Етикет ділового листування

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

План

1. Службові листи.

2. Прес-реліз, стаття.

3. Анотація.

4. Рецензія, відгук, висновок.

5. Реферат, тези.

6. Адреса, телеграма, телефонограма,
факс.

7. Довідка.

8. Службові записки.

9. Протокол, витяг з протоколу,

 

10. Звіт, план.

11. Оголошення, повідомлення про захід,


Дидактична мета:

> засвоєння головних ознак довідково-інформаційних документів та етикету ділового спілкування;

> оволодіння уміннями і навичками складання, напи­сання та оформлення довідково-інформаційної доку­ментації, навичками комунікативно виправданого ви­користання засобів мови в різних життєвих ситуаціях;

> удосконалення орфографічних та пунктуаційних на­вичок, необхідних для правильного укладання довід­ково-інформаційних документів.

> виховання ввічливості, коректності, делікатності та доброзичливості.

Учні повинні знати:

> ознаки та правила оформлення довідково-інформацій­них документів;

> етикет службового листування, особливості оформ­лення різних типів листів, типові мовні звороти, якими можна послуговуватися під час складання службових листів;

> нові вимоги щодо оформлення адреси;

> особливості складання прес-релізу, телеграма, теле­фонограми, повідомлення електронною поштою, оформлення службових записок, довідки;

> групи протоколів, вимоги до його тексту, правила оформлення витягу з протоколу;

> призначення, особливості складання анотації, рецен­зії, відгуку, висновку, реферату й звіту;

> структуру оголошення, повідомлення про захід;

> ознаки синонімів, паронімів та їх місце у діловому мовленні;

> подвоєння, спрощення в групах приголосних, право­пис префіксів, правопис слів іншомовного походжен­ня, зміни приголосних при словотворенні, особливості


відмінювання іменників II відміни, правопис складних іменників;

> розділові знаки при відокремлених та уточнювальних
членах речення, при звертаннях, при вставних та
вставлених компонентах.

Учні повинні вміти:

> складати й редагувати службові листи, прес-реліз, те­леграми, телефонограми, повідомлення електронною поштою, службові записки, довідку, протокол, витяг з протоколу, анотацію, рецензію, відгук, висновок, ре­ферат, звіт, оголошення, повідомлення про захід;

> правильно вживати слова іншомовного походження, оформляти документи відповідно до орфографічних та пунктуаційних правил.

Список рекомендованої літератури

1. Глущик С, В., Дияк О. В., Шевчук С. В, Сучасні ділові папе­ри. — К.: А.С.К., 2002. — С. 79—142.

2. Шевчук С. В. Службове листування: Довідник. — К.: Літера ЛТД, 1999. — 108 с.

3. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. — К.: Літера ЛТД, 2003. — С. 105—327.

4. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. — К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1998. — С. 31—52, 368—444. — (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і діловодство).

5. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 2-ге вид., допов. — X.: Торсінг, 2002. — С. 77—115.

6. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — К.: Либідь, 2000. — С. 35—67.


ТЕОРЕТИЧНИЙ БЛОК

Службові листи

Класифікація листів

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встанов­лення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх—пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адре­сата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звернення;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи - вимоги

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- листи-попередження;

- листи-нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.


За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

З 1 2 Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чисто­му аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою органі­зації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Від­творюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазнача­ється у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкува­ти машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна ад­реси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташову­ють у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого сло­
весно-цифровим способом (24 серпня 2002 р,). На бланках
дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному
для цього місці, Якщо лист написаний не на бланку, то дату
вказують під текстом зліва,


9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи під­приємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Напри­клад:

Видавництво «Освіта»

Коваленку С. М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду пода­ють у давальному відмінку, а назву установи — у родовому. Наприклад:

Директорові Київського професійно-технічного училища №17 Токарчуку К. П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізви­ща та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:

Директорові загальноосвітньої

середньої школи № 4

Директорові Науково-методичного центру

професійно-технічної освіти

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. На­приклад:

Начальникові Департаменту розвитку дошкільної

загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В. П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову ад­ресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут

удосконалення вчителів імені Б. Грінченка

Відділ кадрів

Васильченку Ф, К.


