Функции пресс-секретаря и пресс-центра.

источник: Демин В., Пак Т. Организация работы пресс-служб – международные стандарты. Методическое пособие.

Пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба.

Какими чертами должен обладать хороший ПРЕСС-СЕКРЕТАРЬ?

Представителям по связям со СМИ необходимы выносливость, любознательность, доброжелательность, хорошая память, вежливость, стойкость в условиях стресса, понимание человеческой психологии, способность предугадать и уладить процедурные детали. Так же полезна способность быстро запоминать факты. Официальный представитель должен уметь действовать в непредсказуемых ситуациях, справляться одновременно с несколькими задачами, уметь работать в условиях, когда его постоянно отвлекают, уметь быстро реагировать, быть беспристрастным по отношению к репортёрам – то есть не отдавать никому предпочтения. Кроме того, официальный представитель должен быть человеком высокой персональной этики. Важно, чтобы пресс-секретарь поддерживал доверие к себе и к должностному лицу, которое он представляет. Для эффективной работы пресс-секретаря необходимо, чтобы ему доверяла пресса; ему или ей не будут верить, если журналисты в прошлом получали ответы, которые вводили их в заблуждение.

В ОБЯЗАННОСТИ ПРЕСС-СЕКРЕТАРЯ входит:

- обеспечение круглосуточной доступности новостей;

- делать работу журналистов как можно более удобной;

- оказываться вблизи своего руководителя, когда может быть ему полезен;

- находится в тени, когда его руководитель находится в центре внимания прессы;

- налаживать связи с первичными организациями;

- координировать их работу при проведении совместных мероприятий;

- взаимодействовать с пресс-секретарями других организаций при организации мероприятий;

- отвечать на вопросы журналистов;

- быть в курсе событий;

- подготавливать материалы и мероприятия для СМИ;

- быть в курсе позиции должностного лица по разнообразным вопросам;

- участвовать в принятии решений.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРЕСС-СЛУЖБЫ.

Работу пресс-службы организации можно условно поделить на две сферы:

- ВНУТРЕННЯЯ (сама организация)

Внутри организации пресс-секретарь взаимодействует с пресс-секретарями первичных и местных организаций и формирует внутреннее информационное поле. Это поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.

- ВНЕШНЯЯ (то, что окружает организацию)

Взаимодействия во внешней сфере – СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.

В связи с вышесказанным, ГЛАВНОЙ ЦЕЛЬЮ работы пресс-службы организации является:

1. Освещение деятельности организации в СМИ и формирование посредством этого положительного имиджа организации.

2. Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ПРЕСС-СЛУЖБЫ:

- Освещение мероприятий, проводимых организацией, в СМИ.

- Постоянное информирование СМИ о деятельности организации:

· организационные изменения,

· участие в общественно значимых мероприятиях и проектах,

· сотрудничество организации с органами власти.

- Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

- Сотрудничество с изданиями (можно договориться о том, чтобы организации предоставляли отдельную полосу в газете).

- Организация брифингов, пресс-конференций.

- Формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий.

- Формирование круга “доверенных” журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с организацией.

- Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

- Организация интервью руководителя организации или руководителей программ для СМИ

- Консультации с руководителем организации и аппаратом по вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предложенные решения.

- Контроль за подготовкой выступлений, или, по меньшей мере, пересмотр готовых речей и сообщений.

- Мониторинг всех материалов, вышедших в СМИ. Создание архива.

- Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.

- Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ.

- Организация транспортного обеспечения и размещения в гостинице приезжих журналистов.

- Аккредитация журналистов.

- Сотрудничество с организациями, осуществляющими защиту прав и интересов журналистов и СМИ в своем регионе.

- Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.

- Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций.

- Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости).

- Выпуск собственного печатного издания.

- Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции.