Организационные формы подачи новости.
Пресс-конференция
источник: лекции Куклиной Елены Анатольевны. ИГЛУ.
ЦЕЛЬ пресс-конференции – представить СМИ всю фактическую и проблемную информацию. Она предполагает полную компетентность и авторитетность ньюсмейкера, возможность вопросов со стороны журналистов, получение информации из “первых рук”.
За неделю до пресс-конференции необходимо разослать пресс-релизы СМИ, за 1-2 дня – дублировать, за сутки – сделать обзвон. Лучше, если на месте есть указатели, куда проходить участникам, наличие бейджей, таблички, джентльменский набор.
источник: Иванова К.А. Бесценные советы для настоящего PR-менеджера. Устная коммуникация.
По характеру проведения и принципам подготовки пресс-конференции можно разделить на два типа:
1. СПОНТАННЫЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ.
Происходят, как правило, в результате определённого ущерба, нанесённого организации извне, или вследствие внутреннего кризиса. На этот случай в солидной организации всегда есть общий план выхода из кризисной ситуации, в котором значительное место отведено общению со СМИ. Как следует поступать в данном случае:
- Действовать следует быстро и эффективно.
- Пригласите журналистов на экстренную пресс-конференцию (в случае серьёзного кризиса журналисты уже могут находиться в непосредственной близости от организации).
- Руководитель, пресс-секретарь или лицо, ответственное за контакты с журналистами, открывая спонтанную пресс-конференцию, признаёт наличие проблемы, говорит о невозможности в данный момент определить масштабы угрозы, сообщает о том, что именно конкретные люди делают в данный момент.
- В первом обращении к журналистам всегда следует отметить, что до выяснения конкретных причин катастрофы организация принимает на себя всю ответственность происходящего.
- Следует принести официальные извинения всем пострадавшими выразить уверенность, что организация берет на себя всю материальную и моральную ответственность перед пострадавшими и их семьями.
Спонтанные пресс-конференции могут проводиться организацией по мере поступления новой информации, иногда её может заменить короткий брифинг с передачей свежих новостей с места событий, но исключающих ответов на вопросы журналистов.
2. ЗАПЛАНИРОВАННЫЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ.
Несколько способов приглашения журналистов на пресс-конференцию:
- по телефону,
- во время предыдущего интервью,
- посредством рассылки пресс-релизов: факс, электронная почта, Интернет, редко – почтовая рассылка.
Ко дню проведения пресс-конференции фирма готовит специальный пакет документов, предназначенный для вручения журналистам при входе в помещение, где будет проходить встреча, так называемый пресс-кит, включающий:
- текст анонс-релиза, который ранее высылался СМИ для информации о проведении пресс-конференции,
- более подробный текст news-релиза по теме пресс-конференции для сведения тех журналистов, которые будут готовить подробную и объёмную публикацию,
- список выступающих и краткий текст их выступлений,
- основные сведения о лицах, ведущих пресс-конференцию, включая их должности и полученное образование (биографии),
- дополнительные информационные материалы, фотографии, графики и диаграммы,
- мелкие рекламные образцы продукции фирмы (пластиковый мешок с логотипом фирмы, блокнот, ручка и т.п.),
- визитные карточки лиц, ведущих пресс-конференцию.
Вся пресс-конференция должна занять от 1 до 1,5 часов (максимум) и строго соответствовать времени, указанному в пригласительном билете на пресс-конференцию. На вопросы следует отвести 20-30 минут. Самое удобное время для пресс-конференции – межу 10 и 15 часами, так как крайние сроки подачи материалов журналистами в свои редакции лежат где-то за этими пределами.
Выбор места также заслуживает особого внимания, и если пресс-конференция не проводится в каком-нибудь хорошо известном журналистам месте, следует приложить подробную информацию и план с указанием проезда на автомобиле, а также обеспечить возможность удобной парковки (особенно для тележурналистов). Также нужно указать все виды городского транспорта, которыми можно воспользоваться, чтобы добраться до места проведения пресс-конференции.