02152, Київ-52, вул. П. Тичини, 17

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, під­розділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адре­су — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті
або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють
так:

Додаток: на 2 арк. у 1 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх
слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному
з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

12. Підписує службовий лист переважно керівник уста­
нови (організації, підприємства), його заступник чи керівник
структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку
установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище
особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Наприклад:

Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко

Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук


Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор професійно-
технічного училища № 9 (підпис) С. В. Фесенко

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропону­ють під час написання листа дотримуватися таких правил1:

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загаль­ноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звер­тання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звер­тання:

Шановний (ім 'я та по батькові)!

Шановний пане/пані... !

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане... !

Примітка. Слово пан в українській мові вживається щонайменше сім століть і в етикетному сенсі не має ніякої семантичної дотичності до слова пан в розумінні приналежності до привілейованих класів. Позаяк воно засвідчує пошану до адресата. В офіційних документах форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити чи писати пан Михайло Петрович, пані Ольга Степанівна або звертатися пане Миколо Івановичу, пані Катерино Василівно є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям.

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вка­зувати його професію:

Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре!

1 Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. — К.: Довіра; УНВУ «Рідна мова», 1997. — С. 303—321.


Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так; Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звер­тання до служителів церкви: Всечесніший Отче Михайле! Всесвітліший Отче! Високопреподобний Отче! Ваше Блаженство! Блаженніший і дорогий Митрополите! Високопреосвященний Владико Митрополите! Ваша Святосте (до Патріарха)!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксана Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують зна­ком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність 'звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

^I:^Щ^е^ажливо ретельно^^ обміркуштнлючагкрву фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має "переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист — відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдяч­ність.

Висловлюємо свою найщиршу^ячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекоменда­ціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...


Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви... Дозвольте висловити свою вдячність... Вдячні Вам за запрошення... Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по­чатковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відпо-віді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості по­відомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомченням про... і щиро Вам вдячні...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є по­силання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь^ на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №.... що був підписаний між нашими установами,...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата),...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу Укра­їни, розділу... статті №...

Згідно злашою домовленісггтЛіядсилаємо Вам, „

На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підпри­ємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомт^ущлщю,,.

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...


Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...

Просимо надіслати зауваження та доповнення до про­екту угоди про...

Просимо прийняти замовлення...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затри­малися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали доку­ментацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачи­тися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адреса­ту. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що ста­лося...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно викона­ти Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася.:.'

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вка­зати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи вико­нання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважасма.за£вій обом.'мзок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам...

Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних на­слідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:


Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті за­побіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він про­довжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв 'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали опла­ченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад ад­ресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформу­люйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з ряду причин...

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не мо­жемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, напра­вити)...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

На жаль, змушені повідомити Вам, що...

Дозвольте повідомити Вам, що..

Раді повідомити Вам, що...

Цим листом повідомляємо, що...


\ III.3$ибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за до­помогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» — найужи­ваніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для...

Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну під­тримку...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...

Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

Ще раз дякую за виявлену мені честь...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо; що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите забор­гованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі спів­працюватимемо на попередніх умовах.

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим пред­ставником — ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, щомиробимо всеможливе для завершення...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Наприкінці листа можна висловити сподівання: 152


Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбут­ньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацю­вати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції най­ближчим часом і повідомите нам про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у при­годі.

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову під­тримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнер­ства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть мар­ними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде на­года зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати...

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:


Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в
листах уживаються такі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З удячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Залишаємося з пошаною

З щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можли­вий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід по­
дбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях,
адже навіть незначне недотримання правил призведе до спо­
творення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі спри­ятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяль­ність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто вико­ристовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм ди­зайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше, ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викла­
дати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся
запропонована інформація буде доречною.


