначення календарних строків (кінцевих і проміжних) виконання рішення;
призначення відповідального виконавця або кількох виконавців, доведення рішення до виконавців, а в разі потреби — до всього колективу; інструктаж виконавців, роз'яснення кожному з них його місця в загальному трудовому процесі, конкретизація завдань і відповідальності; матеріально-технічне забезпечення процесу праці, в т. ч. обґрунтований розподіл ресурсів; проведення інструктивної наради, роз'яснення цілей і завдань; координація дій виконавців; коригування раніше прийнятого рішення; мотивація діяльності виконавців; облік і контроль виконання.
Розподіляючи завдання серед виконавців, доцільно виходити з таких міркувань:
якщо виконання доручення потребує знань з різних галузей і кваліфікації, виконавцеві слід давати таке завдання, яке б спонукало його до підвищення рівня кваліфікації і розвитку здібностей;
обсяг роботи має відповідати можливостям працівника, оскільки і надмірне, і недостатнє навантаження негативно впливає на якість виконання; чітке визначення кола обов'язків працівника унеможливить відмову від виконання певних робіт, пов'язаних із реалізацією рішення;
розроблені показники і стандарти на виконання робіт повинні точно відображати ступінь досягнення цілі, а також якість здійснюваних операцій; підлеглим доцільно надавати всю необхідну для виконання завдань інформацію і делегувати достатні повноваження для коригування процесу реалізації рішень.
Успішне керівництво реалізацією рішень потребує не лише раціонального розподілу робіт між підлеглими, а й здатності налаштовувати їх на виконання завдань, сприяти ініціативності. Для цього рекомендують використовувати всі форми зовнішнього впливу на працівника, щоб він виконував завдання швидше за власними мотивами, ніж під впливом формальних інструкцій. Мотивація у сфері виконання конкретних управлінських рішень тим сильніша, чим вагомішою є участь у прийнятті рішень безпосередніх учасників виконання завдань. Важлива роль у процесі реалізації управлінських рішень належить контролю, який забезпечується налагодженням зворотного зв'язку. Це особливо важливо для реалізації рішення, що здійснюється у декілька етапів. Зворотний зв'язок дає змогу своєчасно отримувати інформацію для коригування рішень, за необхідності вносити зміни в перебіг їх виконання.
Процес виконання управлінських рішень
Процес виконання управлінського рішення в кожному конкретному випадку залежить від його виду, рівня управління, складу служб та підрозділів, які беруть участь у виконанні рішення, а також від того, чи це власне рішення, чи рішення вищестоящого суб'єкта управління і т. ін. Однак загальна логіка, технологія даного процесу в принципі є універсальними і зберігаються. Реалізація управлінського рішення в органах внутрішніх справ також являє собою ряд логічно та послідовно взаємопов'язаних стадій, які складають зміст другого етапу управлінського циклу:
-з'ясування рішення;
-визначення наявності необхідних організаційних передумов для реалізації рішення;
-деталізація рішення і розробка організаційних заходів (плану);
-добір виконавців;
-доведення рішення до виконавців та їх інструктора;
-ресурсне забезпечення роботи виконавців;
-оперативне керівництво виконанням рішення;
-контроль за перебігом виконання;
-підбиття підсумків виконання рішення;
-інформування (звіти) про виконання рішення.
Наведений алгоритм здійснюється в повному обсязі при розв'язанні найскладніших завдань управління. Але його елементи тією чи іншою мірою можуть бути використані керівником при виконанні і простих завдань, які не потребують творчого підходу. Крім того, треба мати на увазі, що кожна із стадій розглядуваного процесу етапу управлінського циклу ділиться на ряд процедур, які є складовою частиною технології реалізації рішення.
На стадії з'ясування управлінського рішення керівники органів внутрішніх справ та їх підрозділів і служб з урахуванням джерел виникнення управлінських завдань, у межах своєї компетенції насамперед мають визначити основну ідею управлінського рішення. Для цього доцільно використати різні форми та методи тлумачення приписів рішення; вивчити інші управлінські рішення та документи, що містять приписи та рекомендації з аналогічних або суміжних питань, а також навчальні та практичні посібники, наукові коментарі, статті; у разі потреби залучити до роботи фахівців та вчених; при нез'ясованості тих чи інших положень звернутися за уточненнями та роз'ясненнями в МВС України, державні органи управління, від яких надійшли управлінські рішення.
