АКТ ПРОГОЛОШЕННЯ НЕЗАЛЕЖНОСТІ УКРАЇНИ

Виходячи із смертельної небезпеки, яка нависла була над Україною в зв'язку з державним переворотом в СРСР 19 серпня 1991 року,

— продовжуючи тисячолітню традицію державотворення в Україні,

— виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими доку­ментами,

— здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, Верховна Рада Української Радянської Соціалістич­ної Республіки урочисто

ПРОГОЛОШУЄ

НЕЗАЛЕЖНІСТЬ УКРАЇНИ та створення самостійної укра­їнської держави — УКРАЇНИ.

Територія України є неподільною і недоторканною,

Віднині на території України мають чинність виключно Конституція і закони України.

Цей акт набирає чинності з моменту його схвалення.

24 серпня 1991 року Верховна Рада України

1.6. Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єк­тивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафік­сованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по­рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу1.

1 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732 — 94. — Чинний з 01.07.95.


Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відо­мостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підпри­ємств найчастіше використовують текстові документи, ін­формація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті: службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; особисті документи створюють окремі особи поза сфе­рою їх службової діяльності;

місцем виникнення— внутрішні та зовнішні: внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договір­ні, щодо особового складу;

напрямкам — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестан­дартні):

стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо ви­значеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

індивідуальні документи створюються в кожному кон­кретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);


строками виконання — звичайні безстрокові, термінові
й дуже термінові:

звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в по­рядку загальної черги;

термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за спосо­бом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, пе-редання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом; дуже термінові—документи з позначенням «дуже термі­ново»;

ступенем гласності—секретні й несекретні (для служ­бового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відпо­відальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки: оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

копія — це точне відтворення оригіналу. На копії до­кумента обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі пра­воруч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу; за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг); якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівно­цінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені меха­нічним способом;


Носієм інформації — оформлені на папері, диску, фото­плівці, магнітній стрічці, перфострічці. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Документування управлінської діяльності полягає у фік­сації за встановленими правилами на паперових або магніт­них носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Формуляр документа

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідов­ності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організа­ційно-розпорядчих документах:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації, підприємства за Україн­ським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

7. Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.


9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

 

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; розписка вико­навця про одержання документа; хід виконання; додатки.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовж­нім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах доку­ментів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зруч­ними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкар­ським або іншим способом виготовляють бланки, які містять


трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої вла­ди, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обо­в'язковим додержанням таких правил:

— встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів доку­ментів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

— реквізити заголовка розміщуються центрованим (по­чаток і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

— бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Бланк— це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки за­повнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст— це дослівне відтворення постій­ної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів під­вищує культуру ділового спілкування, надає інформації офі­ційного характеру.