Дотримання правил етикету листування є свідченням ва­шої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Ш Зразок листа:

Київська загальноосвітня Ректорові Національного

школа № 25 педагогічного

03151, Київ-51 університету імені

вуп, Вінницька, 10 М. Драгоманова

тел. 245-98-49 04026, Київ-26,

17.09.2002 № 34-18/56 вул. Пирогова, 9

тел. 235-30-17

Просимо Вас направити кращих студентів-магістрїв при­родничо-географічного факультету (2 особи) в школу для роботи на місці вчителя хімії та біології.

Оплату студентам гарантуємо. Наш розрахунковий ра­хунок №124646512/218514 в Укрінбанку М.Києва, МФО 167894.

Директор школи (підпис) О. Т. ісаєнко

Головний бухгалтер (підпис) Я В. Лісовенко

Печатка

Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській ма­шинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Дня зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 16—19 мм.

Нумерація сторінок.У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.


Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін напи­сання відповіді адресатові залежно від змісту листа'.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгля­ду, слід упродовж трьох днів повідомити, шо лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з мо­менту отримання повідомлення про певну врочистість,

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сум­ної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмін­но заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Різні типи листів

Й Лист-повідомлення— це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба поінформувати про зміну адреси чи назви уста­нови (фірми, організації), відкриття філії, початок вироб­ництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі. Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажи­ти їх... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

1 Корніят Ольга. Мистецтво ґречності. — К.: Либідь, 1995. — С. 39. 156


Вельмишановний пане... !

Щиро вдячні Вам за листа від... (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.

Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визна­чити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виго­товити і постачити цю продукцію впродовж; найближчих... місяців.

Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримав­ши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.

Очікуємо на швидку відповідь.

З щирою пошаною...

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Ва­шої фірми.

З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо Вам, що учень 11-Б класу... (прізвище та ініціали), який брав участь у другому етапі Третього між­народного конкурсу з української мови імені Петра Яцика, зайняв перше місце й нагороджений дипломом 1-го ступеня.

З повагою

Президент Освітньої фундації

імені Петра Яцика Надія Яцик

Президент Ліги

українських меценатів Володимир Загорій

Шановні добродії! З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного ко­легу, пана... (ім 'я і прізвище) з... (дата) призначено директо­ром Професійно-технічного училища № 4.


Маємо надію, що призначення пана... (ім'я) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній співпраці між: нашими установами.

З повагою і найкращими побажаннями...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1.Повідомляємо Вам, що ... (дата) ми відкриваємо нову школу-ліцей в ...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про від­криття нового профтехучилища в ...

3. Ми хочемо повідомити Вас про відкриття нової гімназії в... і сподіваємося, що найближчим часом Ви відвідаєте нас.

4. З радістю повідомляємо про відкриття нашої нової загальноосвітньої школи в ...

5. Повідомляємо, що відкриття школи-ліцею відбу­деться ... (дата).

6.... (дата) ми відкриваємо нове училище в ... Запро­шуємо до співробітництва.

7. Щиро розраховуємо на початок діалогу між нашими установами.

8. Сподіваємося, що деякі із запропонованих товарів за­цікавлять Вас.

9. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реор­ганізували нашу школу в ліцей.

у10. Ми хочемо повідомити Вас про деякі зміни, що сталися у структурі нашого профтехучилища.

11. Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщен­ня. Наша нова адреса:...

12. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої про­позиції за адресою: ...

- 13. Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно краще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.

14. Просимо записати новий номер нашого телефону (факсу): ...

15. Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер: ...

16. Хочемо повідомити, що ми встановили факс. Наш но­мер: ...


 

17. Віднедавна у нас з'явився додатковий телефонний но­мер. Ви можете зателефонувати нам за номерами:...

