создание и корректировка базы данных в системе управления базой данных
Цель: изучение типов данных, приобретение практических навыков создания таблиц в режиме конструктора, задания свойств полей таблиц и типов связей между ними; совершенствование навыков по вводу и редактированию таблиц и их структур; освоение приемов сортировки и фильтрации данных.
Краткие сведения
Для создания таблицы в Access следует описать ее структуру в режиме конструктора. Из представленной на рисунке 4 в режиме конструктора таблицы Поставщики видно, что описание каждого поля включает:
· Имя поля.
· Тип данных поля.
· Словесное описание.
· Свойства поля (в частности, размер и формат поля, маску ввода для упорядочивания заполнения поля, начальное значение, условие на вводимые значения, сообщения об ошибке при нарушении наложенного условия, индексированное или ключевое поле и т.д.
Поля в таблицах могут принадлежать к одному из следующих десяти типов, приведенных в таблице 3.
Таблица 3
Типы данных, обрабатываемых в Access
| Тип данных | Применение |
| 1. Текстовый | Для записи текста диной до 255 символов |
| 2. Поле МЕМО | Это поле примечания, текст длиной до 65535 символов |
| 3. Числовой | Для записи чисел одного из следующих форматов: · короткое целое размером 1 байт, диапазон хранимых значений от –128 до +127; · целое, 2 байта, диапазон от –32768 до +32767; · длинное целое, 4 байта, диапазон от –2147483648 до +2147483647; · с плавающей точкой, 4 байта; · длинное с плавающей точкой, 8 байт. |
| 4. Дата/Время | Поля для записи 100 до 9999 года, 8 байт |
| 5. Денежный | Числовые значения с точностью до 15 знаков целой части и 4 знака в дробной, 8 байт. |
Продолжение таблицы 3
| 6. Счетчик | Последовательно возрастающие на +1 значения автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу. |
| 7. Логический | Содержит одно из двух значений типа Да/Нет, Вкл/Выкл, Истина/Ложь. |
| 8. Поле объекта OLE | Для присоединенных объектов (рисунков, звука, электронных таблиц и т.д.) |
| 9. Гипперссылка | Адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в WWW, интрасети, LAN или на локальном компьютере |
| 10. Мастер подстановок | Создается поле, которое позволяет выбрать значение из другой таблицы или списка значений, 4 байта. |
При описании полей следует придерживаться следующих рекомендаций:
· если имя состоит из двух или более строк, то следует его записывать слитно, сделав первые буквы заглавными, например дата поставки ® ДатаПоставки и т.д.;
· при установки типа данных, свойства поля устанавливаются автоматически; любое изменение свойств следует проводить осмысленно;
· следует сразу установить маску ввода, обеспечивающую соответствие текстовых данных и дат определенному формату, а также заданному типу значений, вводимую в каждую позицию. Например, для поля Фамилия требуется, чтобы первая буква была заглавной. Подробнее о масках смотрите в приложении 1.
· установите поля подстановки используя мастер подстановок, это облегчит потом работу с настройкой связей между таблицами в схеме данных. Подробнее о типах связей смотрите в приложении 2.
После создания всех таблиц базы данных следует задать схему данных, т.е. связи между таблицами. Схема данных обеспечивает ссылочную целостность базы. Процесс создания связей таблиц состоит из двух частей: добавления таблиц в схему данных и собственно установление связей.
Для добавления таблиц в схему данных следует, находясь в главном окне базы данных Access нажать кнопку Схема данных на Панели инструментов.
Если при создании таблиц вы воспользовались Мастером подстановок, то перед вами откроется окно Схема данных со связанными таблицами. Вам осталось лишь добавить в готовую схему недостающие таблицы и установить параметры связи.
Для добавления таблицы следует нажать кнопку Добавление таблиц и в появившемся окне выбрать и добавить таблицу.
Установка связи между полями двух таблиц предполагает следующие действия
1. Если таблицы не связаны между собой:
· щелкните по связываемому полю одной таблицы и «перетащите» его на связываемое поле другой таблицы;
· в появившемся окне установите параметры связи, в частности флажок «Обеспечение целостности данных»; после нажатия кнопки Создать связь будет создана и отображена на схеме данных.
2. Если у связанных между собой таблиц не установлены параметры связи следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на связи и в появившемся окне Связи отметить флажком «Обеспечение целостности данных» и нажать ОК.