Также следует подготовить отдельно 2-3 помещения для журналистов, которые пожелают получить личное интервью у лиц, проводивших пресс-конференцию; если имеется возможность, отдельная комната оборудуется для работы журналистов после окончания пресс-конференции (рабочие столы, телефоны, факсы, компьютеры и другие средства телекоммуникации).
По окончании пресс-конференции хорошо бы пригласить журналистов на ланч или чашку кофе и продолжить разговор в менее формальной обстановке.
Особое внимание следует обратить на текст и форму пригласительного письма или билета, высылаемого СМИ. В тексте должно иметься персональное приглашение конкретному журналисту и должны быть приведены все необходимые подробности, касающиеся данной пресс-конференции.
Конференция
источник: Иванова К.А. Бесценные советы для настоящего PR-менеджера. Устная коммуникация.
КОНФЕРЕНЦИЯ – собрание людей, объединяемых профессией, интересами или общими целями, собирающихся для обмена информацией и совместного обсуждения вопросов, важных для её участников. Конференция является одним из самых эффективных видов коммуникации, так как на неё собираются специалисты с разных городов и стран, привозят информацию о самых последних открытиях и идеях, предлагают свежие решения старых проблем, формулируют новые.
Важные вопросы, связанные с проведением пресс-конференции:
1. Информативность. Что мы хотим сказать и услышать на нашей конференции? Есть ли у нас то, что заинтересует нашу целевую аудиторию?
2. Адресация. Кому мы хотим это сказать и кого услышать? Приедут ли и те и другие? Почему они приедут?
3. Время. Когда это лучше всего сделать? Чьи интересы поставить на первое место: наши или целевой аудитории?
4. Место. Где проводить конференцию: в здании своей организации или в конференц-зале в центре города, за городом или на берегу тёплого моря?
5. Цель. Зачем? Почему мы хотим заняться организацией пресс-конференции? Что мы хотим получить в результате?
6. Средства. Каким образом? Как мы надеемся реализовать свои намерения и получить искомые результаты?
До начала пресс-конференции следует определить:
- цели,
- основную тему,
- средства и бюджет,
- лиц, ответственных за подготовку.
Организационный комитет состоит, как правило, из двух комиссий:
1. Программная комиссия.
- разрабатывает и утверждает программу конференции, включая пленарные и секционные заседания.
- ведёт переговоры с докладчиками всех уровней для всех дней заседаний.
- предлагает кандидата для приглашения его в качестве почётного гостя с правом выступления с первым основным докладом на открытии конференции (расходы на дорогу, его питание, проживание, развлечению ложатся на организаторов).
2. Организационная комиссия.
- определяет бюджет конференции.
- отвечает за подготовку всей печатной продукции (приглашения, программа, различный раздаточный материал).
- обеспечивает проведение конференции всеми необходимыми (по требованию докладчиков) техническими средствами.
Основная ТЕМА конференции обязательно отражается в её названии, а содержание всех докладов, указанных в программе, должно всегда работать на эту тему.
Что обеспечивает УСПЕШНОСТЬ проведения конференции?
1. Выбор актуальной темы.
2. Приглашение в качестве докладчиков известных лиц, занимающих ведущее положение в своей области; а также молодых, перспективных практиков.
3. Аудитория – правильный подбор участников конференции, точная адресация темы и содержания докладов.
4. Правильный выбор места для проведения конференции, обеспечивающего возможность использования муниципального транспорта и парковку для индивидуальных автомобилей.
5. Зал должен обеспечивать хорошую видимость и слышимость со всех мест, причём не только самого докладчика, но и всех используемых им иллюстрированных материалов, слайдов, видеофильмов.
6. Время проведения конференции (время года, утренние или вечерние часы) и строгое соблюдение регламента (начало и окончание заседаний в соответствии со временем, указанным в программе).
7. Использование современных технических средств.
СЦЕНАРИЙ презентации состоит из поминутно расписанной последовательности действий и событий, начиная с момента встречи гостей.