18. Міністерство освіти і науки повідомляє Вам, що ди­ректором школи призначено пана ...

19. З радістю повідомляємо, що презентація виробів на­шого профтехучилища відбудеться в ...

20. Хочемо скористатися нагодою і запросити Вас на нашу виставку, що відбудеться ...

21. На шкільному ярмарку в ... у нас буде власна експо­зиція.

22. Повідомляємо, що з... по... у нашій новій виставковій залі відбудеться показ найкращих робіт...

23. У приміщенні... з ... по ... буде влаштовано виставку. На ній ми представимо виготовлені нашим профтехучилищем вироби найвищого ґатунку.

/ 24. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю ви­робів та цінами на них.

25. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати нашу виставку.

26. Просимо не втратити нагоди й відвідати наш вистав­ковий комплекс.

Гарантійний лист—це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов'язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, на­дану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантій­них листах слід дотримуватися етичних норм спілкування — у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окре­мій філії. Наприклад:

Шановний пане... !

На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прочитати для учнів загальноосвітньої школи № 8 лекцію на тему «Конституційні права та обо­в'язки громадян України».

Оплату гарантуємо.

З повагою...


Шановні добродії!

Просимо видати нам зі складу за безготівковим розра­хунком 100 (сто) комп'ютерів «Славутич», а також 200 (двісті) магнітофонів «Україна».

Гарантуємо оплату 100% вартості виданих товарів упродовж 7 днів після йс отримання.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Гарантуємо оплату рахунків.

2. Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості ...

3. Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якої є додані до листа зразки.

<_А. Гарантійні зобов'язання не дійсні за умови викорис­тання обладнання неналежним чином. *—5гЗа умови дотримання інструкції з експлуатації вико­ристання обладнання гарантується впродовж тривалого часу.

6. Ми гарантуємо незмінність покриття (забарвлення, ко­льору) під дією світла і вологи.

7. Усі наші вироби постачаємо з письмовою гарантією.

8. Гарантію не поширюємо на ...

9. Гарантуємо технічну досконалість і надзвичайну зруч­ність нашого обладнання в роботі (під час експлуатації).

10. Гарантуємо відповідність якості товару зразкам, які Ви отримали від нас минулого тижня.

Якщо постала потреба змінити або уточнити умови га­рантії, то в пригоді стануть такі фрази:

1. Ми можемо погодитися на Вашу пропозицію від... (дата) лише за умови, що Ви надасте нам загальноприйняту га­рантію. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нам про своє рішення щодо цього питання.

2. У Вашій пропозиції від ... (дата) не згадано про жодні

гарантії.

3. На превеликий жаль, у нас є кілька зауважень до га­рантійних зобов'язань, що перелічені у пропозиції від ... (дата), Просимо Вас переглянути й уточнити їх.

4. Ваша пропозиція від... (дата) не містить жодного пункту про Ваші гарантійні зобов'язання.


 

5. Будемо вдячні, якщо Ви терміново повідомите нам про гарантійні зобов'язання до Вашої пропозиції від... (дата).

6. Ми згодні прийняти Вашу пропозицію, якщо Ви про­довжите термін гарантії до 12 місяців. Просимо Вас відпо­вісти якомога швидше (найближчим часом, упродовж... днів).

7. У Вашій останній пропозиції не визначено ніяких га­рантій. Ми були б щиро вдячні, якби Ви повідомили про Ваші гарантійні зобов'язання найближчим часом.

8. Ваша пропозиція не містить жодних гарантійних зобо­в'язань. Просимо конкретизувати (визначити) їх.

9. Повідомте, будь ласка, про Ваші гарантійні зобов'язан­ня щодо пропозиції від... (дата). Просимо зробити це якомога швидше.

Й Лист-запит — це різновид комерційного листа, що міс­тить проханняТГадати докладну інформацію про певні това­ри, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформа­цію про певну установу, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклета­ми, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інфор­мацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказуємо:

-- підставу для запиту;

-- назву товару (його марку, якість, модель тощо);

-- умови й термін постачання;

-- умови оплати.

Зразок листа-запита:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де пред­ставлено нові підручники та словники для профтехосвіти. Деякі із запропонованих книг зацікавили нас як такі, що мо­жуть ефективно використовуватися в нашому навчальному процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам доклад­ні анотації всіх підручників і словників. Просимо також наді­слати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою...

6 Ділове мовл. (модульк. к.) 161


Шановні панове!

Ми маємо намір відкрити поточний рахунок у Вашому банку. Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нам відсоткові ставки, банківські комісійні, а також тарифи на операційні послуги.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Просимо надіслати нам прейскуранти (прайси) на всі види Вашої продукції.

2. Ми регулярно здійснюємо закупівлю... (назва товару) і хотіли б знати, що Ви можете ще запропонувати нам.

 

4. Повідомте, будь ласка, чи можете Ви постачити нам ... (назва товару).

5. Просимо повідомити нам, яку продукцію Ви вироб­ляєте.

6. Просимо надіслати нам Вашу тверду пропозицію. Ми щойно одержали ліцензію на імпорт ... (назва товару).

 

8. Просимо надіслати нам пропозиції на постачання ... (назва товару).

9. Ми знайшли Вашу адресу в довіднику. Чи могли б Ви запропонувати нам ... (назва товару)? Отримавши Вашу від­повідь, ми відразу повідомимо всі подробиці.

 

10. Нам надали Вашу адресу в посольстві (консульстві, торговій палаті тощо).

11. Ми дізналися про Вашу фірму з комерційного жур­налу ... (назва).

12. Нам порадив звернутися до Вас пан ... з ...

13. Спираючись на Ваше оголошення в газеті ... (назва), просимо надіслати нам пропозицію на ...

14. Ми зацікавилися продукцією, яку Ви виробляєте, і раді були б отримати Ваші рекламні проспекти.

15. Просимо надіслати нам рекламні проспекти Вашої фірми у кількості ... примірників. Вони потрібні різним від­ділам нашої фірми для роботи.

16. Просимо надіслати нам рекламний проспект україн­ською мовою.

17. Сподіваємося, що у Вашому проспекті зазначено умови постачання підручників.


18. Просимо повідомити нам термін дії цього прейску­ранта.

Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати ката­логи, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні.

Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.

Оферта — це письмова пропозиція про постачання това­ру, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції1. Наприклад:

Шановні панове!

Дякуємо Вам за запит від... (дата) на постачання... (наз­ва товару). Повідомляємо, що цей запит прийнято до роз­гляду.

Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.

З повагою...

Якщо Ви не можете надати пропозицію на постачання того чи іншого потрібного замовникові товару, неодмінно надішліть аргументовану відмову:

Шановні... !

Із вдячністю підтверджуємо, що отримали Ваш запит від... (дата). Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання через те, що всю нашу продукцію вже реалізовано. Ситуація, що склалася, не дає нам змоги вже сьогодні збільшити наші виробничі потужності.

Сподіваємося на розуміння.

Залишаємося з пошаною...

1 Універсальний довідник-пракгикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. — К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1999. — С. 326.

6* 163


Й Л ист-підтвердження— це різновид службового лис­та, всякому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад:

Вельмишановний пане... !

На підтвердження нашої попередньої домовленості над­силаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться .... (дата і місце). Вашу допо­відь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції.

Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період...

Реєстрація учасників конференції проводитиметься... (дата і час) у приміщенні... (назва, адреса).

З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо за пропозицію взяти участь у створенні проекту та подальшому спорудженні комп'ютерного центру в... (назва міста).

Офіційно підтверджуємо свою згоду на виконання про­ектних робіт, будівництво центру й підготовку персоналу до його експлуатації.

Наша комісія готова прибути на переговори у зручний для Вас час.