После создания связей, таблицы можно заполнять данными и выполнять простые операции, используя следующие кнопки на Панели инструментов:
· сортировку по возрастанию или убыванию значений поля;
· фильтрацию, т.е. отбор данных, в частности можно выделять значение и применить фильтр, изменить фильтр и удалить фильтр;
· поиск значений в выделенном поле.
Данный режим работы с таблицами обеспечивает простой просмотр, отбор и анализ данных. Для разработки же законченной информационной системы потребуется создать еще множество других необходимых объектов.
Задание для самостоятельной работы
1. Создать базу данных по индивидуальному заданию
1.1 Создать структуру таблиц в режиме конструктора.
1.2 Назначить маски ввода и установить поля подстановки.
1.3 Установить связи в окне схема данных.
1.4 Заполнить таблицы данными.
2 Отсортировать и отобрать данные.
2.1 Отсортируйте две таблицы: первую по текстовому полю в порядке возрастания, а вторую - по числовому полю в порядке убывания.
2.2 Найдите в таблице записи по полному совпадению образца поиска и замените на произвольное значение.
2.3 Установите фильтр по выделенному полю и убедиться, что его сохранились после сохранения таблицы и может быть снова применен. Затем удалите фильтр.
2.4 Установите расширенный фильтр, состоящий из двух условий отбора. Ниже приведены задания для расширенного фильтра для каждого варианта:
1. Отфильтровать товары, поставляемые двумя поставщиками не дороже некоторой суммы.
2. Отфильтровать товары двух типов дороже некоторой суммы.
3. Отфильтровать квартиры, из двух районов города не дороже некоторой суммы
4. Отфильтровать рекламу одного вида в двух разных печатных изданиях
5. Отфильтровать заявки всех претендентов за два дня на одну вакансию.
6. Отфильтровать занятость двух мастеров за один день.
7. Отфильтровать заказы по двум видам услуг, выполняемым одним сотрудником.
8. Отфильтровать сотрудников из двух отделов фирмы с одинаковыми должностями.
9. Отфильтровать два вида арендуемых помещений, площадь которых превышает некоторое число.
10. Отфильтровать марку товара, который был отгружен в течении двух дней.
11. Отфильтровать материал, который присутствуют в двух изделиях.
12. Отфильтровать выбракованные изделия, у которых одинаковая величина двух разных видов брака.
13. Отфильтровать видеокассеты двух клиентов, выданные в один день.
14. Отфильтровать поставки сырья за два дня по одному поставщику.
15. Отфильтровать сотрудников, давших два разных ответа на один вопрос анкеты.
Пример выполнения работы
Создание базы данных
Начнем создавать свое собственное приложение, что называется, с нуля. Для этого нужно создать пустой файл базы данных. Наше приложение предназначено для хранения информации о товарах и их поставщиках. Назовем это файл (и приложение) Товаровед.
Выполните команду Файл/Создать или нажмите кнопку Создать панели инструментов Access База данных. В появившейся области задач Создание файла выберите строку Новая база данных. Появляется диалоговое окно Файл новой базы данных с содержимым папки Мои документы, представленное на рисунке 11.
Рисунок 11 – Создание новой базы данных
В раскрывшемся списке Папка выберите папку, в которой будет храниться создаваемая база данных. Можете сделать это прямо в папке Мои документы.
В поле ввода Имя файла содержит имя db1.mdb, присвоенное по умолчанию. Удалите имя db1.mdb и введите новое название приложения Товаровед. Нажмите кнопку Создать. Появится окно Товаровед: база данных. По умолчанию в окне базы данных открыт список таблиц, который содержит только три ярлыка, позволяющий тремя различными способами создавать таблицы.
Важно запомнить место, где вы создали базу данных, поскольку в Access отсутствует возможность из приложения получить копию файла . Вы не можете, подобно Word или Excel выполнить команду Файл/Сохранить как… для перезаписи файла на другое место, например, на дискету. Для того, чтобы сохранить файл на дискете вам необходимо завершить работу вашей базы данных (закрыть окно базы данных) и воспользоваться возможностями ярлыка Мой компьютер.
Создание структуры таблиц в режиме конструктора
Создание структуры таблицы Поставщики
Дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется пустое окно конструктора, в котором нужно определить структуру таблицы Поставщики. В этой таблице будут содержаться сведения о поставщиках товаров: название, телефон.