При визначенні наявності необхідних організаційних передумов для реалізації рішення треба вивчити такі питання:
-яким є характер зовнішнього середовища та його взаємодії із системою органів внутрішніх справ;
-полегшують вони чи ускладнюють виконання конкретного управлінського рішення;
-чи володіє система або відповідний орган внутрішніх справ достатніми ресурсами для виконання цього управлінського рішення;
-якою е структура зв'язків між окремими галузевими службами та іншими підрозділами органів внутрішніх справ різного рівня, чи потребує вона вдосконалення;
-чи забезпечує існуюча структура управління органами внутрішніх справ чітку організацію виконання управлінського рішення чи вона потребує змін.
Розгляд даних питань багато в чому визначається характером управлінських рішень, які підлягають виконанню. Коли керівники органів внутрішніх справ здійснюють виконання своїх власних рішень, необхідні організаційні передумови для успішної їх реалізації, як правило, створюються і мають створюватися ще в період їх підготовки та прийняття. Будь-коли керівники органів внутрішніх справ повинні знаходити найбільш ефективні форми та методи реалізації управлінських рішень у рамках та в межах існуючих організаційних та посадових структур системи органів внутрішніх справ, не допускаючи при цьому порушення зв язків та відносин, що склалися або нормативне закріплені. На цю обставину треба зважати при реалізації управлінських рішень, розробці організаційного плану (реалізації управлінського рішення).
Деталізація рішення і розробка організаційних заходів (плану) передбачає, по-перше, виділення складових частин управлінського рішення, розчленування його основних цілей та ідей на ряд більш часткових ідей, цілей та завдань; визначення можливих варіантів організації його виконання та вибір оптимального з них; по-друге, складання організаційного плану виконання управлінського рішення.
На практиці склалися різні форми розробки планів організаційних заходів по реалізації управлінських рішень. Це – традиційні текстові плани; плани-графіки; сітьові плани; типові плани (по виконанню типових рішень, що приймаються періодично, наприклад, забезпечення громадського порядку при проведенні масових заходів); картотеки невідкладних заходів і т. ін. Керівники органів внутрішніх справ самі визначають форму документа.
Наступною важливою стадією процесу реалізації управлінського рішення є добір виконавців. Тут необхідно дотримувати таких правил: чітко уявляти функціональні обов'язки виконавців; враховувати їх індивідуальні особливості, знання та вміння; призначати виконавцем працівника, який володіє необхідною кваліфікацією, компетенцію та належною інформацією, потрібною для виконання поставленого завдання; основний виконавець має входити до складу підрозділу, що має або виробляє основну частину інформації щодо рішення, яке реалізується.
Іноді відповідно до цілей і завдань, що випливають із управлінського рішення, виникає потреба уточнити, частково змінити функціональні обов'язки виконавця. Доведення рішення до виконавців та їх інструктора має бути своєчасним і точним. При цьому слід:
-вибрати найкоротший шлях доведення їх до виконавців;
-визначити способи, засоби та форму передачі їх виконавцям;
-уточнити способи та засоби підтримання зв'язку.
Доведення управлінського рішення до виконавців тісно пов'язане з його роз'ясненням та пропагандою, особливо коли мова йде про рішення глобального, програмного характеру, з кваліфікованою інструктивно-методичною роботою, організацією відповідного навчання.