З щирою до Вас пошаною...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Ми із вдячністю підтверджуємо одержання Вашої про­позиції від ... (дата).

/, 2. Вдячні Вам за повторну інформацію щодо Вашої спе­ціальної пропозиції.

3. Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що ...

4. Міністерство освіти України підтверджує, що ...

5. З вдячністю підтверджуємо одержання Вашого запиту й хочемо запевнити, що ми зацікавлені у встановленні вза­ємовигідної співпраці з Вами.


 

6. Повідомляємо, що Ваше замовлення ми отримали ... (дата) і відразу ж розпочали виготовлення... (назва товару)

7. Ми впевнені, що вчасне виконання Вашого замовлення від ... (дата) буде початком взаємовигідного співробітництва між нашими установами

8. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення ...

9. На підтвердження нашої телефонної розмови від ... (дата) просимо Вас прийняти офіційне замовлення на ...

й Супровідний лист — це службовий лист, що дода­ється до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зраз­ків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. За­звичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів. Починають такого листа сло­вами: «Надсилаємо», «Додаємо», «Повертаємо», Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від... (дата) надсилаємо Вам нині чинний всеукраїнський каталог «Книгоноша», що містить близько 700 книжок українською мовою, які можна отримати поштою на замовлення. Просимо повідомити, які саме книги Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Для топуцоб Ви мали повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект.

2. Надсилаємо Вам робочі креслення.

3. Додаємо перелік наших нових виробів.

4. Надсилаємо Вам страхові бланки, необхідні для того, щоб подати заяву про страховий випадок.

5. Надсилаємо Вам страховий сертифікат.

6. Надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких минув.


7. Просимо переглянути останній каталог наших виробів і повідомити, які із пропонованих позицій Вас зацікавили.

8. Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...

9. Дозвольте запропонувати Вам переглянути рекламні проспекти й каталоги, в яких представлено останні зразки виробленого нашим профтехучилищем обладнання.

@?| Листнпроханна— це службовий лист, в якому у ввіч­ливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпошире­ніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

Шановні... !

Нещодавно ми збудували деревообробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для виготовлення меблевих виробів.

Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготер­міновий кредит на суму 200 000 (двісті тисяч) гривень. До­даємо до листа необхідні документи:

договір на придбання обладнання;

техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Оскільки ця проблема потребує негайного розв'язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше.

З повагою...

Шановні... !

Нас зацікавила нова продукція, яку Ви рекламуєте, тому будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам докладну інформацію та ілюстрований рекламний каталог.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1 Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтверди­ти, розглянути)...


 

2. Просимо при нагоді надіслати нам рекламні матері­али.

3. Просимо передати нам через Вашого представника рекламні проспекти й каталоги, що презентують Ваші нові товари,

4. Ми не виявили помилки в нашому останньому рахунку від ... (дата). Будемо вдячні, якщо Ви проведете повторну перевірку.

5. Будемо Вам вельми вдячні, якщо Ви ...

6. Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам від­повідь.

7. Просимо Вас уважно вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умовах угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь.

8. Будемо раді, якщо Ви погодитеся співпрацювати з нами.

9. Відповідно до п. І нашого договору просимо Вас ...

 

10. Будьте ласкаві оплатити рахунок найближчим часом (терміново, без зволікань).

11. Просимо надіслати Ваші пропозиції та рекомендації до...

12. При нагоді просимо Вас повідомити всі вихідні дані...

13. Нам було б приємно дізнатися ...

14. Просимо негайно повернути один примірник підписа­ного договору.

15. Просимо уважно перевірити доданий контракт.

16. Просимо підтвердити свій приїзд на нараду.

17. Просимо якомога швидше (найближчим часом) роз­глянути наші пропозиції і повідомити про своє рішення.

18. Просимо Вас звернути особливу увагу на ...

19. Звертаємося до Вас із проханням про невелику по­жертву у фонд ...