Начнем определять поля таблицы Поставщики:
1. Ключевое поле
Сначала нужно позаботиться о том, чтобы в таблице было хотя бы одно поле, значения которого однозначно определяли бы каждого поставщика (было бы ключевым). Поскольку ни одно из перечисленных выше полей таким быть не может, введите специальное поле КодПоставщика и присвойте каждому поставщику уникальный код. Для этого выполните следующие действия:
Установите курсор в первую строку столбца Имя поля и введите КодПоставщика. Теперь нужно определить тип этого поля.
Переместите курсор в столбец Тип данных (по умолчанию ему присваивается тип Текстовый). Щелкните на кнопке в правой части столбца – появится список типов данных, которые могут быть использованы в таблицах Access. Выберите в списке значение Счетчик. В этом случае Access будет автоматически присваивать каждому поставщику уникальный код, значение которого на 1 больше предыдущего значения.
Обратите внимание на нижнюю часть окна. В ней на данный момент показаны присвоенные по умолчанию значения свойств поля КодПоставщика. Свойства полей не одинаковы для полей с разными типами данных, и вы убедитесь в этом, начав вводить определение для следующего поля.
2. Название поставщика
Установите курсор в столбец Имя поля на вторую строку и введите название следующего поля: Название. Тип данных оставьте Текстовый. Список свойств для типа поля Текстовый другой.
Свойство Размер поля определяет максимальное количество допустимых символов, которые можно ввести в это поле (по умолчанию 50). Для экономии памяти Вы можете ввести меньше значение символов, например 20.
Следующие несколько свойств можно не заполнять, а вот значение свойства Обязательное поле нужно изменить, сделав это поле обязательным. Тогда при вводе данных в таблицу Access всегда будет требовать ввести в это поле значение и у Вас не будет безымянных поставщиков.
Продолжаем ввод полей.
3. Телефон поставщика
Установите курсор в столбец Имя поля на третью строку и введите название следующего поля: Телефон. Тип данных оставьте Текстовый. Обратите внимание, несмотря на то, что в телефоне присутствуют только цифры ошибочно было бы присваивать этому полю числовой тип данных. Числовой тип данных присваивается только тем данным, над которыми в последствии будут производиться арифметические операции. Кроме того, при записи телефона для удобства последующего восприятия информации следует воспользоваться маской ввода. Установим свойства поля Телефон.
Свойство Размер поля определим равным 14, так как в каждый номер будет содержать помимо самого номера и код федеральной связи, а также символы-разделители.
Свойство Маска ввода установим следующим (999)999-99-99. Теперь при вводе номера телефона вы будете вводить только цифры, а все символы-разделители будут проставляться автоматически.
Прежде чем сохранить таблицу, необходимо определить в ней ключевое поле. Как мы договорились, ключевым полем в таблице Поставщики будет поле КодПоставщика. Чтобы сделать это поле ключевым, выделите его, установив курсор в любом месте строки описания поля, затем найдите на панели инструментов кнопку с изображением ключика и щелкните по ней. Поле КодПоставщика помечается специальным значком – ключ в поле выделения в левой части окна как показано на рисунке 12.
 |
Рисунок 12 – Таблица Поставщики в режиме конструктора
 |
Таблица создана, и можно закрыть окно конструктора. Для этого нажмите кнопку закрытия окна. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы? ответьте Да. В окне Сохранение (рисунок 8) в поле Имя таблицы введите имя создаваемой таблицы Поставщики и нажмите кнопку ОК. На структура таблицы Поставщики представлена на рисунке 13.
Рисунок 13 – Сохранение таблицы
Создадим вторую таблицу Товары, которая будет связана с таблицей Поставщики
Создание структуры таблицы Товары
По аналогии с созданием таблицы Поставщики откройте новое окно конструктора для определения структуры таблицы Товары. В этой таблице будут содержаться сведения о товарах: Марка, Цена, Поставщик. Начнем определять поля таблицы Товары.
1. Ключевое поле
По аналогии введите специальное поле КодТовара, для чего установите курсор в первую строку столбца Имя поля и введите КодТовара. В столбце Тип данных выберите в списке значение Счетчик.
Определите сразу же ключевое поле. Для этого пометьте поле КодТовара специальным значком – ключ в поле выделения в левой части окна по аналогии с предыдущей таблицей.
2. Марка товара
Установите курсор в столбец Имя поля на вторую строку и введите название следующего поля: Товар. В столбце Тип данных выберите в списке значение Текстовый.
3. Цена товара
Установите курсор в столбец Имя поля на третью строку и введите название следующего поля: Цена. В столбце Тип данных выберите в списке значение Денежный.
Свойство Формат поля установите Денежный, а свойство Число десятичных знаков равным 2.
3. Поставщик товара
Теперь нам необходимо указать поставщика данного товара. Так как все сведения о всех поставщиках хранятся в отдельной специальной таблице Поставщики, то нет необходимости дублировать их заново в таблице Товары. Наша задача сослаться на конкретного поставщика, указав в таблице Товары его уникальный код - КодПоставщика. Теперь вместо поля Поставщик мы вводим поле КодПоставщика и заполняем его значениями соответствующих кодов, взятых из таблицы Поставщики. Таким образом мы связываем две таблицы, объединяя их для получения более полной информации. Однако, для связывания таблиц большое значение имеет понятие соответствие данных: чтобы связать две таблицы, объединяемые поля должны иметь соответствующие типы данных. В связи с особенностями типа Счетчик возникают сложности. Поскольку значения поля типа Счетчик присваивается автоматически, вы не можете создать связь, объединяющую два поля типа Счетчик. Если бы это было возможно, Access пытался бы присвоить каждому из полей свое значение, что вызвало бы нескончаемый конфликт. Для разрешения данного противоречия следует использовать соответствующий (но не обязательно одинаковый!) тип данных. Единственный тип данных, соответствующий типу Счетчик – Числовой, размером Длинное целое.
Установите курсор в столбец Имя поля на четвертую строку и введите название следующего поля: КодПоставщика. В столбце Тип данных выберите в списке значение Числовой.
Свойство Размер поля установите Длинное целое и введите значение свойства Подпись – Поставщик.
Для облегчения заполнения поля КодПоставщика следует воспользоваться Столбцом постановки, который позволяет при вводе данных выбирать в списке не коды, а кодируемые значения, а при отображении тоже показываются не коды, а кодируемые значения.
Однако, прежде чем запускать Мастер подстановок следует сохраните таблицу, нажав на панели инструментов кнопку Сохранить. В окне Сохранить как в поле имя таблицы введите имя создаваемой таблицы Товары и нажмите кнопку ОК.
 |
Вернемся к подстановке для поля КодПоставщика. Для этого в столбце Тип данных поля КодПоставщика выберите в списке значений Мастер подстановок как показано на рисунке 14.
Рисунок 14 – Вызов мастера подстановки
В диалоговом окне Мастер подстановок по умолчанию установлен переключатель Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. Это именно то, что нам нужно, т.к. в данном случае мы должны использовать данные из таблицы Поставщики. Нажмите кнопку Далее.
Выделите на следующем шаге таблицу, из которой вы будете использовать данные. В нашем примере выбор показан на рисунке 15 и нажмите кнопку Далее.
 |
Рисунок 15 – Выбор источника
В списке Доступные поля выводятся все поля таблицы Поставщики. Переместите те поля, которые вы хотите выбирать при вводе и последующем отображении. В данном случае следует выделить поле Название и нажать кнопку с одинарной стрелкой. Поле Название переместиться в область Выбранные поля как показано на рисунке 16, затем нажмите кнопку Далее.
Рисунок 16 – Выбранные поля столбца подстановок
Теперь столбец подстановки, представленный на рисунке 17, виден так, как он будет отображаться в раскрывающемся списке.
Рисунок 17 – Задание ширины столбца подстановки
Столбец КодПоставщика скрыт, так как по умолчанию установлен флажок Скрыть ключевой столбец. Ширину столбца можно отрегулировать, перемещая мышью границы столбцов. Установив нужную ширину столбцов нажмите кнопку Далее.
В последнем диалоговом окне нажмите кнопку Готово. После этого Access автоматически создает связь между таблицами Поставщики и Товары.
Ответьте утвердительно на вопрос о сохранении таблицы и раскройте вкладку подстановка в нижней части окна конструктора, как показано на рисунке 18.
Рисунок 18 – Свойства поля подстановки в окне конструктора таблиц
Эта вкладка содержит список свойств, которые определяют столбец подстановки:
· Тип элемента управления – определяет вид поля: обычное поле, список или поле со списком. В данном случае это Поле со списком.
· Тип источника строк – может принимать три значения: Таблица или запрос, Список значений и Список полей. В данном случае источником строк для поля подстановки будет запрос.
· Источник строк – определяет источник данных, который в данном случае представляет собой инструкцию языка SQL, отбирающую записи из таблицы Поставщики.