- Лицо, ведущее презентацию, произносит краткую вступительную речь и предоставляет слово руководителю для произнесения.
- PR-обращения, являющегося по сути дела носителем всей той информации, ради которой устраивается презентация.
- Затем следуют другие выступления,
- Ответы на вопросы,
- Закрытие официальной части,
- Неформальное общение. Происходит по личной инициативе приглашённых, может быть продолжено небольшим фуршетом в соседнем помещении.
За всем ходом презентации наблюдает ВЕДУЩИЙ, его роль заключается в соблюдении регламента всеми выступающими и обеспечении плавного перехода от одного включённого в сценарий сюжета к другому.
В процессе проведения презентации пресс-группа организации РАБОТАЕТ С ЖУРНАЛИСТАМИ, раздаёт news-релизы и печатные материалы, и при этом важно, чтобы news-релиз с точки зрения содержания практически дублировал текст PR-обращения.
Особой отличительной чертой презентации по сравнению с другими мероприятиями является так называемый “материальный” характер. На презентациях презентуется нечто осязаемое, то, что можно услышать или увидеть, а иногда и унести с собой в виде подарка.
Наиболее существенным моментом в процедуре проведения презентации является устное выступление. Лицо, выбранное для произнесения речи, должно обладать не только определёнными ораторскими способностями, но и умением убеждать и вызывать доверие и, по возможности, долей харизмы.
Непосредственно за устным обращением к присутствующим по процедуре следуют ответы на вопросы, причём со стороны организации отвечают обычно люди, ведущие соответствующий проект или продукт, а не только лицо, выступающее в роли оратора. Ответы, как правило, дают возможность более глубоко прокомментировать детали, лишь вскользь упомянуты в PR-обращении.
Пресс-тур
источник: Иванова К.А. Бесценные советы для настоящего PR-менеджера. Устная коммуникация.
ПРЕСС-ТУРОМ принято называть мероприятие, подготовленное PR-службой организации специально для журналистов, рассчитанное на достаточно продолжительное время (несколько часов, день, несколько дней) с целью получить в результате публикацию объективных журналистских материалов о своей компании в СМК.
ЦЕЛЬЮ организации пресс-тура не обязательно должно быть знакомство с деятельностью всего предприятия, для этого достаточно и довольно убедительного информационного повода. Пресс-тур следует посвящать чему-либо значительному, уже достигнутому, либо, перспективному развитию организации (района, научного направления).
Если компания приглашает журналистов, представляющих различные виды СМК, она должна обеспечить им достаточно комфортные условия работы, особенно это качается телевидения. Ведь тележурналисты везут с собой крупногабаритное оборудование, им нужна удобная парковка, не говоря уже о необходимости подключения к источникам питания во всех местах, где будет проходить съёмка. Это лишь один пример, показывающий, как тщательно должно быть продумано мероприятие, плоть до последних мелочей.
Основные элементы программы пресс-тура:
- Встреча журналистов.
- Проживание: бронирование мест в гостинице – также забота организаторов пресс-тура.
- Сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура.
- Обеспечение и проведение встреч со всеми представителями организации, чьи имена включены в программу пресс-тура.
- Питание во время пребывания журналистов на предприятии.
- Может быть предусмотрена культурная программа, если пресс-тур рассчитан на несколько дней и включает, например, поездки в отдельные филиалы или по региону.
- Заключительная встреча с руководством предприятия, ответы на вопросы.
- Отъезд.
Для PR-специалиста важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее, также с руководством определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать пояснения на каждом из объектов. PR-отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярной связи с СМК на основании имеющейся в организации базы данных СМК и регулярных контактов с ними, составляет начальный поимённый список журналистов, присутствие которых в этот день было бы желательно и полезно. Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50% журналистов, первоначально включённых в список, по разным причинам не смогут посетить организацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразив сожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее, проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу следует удовлетворить.
источник: Чумиков, Бочаров «СО»