20. Насамперед просимо повідомити, які заходи могли б допомогти Вам подолати ці труднощі.

21. У зв'язку із труднощами, що виникли, просимо напра­вити до нас кількох студентів-магістрів, які могли б працювати на місці вчителя ... Сподіваємося, що Ви не відмовите нам у допомозі.

22. Було б добре, якби Ви письмово підтвердили своє рішення.

23. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нас про...


24. Переконливо просимо Вас зателефонувати нам.

25. Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите про своє рішення за першої ж нагоди.

26. Якщо ця пропозиція Вас не влаштовує, просимо за­значити причину

27. Оскільки ця інформація є дуже важливою для нас, будемо Вам вдячні за докладні пояснення.

28. Для підготовки докладного звіту про виконану роботу нам необхідні... Ми хотіли б одержати Вашу відповідь най­ближчим часом. Заздалегідь висловлюємо свою вдячність.

29. Вибачте за додаткові турботи. Чи не були б Ви на­стільки люб'язні, щоб надати нам письмові пояснення про...

30. Просимо Вас уважно вивчити цього листа, прислуха­тися до наших порад і вжити всіх необхідних заходів, щоб розв'язати проблему, яка виникла.

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві... (назва об'єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р.

Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановний пане,..!

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за навчання в... (назва навчального закладу). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надси­лаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою ...


Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдан­ня — переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Вельмишановний пане... !

Вдячні за інтерес, виявлений до нашого навчального за­кладу. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, за­свідчену Вами на співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спе­ціальна освіта не відповідає вимогам викладача з ремонту та обслуговування телерадіоапаратури. Вибачте, але зму­шені вам відмовити.

Бажаємо успіхів...

Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «Діти-сироти». Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІЗВОРОТИ

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин: ...

2. На жаль, повинні повідомити Вас про неможливість...

3. Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситу­ації ми не можемо...

4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги ...

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...


6. Нам дуже шкода, але у зв'язку з наявністю кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо ...

7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги ...

8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з ...

9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.

 

10. На жаль, маємо повідомити Вам, що зараз у нашому розпорядженні немає виробів, які Вас зацікавили.

11. Дуже прикро, проте змушені повідомити Вам, що не здійснюємо продаж своїх товарів на умовах пробної закупівлі.

12. На жаль, ми не можемо прийняти умови постачання, які Ви нам пропонуєте в листі від ... (дата). Через обмежену (незначну) площу наших складських приміщень постачання має бути здійснено у кілька етапів — трьома партіями.

13. У цінах, зазначених у нашій пропозиції, враховано всі деталі, тому ми, на жаль, не можемо задовольнити Ваших ві мог (побажань) щодо умов оплати й способу транспор­тування товару.

14. Щиро дякую (вельми вдячний) Вам за пропозицію пра­цювати вчителем української мови та літератури. Ваше ви­знання та схвалення моїх методів роботи дуже важливі для мене, однак, на жаль, обставини складаються так, що я зму­шений відмовитися.

15. Я змушений відхилити Вашу пропозицію, оскільки її умови мене не влаштовують.

16. Вдячний за пропозицію, та, на жаль, не можу прийняти її, оскільки вже працюю викладачем крою та шиття.

17. Вдячний за цікаву пропозицію, проте, на жаль, зму­шений відхилити її з особистих причин.

18. Втішений Вашою пропозицією, та, на жаль, змушений відхилити її через сімейні обставини.

19. Мені прикро (шкода), що цього разу я не зможу взяти участь в обласній олімпіаді з біології.

20. За станом здоров'я, на жаль, я не можу продовжувати навчання за спеціальністю слюсар з експлуатації та ремонту газового устаткування.

21. Вважаємо, що до угоди не можна вносити пункт про.... оскільки це суперечить...

21. Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою редак­цією деяких пунктів проекту угоди.


