Контрактная работа по проекту
Вопросы
1. Планирование проекта
2. Планирование предметной области проекта
3. Планирование стоимости в проекте
4. Разработка сводного плана управления проектом
5. Контрактная работа по проекту
6. Обеспечение качества проекта
Планирование проекта
Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по его осуществлению. При всем многообразии проектов существуют общие подходы и принципы планирования в проектах.
Общие принципы планирования проекта
Целенаправленность. Планирование рассматривается как процесс развертывания главной цели проекта в иерархическую последовательность целей и задач проекта до уровня отдельных мероприятий, действий, работ с определением порядка их выполнения.
Комплексность. Комплексность планирования означает полный охват научных, проектных, организационных, производственных и других мероприятий и работ, направленных на достижение целей и результатов проекта.
Сбалансированность. Сбалансированность по ресурсам означает, что планы не содержат задач и работ, не обеспеченных необходимыми ресурсами.
Системность. Системность планирования предполагает применение системного подхода и учет влияния на проект факторов его окружения; рассмотрение проекта как целостной системы с определением и учетом взаимосвязей как внутри, так и вне его.
Гибкость. Гибкость планирования предполагает способность системы прогнозировать и учитывать возможные изменения, возмущения внешних факторов и их последствия.
Многофункциональность. Многофункциональность планирования означает обязательное планирование по всем установленным функциям управления проектом.
Оптимальность. Оптимальность планирования предполагает способность системы формировать не просто приемлемые (допустимые с точки зрения принятых ограничений и требований) планы, а рациональные или лучшие планы по выбранным критериям. Это достигается использованием экономико-математических или, когда это невозможно, эвристических методов.
Адаптивность. Адаптивность планирования включает все достоинства оптимального планирования, кроме того, учитывает организационные проблемы. К процессу разработки плана привлекается руководство, что позволяет учитывать неформализуемые требования. Все это делает планирование более адекватным реальным условиям, персонифицированным, обоснованным и ответственным.
Непротиворечивость. Непротиворечивость планирования обеспечивается преемственностью и взаимоувязанностью всех плановых решений.
Непрерывность. Непрерывность планирования заключается в мониторинге, контроле и при необходимости актуализации плановых решений.
Стабильность. Стабильность планирования обеспечивается неизменностью основных целей и ограничений проекта, его жизнеспособностью, а также гибкостью и адаптивностью системы.
Процессы планирования
Процессы планирования включают подпроцессы (задачи), которые по степени важности можно разделить на основные и вспомогательные.
Основные задачи планирования:
- планирование предметной области — разработка письменного документа, определяющего предметную область как основу для дальнейшего принятия решений по проекту;
- определение предметной области — структурная декомпозиция основных результатов на меньшие, более управляемые компоненты;
- определение состава работ — составление перечня специфических действий, которые необходимо выполнить для достижения различных результатов проекта;
- определение последовательности работ — документальное отражение зависимостей и взаимосвязей различных работ;
- оценка продолжительности работ — расчет времени, необходимого для их выполнения;
- разработка расписания — анализ последовательности и продолжительности работ и потребности в ресурсах с целью составления календарного плана выполнения работ;
- планирование ресурсов — определение, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы), когда и в каких количествах необходимы для выполнения работ по проекту;
- оценка стоимости — расчет стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта, и формирование сметы проекта;
- разработка бюджета — распределение предполагаемых затрат по отдельным компонентам проекта в соответствии с его календарным планом;
- разработка плана проекта — использование результатов других процессов планирования и их включение в единый последовательный и согласованный документ.
Вспомогательные задачи планирования, необходимость которых определяется природой проекта, включают:
- планирование качества — определение стандартов качества, относящихся к проекту, и способов соответствия им;
- организационное планирование — определение, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений отчетности;
- процесс подбора кадров — отбор и назначение персонала на работы по проекту;
- планирование коммуникаций — определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому, когда, в какой форме и какую информацию предоставлять;
- идентификацию риска — определение рисковых событий, способных повлиять на выполнение проекта, и их документирование;
- оценку риска — прогноз рискового события и взаимодействия рисковых событий с целью определения спектра вероятных выходов (результатов) проекта;
- разработку методов реагирования на риск — предпосылки и мероприятия по увеличению вероятности наступления благоприятных событий и снижению возможности наступления неблагоприятных событий;
- планирование поставок (контрактов) — определение того, что и когда поставлять;
- планирование предложений — документирование требований к продуктам и услугам и определение потенциальных источников — поставщиков.