· Присоединенный столбец – определяет номер столбца в раскрывающемся списке, значение из которого должно записываться в поле подстановки. В нашем случае это первый столбец, содержащий КодПоставщика.
· Число столбцов – определяет число выводимых столбцов в раскрывающемся списке. В нашем примере их два.
· Заглавия столбцов – определяет будут ли выводиться заглавия столбцов.
· Ширина столбцов – определяет ширину столбцов списка. Обратите внимание, что для первого столбца указана ширина 0см – именно поэтому он и не будет отображаться.
· Число строк списка – определяет максимальное число строк в списке. Если количество элементов списка превысит указанное число строк, в списке появляется полоса прокрутки.
· Ширина списка – определяет ширину раскрывающегося списка.
· Ограничиться списком – определяет, могут ли вводиться в поле значения, не являющиеся элементами списка. В нашем случае для обеспечения целостности и непротиворечивости данных мы ограничиваемся справочником, поэтому устанавливаем - Да.
Закройте таблицу Товары. Теперь, когда таблицы созданы, нужно установить связи между ними.
Связывание таблиц
Связи между таблицами создаются, удаляются и наглядно изображаются в окне Схема данных. Чтобы открыть окно схемы данных, выполните команду Сервис/Схема данных или нажмите кнопку на панели инструментов.
Откроется окно Схема данных в виде списков полей каждой таблицы. Между этими таблицами установлена связь один-ко-многим, созданная мастером подстановок. Связь изображается линией, соединяющей таблицы (рисунок 19).
 |
Рисунок 19 – Схема данных после работы мастера подстановок
Линия соединяет поля КодПоставщика обеих таблиц. Вам осталось лишь настроить эту связь.
 |
Щелкните дважды левой кнопкой мыши на линии, соединяющей таблицы. Появится диалоговое окно Изменение связей. В первой строке таблицы отображаются связанные поля. Установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, как показано на рисунке 20.
Рисунок 20 – Настройка связей в окне Схема данных
Нажмите кнопку ОК (окно Изменение связей закроется). В окне Схема данных на линии, соединяющей две таблицы, появится на стороне «один» значок 1, а на стороне «многие» - ¥ (рисунок 21).
Рисунок 21 – Настроенные связи в окне Схема данных
На схеме данных все таблицы легко перемещаются мышью, если схватить заголовок и потянуть. Размеры таблиц также можно менять стандартным образом, потянув за границу.
Ввод данных
Существует несколько способов ввода данных в таблицы:
· ввод записей в режиме таблицы;
· ввод данных с помощью форм;
· копирование данных из других таблиц;
· импорт данных из внешних файлов;
· присоединение внешних таблиц.
Режим таблицы обеспечивает простой и быстрый способ ввода данных в таблицу, однако он удобен только в случае небольших таблиц, когда большинство полей видно на экране и количество записей невелико.
Для освоения работы режима таблицы заполним данными созданные таблицы. Но прежде обратите внимание – таблицы следует заполнять строго по записям ( т.е по строкам таблицы). Для перехода между полями одной записи нажимайте клавишу ТАВ или Enter. Для перехода в начало следующей записи используйте ¯ и затем Home.
Итак, дважды щелкните на таблице Поставщики, чтобы открыть ее в режиме таблицы.
В поле типа Счетчик ввод данных запрещен, поэтому перейдите в следующее поле, нажав клавишу ТАБ. Введите название поставщика. Если попробовать перейти на следующую строку, например, нажав клавишу ¯, то на экране появится сообщение: Поле Поставщики.Название не может содержать значение Null, так как свойство обязательное поле этого поля имеет значение Да. Введите значение в это поле. Это отработала одна из проверок правильности ввода записи в таблицу, так как именно при переходе на следующую запись Access выполняет сохранение записи в таблице. Введите значение в поле Название.
При переходе на следующее поле – Номер телефона, появится маска ввода, заданная для поля Телефон, как показано на рисунке 22.
Рисунок 22 – Ввод данных о поставщиках в режиме таблицы
Введите цифры в те позиции, которые обозначены символом подчеркивания в поле Телефон.
Закончив ввод записи, перейдите на следующую строку. Если вы вводили данные в последнее поле записи, для этого достаточно тоже нажать клавишу ТАВ. Именно при этом переходе произойдет сохранение записи в базе данных. Таким образом мы проверили как работают механизмы, заданные при определении структуры таблицы.