Й Лист-нагадувамня— це службовий лист, у якому и, тьсяГпро наближення чи закінчення терміну виконання пев­них завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, нена­в'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, напри­клад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про вико­нання його зобов'язань, недотримання терміну оплати ра хунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим. На­приклад:

Шановний пане... !

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

Шановні панове!

Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашому профтехучилищу, що продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами викладачів та учнів, а тому змушені подати позов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося не­вдалим

З повагою...


ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Перше нагадування

1. Дозвольте Вам нагадати про ...

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєтезаборгованість ....

£/%. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму ...

4. Хотіли б нагадати Вам про ...

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув ... (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до...

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає ... (дата).

8. Доречно буде нагадати, що ...

/9 Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і споді­ваємося, що Ви ліквідуєте її протягом ...

10. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, над­силаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув.

11. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потур­бувати Вас з цього приводу.

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про...

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання.

5. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що ...

6. Вважаємо своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про ...

7. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього при­воду, однак усі наші нагадування про необхідність ...

8. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово звер­талися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не ...


9. Ви вже на... місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені...

/Л0. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.

Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії

У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали ба­жаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно пере­конали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації1:

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним пору­шенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові на­гадування, ми змушені ...

3. З огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів...

4. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й ста­новить ..., а термін сплати закінчився ще ... (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами учителів і змушені по­дати позов до суду.

3^1 Лист-претензія— це службовий лист, у якому вислов­люється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) тер­мінів постачання товару, невідповідності останнього запро­понованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити парт­нерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшко­дуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. — К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1999. — С. 340.


чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдо­волення, а потім претензію. Наприклад;

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з поста­чанням замовленого паперу для виготовлення поліграфічної продукції, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ста­витеся до виконання своїх обов 'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) па­пір має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, мій досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж: наступного тижня отримати папір.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід ви­явити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний тер­мін постачання замовленого садово-городнього інвентарю. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили його, пору­шивши умови угоди. У зв 'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою...

Шановні... !

Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповідно до замовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми вияви­ли, що бракує... одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою...


Шановні... !

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) товару, який було відвантажено відповідно до на­кладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відпо­відає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зраз­ків, які Ви нам надсипали.

Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари.

Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зраз­кам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотри­муватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на налезісному рівні.

З повагою...

Шановні панове! Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:

1) 5 упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 6 упакувань мають недоліки виробничого характеру;

3) 7 упакувань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 18 неякісних упакувань.

Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата).

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Ми дуже стурбовані...

2. Нам дуже прикро, що ...

3. Нас неприємно вразив той факт, що ...

4. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким ста­ном справ і просимо пояснити цю неприємну для нас си­туацію.

5. Висловлюємо своє невдоволення з приводу ...

6. Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту.

7. На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді.

8. Не зовсім задоволені тим, що ...

9. Висловлюємо свою принципову незгоду з ...


10. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умо­ви нашої угоди.

11. Звертаємося де Вас із вимогою ...

12. Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас...

13. На жаль, не можемо схвалити ...

14. Ми не погоджуємося на ...

15. Не схвалюємо Вашої позиції щодо ..,

18. Зважаючи на те, що Ви вчасно не ..., змушені ,,,

17. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору.

18. Змушені висловити свій рішучий протест проти ...

19. Висловлюємо свій рішучий протест проти ...

20. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою ...

Лист-відповідь на претензію— це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або перекон­ливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви пого­джуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході вико­нання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед ва­шим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів. Зробити це можна так:

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завда­ли. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодже­ними (замовлення №... від... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана... (прізвище та ім 'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вас про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною...


Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можетепе­реконливо й аргументовано довести це, то маєте право про­сити чи вимагати відкликати її. Наприклад:

Шановні добродії!

Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви відмов­ляєтеся забирати та оплачувати замовлені металовироби у зв 'язку з тим, що ми, за Вашим звинуваченням, виготовили їх з порушенням креслень.