Планирование предметной области проекта
Планирование предметной области проекта включает процессы, позволяющие гарантированно определять все требуемые работы, т.е. те, которые необходимы для достижения целей и результатов проекта. Результаты проекта (продукты или услуги), их характеристики, а также перечень комплекса работ, которые необходимо выполнить для достижения этих результатов, — все это и определяет предметную область проекта.
При разработке предметной области проекта необходима следующая информация:
- описание результатов проекта. Данный документ содержит описание характеристик результатов проекта — продукта или услуг, для создания которых был предпринят проект. Описание результатов уточняется и детализируется по мере разработки проекта;
- формальные документы об утверждении проекта. Комплект документов, который формально утверждает проект и дает разрешение на его осуществление. Документы содержат следующую основную информацию: цели, для достижения которых предпринят проект; описание основных результатов проекта.
Определение предметной области включает разбиение основных результатов проекта на более мелкие и управляемые компоненты с целью:
- повысить точность определения сроков и продолжительности выполнения работ проекта, количества необходимых для этого ресурсов и оценки затрат;
- создать основу для определения степени выполнения и контроля работ проекта;
- содействовать четкому распределению ответственности в проекте.
В результате определения предметной области проекта должна быть получена следующая информация:
- документ, утверждающий предметную область проекта и служащий основой для ее развития;
- структурная декомпозиция работ, определяющая всю предметную область проекта. Работа, не входящая в СДР, находится за пределами предметной области проекта.
Планирование стоимости в проекте
Планирование стоимости в проекте предназначено для обеспечения выполнения проекта в рамках установленного бюджета. Включает следующие основные этапы:
Определение ресурсов — расчет потребности в ресурсах, необходимых для успешного выполнения работ проекта.
Оценка стоимости — определение стоимости трудозатрат и ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта.
Разработка бюджета проекта — распределение предполагаемых затрат в соответствии со сроками выполнения проекта.
Управление стоимостью проекта связано в первую очередь с затратами на ресурсы, необходимые для выполнения проекта. Для определения полной стоимости проекта необходимо учесть все используемые в нем ресурсы:
трудовые ресурсы;
машины, оборудование;
материалы;
денежные средства;
энергетические ресурсы;
информационные ресурсы;
вычислительную и организационную технику;
производственные площади;
прочие ресурсы.
Оценка стоимости проекта на этомэтапе состоит в уточнении и конкретизации приблизительной сметы затрат на ресурсы, определенной на предынвестиционной фазе проекта.
Для оценки стоимости проекта разрабатывается сметная документация, на основе которой определяются технико-экономические показатели и эффективность намечаемого проекта. На основе сметной документации осуществляется планирование и финансирование проекта, производятся расчеты за выполненные работы между заказчиком (менеджером проекта) и подрядчиком.
Бюджет проекта предназначен для планирования расхода средств проекта по временным периодам (год, квартал, месяц) в течение всего времени его осуществления. Обычно расход средств проекта первого года планируется более подробно, показывается поквартальное и помесячное распределение денежных средств. Бюджет проекта должен строиться таким образом, чтобы удовлетворить потребности участников проекта в финансовых ресурсах в планируемые интервалы времени.
Разработка сводного плана управления проектом
Сводный план управления проектом — это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта.
Сводный план разрабатывается для:
- управления выполнением проекта;
- утверждения выбранной альтернативы управления проектом;
- определения ключевых контрольных точек управления проектом;
- документирования предложений по управлению проектом;
- разработки способов определения прогресса и контроля выполнения проекта;
- регламентирования взаимодействия участников проекта.
Контрактная работа по проекту
Содержание контрактной работы в проекте можно свести к следующим шагам:
1. Выбор стратегии контрактной деятельности (procurement strategy).
2. Определение потребности в ресурсах, работах и услугах, необходимых для реализации проекта.
3. Планирование поставок и закупок.
4. Определение потенциальных участников проекта (контракторов) и анализ их возможностей.
5. Разработка тендерной документации.
6. Предварительная документация (отбор) участников торгов.
7. Организация и проведение торгов на проектно-изыскательские работы, разработку детальной проектно-сметной документации и принятие решения о присуждении контракта.
8. Организация и проведение торгов на поставки материально-технических ресурсов и оборудования и принятие решения о присуждении контракта.
9. Организация и проведение торгов на выполнение различного вида работ и оказание услуг по реализации проекта и принятие решения о присуждении контракта.
10. Заключение контракта с победителями торгов.
Планирование поставок и закупок
Основная задача этой фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта.
Этот процесс принято делить на 2 части:
§ закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
§ поставки на место производства работ.