Закройте таблицу Поставщики, щелкнув на кнопке ´, и откройте таблицу Товары.
Аналогично, минуя поле Счетчик, заполните поля Товар и Цена. При заполнении поля Цена введите запятую для разделителя десятичных знаков; ‘р.’ или ‘руб.‘ вводить не следует, так как Access припишет их автоматически ввиду того, что для этого поля установлен тип Денежный.
 |
Для следующего поля у нас определен столбец подстановок, поэтому, как только курсор попадает в это поле, справа появляется кнопка со стрелкой. Нажмите ее и в раскрывшемся списке поставщиков выберите нужного как показано на рисунке 23. Выбранное значение отображается в поле Поставщик, а в области выделения записи слева появился значок (карандаш), который означает, что запись редактируется. Одновременно появилось значение в поле КодПоставщика – это отработал счетчик.
Рисунок 23 - Ввод данных о товарах в режиме таблицы
Обратите внимание, что в нашем случае раскрывшийся список содержит только одного поставщика. Это связано с тем, что на данном этапе таблица Поставщики содержит только одну запись. Для того чтобы продолжить ввод данных в таблицу Товары необходимо, прежде всего, полностью заполнить все таблицы, связанные на стороне отношения «один», в нашем примере это таблица Поставщики.
Редактирование записи
Чтобы отредактировать существующую запись, достаточно поместить указатель на поле, данные в котором необходимо изменить, ввести новые данные и нажать клавишу ТАВ для перехода на следующее поле. Окончательно данные в запсиси будут изменены только после перехода на следующую или любую другую запись. До тех пор, пока работа выполняется на одной записью, все изменения можно отменить нажав клавишу Esc.
Удаление записи
Чтобы удалить записи, нужно сначала выделить их, а затем нажать клавишу Delete. При этом Access запрашивает подтверждение, чтобы предотвратить случайное удаление.
Записи удаляются без труда из тех таблиц, которые не имеют еще связанных записей в подчиненных таблицах. Например, можно удалить новую запись из таблицы Товары. Однако, если вы попробуете удалить запись о поставщике в таблице Поставщике, который поставляет хотя бы один товар (имеется запись в таблице Товары), Access не позволит этого сделать. Чтобы удалить записи из главной таблицы, нужно сначала удалить все связанные с ней записи в подчиненной таблице. Если только при определении связи между таблицами не был установлен флажок каскадного удаления записей. Если же флажок каскадного удаления установлен, то удаляться будет запись в главной таблице и все связанные с ней записи в подчиненной таблице.
Поиск и сортировка данных
Для приобретения навыков по данному разделу вам понадобится открыть файл Борей.mdb, находящийся
C:\Programs Files\Microsoft Office\Office\Samples\Борей.mdb
Сортировка
Откройте таблицу Поставщики в режиме таблицы. Щелкните на любой строке поля Название и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию 
на панели инструментов. Таблица будет отсортирована по поставщикам в порядке алфавита, причем сначала следуют английские названия, а затем все русские.
Щелкните на любой строке столбца Индекс и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию . Не удивляйтесь полученному результату. Числовые индексы отсортировались как строки символов, потому что данному полю приписан тип Текстовый.
Закройте таблицу Поставщики и откройте таблицу Товары. Щелкните на любой строке поля Цена и нажмите кнопку Сортировка по убыванию 
. Все записи в таблице выстроились в порядке убывания цены товара.
Поиск записи
Например, в таблице Сотрудники в поле Должность найти и заменить Представитель на Специалист.
Откройте таблицу Сотрудники и щелкните в любой строке столбца Должность. Нажмите на панели инструментов кнопку Найти 
и в появившемся диалоговом окне (рисунок 24) Поиск и замена на вкладке Поиск в поле Образец введите значение, которое вы хотите найти, в нашем примере – Представитель.
Рисунок 24 – Окно диалога Поиск и замена
Остальные поля на этой вкладке позволяют определить различные типы поиска. Затем раскройте вкладку замена (она аналогична вкладке Поиск) и введите в поле Заменить на новое значение Специалист и нажмите кнопку Заменить. В результате найденное значение будет заменено и сразу же выделяется следующее значение. При необходимости заменить все вхождения найденной строки в записях таблицы нужно нажать кнопку Заменить все.
Закройте диалоговое окно Поиск и замена.
Фильтрация записей
Предположим, что нам необходима информация о заказах, оформленных одним сотрудником, например, Дарьей Вороновой. Условием отбора будет значение «Воронова, Дарья» поля Сотрудник таблицы Заказы.