Перші керівники органів внутрішніх справ при проведенні занять та інструктажів зі своїми заступниками та керівниками служб висвітлюють: зміст управлінського рішення, мету і завдання,^ поставлені в ньому перед органом внутрішніх справ, загальний план дій; завдання служб, стисле викладення та оцінку обстановки і факторів, які сприяють або перешкоджають виконанню завдань, можливі зміни обстановки; строки виконання; необхідні сили та засоби; порядок взаємодії між службами; порядок інформування про перебіг виконання рішення; порядок здійснення безпосереднього контролю за виконавцями. У свою чергу, нижчестоящі керівники своїм підлеглим ставлять конкретні завдання, добиваючись від кожного виконавця:
-з'ясування загального завдання, заради якого прийняте рішення, а також власних завдань, порядку та способів їх виконання;
-чіткого уявлення завдань та дій інших учасників реалізації управлінського рішення;
-знання оперативної обстановки, а також можливих варіантів власних дій у разі її зміни строків виконання окремих заходів та завдання в цілому;
-розуміння власних можливостей, а також порядку взаємодії з іншими виконавцями по здійсненню поставленого завдання;
-знання відповідного нормативного матеріалу, а також необхідної документації, спеціальної літератури та іншого допоміжного матеріалу, яке не дозволить допускати порушення законності і допоможе успішно виконати доручене завдання.
Велике значення має правове-забезпечення діяльності виконавців. Без належного ресурсного забезпечення роботи виконавців важко розраховувати на успішне виконання управлінського рішення. Розв'язання питань організаційного, правового, психологічного, інформаційного, матеріально-технічного, господарського, фінансового, медичного та інших видів забезпечення (залежно від характеру управлінського рішення) потребує від керівника органу внутрішніх справ постановки чітких конкретних завдань перед відповідними галузевими та функціональними службами і їх підрозділами. На цій стадії керівники всіх рівнів управління мають практично розв'язувати питання створення умов, які б сприяли успішній реалізації рішення.
Високопрофесійне оперативне керівництво діяльністю виконавців – це важлива передумова ефективності реалізації рішень. Його характер і масштаб залежать від рівня системи управління, яка виконує рішення. Після розробки організаційного плану, визначення виконавців, їх функцій та прав, створення системи мотивації, участь перших керівників органів внутрішніх справ у реалізації рішення практично обмежується віддачею команд на початку роботи, аналізом її перебігу та внесенням корективів у свої рішення. У керівників структурних підрозділів органів внутрішніх справ оперативне керівництво виконанням рішень відбирає значний час. Вони мають віддавати оперативні команди про початок виконання окремих робіт, зміст завдань, строки і т. іи. Основою їх успішної розпорядницької діяльності є план-графік реалізації рішення.
Важливе місце в процесі виконання рішення займає організація взаємодії між виконавцями та координація їхніх зусиль, яку можна розглядати як складову частину стадії оперативного керівництва або як самостійну стадію процесу управління. Взаємодія робить перший крок вже на початку другого етапу управлінського циклу, на стадіях деталізації управлінського рішення, добору та розстановки виконавців і їх інструктування. Поставивши виконавцям конкретні завдання і всебічно забезпечивши їхню діяльність, керівники органів внутрішніх справ надаюють їм достатню самостійність з тим, щоб основну увагу зосередити на контролі функціонування всієї системи органу внутрішніх справ і досягненні основної мети управлінського рішення. Взагалі треба зауважити, що зміст стадії опера-пінного керівництва зводиться до регулювання, яке має своїм завданням підпорядковувати певному порядку функціонування системи, поліпшу вати та розвивати взаємодію її складових частин.
У будь-якій соціальній системі постійно відбуваються зміни, 'ні її самої, чи зовнішніх умов, котрі викликають, з одного боку, зникнення координації, невідповідність між її реальним та вданим станом, а з другого– необхідність нововведень. Якщо система (організація) не розвивається, не вдосконалюється, то це призводить до застою, відставання у розв'язанні соціальних проблем. Таке становище нерідко зумовлюється суб'єктивними причинами -виконанні схильні чинити опір нововведенням, боячись негативних наслідків після їхнього впровадження. В такій ситуації суб'єкт управління повинен послідовно формувати і свідомо використовувати психологічні особливості виконавців, роз'яснювати їм ноні цілі, вести детальне планування та інформування об'єкта управління. Регулювання значно ускладнюється у разі, коли в функціонування системи вносяться значні корективи і за допомогою управлінського рішення змінюється її організаційна структура, вносяться істотні зміни іі порядок функціонування окремих підрозділів та ін.