Завдання та порядок виконання
Практична робота
Створення звітів за допомогою майстра
Мета: познайомити студентів з поняттям «звіт», з призначенням звітів, з режимами створення звітів; формувати практичні навички створення звітів за допомогою майстра; розвивати логічне мислення; виховувати інформатичну культуру.
Обладнання: персональні комп’ютери, мультимедійний проектор і дошка.
Програмне забезпечення:операційна система Windows XP, система управління базами даних Microsoft Access 2007.
1. Теоретичні відомості
Звіт — це об’єкт бази даних, призначений для перегляду та підготовки інформації з бази даних до виведення на друк.
Звіт може бути створений на основі таблиці, запиту або звіту. Для створення звіту використовуються такі самі засоби, що і для створення інших об’єктів бази даних. Робота над створенням звітів подібна до роботи з формами. Відмінністю є те, що для підготовки інформації до друку використовуються параметри сторінки зі стандартним розміром (наприклад, А4).
За допомогою Майстра звіт створюється за таким алгоритмом:
1. Обрати засіб створення – Майстер звітів (Мастер отчетов).
2. Вибрати джерело даних – таблицю або запит.
3. Вибрати поля, дані з яких мають бути представлені у звіті. Натиснути кнопку Далі (Далее)
4. Вибрати вигляд представлення даних. Натиснути кнопку Далі (Далее)
5. Додати рівні групування даних, якщо є така потреба. Натиснути кнопку Далі (Далее)
6. Задати порядок сортування даних.
7. Обчислити, у разі потреби, підсумки.
8. Вибрати макет для звіту.
9. Вибрати стиль оформлення звіту.
10. Задати ім’я звіту.
11. Натиснути Готово.
Буде сформовано звіт за заданими параметрами.
Наприклад, у базі даних Класний журнал можна створити звіт, у якому вивести інформацію про успішність учнів групи, згрупувавши інформацію за предметами, з яких учні мають оцінки:
Звіт можна відредагувати в режимі конструктора і вивести на друк.
Для виведення звіту на друк виконайте команду Друк (Печать) з меню Файл, що є стандартною для всіх Windows-програм. Згадайте, за яким алгоритмом виводяться документи на друк у Windows-програмах?
Алгоритм створення звіту за допомогою майстра:
1. активізувати закладку об’єкту Звіти (Отчеты);
2. обрати засіб створення - Майстер звітів (Мастер отчетов);
3. вибрати джерело даних – таблицю або запит;
4. вибрати поля, дані з яких мають бути представлені у звіті;
5. вибрати вигляд представлення даних;
6. додати рівні групування даних (у разі потреби);
7. задати порядок сортування даних;
8. обчислити, у разі потреби, підсумки;
9. вибрати макет для звіту;
10. вибрати стиль оформлення звіту;
11. задати ім’я звіту;
12. натиснути Готово.
Завдання та порядок виконання
Завдання 1. Створення звітів
1. Відкритибазу даних Baza№1.
1.1. Перевірити наявність і переконатися в збереженні і працездатності всіх створених раніше таблиць даної бази.
1.2. Створити і виконати запит, що дозволяє виділити в окрему таблицю Дівчата осіб жіночої статі у віці від 18 до 22 років.
1.3. Створити і виконати запит, що дозволяє виділити в окрему таблицю Хлопці осіб чоловічої статі у віці від 22 до 45 років. Таблиця повинна містити поля Прізвище, Ім’я, Стать, ДатаНар. За відсутності в таблиці Osobu відповідних даних, заздалегідь ввести 5 записів, що задовольняють критерію вибірки.
2. Створити звіт Звіт_ Дівчата.
2.1. Перейшовши в режим створення нового звіту, активізувати Создание отчета в режиме конструктора для створення звіту на основі таблиці Дівчата, створеної в п.1.3.
2.2. Користуючись Списком полей, вибрати з таблиці поля, які необхідно включити в звіт, а саме Прізвище, Ім’я, Стать, і обчислюване поле Вік, створене на основі поля ДатаНар.
2.3. Розмістити вибрані поля і підписи до них, а також заголовок і колонтитул звіту на листі так, як показано на рис. 1.
2.4. Перейшовши в режим перегляду звіту, переконатися в його схожості із зразком.
Рис. 1.
2.5. Помістити в примітці звіту підсумкове поле, в якому розраховується середній вік осіб, дані про які приведені в звіті.
2.6. Зберегти звіт під ім’ям Звіт_ Дівчата.
3. Створити звіт Звіт_ Дівчата.
Примітка. В даному пункті описана вся послідовність дій по:
§ створенню структуризвіту (поля, що виводяться в звіті);
§ обробці данихзвіту (угрупування і сортування);
§ попередньому оформленнюзвіту.
Ці різнорідні дії виконуються послідовно, і на кожному етапі демонструється результат.
Рекомендується також проглянути інші можливі варіанти, щоб їх порівняти. Якщо Ви вибрали невірний варіант, завжди можна повернутися на один або декілька кроків назад і повторити дії. Можна також перервати роботу майстра і повторити дії із самого початку.
3.1. Створити звіт, представлений на рис. 11.2. Для цього на вкладці Отчеты вказати режим Майстер отчетов і виконати наступні дії:
§ визначити ім’ям таблиці-джерела Хлопці;
§ вибрати всі поля таблиці (Прізвище, Ім’я, Стать, ДатаНар);
§ вибрати режим угрупування на основі даних поля ДатаНар;
§ визначити інтервал угрупування: за роками народження;
§ задати сортування записів за абеткою прізвищ в межах групи;
§ вибрати як варіант виду макета Блок;
§ задати ім’я звіту Звіт_Хлопці;
§ визначити для подальшої роботи із звітом режим Изменение структуры отчета.
Рис. 2
3.2. Для остаточного оформлення звіту необхідно повернутися до Конструктора отчетов і виконати наступні дії:
§ створити заголовки звіту;
§ створити підзаголовки груп;
§ змінити назви стовпців звіту;
§ змінити розміри полів;
§ створити підсумкове поле в примітці групи, кількість осіб, що підраховує, в групі.
Примітка. Для того, щоб включити в підзаголовок цифру року народження, необхідно скористатися Построитель выражений. На основі значення поля ДатаНар і функцій перетворення дат створити вираз, що виділяє рік з поля дати, а потім розмістити його в обчислюваному полі, що сполучає два текстові рядки в підзаголовку групи.
4. Зберегти базу даних.
Завдання для самостійної роботи
Підготувати відповіді на запитання для самоконтролю (у письмовому вигляді).
Запитання та завдання для самоконтролю
1. Яке призначення звітів?
2. Які є способи утворення звітів?
3. З яких частин складається звіт?
4. Що таке реляційний запит?
5. Який спосіб утворення звітів є оптимальним для початківців?
6. Для чого призначений верхній колонтитул?
7. Як вибрати об’єкт у полі конструктора звіту?
8. Як змінити шрифт тексту всередині об’єкта?
9. Що таке реляційний звіт?
10. У чому полягає комбінований спосіб створення звіту?
- Як перемістити об’єкт на сторінці в режимі конструктора звіту?
- Як розмалювати частини звіту різними кольорами?
- У яких випадках записи у звіті групують?
- Наведіть ознаки, за якими можна групувати записи у звітах.
- Як перемкнути режим конструктора і перегляду взірця звіту?
- Для чого призначений Попередній огляд?
- Що таке книжкова й альбомна орієнтація сторінки звіту?
- Яка різниця між таблицею, формою і звітом?
- Чи можна редагувати дані у звіті?
- Чи можна редагувати підписи полів у звіті і як?