Откройте таблицу Заказы в режиме таблицы. Щелкните на любой ячейке поля Сотрудник, содержащей значение «Воронова, Дарья» и нажмите на панели инструментов кнопку Фильтр по выделенному 
. В результате все записи, имеющие в поле Сотрудник значение «Воронова, Дарья», отобразятся на экране, а остальные будут скрыты. Область управления внизу окна таблицы сообщает, что записи отфильтрованы. Чтобы удалить фильтр нажмите кнопку Удалить фильтр 
.
Расширенный фильтр
Данный фильтр является более мощным средством сравнения по сравнению с Фильтром по выделенному. В нем вы можете устанавливать критерии И и ИЛИ, а также использовать выражения.
При использовании критерия И необходимо, чтобы выполнялись все заданные условия сравнения. Например, отобразить записи о кондитерских изделиях не дороже 500 рублей.
Откройте таблицу Товары и нажмите кнопку Изменить фильтр 
на панели инструментов.
Для задания критерия И необходимо, чтобы все условия сравнения размещались в одной и той же строке. Поэтому в открывшемся окне диалога (рисунок 25) в поле Тип нажмите кнопку раскрытия списка и выберите значение Кондитерские изделия.
Рисунок 25 – Расширенный фильтр И
Выбранное значение появится в строке ввода. Перейдите в поле Цена и введите <=500. Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Вы получите требуемые записи.
При использовании критерия ИЛИ необходимо, чтобы выполнялось хотя бы одно из условий сравнения. Например, отобразить данные о кондитерских изделиях и фруктах.
Нажмите на панели инструментов Применение фильтра. Так как появившееся окно уже содержит некоторые записи, нажмите на панели инструментов кнопку Очистить бланк 
. Все условие отбора, которые могли остаться от предыдущего фильтра будут удалены.
Выберите вкладку 
в нижней части окна. В поле Тип щелкните на стрелке вниз и выберите значение «Кондитерских изделия». В нижней части окна перейдите на вкладку 
. В поле Тип щелкните на стрелке вниз и выберите значение «Фрукты». Еще одна вкладка Или была автоматически добавлена на случай добавления еще одного ИЛИ-условия к нашему фильтру (рисунок 26). На панели инструментов нажмите кнопку Применение фильтра .
Рисунок 26 - Расширенный фильтр ИЛИ
Печать в режиме таблицы
Для создания простой распечатки таблицы нажмите на панели инструментов кнопку Предварительный просмотр. Появится окно предварительного просмотра, и вы увидите, как будет выглядеть таблица в печатном виде. Настройте ширину столбцов и нажмите кнопку Печать.
Содержание отчета
1. Тема работы.
2. Цель работы.
3. Задание к работе.
4. Структура таблиц.
5. Распечатка таблиц базы данных.
6. Печать таблицы, содержащей применение расширенного фильтра.
Контрольные вопросы
1. Как изменить структуру уже созданной таблицы?
2. Что означает запись (Счетчик) в поле КодСотрудника?
3. Как узнать какая запись является текущей в базе данных?
4. Что такое поле подстановки?
5. Как сохранить изменения сделанные в записи?
6. Как удалить запись?
7. Почему вместо связи типа «один-ко-многим» Access определяет тип связи «один-к-одному»?
8. Какую кнопку на панели инструментов вы должны нажать, для поиска определенной записи?
9. Какая кнопка на панели инструментов позволяет провести сортировку по убыванию?
10. Как увеличить изображение в окне предварительного просмотра?
11. Как убрать примененный фильтр после сохранения таблицы?
12. Как скопировать базу данных с жесткого диска компьютера на дискету?
Библиографический список
1. Боровиков В.В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В.В. Боровиков – СОЛОН-Р, 2002. – 560 с.
2. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация/ Т.С. Карпова – СПб.:Питер, 2001.-304 с.: ил.
3. Горев А. Эффективная работа с СУБД/ А. Горев, Р. Ахаян, С. Макашарипов– СПб.:Питер, 1997. – 704 с.: ил.
4. Дворжецкий А.В. SQL: Structured Query Language (Структурированный язык запросов)./ А.В. Дворжецкий – М.: Познавательная книга плюс, 2001. – 416 с.
5. Дубнов П.Ю. Access 2000. Проектирование баз данных./ П.Ю. Дубнов– М.:ДМК, 2000. – 272 с.:ил.
6. Куправа Т.А. Самоучитель Access 97/2000./ Т.А. Куправа – СПб: Наука и Техника, 2001. – 144 с.: ил.
7. Науменко В.И. Базы данных на предприятиях сервиса: Пособие/ В.И. Науменко– Шахты: Издательство ЮРГУЭС, 2004. – 96 с.
8. Савицкий Н.И. Технологии организации, хранения и обработки данных: Учеб.пособие./ Н.И. Савицкий – М.: ИНФРА-М, 2001. – 232 с.
9. Символоков Л.В. Решение бизнес-задач в Microsoft Office / Л.В. Символоков– М.: ЗАО «Издательство БИНОМ, 2001 г. – 512 с.: ил.
10. Харитонова И.А. Самоучитель: Office Access 2003. / И.А. Харитонова – СПб.: Питер, 2004. – 464 с.: ил.
11. Шарикова Т.В. Создание баз данных с использованием СУБД ACCESS 2000: Пособие / Т.В. Шарикова. – Шахты: Издательство ЮРГУЭС, 2004. – 35с.
Приложение 1 «Синтаксис масок ввода»
В приведенной ниже таблице указано, как Microsoft Access интерпретирует знаки, содержащиеся в свойстве Маска ввода (InputMask). Чтобы включить в маску текстовые константы, отличные от представленных в таблице, в том числе знаки и пробелы, следует просто ввести их в нужную позицию. Чтобы включить один из следующих знаков в качестве текстовой константы, необходимо перед ним ввести знак обратной косой черты (\).
| Знак | Описание |
| Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; знаки плюс [+] и минус [-] не допускаются). | |
| Цифра или пробел (ввод не обязателен; знаки плюс и минус не допускаются). | |
| # | Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые знаки преобразуются в пробелы, допускаются знаки плюс и минус). |
| L | Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен). |
| ? | Буква (от A до Z или от А до Я, ввод не обязателен). |
| A | Буква или цифра (ввод обязателен). |
| a | Буква или цифра (ввод необязателен). |
| & | Любой знак или пробел (ввод обязателен). |
| C | Любой знак или пробел (ввод необязателен). |
| . , : ; - / | Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений дат и времени. (Отображаемый знак зависит от настроек языка и стандартов на панели управления Microsoft Windows.) |
| < | Указывает перевод всех следующих знаков на нижний регистр. |
| > | Указывает перевод всех следующих знаков на верхний регистр. |
| ! | Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Заполнение маски знаками всегда происходит слева направо. Восклицательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию. |
| \ | Указывает ввод любого следующего знака в качестве текстовой константы. Используется для отображения всех перечисленных в данной таблице знаков как текстовых констант (например, \A выводится как знак «A»). |
| Пароль | Значение Пароль, заданное для свойства Маска ввода (InputMask), создает поле для ввода пароля. Любой знак, введенный в поле, сохраняется как знак, но отображается как звездочка (*). |
В приведенной ниже таблице указаны описания некоторых масок ввода и примеры значений, которые в них могут быть введены.
| Описание маски ввода | Примеры значений |
| (000) 000-0000 | (206) 555-0248 |
| (999) 999-9999! | (206) 555-0248 ( ) 555-0248 |
| (000) AAA-AAAA | (206) 555-TELE |
| #999 | -20 |
| >L????L?000L0 | GREENGR339М3 МАЙ Р 452Ю7 |
| >L0L 0L0 | Т2Ф 8М4 |
| 00000-9999 | 98115- 98115-3007 |
| >L<?????????????? | Мария Иван |
| ISBN 0-&&&&&&&&&-0 | ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5 |
| >LL00000- | DB51392-0493 |
Приложение 2 «тИПЫ связИ»
После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания сотрудников с заказами, за которые они отвечают, следует создать между полями «КодСотрудника».
Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.
Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.
Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.
При отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, можно создать таблицу для отслеживания участия сотрудников в благотворительных спортивных мероприятиях. Каждому игроку в таблице «Футболисты» должна соответствовать одна запись в таблице «Сотрудники».
Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. Например, Один поставщик может поставлять несколько товаров, но у каждого товара может быть только один поставщи
При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей. Например, отношение «многие-ко-многим» между таблицами «Заказы» и «Товары» определяется путем создания двух отношений «один-ко-многим» с таблицей «Заказано». В одном заказе может быть много товаров, а каждый товар может появляться в нескольких заказах